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Nota Fiscal: Guia completo para emitir

A nota fiscal é um documento utilizado para registrar uma transação comercial, seja a venda ou compra de um produto ou serviço. Ela é obrigatória, uma vez que é ela que faz o recolhimento de impostos de uma empresa.

Como existem tipos de transações, também existem tipos de notas. São elas:

Para emitir qualquer uma dessas notas você precisa de um sistema emissor de notas fiscais: o eGestor!

A Nota Fiscal é um documento que registra movimentações comerciais entre pessoas físicas e jurídicas. Ela foi criada em 1970 com o intuito de acabar com a sonegação fiscal e, para se ajustar à realidade, teve algumas alterações. Nesse documento estão informações fiscais da empresa e dos produtos ou serviços.

As principais alterações que a nota fiscal teve foi a criação de notas diferentes para operações comerciais diferentes e a transição de manual para eletrônica.

O que é uma nota fiscal?

A Nota Fiscal é um documento que registra as relações comerciais de compra e venda de produtos e serviços.

exemplo nf-e nota fiscal

A emissão da nota fiscal é obrigatória para todas as empresas porque ela:

  • registra uma transação, trazendo garantia tanto para a empresa como para o consumidor e indica o faturamento da empresa
  • recolhe impostos, trazendo benefícios tanto para a empresa como para a sociedade
  • garante o cumprimento de obrigações fiscais, assegurando que o imposto é recolhido e que o cliente tem o registro da operação

Uma vez que a nota fiscal é quem recolhe os impostos da empresa, e por isso sua obrigatoriedade, ela é a principal forma de medir o faturamento. Isso acaba sendo um ciclo, porque o faturamento é a principal forma de definir o regime tributário de uma empresa, ou seja, os valores que ela pagará de impostos.

Quando surgiu, a nota era em forma de talão e preenchida manualmente. Mas, com o passar dos anos, o sistema foi evoluindo e sua emissão se tornou cada vez mais simples. Foi assim, com o avanço da tecnologia, que surgiu a nota fiscal eletrônica.

Como emitir minha nota Fiscal?

A emissão de uma nota fiscal é feita através de um sistema de emissão de nota fiscal, porque ela é eletrônica. Considerando que as informações da nota são inseridas antes no sistema, a sua emissão é simples. Entretanto, é comum o uso de plataformas que não guardam essas informações, o que pode tornar o processo complicado.

Ainda, antes de emitir a nota, é preciso seguir alguns passos:

  1. Solicite a emissão da nota na Receita Federal
  2. Entenda qual nota será emitida
  3. Tenha certificado digital
  4. Utilize um sistema emissor de nota fiscal
  5. Inserir a operação no sistema e emitir a nota

Solicite a emissão da nota na Receita Federal

Para emitir a nota é preciso ter uma autorização da Secretaria da Fazenda. Entretanto, como existem tipos de notas diferentes para coleta de tributos que podem ser de competência diferentes, algumas notas precisam ser autorizadas pelo estado e outras pela prefeitura.

  • Empresas do comércio: o credenciamento deve ser feito através da Sefaz do estado. Aqui devem ser enviados alguns documentos, como o CNPJ. O procedimento para credenciamento na Sefaz é diferente entre os estados.
  • Empresas que prestam serviços: o credenciamento é feito junto a prefeitura do município. Esse processo é feito presencialmente, através do preenchimento de um formulário. Os documentos normalmente solicitados pela prefeitura para autorização da NFS-e são:
    • protocolo de solicitação de credenciamento, gerado no site da prefeitura;
    • CNPJ;
    • documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica;

Entenda qual nota será emitida

Mesmo que os processos sejam muito parecidos, os tipos de notas fiscais são específicos, trazendo dados e regras próprias. Por isso, é importante que o primeiro passo seja saber o tipo de nota que será emitido. Por exemplo, se a empresa presta serviços, ela deverá emitir uma nota fiscal de serviço. Os tipos de notas variam com o tipo de transação:

  • Produtos: São as notas emitidas com a venda ou compra de um produto, com identificação do comprador. Nessa transação é possível emitir a NF-e.
  • Serviço: Quem presta serviço deve emitir, obrigatoriamente, uma nota de serviço. A nota emitida nesse caso é a NFS-e.
  • Consumidor: Principalmente em operações do varejo, que tendem a ser mais rápidas, coletar as informações do comprador é mais complicado. Nesse caso são emitidas notas apenas com as informações da empresa que comercializa o produto e do produto. A nota emitida aqui é a NFC-e.

Os tipos de nota são:

  • NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
  • NFS-e – Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
  • NFC-e – Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
  • CF-e – Cupom Fiscal Eletrônico
  • NFA-e – Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
  • CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
  • MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico
  • NFP-e – Nota Fiscal de Produtor Eletrônica

Tenha certificado digital

O certificado digital é um documento que atua como uma assinatura eletrônica, garantindo autenticidade aos documentos e permitindo a emissão da nota fiscal.

Assim, o certificado digital comprova a identidade da empresa em uma operação, trazendo validez ao documento emitido e garantindo sua autenticidade.

Atualmente existem dois modelos de certificado que permitem a emissão da nota: o A1 e o A3.

O certificado de modelo A1 é digital, podendo ser armazenado na nuvem ou até no navegador, permitindo cópias de segurança e instalação em outros dispositivos. Ele tem validade de 1 ano e pode ser adquirido, normalmente, em conjunto com o sistema emissor de nota fiscal.

Já o certificado de modelo A3 é uma mídia física, podendo ser um token (semelhante a um pen drive) ou um smart card. Assim, ele só pode ser utilizado em um dispositivo por vez. Esse certificado tem validade de 3 anos e pode ser utilizado apenas com senha.

Utilize um sistema emissor de nota fiscal

Para efetivamente emitir a nota fiscal a empresa precisa de uma ferramenta emissora de nota fiscal. Geralmente, o sistema de gestão utilizado pela empresa é quem faz a emissão da nota.

Emitir a nota fiscal através do sistema gestão é o mais indicado, uma vez que por ele são gerenciadas as outras áreas da empresa, como financeiro e estoque. E assim, não há necessidade de reinserir informações no emissor de nota. Além disso, também é possível fazer o controle de notas fiscais, que é basicamente o registro de todas as transações da empresa, e garante que houve a emissão em todas elas.

Entretanto, a NF-e pode ser emitida pelo sistema gratuito do Sebrae; e a NFS-e pode ser emitida por algum sistema da prefeitura, caso houver.

Inserir a operação no sistema e emitir a nota

Com o certificado digital, o credenciamento junto ao governo e o software de emissão, já é possível começar a emitir notas.

Dessa forma, basta inserir a operação no sistema escolhido e

Por fim, lembramos que além de cumprir os itens citados acima, o acompanhamento de um contador é importante para garantir que não ocorra erros ao emitir uma NF-e, prevenindo qualquer problema.

Quais são os tipos de Nota Fiscal?

Com a popularização e obrigatoriedade das notas fiscais, houve a necessidade de ter notas para cada tipo de transação. Ou seja, os serviços, com informações diferentes de produtos, deveriam ter uma nota diferente dos produtos. Assim, nasceram outros tipos de notas fiscais.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

exemplo nf-e nota fiscal

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é o documento fiscal de registro de compra ou venda, emitida e mantida de forma digital. Ela é uma das principais notas emitidas hoje.

Também chamada de NF-e, ela é obrigatória para todas as empresas em vendas diretas ao cliente.

A nota fiscal eletrônica foi a primeira a ser emitida de forma digital, em 2005. Assim, ela substituiu as notas emitidas de forma manual, de modelo 55, extintas oficialmente em 2015.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é a nota utilizada na venda de produtos e que não contém as informações do consumidor. Ela surgiu em 2013, substituindo a nota de venda ao consumidor (modelo 2), com o intuito de agilizar o processo de venda.

Por isso, ela é muito utilizada por empresas do varejo, que tem um processo rápido de venda.

A NFC-e foi o último tipo de nota a ser apresentado, por isso, ela foi implementada pelos estados brasileiros aos poucos.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Exemplo Nota Fiscal de Serviço Eletrônica NFS-e

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é uma nota obrigatória para todas as empresas que prestam serviços. Ela é responsável por recolher o ISS (Imposto Sobre Serviço), sendo assim, responsabilidade da prefeitura do município que a empresa se encontra.

A emissão dessa nota normalmente acontece através do sistema disponibilizado pela prefeitura, mas também pode ser feita através de um sistema emissor de notas fiscais.

As empresas que prestam serviços devem ter a inscrição municipal, essencial para a emissão da nota. Essa inscrição pode ser feita diretamente na prefeitura.

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) surgiu com o projeto da NF-e, em 2013. O CF-e é um documento totalmente digital, criado para substituir o ECF (Emissor de Cupom Fiscal).

Para emissão é necessário autorização do fisco e validação da assinatura digital do contribuinte. Contudo, em alguns estados o processo de emissão pode variar, o ideal é consultar um contador para verificar como é a legislação para emissão deste documento.

Em suma, é um documento digital com objetivo de facilitar a fiscalização, agilizar processo, economia e reduzir erros.

Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NFP-e)

A nota fiscal de produtor eletrônica é um documento que registra operações com mercadorias dos produtores rurais. Ela surgiu em 2018 com intuito de substituir os blocos fiscais impressos e as notas avulsas. Nela é obrigatório informar os dados do produtor e do cliente.

Para emissão o produtor pode usar o CPF e o número da inscrição estadual, não é necessário ter CNPJ. Assim, ela é obrigatória a todos os agricultores e pecuaristas e a adesão nacional à NFP-e é a partir de 1º de maio de 2024.

Módulo Fiscal Eletrônico (MFE)

O módulo fiscal eletrônico (MFE) é um equipamento utilizado para emissão de documentos fiscais no estado do Ceará. Desse modo, ele supre a legislação fiscal das novas regras de emissão do Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e).

Manifesto eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento digital, emitido e armazenado de forma eletrônica. Surgiu com intuito de substituir o documento em papel e facilitar a confirmação das informações.

Ele é emitido por empresas que trabalham com o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e com cargas fracionadas ou por lotação. Além disso, é obrigatório em operações de transbordo, redespacho e subcontratação; substituição de veículos, seja profissional de transporte ou contêineres e inclusão de outras mercadorias.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) é um documento fiscal que comprova uma transação comercial, seja venda de produtos ou serviços. As empresas que realizam a emissão desse tipo de nota possuem ou não CNPJ. Contudo, o uso é mais comum por MEI, empreendedores que não possuem um volume muito grande de vendas ou não tem a obrigatoriedade de emitir notas.

A NFA-e pode ser emitida eletronicamente ou manualmente, o modo de emitir varia de região para região. Contudo, somente a versão impressa tem validade legal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é um documento totalmente digital, instituído através do Ajuste Sinief n.º09/2007. O CT-e registra informações fiscais de operação com prestação de serviços do transporte de cargas no território brasileiro.

O documento é obrigatório em toda operação de transporte de carga realizada, independente do modal. Assim, a emissão contempla movimentação de mercadoria, pelos contribuintes de ICMS, sejam empresas transportadoras ou contratantes de serviços e pessoas jurídicas que atuam em operações multimodais.

A única exceção é o MEI, segundo o Ajuste Sinief n.º09/07, conforme o art. 18-A da Lei Complementar n.º 123, de 14 de dezembro de 2006.

Outros tipos de nota fiscal

Nota Fiscal Complementar

A nota fiscal complementar é um tipo de nota que é emitida como um complemento de uma nota previamente emitida. Assim, ela é emitida em caso de:

  • exportação
  • preço diferente do relatado na outra nota
  • quantidade de produtos diferente da nota original
  • ou correção do valor de imposto

Ela pode ser emitida diretamente no sistema emissor.

Nota Fiscal de Remessa

A nota fiscal de remessa é uma nota emitida quando um produto precisa transitar por algum motivo, mas não foi vendido. Ou seja, esse tipo de nota serve para quando um produto precisa de conserto ou para exibição para clientes ou eventos.

Assim, a nota deve ser emitida com todas as informações deste produto, juntamente com o motivo da sua emissão.

Nota Fiscal de Importação ou de Exportação

Quando uma empresa realiza uma venda ou compra um produto de fora do país, ele deve ter uma nota de importação ou exportação. Esse tipo de nota acaba sendo mais complexo, uma vez que deve levar em conta informações de outros países, que podem ser muito diferentes.

Por isso, é tão importante contar com um sistema na hora de preencher a nota de importação ou exportação.

Nota de Devolução

A nota de devolução serve para anular uma nota de venda ou compra de produtos. Para emitir a nota de devolução basta selecionar a opção devolução de venda ou devolução de compra na origem da nota no sistema.

Nota Promissória

Diferente dos outros tipos, a nota promissória é uma nota sem valor fiscal. Ela é utilizada para atestar uma dívida, devendo ser assinada pelo devedor e mantida pelo credor. Quando realizado o pagamento, o credor precisa devolver a nota ao devedor, uma vez que a dívida não existe mais.

Nota Rejeitada

A nota fiscal rejeitada não é um tipo de nota, mas sim, o estado que a nota se encontra. Nesse caso, qualquer um dos tipos de nota, quando emitida de forma incorreta, pode ser rejeitada.

Ter uma nota fiscal rejeitada não quer dizer que ela foi cancelada, mas sim, que houve um erro e que é necessário corrigi-lo e emitir a nota novamente.

Existem mais de 600 tipos de rejeições para uma nota, por isso, é importante contar com uma equipe de suporte ou com um contador.

Nota Denegada

A nota denegada é um estado de uma nota fiscal, que significa que houve um erro com o emitente ou com o destinatário. Essa nota não pode ser corrigida e nem pode ser feita uma nova tentativa de emissão. Assim, uma nova nota deve ser gerada, com outra numeração.

Quem precisa emitir Nota Fiscal?

Todas as empresas são obrigadas a emitir notas fiscais para operações negociais.

Entretanto, a exceção a regra é o MEI, que deve emitir nota em dois casos: quando a operação for entre empresas e para prestação de serviços.

Ainda, cada nota tem suas especificações para emissão, o que faz com que alguns tipos de empresas fiquem impossibilitados de emitir um tipo de nota, tendo que emitir outro. Mas, nessa situação, o mais indicado é entrar em contato com o contador da empresa.

A emissão da nota por empresas é obrigatória porque a mesma é o controle da Receita Federal do faturamento da empresa. Esse faturamento é o que define o regime tributário da empresa, o quanto ela paga de impostos.

Dessa forma, a não emissão da nota fiscal gera diversos prejuízos e impedimentos para a empresa, podendo, inclusive, cancelar o CNPJ.

Quem é autônomo, freelancer ou trabalha de maneira informal, precisa de um CNPJ para fazer a emissão de uma nota.

Quem não precisa emitir Nota Fiscal?

O MEI (Microempreendedor Individual) é o único tipo de empresa que tem flexibilidade na hora de emitir a nota fiscal. Todas as outras empresas devem emitir a nota fiscal obrigatoriamente.

A obrigatoriedade de nota para quem é MEI é quando existe uma transação entre pessoas jurídicas, ou seja, quando o MEI vende para outra empresa. Mas, a partir de 01/09/2023 ele também é obrigado a emitir a NFS-e.

Ainda, profissionais autônomos, que não possuem CNPJ, não precisam emitir nota fiscal. Entretanto, é interessante emitir as notas fiscais para controle financeiro dos recursos que entram e saem.

nota fiscal

Para que serve a nota fiscal

A nota fiscal tem duas funções principais: registrar uma compra e recolher os tributos da empresa.

Para o consumidor, a nota fiscal serve para o registro da compra, uma vez que ela garante que a compra foi feita e a forma de pagamento. Assim, caso o cliente precise trocar o produto ou pedir um reembolso, ele tem a nota como comprovante.

Para a empresa, a nota fiscal serve como garantia do pagamento de impostos. Isso acontece porque a Receita Federal realiza a

Mas, com ela, também podem ser feitos o controle interno de estoque e financeiro. Isso porque ela é o registro oficial da transação, dos valores de compra, venda e impostos, e das informações do produto. Assim, como essas informações estão na nota, a empresa pode utilizar a nota como forma de controle, dando entrada dos produtos através dela ou registrando a saída com a mesma.

Assim, a nota fiscal é um documento obrigatório que serve para regularizar as movimentações de mercadorias e prestação de serviços entre pessoas jurídicas e pessoas físicas.

Diferença entre Nota Fiscal e Nota Fiscal do Consumidor

A diferença entre a Nota Fiscal (NF-e) e a Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e) está na finalidade. Enquanto a NFC-e é direcionada apenas para vendas ao cliente final, a NF-e abrange outras operações de vendas. Entre essas operações podemos citar compras, devolução de mercadoria, transferência ou exportação, por exemplo.

Outra diferença está nas notas que a NF-e e a NFC-e substituem. Enquanto a NF-e pode substituir a nota fiscal de papel, a NFC-e pode substituir o Cupom Fiscal e a Nota Fiscal de Venda.

Da mesma forma, o conteúdo das notas também são diferentes, o documento auxiliar que acompanha a NFC-e é mais simples que o documento auxiliar que acompanha a NF-e. Assim, a DANFE NFC-e contém informações do vendedor e do produto, além do resumo da compra; e a DANFE da NF-e contém as informações do vendedor, do produto, da compra e do consumidor.

Diferença entre NFC-e, NFS-e e Cupom Fiscal

A diferença entre NFC-e e NFS-e está na sua natureza: a NFC-e é direcionada ao cliente final e a NFS-e é direcionada à prestação de serviço. Ambas também são diferentes do cupom fiscal, utilizado em caixas de supermercados e emitido por um Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

  • NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica): é um documento fiscal que comprova a movimentação de operações comerciais totalmente digital. Essa nota possui validade jurídica e para sua emissão é necessário um sistema emissor de nota fiscal.
  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): é um documento fiscal que comprova a comercialização de um serviço, sendo assim, obrigatória para todas as empresas que prestam serviço. É regulamentada pela prefeitura, uma vez que tem incidência do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS).
  • Cupom Fiscal: é um documento fiscal emitido pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF). O Cupom Fiscal é mais utilizado pelos supermercados e a maioria das informações contidas nele é com foco na empresa emissora e na transação da venda.

Diferença entre Nota Fiscal e Cupom Fiscal

A diferença entre Nota Fiscal e Cupom Fiscal está nas informações que cada um apresenta.

O Cupom Fiscal apresenta apenas informações sobre a empresa emissora e a compra, enquanto a Nota Fiscal informa os dados do comprador, da empresa emissora e da transportadora.

A emissão da nota fiscal é obrigatória em transações entre empresas, já em transações entre empresa e consumidor final, é obrigatório a emissão de cupom fiscal. Na situação de venda para consumidor final, a nota fiscal é optativa, porém, se o cliente pedir, a empresa é obrigada a emitir.

nota fiscal

Quais informações devem constar na Nota Fiscal?

As informações que devem constar na nota fiscal vai depender muito do modelo da nota que precisa emitir. Cada nota possui informações diferentes porque são direcionadas a situações diferentes, o que faz variar o conteúdo informado de uma para outra.

  • Informações da NF-e:
    • Dados do destinatário / Remetente
    • Faturas – Se o valor da nota for parcelado, ela informa a quantidade de faturas e os seus valores
    • Cálculo do imposto – a base de cálculo e o valor de todos os impostos que interferem na nota
    • Transportador / Volumes transportados
    • Itens da nota fiscal – os produtos que fazem parte da transação
    • Dados adicionais – observações da nota, se necessário
  • Informações da NFC-e:
    • Dados da empresa
    • Informações da venda
    • Informações dos produtos
    • Chave de acesso
    • QR code
  • Informações da NFS-e: a NFS-e pode variar, uma vez que cada prefeitura tem seu método. Entretanto, as informações comuns são:
    • Dados do prestador de serviço
    • Dados do tomador de serviços
    • Discriminação dos serviços
    • Valor total da nota
    • Outras informações
  • Informações do Cupom Fiscal:
    • Dados da empresa
    • Informações da venda
    • Informações dos produtos

Caso alguma dessas informações não esteja correta na hora de emitir a nota ou faltar, a emissão não será autorizada, sendo cancelada. Entretanto, em alguns casos, é possível emitir a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), que serve como uma correção de uma nota.

Consequências de não emitir Nota Fiscal

O não cumprimento das obrigações fiscais pode causar muitos prejuízos para a empresa, comprometendo o exercício de suas atividades. Algumas das consequências por não emitir Nota Fiscal são:

  • Sonegação de impostos: o não pagamento de impostos é conhecido como sonegação e a sonegação de impostos é um crime, previsto em lei. O não pagamento dos impostos traz multas e prejuízos para o negócio.
  • Aplicação de multas: a não emissão de Nota Fiscal pode gerar multas para a empresa. Essas multas podem variar entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota fiscal contestada.
  • Perda de garantias: a emissão de Nota Fiscal dá garantias ao cliente, como a troca de produtos, por exemplo. É garantia para as empresas em casos de avaria com a matéria-prima, por exemplo. Sem a nota fiscal essas garantias não existem.
  • Dificuldade de conseguir crédito: a não emissão da nota fiscal dificulta a obtenção de crédito. Isso acontece porque se oculta informações importantes ao fisco e não há registros de movimentações confiáveis.
  • Comprometimento da imagem: a não emissão da nota fiscal pela empresa passa uma imagem ruim perante o mercado, levantando, inclusive, suspeitas de crimes fiscais. Isso faz com que, além do seu consumidor não confiar na sua empresa, o fornecedor pode se recusar a vender.
  • Desorganização na escrituração fiscal: a não emissão de nota fiscal dificulta o controle de entradas e saídas de mercadoria e impostos, gerando assim, a desorganização na escrituração fiscal.
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Escrito em: 19/10/23
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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