Entre os principais documentos que a empresa deve prestar atenção estão as notas fiscais. Mas você sabia que existem diversos tipos de nota fiscal, cada uma com uma finalidade distinta?
Conhecê-los e saber quando emitir esses documentos é essencial não apenas para os contadores, mas também para qualquer empresário ou gestor.
Quer saber tudo sobre os diversos tipos de notas fiscais? Continue lendo este post.
- NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica
- NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
- NFC-e ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
- MDF-e ou Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico
- CT-e ou Conhecimento de Transporte Eletrônico
- CF-e ou Cupom Fiscal Eletrônico
- MF-e ou Módulo Fiscal Eletrônico
- NFA-e ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
- Rejeitada
- Denegada
- Devolução
- Complementar
- Remessa
- Exportação
O que são notas fiscais?
As notas fiscais comprovam a realização de uma operação de prestação de serviço ou de circulação de mercadorias realizada por determinada empresa. Para que tenham validade perante terceiros e o fisco, no caso das notas fiscais tradicionais, é necessário assiná-las.
Outra de suas funções é o recolhimento de impostos relacionados aos produtos ou serviços da nota. Mas não é só para recolhimento de impostos que elas servem. A fiscalização também é uma das vantagens das notas, para o fisco. Todas as empresas devem emitir notas fiscais para que se tenha um comprovante real do seu faturamento.
O que são notas fiscais eletrônicas
A Nota Fiscal Eletrônica é uma nota emitida e armazenada eletronicamente. Assim, suas principais características são:
- Apenas têm validade jurídica se for assinada digitalmente pelo remetente;
- Foi adotada por meio de um projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), em janeiro de 2007;
- Tem como objetivo estabelecer um modelo nacional único;
- Diminui custos com papel, impressão e armazenamento do documento físico;
- Aumento da segurança e confiabilidade;
- Ajuda no controle fiscal;
- Diminuição nos erros de pagamento de imposto, por erros de cálculos.
Além de emitir a Nota Fiscal Eletrônica, em alguns casos é necessário que a empresa emita também o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para que ele seja entregue ao cliente. É muito comum emitir o DANFE em compras online, pois isso permite que o cliente acesse as informações da NF-e.
Quantos tipos de notas fiscais existem?
Atualmente existem 14 tipos de notas fiscais, sendo elas:
- NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica
- NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
- NFC-e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
- MDF-e ou Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico
- CT-e ou Conhecimento de Transporte Eletrônico
- CF-e ou Cupom Fiscal Eletrônico
- MF-e ou Módulo Fiscal Eletrônico
- NFA-e ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
- Rejeitada
- Denegada
- Devolução
- Complementar
- Remessa
- Exportação
Quais tipos de notas fiscais e como emitir
Existem diversos tipos de notas fiscais diferentes, cada uma específica para determinado ramo ou atividade.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, é o principal tipo de nota fiscal emitida pelas empresas. Ela é a nota utilizada para comprovar as mercadorias recebidas ou vendidas na empresa. Assim, ela contém os dados dos produtos vendidos, que vão de peso a valor pago em impostos. E, por isso, estão incluídos nelas impostos como o Imposto de Mercadorias e Serviços, o ICMS e o Imposto sobre Produtos Industrializados, ou IPI.
Sua emissão é obrigatória tanto pelo fornecedor como pelo comprador. Mas, junto com a nota, também é necessário emitir a DANFE, o Documento Auxiliar da NF-e.
Portanto, existem alguns dados que você deve preencher na NF-e; dentre esses, alguns são de preenchimento muito simples, como:
- dados de emitente e destinatário;
- descrição de produtos movimentados;
- frete, com identificação do responsável por fazer o transporte ou pagar por ele, dados do motorista, da empresa que fará a locomoção — emitente, destinatária ou uma terceira contratada — e dos volumes levados, como caixas ou pallets;
- valor do frete;
- desconto, caso concedido;
- informações adicionais sem campo específico, como a não geração de crédito de ICMS ou a geração e o seu valor.
Como emitir uma NF-e
Para emitir uma NF-e é necessário um sistema emissor de NF-e. Assim, você deve inserir uma venda no sistema, com todos os produtos e especificações da venda e dos produtos. Então, basta clicar em emitir NF-e, é super fácil.
Para emitir a NF-e em um sistema você precisa:
- Autorização da SEFAZ: para emitir uma nota fiscal é preciso que a Secretaria da Fazenda conceda uma autorização. Mas somente o contador pode solicitar essa autorização.
- Cadastro para emissão de NF-e na SEFAZ do estado: para emitir notas fiscais eletrônicas é necessário um cadastro no sistema da Secretaria da Fazenda do estado. Isso ocorre porque a nota deve ser autorizada pela mesma antes de ser emitida.
- Certificado Digital: o certificado digital é como a assinatura digital da empresa. Ele que permite e garante que a emissão da nota seja feita apenas pela empresa dona do mesmo.
- Inscrição estadual: a inscrição estadual também é um meio de caracterizar a empresa. Também é um meio da SEFAZ garantir que a empresa emissora é do estado. Assim, caso a inscrição estadual não esteja em dia, a empresa pode sofrer algumas consequências.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
As NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é a nota fiscal utilizada para comprovar a realização de serviços. Por isso, a nota contém dados relativos aos serviços prestados. Empresas que sofrem cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviços) também emitem essa nota.
Outra diferença em relação aos outros tipos de notas fiscais é que a prefeitura do município regula a NFS-e, enquanto a SEFAZ do estado regula a NF-e. Por isso, é necessário solicitar autorização de emissão, consultar dados e outros com a prefeitura do município, não com a SEFAZ.
Em geral, as informações exigidas pela NFS-e são:
- dados de prestador e tomador dos serviços;
- descrição dos serviços prestados;
- Código Fiscal de Operação e Prestações (CFOP), que, para a prestação de serviços, é o 5.933;
- valor total;
- alíquota do ISS;
- valor do ISS;
- retenção do ISS na fonte pelo tomador, caso seja feita.
Como emitir uma NFS-e
Assim como todas as notas eletrônicas, a NFS-e deve ser emitida a partir de um sistema de emissão de notas fiscais. Dessa mesma forma, o processo é super simples. Basta inserir o serviço, como se fez com a venda e selecionar a emissão da NFS-e.
O que é necessário para emitir uma NFS-e:
- Certificado digital: ele é a assinatura jurídica. Ele também garante a proteção para transações eletrônicas e garante a autenticidade das informações.
- Inscrição municipal: assim como a inscrição estadual é necessária para a emissão da NF-e, a inscrição municipal é necessária para a emissão da NFS-e.
- RPS: para emitir a NFS-e por um web service, é necessário um RPS. Ele é um código numérico disponibilizado pela prefeitura do contribuinte.
NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)
A NFC-e, ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é o tipo de nota fiscal alternativa ao antigo cupom fiscal. Assim como a NF-e, a NFC-e é a nota de produto. A diferença é que a NFC-e é emitida apenas para o consumidor final, enquanto a NF-e atende outras situações.
O Ajuste SINIEF 1 instituiu a NFC-e, criada para facilitar o processo comercial, tornando-o mais rápido e seguro. Dessa forma, a ideia é instituir a mesma em todos os estados do país.
Ainda, por ser voltada às pessoas físicas que compram para consumo, e não para fomento de atividades empresariais, ela exige o preenchimento de menos informações. Assim, seus dados básicos são:
- identificação do varejo e do consumidor;
- descrição da mercadoria vendida, com quantidade e valores unitário e total;
- valor do ICMS incluso;
- forma de pagamento.
Como emitir uma NFC-e
Assim como as outras notas, a NFC-e precisa de um sistema emissor de NFC-e. Também seguindo a mesma ideia das outras, ela possui a emissão facilitada.
O que é necessário para emitir a NFC-e:
- Autorização da SEFAZ: Todas as empresas emissoras de notas fiscais devem estar cadastradas na SEFAZ para o mesmo. Para a emissão da NFC-e, se a empresa já for cadastrada para emissão da NF-e, não existe necessidade de solicitar a autorização novamente.
- Código de Segurança do Contribuinte (CSC): é o código disponibilizado pela SEFAZ. Ele assegura a veracidade de DANFE NFC-e.
- Certificado digital: é o código necessário para assinar a nota fiscal. Sem o código, a empresa não pode emitir a NFC-e.
- Inscrição estadual: a inscrição estadual é o registro formal da empresa na SEFAZ do estado. Assim, se a NFC-e não for emitida em estados em que a emissão da NFC-e é obrigatória, a inscrição estadual pode ser trancada, dificultando diversos processos.
MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico)
O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDF-e) começou em 2007, substituindo o Manifesto de Carga Modelo 25. A intenção do MDF-e é simplificar o transporte de mercadorias e facilitar o transporte de cargas.
O MDF-e é um tipo de nota fiscal exclusivamente digital, dessa forma, sua criação e armazenamento são feitos de maneira eletrônica. Ele também é obrigatório para empresas que realizam o transporte de cargas desde 2014.
O Manifesto vincula diferentes documentos em uma unidade de carga única.
Como emitir um MDF-e
Como os outros tipos de notas fiscais, o MDF-e também precisa de um sistema para realizar sua emissão. Assim, nele devem conter alguns itens essenciais:
- Autorização da SEFAZ
- Certificado digital
- Dados relacionados a emissão do MDF-e, como, por exemplo:
- os dados da NF-e correspondente;
- previsão de início da viagem;
- UF e cidade de carregamento e UF e cidade de descarregamento;
- UFs intermediárias (unidades federativas que a carga irá cruzar);
- outros.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um tipo de nota fiscal criado em 2012. Ele é utilizado apenas para a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas. Portanto, o principal objetivo desse tipo de nota fiscal é reduzir faturamentos e pagamentos duplicados e divergência entre notas e produtos transportados.
Os principais dados do Conhecimento de Transporte Eletrônico, CT-e são:
- tomador do serviço — sendo empresa de origem ou destino — responsável por pagá-lo e que poderá se creditar do ICMS;
- informações de identificação, peso, volume e valor da carga;
- valor do frete;
- destaque do ICMS da operação;
- tipo de documento da carga, geralmente NF-e, e número da chave de acesso da nota das mercadorias;
- número da empresa no Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC);
- CFOP, que para esse documento é sempre 5.352 em transportes dentro do mesmo estado e 6.352 em serviços interestaduais.
Todas essas informações são rapidamente verificadas durante uma fiscalização móvel ou realizada em posto rodoviário. Mas, caso qualquer uma delas esteja errada, mercadorias e veículo serão apreendidos, além de a empresa ser multada.
E, mesmo que isso não ocorra, se o fisco posteriormente utilizar os dados fornecidos em declarações identificar divergências em conhecimentos, há autuação.
CF-e ou Cupom Fiscal Eletrônico
O CF-e é um cupom fiscal que existe apenas de forma digital, mas que pode ser impresso. Normalmente utilizado em São Paulo, ele é emitido pelo SAT, criado para substituir o ECF, que não precisa de conexão ininterrupta com a internet.
Diferentemente da NF-e, o CF-e não tem as informações do consumidor, consta apenas os itens vendidos, data, valor e forma de pagamento. Além disso, também contém as informações da empresa emissora.
MF-e ou Módulo Fiscal Eletrônico
O Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e) é o tipo de nota fiscal utilizada no Ceará. O MF-e substitui o Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
NFA-e ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é a nota emitida por não contribuintes do ICMS. Essas empresas emitem a nota individualmente, de forma eletrônica. Mas, ela tem validade garantida como papel. Por isso, é necessário armazenar fisicamente.
A emissão também depende da SEFAZ, não só a autorização como a emissão.
Rejeitada
Uma nota fiscal rejeitada é uma nota emitida de forma inadequada, ou seja, que contém algum erro. Assim, a pessoa que emite a nota receberá um aviso e poderá corrigir o erro e tentar novamente.
Normalmente, quando a nota é emitida em lote e há uma rejeitada, o lote todo é rejeitado. Mas, existem mais de 600 rejeições, como duplicidade da nota, inscrição estadual errada ou erro na descrição do imposto.
Denegada
Quando a nota for denegada, significa que houve algum erro com o emitente ou com o destinatário. Dessa forma, a numeração da nota não pode mais ser utilizada, mas aparece nos registros da empresa. A nota denegada não pode ser corrigida.
Ainda, é necessário guardar a mesma por 5 anos.
Nota Fiscal de Devolução
A nota fiscal de devolução objetiva a anulação das operações de compra e venda, principalmente no tocante aos impostos.
Assim, ela deve adotar a mesma forma que a nota fiscal de origem foi feita, podendo adotar as seguintes formas:
- Devolução de venda: quando a mercadoria não é aceita pelo destinatário.
- Devolução de compra: quando o produto chega ao seu destino com algum defeito.
Nota Fiscal Complementar
A nota fiscal complementar modifica algum dado da NF-e. Ou seja, ela adiciona valores e dados que não tinham sido informados anteriormente nos documentos fiscais.
Os casos em que isso é possível estão previstos na legislação. Podemos citar como exemplo:
- Se o câmbio aumentar o valor da operação existente na nota fiscal, para os casos de nota fiscal de exportação;
- Regularização do valor devido a divergências na quantidade, preço, prestação ou operação da mercadoria;
- Para lançamento de imposto, não lançado em época própria, por conta de erro de classificação ou cálculo;
Nota fiscal de Remessa
A nota fiscal de remessa informa que uma mercadoria está em trânsito para outra função, como conserto, troca de local de armazenamento ou doação, por exemplo. Assim, ela não se refere necessariamente a um produto ou serviço vendido.
A sua emissão não implica no pagamento dos impostos sobre o produto mais de uma vez, uma vez que ela é apenas um acompanhamento.
Nota fiscal de Exportação
A nota fiscal de exportação é a nota emitida para clientes que estão no exterior. Por isso, além das informações exigidas normalmente, é preciso indicar o local de embarque ou de transposição de fronteira e o endereço do consumidor final.
Diferença entre NF-e e NFC-e
Com conceitos muito parecidos, a NF-e e a NFC-e são dois tipos de notas fiscais: a nota fiscal e a nota fiscal do consumidor. Assim, elas possuem suas próprias características e funções.
A NF-e é a que substitui o modelo tradicional, na venda de produtos físicos e que tem cobrança de ICMS e IPI.
Enquanto isso, a NFC-e é aquela que substitui o cupom fiscal. O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é o que emite a NFC-e.
Por que as notas fiscais são importantes?
As notas fiscais são documentos que o governo exige que qualquer empresa emita. Assim, as notas fiscais são importantes como forma de fiscalização por parte do fisco do pagamento correto das taxas e impostos. Mas não somente por isso, são importantes para que haja um melhor controle da empresa, dos seus clientes e uma maior segurança e garantia dos processos de compra e venda.
As notas são uma das melhores formas de documentação dos rendimentos das pessoas jurídicas ou físicas.
Vantagens da emissão eletrônica
Além da emissão de notas fiscais serem obrigatórias, elas trazem diversos benefícios para a empresa. Portanto, confira algumas vantagens:
- Diminuição de erros;
- Redução de custos administrativos, financeiros e de armazenagem;
- Maior confiabilidade nas notas geradas;
- Melhor controle financeiro com a integração de uma ferramenta de gestão financeira;
- Regularização com o Fisco;
- Otimização de processos com a padronização de campos;
- Redução de possíveis fraudes;
- Aumento de produtividade.
Como controlar a emissão de diferentes tipos de notas fiscais
A fim de auxiliar na melhor gestão das mais diferentes notas fiscais necessárias, é importante que o gestor utilize um sistema específico, um sistema emissor de nota fiscal. Dessa forma, otimiza-se o tempo e garante-se que o documento seja elaborado no modelo adequado.
Além disso, é importante contar com um contador, para esclarecer e te ajudar em todo o suporte necessário para evitar eventuais problemas.
Além de ser mais fácil para o fisco realizar o controle fiscal mais efetivo.
O que é a série da nota fiscal
A série da nota fiscal é uma sequência numérica, de 000.0001 a 999.999, que identifica a qual grupo as notas pertencem. Portanto, em uma empresa, essa numeração deve ser crescente, para um controle mais eficaz.
Essa numeração identifica o modo de emissão e faz o controle de saída. Assim, o sistema que emite a nota gera ela automaticamente, não sendo definido manualmente.
Considerações finais
A emissão de notas fiscais é algo essencial no dia a dia de uma empresa. Elas asseguram o pagamento dos impostos e a correção dos valores. Assim, concluímos que não se pode seguir sem um sistema que faça a emissão dessas notas, não é mesmo? Com o eGestor você pode fazer a emissão de notas além de controlar o estoque, financeiro, fluxo de caixa, produção, emitir boletos, relatórios e muito mais!
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