Para entender o que é acuracidade de estoque, imagine a seguinte situação: você está comprando em uma loja e solicita um item específico para o vendedor. Então ele afirma que vai verificar se possui aquele produto em estoque e, depois de algum tempo, volta informando que aquele produto está em falta. Esse é um cenário bem comum e é algo que gera bastante frustração, certo?!

Esse tipo de situação acontece justamente por falta de acuracidade de estoque na empresa. Considerado um Indicador-chave de desempenho (KPI), a acuracidade de estoque significa o quão exatas são as informações que constam no seu sistema de controle sobre o que realmente existe no seu estoque.

Entenda a seguir porque isso é tão importante para a eficiência da sua empresa e como é possível melhorar esse indicador.

O que é Acuracidade de Estoque?

Acuracidade de estoque é a precisão das informações e dados do seu controle sobre o estoque físico, ou seja, uma relação exata entre o que está descrito nos relatórios de estoque e a realidade. Isso significa que, quanto mais exato o número de itens registrados no sistema for com respeito ao que realmente está disponível fisicamente, maior a acuracidade de estoque.

Por exemplo, usando o exemplo citado no começo desse post, quando o funcionário precisa checar pessoalmente se um item realmente existe no estoque, é porque a informação que consta no sistema sobre esse item não é confiável, ou nem existe. Em um cenário de acuracidade de estoque alta, não existe essa necessidade de conferência de estoque em toda venda, porque basta conferir no sistema para saber se o item está disponível.

No entanto, para atingir esse nível de precisão, é necessário um esforço de implementação de técnicas de controle de estoque e gestão de logística.

Por que a acuracidade de estoque é importante?

A principal razão da acuracidade de estoque ser um indicador essencial para o negócio é que ele está intimamente ligado com a saúde financeira do mesmo. E quando se trata de empresas varejistas e indústrias então, a importância é maior ainda.

Isso porque esse tipo de empresa depende diretamente de um controle de estoque eficiente para manter suas operações. Assim, discrepâncias entre as informações sobre o estoque e o que realmente está disponível podem levar a empresa a perder vendas por falta de produtos quando há um pedido. Em uma indústria pode ser necessário até mesmo interromper a produção por falta de uma matéria prima devido à essa baixa acuracidade de estoque.

Assim é possível concluir que esses são fatores que afetam a empresa como um todo. O setor comercial pode ficar sem produtos para suprir demanda de clientes. O setor financeiro pode encontrar divergências nos cálculos de custos de produção e também das despesas.

Essa interrupção no fornecimento e quedas na produção geram despesas e gastos que não existiriam caso as informações de estoque fossem precisas. Dessa maneira, fica claro que é muito importante a adoção de medidas para melhorar a acuracidade de estoque na empresa.

Como medir a acuracidade de estoque? Como seu cálculo é feito?

É possível fazer a acuracidade de estoque por meio de uma perspectiva quantitativa e qualitativa.

Avaliação quantitativa

A fórmula para o cálculo da acuracidade de estoque quantitativa é:

Acuracidade de Estoque = (N° de itens contados fisicamente em estoque / N° de itens registrados contabilmente no sistema) x 100

Ou seja, basta dividir o saldo em estoque verificado fisicamente pelo saldo que está registrado no sistema de controle de estoque e após isso multiplicar por cem para obter uma porcentagem. Quanto maior for esse índice, melhor. Essa é uma maneira de realizar uma avaliação quantitativa do estoque.

Avaliação qualitativa

A fórmula de acuracidade de estoque qualitativa é:

Acuracidade de Estoque Qualitativa = (N° de SKUs com diferença = 0 / Quantidade total de SKUs) x 100

Para uma avaliação qualitativa, é necessário saber o número de SKUs (Unidade de Manutenção de Estoque, um código utilizado para classificar produtos que são semelhantes), em que a diferença entre a contagem física e o estoque contábil foi zero. Então depois é preciso saber quantos SKUs existem ao total. Daí, basta dividir o número de SKUs com diferença igual a zero pelo total de SKUs para se obter o índice de acuracidade de estoque qualitativo.

Divergência de estoque

O cálculo de divergência de estoque é uma maneira de mensurar os erros de estoque existentes. Dessa maneira, quanto menor ele for, significa que há menos erros de estoque:

Divergência de estoque = (quantidade física – quantidade no sistema / quantidade no sistema) x 100

Para um exemplo prático, imagine que uma empresa fez uma verificação manual e constatou que existem 170 produtos em estoque, mas destes apenas 150 estão registrados no sistema contábil. Logo, a acuracidade de estoque é igual a 88%, e o índice de divergência é 13%.

Tipos de inventário

Realizar inventário é uma prática que faz parte da rotina de empresas varejistas, indústrias e outros negócios que precisam gerenciar seu estoque. Consiste em realizar a verificação do que consta fisicamente em estoque e então registrar esses itens no sistema. Dessa maneira, entender as necessidades da empresa e fazer a gestão do estoque corretamente são grandes passos na direção de aprimorar a acuracidade de estoque.

Existem diversas maneiras de se realizar inventário, e a seguir algumas delas estão detalhadas.

Geral

No inventário geral a empresa realiza a contagem de todo o estoque. É um processo trabalhoso e pode ser necessário parar as atividades da empresa para fazer isso. Costuma ocorrer anualmente, no fim do período.

Dinâmico

Também chamado de inventário parcial, é um método onde a empresa realiza verificações regularmente, mas definidas por setores de armazenamento ou até mesmo produtos específicos. Ou seja, não é feita uma contagem geral, mas apenas de partes do estoque de cada vez, definidas por critérios pré estabelecidos.

Empresas de grande porte e que possuem uma grande variedade de produtos, como grandes supermercados utilizam bastante esse método.

Rotativo

No inventário rotativo as verificações de estoque são feitas com maior regularidade, com uma periodicidade definida. Essa regularidade pode ser semanal, mensal, trimestral, etc. Pode ser feita também por setores ou parcelas específicas do estoque.

É um método recomendado para empresas que trabalham com empresas que possuem produtos e matérias primas perecíveis ou que possuam uma data de validade mais curta, portanto possuem maior risco de perdas.

Por amostragem

Nessa metodologia são selecionados apenas alguns produtos que representam uma amostra do estoque para realizar a verificação.

É mais utilizado para fins de auditoria e estatística, a fim de se verificar se os outros métodos de controle de estoque e inventário utilizados estão sendo bem executados.

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Como alcançar um alto índice de acuracidade de Estoque?

Antes de tudo, é preciso entender que gerenciar estoque e aumentar sua acuracidade exige esforços contínuos. Se tratam de vários passos que precisam ser implementados e acompanhados constantemente.

1.  Entenda os processos – Compreender como está acontecendo todo o processo de logística do negócio é vital para saber onde estão ocorrendo falhas, ineficiências, e onde existem pontos de melhoria. Esse é o primeiro passo para aumentar a acuracidade de estoque.
2. Reduza os pontos de contato – Pontos de contato são todos os momentos onde pessoas realizam manuseio de produtos e matérias primas. Quanto mais os funcionários interagem com esses itens, maior a probabilidade de ocorrer extravios e registros incorretos no sistema. Logo, identificar onde dentro do processo ocorrem esses pontos e reduzi-los para o mínimo possível é uma boa maneira de aumentar a precisão do estoque.
3. Identifique corretamente os produtos – É muito importante que todos os itens no estoque estejam corretamente identificados, de preferência com um código de barras que seja rastreável. Desse jeito, o armazenamento e a separação das mercadorias será mais assertivo.
4. Implemente contagem cíclicas – Realizar verificações de estoque e inventário com maior regularidade dentro do período é uma ótima maneira de identificar problemas e divergências a tempo de serem resolvidas sem causar maiores complicações para a acuracidade do estoque como um todo.
5. Treine e motive os funcionários – As pessoas que trabalham com estoque serão as responsáveis pela manutenção do nível de acuracidade do mesmo. Portanto, elas precisam estar conscientes da importância desse índice e receber treinamento sobre os processos envolvidos. Outra dica é estipular metas de logística para os setores envolvidos e oferecer bonificações pelo cumprimento dessas metas.

Quais as melhores maneiras de garantir um inventário acurado?

Classificar os itens

Usar o sistema de classificação ABC é uma boa maneira de manter um melhor controle sobre os produtos em estoque e consequentemente ter maior acuracidade.

A curva ABC classifica os itens de acordo com a sua representatividade dentro do negócio. Os produtos A têm o maior valor ou relevância. Os produtos B têm relevância média e os produtos C têm a menor representatividade para as atividades da empresa.

Estabelecer rotinas de controle

Implemente procedimentos rígidos de controle de estoque. Isso pode incluir medidas como solicitar que os funcionários façam registro de saída de itens quando forem removidos do estoque e conduzir auditorias regulares de seu sistema de gerenciamento de estoque.

Investir em tecnologias de gerenciamento

Existem vários sistemas de controle de estoque que realizam a automação do processo de gerenciar estoque. Usar eles é fundamental se você deseja manter um nível satisfatório de acuracidade de estoque. Esse tipo de sistema é capaz de otimizar atividades rotineiras dentro do processo de estocagem como:

• Recebimento de mercadorias
• Inspeção
• Registro de entrada
• Conferência
• Registro de saída

Isso torna as informações mais confiáveis e o processo mais ágil, além de dois benefícios principais:

1. Precisão aprimorada: a tecnologia de controle de estoque pode ajudar uma empresa a rastrear e gerenciar seu estoque com mais precisão, reduzindo a probabilidade de erros e falhas humanas.
2. Maior eficiência: a tecnologia de controle de estoque pode automatizar muitas das tarefas associadas ao gerenciamento de estoque, como rastrear níveis de estoque e gerar relatórios, economizando tempo e custos de mão de obra.

Dicas para aumentar a acuracidade de Estoque

A principal dica para aumentar a acuracidade de estoque, e também manter esse índice elevado, é usar um sistema de inventário permanente. Esse tipo de inventário consiste em realizar o registro de cada entrada e saída de estoque.

Dessa maneira, não há necessidade constante de realizar verificações constantes de todo o estoque, já que toda compra de estoque e venda de produtos são registradas no sistema.

Quais os benefícios da acuracidade de estoque?

A acuracidade de estoque pode influenciar toda a estrutura da empresa, uma vez que ela está muito ligada ao processo comercial ou de produção do negócio. Portanto, existem inúmeros benefícios em investir em processos para melhorar esse índice.

Eficiência na gestão de estoque

A acuracidade de estoque é um reflexo da gestão das mercadorias e matérias primas da empresa.

Quando essa acuracidade é baixa, os funcionários precisam gastar horas de trabalho andando pelos depósitos para verificar a disponibilidade de itens. Já quando existem dados confiáveis sobre o estoque não há esse desperdício de tempo.

Além disso, a existência de informações precisas sobre falta ou excesso de produtos no estoque permite que o gestor adote para corrigir essas eventuais divergências em tempo hábil, antes que prejuízos maiores ocorram.

Assertividade na tomada de decisões

A qualidade das decisões tomadas são proporcionais à qualidade das informações nas quais elas são baseadas. Isso porque são as informações que dão suporte e qualidade para qualquer decisão que precisa ser feita.

Por isso, a acuracidade de estoque é uma informação essencial para o gestor tomar decisões mais assertivas e rápidas. Por exemplo, decisões como quais produtos precisam ter mais estoque pois tem mais saída, ou quais precisam ser comprados em menor quantidade são decisões muito importantes para a operação da empresa. Assim, se a acuracidade de estoque for maior, esse tipo de decisão será tomada com dados baseados nas reais necessidades da empresa.

Redução de custos

Uma alta acuracidade de estoque significa menos erros nos pedidos, e também menos tempo gasto com retrabalho gerado pela falta de informação. Então tudo isso diminui gastos desnecessários dentro do processo de vendas.

Muitos problemas de estoque são consequência de uma baixa acuracidade de estoque, e esses problemas significam custos.

Pedidos selecionados mais rapidamente

Quando a acuracidade de estoque é maior, se tem maior controle sobre as mercadorias que estão em estoque. Dessa maneira, quando clientes fazem pedidos, a empresa sabe exatamente onde estão os produtos para selecioná-los e separá-los. Isso consequentemente permite que a entrega para o cliente seja mais rápida.

Qual é o nível aceitável de acuracidade de estoque para o seu negócio?

É bastante subjetivo dizer qual é o nível ideal de acuracidade de estoque para uma empresa. Isso porque o índice depende de vários fatores que são específicos de cada empresa, como o porte, tipos de produtos comercializados e se existem sazonalidades nas vendas.

O nível perfeito de acuracidade seria 100%, porém raramente esse nível é atingido. Portanto, os esforços devem estar direcionados para que o índice esteja sempre o maior possível.