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Sistema de controle de estoque: 8 motivos para implementar!

Escrito em: 12/08/21

Cometer equívocos na armazenagem de estoque, seja com produtos em falta ou em excesso, pode fazer com que sua empresa perca dinheiro e possíveis oportunidades de vendas. Sendo assim, utilizar um sistema de controle de estoque ou uma planilha de controle de estoque pode ser essencial para evitar estas situações e otimizar este processo em seu negócio. Estes são apenas alguns benefícios de contar com um bom sistema de controle de estoque. Confira outras 8 vantagens de se utilizar essa ferramenta em sua empresa:

O que é um sistema de controle de estoque

Por ser um processo que precisa de muita atenção e que erros devem ser evitados a todo custo, o controle de estoque deve ser feito com muito cuidado. Dessa forma, a melhor maneira de saber exatamente o que saiu, o que entrou e quando já está no estoque mínimo, é com um sistema de controle de estoque.

Ainda, quando uma empresa possui um setor de produção, o gerenciamento de estoque tem um trabalho ainda mais importante. É ele que irá mostrar a quantidade de matéria prima e produtos que serão gerados através da produção.

Mas, isso não quer dizer que uma empresa que vende mercadorias não deve dar tanta atenção ao estoque. Afinal, é ele que mostrará quais mercadorias já estão no estoque há muito tempo ou quando há falta de um produto específico.

Quando há comércio de perecíveis, esse controle deve ser feito com muita atenção para evitar desperdícios e prejuízos. Para isso, inclusive, existem métodos como PEPS, UEPS e custo médio.

Ou seja, o estoque é onde estão todos os ativos da empresa. Se não há cuidado com ele, os outros controles do negócio são em vão.

1- Boa relação custo-benefício

Você deve estar se perguntando, porque eu vou investir em um sistema de controle de estoque, se posso fazer este processo por meio de planilhas eletrônicas totalmente sem custos? A resposta para esta pergunta é simples. Porque um sistema de controle de estoque realiza funções gerenciais de uma forma totalmente automatizada. O que não ocorre na utilização de planilhas. 

Além disso, um sistema informatizado reduz os custos de estoque. Assim, trazendo um rápido retorno do valor investido na implementação dessa ferramenta. O que representa um ótimo custo-benefício para sua empresa.

Mas de que forma um sistema de controle de estoque reduz os custos neste processo? Ao controlar o estoque de uma forma rápida e automatizada, você ou a sua equipe responsável pelo controle das planilhas, ganham tempo neste processo. Para que possam focar nas questões mais operacionais do negócio e assim aumentar a produtividade da empresa. 

2- Menor ocorrência de erros

O controle de estoque manual está mais sujeito a erros que podem passar despercebidos em uma planilha, tanto no que diz respeito à disponibilidade de cada produto no estoque; quanto em relação à quantidade de produtos vendidos. Em um sistema de controle de estoque, os relatórios gerados irão identificar possíveis erros em relação às informações armazenadas, evitando que você tenha uma visão distorcida de seu estoque.

Ainda, um dos maiores erros que pode ocorrer é quando um negócio realiza a venda de perecíveis. Isso quer dizer que se o controle não for feito com muita atenção, os produtos serão desperdiçados, causando prejuízo. Então, métodos como UEPS, ajudam, principalmente, no controle de validade de mercadorias.

3- Maior segurança 

Outra vantagem desse tipo de sistema em relação a uma planilha, é a segurança de dados. Ao implementar um sistema de controle de estoque, você terá um login e uma senha. Além da possibilidade de gerenciar os acessos somente para um determinado número de colaboradores que você achar necessário. Sendo assim, a chance de manipulação e alteração de dados em uma planilha é certamente muito maior.

4- Praticidade

Existem sistemas de controle de estoque que são totalmente onlines e possuem a sua operação na nuvem e sendo assim, podem ser acessados em qualquer computador, tablet ou smartphone, sem a necessidade de instalação em um servidor específico. E caso sua planilha esteja armazenada em um computador específico, ela corre perigo. Já que existe possibilidade do computador ser corrompido ou furtado.

Além destas vantagens, um sistema de controle de estoque em nuvem evita custos de instalação. Também apresentando custos de suporte reduzidos. Isso, já que o treinamento das funcionalidades da ferramenta pode ser feito por chat ou telefone. Sem a necessidade da presença física em sua empresa do profissional responsável pelo suporte.

Você percebe o quanto é vantajoso investir em um sistema de controle de estoque? E o quanto a utilização desta ferramenta pode trazer de retorno para a sua empresa?

Guia de Otimização de Processos

5- Controle rigoroso do inventário de estoque

As inúmeras tarefas gerenciais que envolvem o dia a dia de uma empresa, podem fazer com que você esqueça de atualizar uma nova movimentação de entrada ou saída de estoque na planilha. Um simples esquecimento pode comprometer todo o seu controle de estoque.

Outra questão que pode ser esquecida é a contagem do inventário de estoque, que geralmente é realizada em uma data pré definida pelas empresas. Com um sistema de controle de estoque, você saberá o dia que terá que realizar a contagem de inventário. O relatório de inventário de estoque também pode ser gerado de uma forma automatizada. Sendo a partir de todos os produtos cadastrados e seus respectivos valores.

6- Integração com demais áreas da empresa

Cada pedido de compra com seus fornecedores, pode ser registrado no sistema. Sem a necessidade de utilizar uma planilha para a gestão de estoque e outra para o controle de compras. Tudo isso pode ser feito de uma forma unificada e integrada em um sistema de controle de estoque. Esse tipo de sistema também integra as informações do estoque com o financeiro da empresa, tudo em uma única ferramenta.

7- Relatórios gerenciais

Um sistema de controle de estoque possibilita a geração de uma série de relatórios para que você possa tomar decisões a partir de dados concretos. Afinal, eles trazem todas as informações sobre o estoque que você precisa.

Um deles é o relatório de curva ABC de vendas por produtos, que indica os produtos mais relevantes para a sua empresa, tanto no que diz respeito aos itens mais vendidos, quanto em relação ao faturamento e lucratividade gerada por cada um deles. Portanto, é um relatório essencial para auxiliar no planejamento de compras e montagem de estoque.

Outro relatório de extrema importância é o de estoque mínimo. No qual é possível identificar com clareza os produtos que estão com uma quantidade abaixo da que foi estabelecida inicialmente. Isto é, uma quantidade mínima necessária para atender um possível aumento de demanda. Portanto, o relatório de estoque mínimo indica o momento certo de realizar novas compras com seus fornecedores, de forma a não deixar itens em falta no estoque.

A partir de um sistema como o eGestor, você também pode analisar a rotatividade de seus produtos por histórico, a partir do relatório de estoque histórico por produto. Este relatório informa a quantidade de seus produtos em um determinado período. Quando se deseja saber e analisar o fluxo de entrada e saída de cada item.

Os relatórios de estoque do sistema também mostram os seus produtos mais vendidos. Facilitando a sua previsão de demanda e planejamento de compras. Com a priorização dos produtos que obtêm uma maior saída no mercado. Ou seja, além de saber quando é o momento de repor o estoque, você saberá também os produtos que necessitam de uma reposição imediata.

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8- Acompanhamento online

Com um sistema de controle de estoque online, você pode acompanhar a situação de seu estoque do local onde estiver. Por meio de qualquer celular, tablet ou smartphone, conforme falamos anteriormente. Já pensou na praticidade de poder gerenciar a sua empresa de sua própria casa? E cadastrar uma nova movimentação de entrada e saída de produto no momento em que desejar?

Como escolher o melhor sistema de controle de estoque para a sua empresa? 

Agora que você já conhece todas as vantagens que esse tipo de sistema pode trazer para a sua empresa e o quanto um sistema de controle de estoque pode otimizar diversos processos se comparado a uma planilha, é preciso escolher o mais adequado para o seu negócio.

Logo, é preciso entender as suas reais necessidades que o levam a buscar um sistema de controle de estoque. De nada adianta contratar um sistema mais completo, se sua empresa não vai fazer o uso de todos os recursos oferecidos. Procure o sistema que mais se adapte às necessidades da sua empresa.

O fato de se tratar de um sistema em nuvem, conforme falamos anteriormente, apresenta inúmeras vantagens em relação a um sistema que necessita de instalação e este certamente deve ser um fator preponderante na hora de escolher o melhor sistema de controle de estoque para a sua empresa.

Assim, outro aspecto que deve ser levado em conta é a facilidade de acesso, interface intuitiva e clareza nas informações do sistema. Isso faz com que sejam reduzidas as necessidades de suporte e facilita a adaptação de sua equipe.

Entretanto, algumas dúvidas na utilização do sistema de controle de estoque sempre podem surgir e nestes casos, é importante que a empresa vendedora do sistema ofereça um atendimento ágil e possa solucionar as suas dúvidas através dos mais variados meios como telefone ou chat, dentre outras opções, de uma forma clara e eficiente!

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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