Já se encontrou numa situação em que precisou de uma nota fiscal, mas não sabia onde encontrá-la? Não se preocupe, pois é possível solicitar uma segunda via de nota fiscal.
Notas fiscais são documentos muito importantes para as empresas, que devem mantê-las arquivadas. Dessa forma, caso precise da segunda via de uma nota fiscal, é geralmente possível obtê-la diretamente com a empresa onde realizou a compra.
Neste texto, vamos explicar com mais detalhes como e onde solicitar a segunda via de nota fiscal.
- O que é a segunda via de Nota Fiscal Eletrônica
- Onde conseguir a segunda via da nota fiscal?
- Como conseguir a segunda via de uma nota fiscal
- Como gerar a segunda via de nota fiscal eletrônica?
- Por quanto tempo se guarda a Nota Fiscal Eletrônica?
- Quais os benefícios da Nota Fiscal eletrônica?
- Certificado digital da Nota Fiscal Eletrônica
O que é a segunda via de Nota Fiscal Eletrônica
A segunda via de nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma cópia do documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente. A NF-e é um documento obrigatório para todas as empresas que realizam operações comerciais no Brasil e sua emissão é obrigatória para cada operação realizada.
O destinatário solicita a segunda via da nota fiscal eletrônica quando o documento original é perdido, danificado ou não foi entregue
Ela deve possuir os mesmos dados que a via original, sendo eles:
- Dados da empresa contribuinte
- Dados do comprador
- Local da venda
- Data e hora
- Produto vendido
- Cálculo de impostos
- Transportadora
Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento fiscal armazenado digitalmente pelo emissor. Diferentemente das notas fiscais em papel, é bem mais simples emitir uma segunda via de nota fiscal eletrônica quando necessário, pois ela é basicamente uma cópia digital do arquivo XML original, armazenada no sistema de emissão.
Cabe ressaltar que, assim como a via original, a segunda via de nota fiscal eletrônica também contém todas as informações sobre a transação realizada.
Tudo isso confere muito mais segurança para o armazenamento das notas fiscais, que ficam resguardadas da possibilidade de danificação e perda, coisas que são comuns para notas em papel.
Adicionalmente, as notas fiscais têm sua regulamentação estabelecida pelas secretarias da fazenda de cada estado, portanto, pode ser que, dependendo do seu estado, as regras sobre a segunda via de nota fiscal sejam um pouco diferentes.
Como faço para recuperar uma nota fiscal?
A melhor maneira de recuperar uma nota fiscal em caso de perda é acessando o portal NF-e, que é o site da fazenda federal disponibilizado pelo governo federal para a consulta de informações sobre a Nota Fiscal eletrônica.
Dentro do portal, o usuário precisa inserir a chave de acesso da nota fiscal que deseja uma segunda via. A partir disso se tem acesso a um novo arquivo xml com as mesmas informações do original.
Onde conseguir a segunda via da nota fiscal?
Se você precisa da segunda via de nota fiscal, saiba que existem diversas maneiras de conseguir ela. Uma das opções é entrar em contato com a empresa onde você comprou e solicitar a emissão de uma nova cópia do documento. Isso pode ser feito de diversas formas, como por telefone, e-mail ou pessoalmente, dependendo da empresa.
Outra opção é acessar o sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas da empresa e solicitar a impressão da NF-e. Algumas empresas também oferecem a opção de baixar a NF-e em formato PDF para impressão.
É importante lembrar que, para solicitar a segunda via de nota fiscal, é preciso ter em mãos a chave de acesso e o CNPJ da empresa emissora. Sem essas informações, pode ser mais difícil conseguir esse documento.
Caso não consiga a segunda via de nota fiscal na primeira tentativa, existem outras soluções para esse problema.
Veja a seguir algumas dessas opções.
Busque no seu e-mail
Em quase todas as compras, a empresa envia diretamente para o e-mail do comprador a nota fiscal referente. Isso porque como mencionado, a nota fiscal eletrônica e digital, portanto transmitida via internet. Logo, caso precise da segunda via da nota fiscal, é provável que ela esteja em algum lugar da sua caixa de entrada. Por isso, procure por lá caso precise desse documento.
Tente utilizar o nome da empresa da qual comprou para tentar localizar a nota. Caso não encontre na caixa de entrada, procure na lixeira, já que e-mails excluídos ficam lá por algum tempo antes de serem completamente eliminados.
Entre em contato com o emissor
Caso não encontre no seu e-mail, o jeito mais fácil de conseguir a segunda via de nota fiscal é solicitar diretamente para o emissor que lhe envie ela.
A empresa pode lhe enviar novamente por e-mail uma nova via da nota gratuitamente. É importante citar que a cobrança de 2° via de nota fiscal é algo que o código de defesa do consumidor proíbe.
É direito do consumidor a segunda via da nota fiscal?
O Código de Defesa do Consumidor estabelece que o cliente tem direito a receber nota fiscal pelo aquilo que comprou. No entanto, as empresas não possuem uma obrigação legal de emitir uma segunda via de nota fiscal. Isso porque não existe nenhum dispositivo legal que estabeleça essa obrigação.
Porém a emissão da segunda via de nota fiscal não gera nenhum custo para empresa, e ela não pode cobrar isso do consumidor, isso é algo que é vetado pelo CDC.
Considerando tudo isso, é pouco provável que uma empresa negue essa solicitação de uma segunda vida de nota fiscal. A fim de manter uma boa relação com os clientes, a maioria das empresas faz isso sem maiores problemas.
Pegar 2ª via de nota fiscal pela internet – Site da secretaria da fazenda
Se por algum motivo não conseguir a segunda via de nota fiscal pelos meios mencionados anteriormente, você pode solicitar a nota para a secretaria da fazenda. Ela disponibiliza um portal de atendimento para a consulta de notas fiscais já emitidas.
Porém, para fazer essa consulta, é necessário ter o número da chave de acesso da NF-e, que possui 44 dígitos, e se encontra na DANFE, que é o documento impresso que acompanha a compra. Caso você não possua a DANFE, a alternativa é pedir esse número para a empresa onde você fez a compra.
Mas, se também não for possível conseguir esse número com a empresa que emitiu a nota, a opção é entrar em contato com o SEFAZ. Para isso, será necessário a utilização de um certificado digital.
Para isso é necessário acessar o site da SEFAZ e procurar pela seção que trata do assunto notas fiscais. Após isso você será redirecionado para a secretaria da fazenda do estado correspondente, onde você vai precisar do seu certificado digital e do CNPJ do contribuinte para acessar individualmente as notas emitidas.
Como conseguir a segunda via de uma nota fiscal
O melhor jeito de ter acesso a uma nota fiscal é tendo a chave de acesso dela. Através dessa chave basta acessar o portal NF-e para consultar qualquer nota. No entanto, é comum que a pessoa tenha perdido essa chave e tenha dificuldades para conseguir acesso a ela.
Nesse caso, veja algumas alternativas para a consulta de nota fiscal sem a chave de acesso.
Segunda via de NFS-e
As notas fiscais de serviço (NFS-e), podem ser consultadas através do portal da prefeitura da empresa contribuinte que emitiu a nota. Através disso é possível conseguir uma segunda via de nota fiscal de um serviço.
Cada prefeitura tem suas regras e especificações com respeito ao acesso às notas emitidas, porém geralmente é necessário a utilização de certificação digital geralmente. Isso é uma maneira de conferir segurança ao processo e impedir o acesso de terceiros.
Tem como emitir 2 via nota fiscal pelo CPF?
Uma maneira de manter controle sobre as notas emitidas em seu próprio CPF, é a adesão a programas estaduais de nota fiscal. Um exemplo é o programa Nota Fiscal Gaúcha, onde o consumidor pode fornecer seu CPF no momento de cada compra, e assim essas notas ficam registradas no seu nome.
A partir disso, basta acessar o site do programa, fazer um cadastro utilizando esse mesmo CPF, e você pode acessar todas as notas que estão registradas em seu nome.
Utilize um software de gestão de notas
A melhor maneira de fazer o controle de todas as notas que você emitiu enquanto vendedor, ou das notas recebidas enquanto consumidor é utilizar um sistema emissor de notas fiscais. Esse tipo de software faz a guarda e também a organização de todas as notas que o usuário registra dentro dele, já que dá para gerar o arquivo XML de uma venda, e também carregar um xml existente de uma compra feita. Além disso, é possível fazer a configuração da emissão de NF-e de maneira fácil e rápida.
Assim, após já estar no sistema, acessar uma segunda via de nota fiscal não é um problema, já que todos os dados ficam armazenados na nuvem. Isso protege as notas de problemas com extravio e perdas.
Como gerar a segunda via de nota fiscal eletrônica?
Caso seu caso da empresa que precisa emitir a segunda via de nota fiscal, os passos para fazer isso são os seguintes:
- Acessar o sistema de emissão de notas que você utiliza.
- Fazer uma busca utilizando a chave da nota ou procurando pela data de emissão, podendo ser até uma busca por notas emitidas dentro de um período de tempo específico.
- Selecionar a nota específica para qual você deseja emitir uma segunda via.
- Clicar em emitir 2° via, onde o arquivo é baixado para o computador, a partir daí é possível repassar o documento para o cliente.
É importante lembrar que, para emitir a segunda via de nota fiscal, é preciso ter acesso ao sistema de emissão de notas da empresa e possuir o certificado digital válido. Além disso, é preciso verificar se a nota fiscal se encontra no período de validade e se houve cancelamento anteriormente.
Por quanto tempo se guarda a Nota Fiscal Eletrônica?
Toda empresa tem a obrigação de guardar as notas fiscais que emite por um período de 5 anos. Esse período obrigatório de guarda das notas foi instituído pelo Código Tributário Nacional, no artigo 173.
A razão dessa obrigação de guardar as notas existir é porque dentro desse tempo a Receita Federal pode solicitar essas notas emitidas para eventuais fiscalizações. Dentro desses 5 anos, o crédito tributário continua existindo.
Além disso, dentro desse tempo é possível que a empresa receba cobranças do fisco por dívidas tributárias.
Já para os consumidores não existe uma obrigação legal de guardar suas notas fiscais por um determinado tempo. No entanto, mesmo que poucas pessoas façam isso, é recomendado que se mantenha todas notas fiscais a respeito de produtos e serviços adquiridos.
O CDC (Código de Defesa do Consumidor) estabelece que todo consumidor tem o direito de receber notas fiscais sobre aquilo que adquire. Essas notas por sua vez servem como uma garantia para o consumidor sobre aquilo que ele pagou, protegendo seus direitos à reclamação e eventuais devoluções e compensações.
Quais os benefícios da Nota Fiscal eletrônica?
Agora que você já sabe como pode conseguir uma segunda via de nota fiscal, veja porque é vantajoso para sua empresa utilizar a nota fiscal eletrônica.
- Como a nota tem seu armazenamento na nuvem, a segurança e confiabilidade das informações são bem maiores.
- Redução na necessidade de espaço físico para armazenamento de notas em papel.
- Diminuição de custos com impressoras específicas para recibos fiscais, já que para a NF-e é possível utilizar qualquer impressora comum.
- Utilizando a NF-e, há uma automação no processo de inclusão de dados para as notas fiscais, logo a incidência de erros de preenchimento é bem menor.
- Com o sistema automatizado de emissão de notas, existe a possibilidade de fazer a integração com o sistema contábil da empresa, facilitando o controle por parte da contabilidade.
- Como a transmissão das notas é imediata, a empresa tem a garantia de que estará em dia com suas obrigações fiscais e tributárias.
- A nota fiscal é obrigatória porque ela que dá as informações da empresa para o Fisco e com ela se faz o pagamento de impostos. Por isso, não emitir nota fiscal pode trazer sérias consequências para a empresa, como acusação de sonegar impostos ou o trancamento de CNPJ.
- Quando se utiliza a nota fiscal eletrônica não é preciso autorização da secretaria da fazenda para a inclusão de novos PDVs em um estabelecimento.
Certificado digital da Nota Fiscal Eletrônica
Caso você, enquanto empresa, opte por utilizar a nota fiscal eletrônica para fazer a emissão de notas para seus clientes, saiba que também precisará utilizar um certificado digital.
O certificado digital funciona como uma assinatura e serve para dar segurança ao processo. Ou seja, ela é única e confere a garantia de que aquela nota emitida é legítima e as informações contidas nela são confiáveis.
Os tipos de certificado digital utilizados na emissão da NF-e são os seguintes:
- A1 – É um tipo de certificado armazenado em um arquivo digital dentro do computador do usuário ou no equipamento emissor de notas fiscais. Pode ser copiado e instalado em mais de um local, ou seja, o mesmo certificado pode ser utilizado em diversos computadores para a emissão de notas.
- A3 – Esse certificado é armazenado em um token, que geralmente é um cartão. Ou seja, sua grande diferença é que ele é móvel e pode ser transportado pelo usuário. Sua utilização é feita por meio da inserção do token no dispositivo desejado. Além disso, para utilizá-lo é obrigatório usar uma senha de acesso. Essa senha é cadastrada no momento da criação do certificado e deve ser guardada em um local seguro pelo usuário.
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