O cupom fiscal e a nota fiscal são documentos muito utilizados no comércio para oficializar e tornar legítima uma operação comercial entre duas partes. No entanto, apesar de ambos terem finalidade semelhante, eles possuem diferenças entre si e é preciso conhecer elas para evitar confusão no momento de saber qual das duas é preciso emitir.

Esse post vai lhe mostrar a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal, além de detalhar algumas características desses documentos para você não ter mais nenhuma dúvida sobre qual precisa emitir.

• O que é nota fiscal
• O que é cupom fiscal
• Qual a diferença do cupom fiscal e da nota fiscal?
• Quem emite cupom fiscal precisa emitir nota fiscal?
• Qual deles sua empresa é obrigada a emitir
• Como tirar nota fiscal a partir do cupom fiscal?
• O que pode substituir a nota fiscal?
• Vantagens da nota fiscal

O que é nota fiscal

A nota fiscal é um documento emitido no momento de uma venda que serve para formalizar e comprovar a operação comercial.

A nota fiscal trás em si as seguintes informações:

• Dados da empresa contribuinte
• Dados do comprador
• Local da venda
• Data e hora
• Produto vendido
• Cálculo de impostos
• Transportadora

Devido ao fato de ter um número maior de informações e ser um documento completo, o cliente pode usar a nota fiscal para solicitar a devolução de um produto, sua troca, ou abatimento do preço, e devido a isso, é um direito do consumidor receber a nota fiscal.

Além disso, outra função da nota fiscal é comprovar o recolhimento de tributos referente a operação realizada, seja ICMS ou ISS. Logo, toda empresa possui a obrigação de emitir esse documento em transações comerciais, com exceção dos MEIs, que só precisam emiti-lo ao vender ou prestar serviço para pessoa jurídica.

NF-e

Atualmente a nota fiscal existe apenas em versão eletrônica (Nota Fiscal Eletrônica), que substitui os antigos modelos de notas preenchidos em papel.

Sua emissão é mais fácil, rápida e segura, reduzindo erros de preenchimento manual e eliminando custos de emissão em papel das notas.

Como emitir nota fiscal

A emissão da NF-e necessita de um software especializado em emissão de notas, como o NFe+. Esse tipo de sistema permite a emissão facilitada e o armazenamento das notas fiscais de empresas que têm uma demanda grande de notas dos seus clientes. Isso porque ele permite cadastrar clientes e produtos recorrentes dentro da plataforma, não sendo necessário digitar essas informações em toda venda.

Quando uma venda é feita e a empresa emite nota fiscal, os dados ficam armazenados em um arquivo XML eletrônico. Além disso, a nota tem uma parte gráfica representada pela DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), parte impressa da nota fiscal que traz um resumo sobre a mesma.

O que é cupom fiscal

Cupom fiscal é um documento semelhante a nota fiscal, que serve para comprovar uma compra, mas é mais simples que a nota fiscal e possui menos informações. Ele geralmente é entregue ao consumidor após a finalização da operação. Sim, aquele pequeno recibo que você recebe no caixa do supermercado após pagar pelas compras é um cupom fiscal, e não uma nota fiscal.

Seu objetivo é trazer algumas informações sobre a compra, como:

• Empresa contribuinte e seu CNPJ
• Local, data e hora da venda
• Descrição do produto ou produtos vendidos e o valor unitário
• Valor total da compra
• Forma de pagamento utilizada

O cupom fiscal é destinado para o consumidor final. Ele serve para comprovar que uma transação comercial aconteceu e alguns detalhes sobre a mesma. Além disso, o documento também tem a finalidade de servir como base para a análise de pagamento de impostos e tributos de produtos.

Além disso, o documento fiscal não serve só para finalidades tributárias, mas é útil também para auxiliar no controle da contabilidade do empreendimento. Por conseguinte, ao realizar a conciliação contábil é possível usar o Cupom Fiscal para conferir e comparar lançamentos.

Como emitir o cupom fiscal?

Para realizar a emissão do cupom fiscal é necessário ter um equipamento emissor de cupom fiscal, o ECF. Se trata de uma impressora específica para esse tipo de documento. O ECF precisa de homologação pela secretaria da fazenda do estado do emissor.

NFC-e

A NFC-e é um modelo de nota eletrônica que tem como objetivo substituir a nota fiscal de venda ao consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal emitido por ECF. Ela é semelhante a NF-e, no entanto existem algumas diferenças.

A NFC-e é emitida apenas para vendas ao consumidor final. No entanto, diferente do cupom fiscal, sua emissão é exclusivamente eletrônica. É possível imprimir a DANFE em uma impressora comum, eliminando a necessidade de adquirir uma ECF para cupom fiscal. No entanto, a DANFE NFC-e é apenas uma representação gráfica da nota, que é exclusivamente virtual, assim como na NF-e.

Já a NF-e serve para uma variedade maior de operações, como compras, vendas, exportação, trocas e devoluções.

O aumento da utilização da NFC-e em lojas de varejo e no comércio para operações habituais é um dos fatores pelos quais o uso dos cupons fiscais está ficando ultrapassado. Inclusive a nota eletrônica já é de utilização obrigatória em alguns estados, e a tendência é que também se torne de utilização compulsória em todo Brasil.

CF-e

O CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico) é uma alternativa para substituir o uso do cupom fiscal tradicional impresso, que precisa de uma impressora específica para esse fim. Esse método é utilizado exclusivamente no estado de São Paulo, que foge a regra do uso da NFC-e como alternativa ao cupom fiscal.

O documento é gerado eletronicamente através do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, o CFe-SAT. Esse é um equipamento (hardware) que tem como finalidade a emissão, validação e armazenamento do cupom fiscal eletrônico, porém sem precisar de uma impressora, apenas com emissão eletrônica. Caso queira imprimir o CF-e, é possível fazer isso em uma impressora convencional utilizando papel A4 mesmo. Além disso, o CF-e é validado através de certificado digital e passa pela autorização do órgão fiscal do estado.

O objetivo desse documento é facilitar e desburocratizar a emissão do cupom fiscal e reduzir os custos de emissão, já que não há necessidade de uma impressora fiscal. Outra vantagem do CF-e é que sua assinatura é feita por meio de certificado digital, o que lhe confere bastante segurança. Além disso, garante a veracidade da operação, e os documentos ficam armazenados para posterior conferência.

Qual a diferença do cupom fiscal e da nota fiscal?

A principal diferença entre cupom fiscal e nota fiscal é que a nota fiscal contém os dados do comprador também, não só do vendedor. Isso torna a nota fiscal um documento bem mais completo, visto que identifica todos os elementos envolvidos em uma operação comercial: o comprador, o vendedor, o produto ou serviço e o valor da operação.

Outra diferença é que o cupom fiscal precisa de um equipamento específico para sua impressão. Já a nota fiscal, além de ter impressão opcional, pode ser impressa em qualquer impressora comum, caso seja necessário.

Quem emite cupom fiscal precisa emitir nota fiscal?

Caso o cliente solicite a nota fiscal, sim. Isso porque o cupom fiscal tem informações bem básicas e também não tem valor fiscal. Ela é um comprovante simplificado da venda emitido de maneira habitual por empresas de varejo. No entanto, o cliente pode solicitar que seja emitida uma nota fiscal completa com todas as informações relacionadas. Isso é um direito do cliente e a empresa é obrigada a atender essa solicitação, caso ela seja feita.

Qual deles sua empresa é obrigada a emitir

Toda empresa tem a obrigação legal de emitir notas fiscais, e se negar a emitir nota é cometer crime de sonegação fiscal. A única exceção a essa regra são os Microempreendedores Individuais (MEI) quando vendem ou prestam serviços para pessoas físicas, e produtores rurais que não possuem CNPJ.

Já o cupom fiscal é um documento emitido no varejo em toda venda, onde os valores das operações costumam ser menos expressivos. Ele é complementar a nota fiscal, por trazer menos informações que esta. Logo, apesar de ser uma maneira mais “simples” de comprovar vendas corriqueiras, o cupom fiscal não substitui a emissão da nota fiscal, caso o cliente deseje receber a última.

Como tirar nota fiscal a partir do cupom fiscal?

Como mencionado, o cupom fiscal é emitido por empresas de varejo habitualmente em todas vendas para o consumidor final. Contudo existem situações que o cliente solicita que seja emitida uma nota fiscal, e não somente um cupom fiscal. É importante estar claro que esse é um direito previsto na legislação. É mais comum que pessoas jurídicas realizem essa solicitação, para fins de registro contábil.

Nesses casos, é possível emitir uma nota fiscal a partir de um cupom já emitido. Para isso, basta que, ao preencher as informações da nota fiscal em questão, o número do cupom que está sendo trocado pela nota seja referenciado. O motivo de ser necessário informar qual cupom está sendo substituído é para que não haja recolhimento em dobro dos tributos referentes à operação. Isso porque o cupom fiscal serve também de base para o cálculo de impostos como ICMS e ISS.

O que pode substituir a nota fiscal?

Não existe documento que possa substituir a nota fiscal.

Uma concepção errada que existe é que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) substitui a nota fiscal. Esse documento, como o próprio nome indica, é complementar da nota fiscal, uma representação impressa dela. Sem o preenchimento e a emissão correta da nota fiscal não é possível existir o DANFE. Portanto, é falso que o DANFE substitui a nota fiscal.

Cupom fiscal vale como nota fiscal?

Não, o cupom fiscal não vale como nota fiscal.

Isso porque o cupom fiscal é um documento complementar a nota fiscal, criado para facilitar a emissão de comprovantes de vendas em operações habituais de uma empresa. No entanto, ele não substitui em hipótese alguma a nota fiscal, caso o cliente peça para que a empresa emita uma.

Recibo provisório de serviços

Como proceder caso a empresa precise emitir uma nota fiscal e a internet estiver fora do ar ou seu sistema esteja temporariamente indisponível? Uma solução possível é entregar para o cliente um recibo provisório de serviços (RPS).

O RPS é um documento intermediário na emissão de NF-e ‘s, funcionando como uma alternativa ágil em caso de indisponibilidade momentânea de emitir uma nota fiscal. Mas o RPS não é definitivo. Isso porque ele tem um prazo de validade, dentro do qual precisa ser convertido no documento fiscal apropriado. A prefeitura de cada município que define esse prazo.

Vantagens da nota fiscal

A emissão de nota fiscal implica em diversas vantagens e benefícios, tanto para o emissor quanto para o consumidor. Isso é ainda mais verdade com a implementação da nota fiscal eletrônica. Algumas delas são:

• Melhoria no controle fiscal de tributos da empresa
• Diminuição da sonegação fiscal
• Aumento da confiabilidade na relação entre consumidor e empresas
• Redução de custos devido ao consumo reduzido de papel, o que ao mesmo tempo gera menos impacto no meio ambiente
• Incentivo do desenvolvimento de novas tecnologias
• Redução nos erros de preenchimento
• Em alguns estados existem incentivos fiscais para a emissão de notas, como o abatimento de parte do valor das notas emitidas em impostos e taxas