Estar em dia com as obrigações tributárias e contábeis nem sempre é tarefa fácil. São muitos livros obrigatórios, notas e documentos que devem ser realizados e mantidos de posse da empresa.

Os profissionais mais habilitados para resolver os seus problemas nesta área são os contadores, uma vez que por meio dos seus conhecimentos, conseguem reduzir os custos e otimizar o tempo.

Entre os principais documentos que a empresa deve prestar atenção são as notas fiscais. Mas você sabia que existem diversos tipos de notas fiscais, cada uma com uma finalidade distinta? Conhecê-los e saber quando devem ser emitidos é essencial não só para os contadores, mas qualquer empresário ou gestor que não quer ser pego de surpresa.

Quer saber tudo sobre os diversos tipos de notas fiscais? Continue lendo este post.

O que são notas fiscais?

As notas fiscais são comprovantes da realização de uma operação de prestação de serviço ou de circulação de mercadorias realizada por determinada empresa. Elas devem ser assinadas para que tenham validade perante terceiros e o fisco, no caso de notas fiscais tradicionais.

Outra de suas funções é o recolhimento de impostos relacionados aos produtos ou serviços da nota. Aí que entram os impostos que trazem tanta dúvida aos empreendedores brasileiros. 

Mas não é só para recolhimento de impostos que elas servem. A fiscalização também é umas das vantagens das notas. Isso acontece porque todos as empresas devem emitir notas fiscais, não todos os tipos, mas todas são obrigadas a emitir algum tipo de comprovante fiscal para atestar a comercialização de algo.

Por que as notas fiscais são importantes?

As notas fiscais são documentos que o governo exige que qualquer empresa emita. Assim, as notas fiscais são importantes como forma de fiscalização por parte do fisco do pagamento correto das taxas e impostos. Mas não somente por isso, são importantes para que haja um melhor controle da empresa, dos seus clientes e uma maior segurança e garantia dos processos de compra e venda.

Sendo uma das melhores formas de documentação dos rendimentos das pessoas jurídicas ou físicas.

Guia de Impostos e Tributos - Tipos de Notas Fiscais

Como controlar a emissão de diferentes tipos de notas fiscais

A fim de auxiliar na melhor gestão das mais diferentes notas fiscais necessárias, é importante que o gestor utilize um sistema específico, um sistema emissor de notas fiscais. Dessa forma, ele de otimiza o tempo e garante que o documento seja feito no modelo adequado.

Além disso, é importante contar com um contador, para esclarecer e te ajudar em todo o suporte necessário para evitar eventuais problemas.

Além de ser mais fácil para o fisco realizar o controle fiscal mais efetivo.

Tipos de notas fiscais

Existem diversos tipos de notas fiscais diferentes, cada uma específica para determinado ramo ou atividade. 

Notas fiscais eletrônicas

A nota fiscal eletrônica é aquela que é emitida e armazenada eletronicamente. Suas principais características:

  • Apenas têm validade jurídica se for assinada digitalmente pelo remetente;
  • Foi adotada por meio de um projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), em janeiro de 2007;
  • Tem como objetivo estabelecer um modelo nacional único;
  • Diminui custos com papel, impressão e armazenamento do documento físico;
  • Aumento da segurança e confiabilidade;
  • Ajuda no controle fiscal;
  • Diminuição nos erros de pagamento de imposto, por erros de cálculos.

Além de emitir a nota fiscal eletrônica, em alguns casos é necessário que a empresa emita também o DANFE (Documento Auxiliar da nota fiscal Eletrônica) para que ele seja entregue ao cliente. É muito comum que o DANFE seja emitido em compras online, pois permitem que o cliente acesse as informações da NF-e.

NF-e (Nota fiscal eletrônica)

Essa é a principal nota emitida pelas empresas. Ela é aquela que utilizada para comprovar as mercadorias recebidas ou vendidas na empresa. Ela contém os dados dos produtos vendidos, que vão de peso a valor pago em impostos. E, por isso, estão incluídos nelas impostos como o Imposto de Mercadorias e Serviços, o ICMS e o Imposto sobre Produtos Industrializados, ou IPI

Sua emissão é obrigatória tanto pelo fornecedor como pelo comprador. Junto com a nota também deve ser emitida a DANFE, o Documento Auxiliar da NF-e. 

Como emitir uma NF-e

Para emitir uma NF-e é necessário um sistema emissor de NF-e. A partir disso, você deve inserir uma venda no sistema, com todos os produtos e especificações da venda e dos produtos. Assim, basta clicar em emitir NF-e. Super fácil.

Alguns itens necessários para emitir a NF-e em um sistema são:

  • Autorização da SEFAZ: para emitir uma nota fiscal é preciso que a Secretaria da Fazenda conceda uma autorização. Essa autorização pode ser solicitada pelo contador.
  • Cadastro para emissão de NF-e na SEFAZ do estado: para emitir notas fiscais eletrônicas é necessário um cadastro no sistema da Secretaria da Fazenda do estado. Isso acontece porque a nota deve ser autorizada pela mesma antes de ser emitida.
  • Certificado Digital: o certificado digital é como a assinatura digital da empresa. Ele que permite e garante que a emissão da nota seja feita apenas pela empresa dona do mesmo.
  • Inscrição estadual: a inscrição estadual também é um meio de caracterizar a empresa. Também é um meio da SEFAZ garantir que a empresa emissora é do estado. Caso a inscrição estadual não esteja em dia, a empresa pode sofrer algumas consequências. 

Guia de Nota Fiscal

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

As NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, são as notas fiscais utilizadas para comprovar a realização de serviços. Por isso, os dados que constam nesta nota são relativos aos serviços prestados. Elas também são emitidas por empresas que sofrem cobrança do ISS (Imposto sobre serviços)

A outra diferença em relação aos outros tipos de notas fiscais, é que a NFS-e é regulada pela prefeitura do município, enquanto a NF-e é regulada pela SEFAZ do estado. Por isso, é necessário solicitar autorização de emissão, consultar dados e outros com a prefeitura do município, não com a SEFAZ.

Como emitir uma NFS-e

Assim como todas as notas eletrônicas, a NFS-e deve ser emitida a partir de um sistema de emissão de notas fiscais. Dessa mesma forma, o processo é super simples. Basta inserir o serviço, como se fez com a venda e selecionar a emissão da NFS-e. 

O que é necessário para emitir uma NFS-e:

  • Certificado digital: ele é a assinatura jurídica. Ele também garante a proteção para transações eletrônicas e garante a autenticidade das informações. 
  • Inscrição municipal: assim com a inscrição estadual é necessária para a emissão da NF-e, a inscrição municipal é necessária para a emissão da NFS-e.
  • RPS: para emitir a NFS-e por um web service, é necessário um RPS. Ele é um código numérico disponibilizado pela prefeitura do contribuinte. 

NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)

A NFC-e, ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é a nota alternativa ao antigo cupom fiscal. Assim como a NF-e, a NFC-e é a nota de produto. A diferença é que a NFC-e é emitida apenas para o consumidor final, enquanto a NF-e atende outras situações. 

Instituída pelo Ajuste SINIEF 1, a NFC-e foi criada para facilitar o processo comercial, fazendo com que o mesmo seja mais rápido e fácil. Em razão disso, a ideia é que a mesma seja instituída em todos os estados do país, sendo hoje, já obrigatória em 21 estados.

Como emitir uma NFC-e

Assim como as outras notas, a NFC-e precisa de um sistema emissor de NFC-e. Também seguindo a mesma ideia das outras, ela possui a emissão facilitada.

O que é necessário para emitir a NFC-e:

  • Autorização da SEFAZ: Todas as empresas emissoras de notas fiscais devem estar cadastradas na SEFAZ para o mesmo. Para a emissão da NFC-e, se a empresa já for cadastrada para emissão da NF-e, não existe necessidade de solicitar a autorização novamente.
  • Código de Segurança do Contribuinte (CSC): é o código disponibilizado pela SEFAZ. Ele assegura a veracidade de DANFE NFC-e.
  • Certificado digital: é o código necessário para assinar a nota fiscal. Sem o código, a empresa não pode emitir a NFC-e. 
  • Inscrição estadual: a inscrição estadual é o registro formal da empresa na SEFAZ do estado. Se a NFC-e não for emitida em estados em que a emissão da NFC-e é obrigatória, a inscrição estadual pode ser trancada, dificultando diversos processos. 

MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico)

Substituindo o Manifesto de Carga Modelo 25, o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico ou MDF-e, foi instituído em 2007. A intenção do mesmo, ao ser criado foi simplificar o transporte de mercadorias e facilitar o transporte de cargas. 

O MDF-e é exclusivamente digital, dessa forma, sua criação e armazenamento são feitos de maneira eletrônica. Ele também é obrigatório para empresas que realizam o transporte de cargas desde 2014.

O Manifesto vincula diferentes documentos em uma unidade de carga única. 

Como emitir um MDF-e

Como os outros tipos de notas fiscais, o MDF-e também precisa de um sistema para realizar sua emissão. Nele, devem conter alguns itens essenciais:

  • Autorização da SEFAZ
  • Certificado digital
  • Dados relacionados a emissão do MDF-e, como, por exemplo:
    • os dados da NF-e correspondente;
    • previsão de início da viagem;
    • UF e cidade de carregamento e UF e cidade de descarregamento;
    • UFs intermediárias (unidades federativas que a carga irá cruzar);
    • outros.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Este modelo de nota fiscal foi criado em 2012, especificamente para a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas. Seu principal objetivo é reduzir faturamentos e pagamentos duplicados e divergência entre notas e produtos transportados.

Nota Fiscal de Devolução

A nota fiscal de devolução objetiva a anulação das operações de compra e venda, principalmente no tocante aos impostos.

Ela deve adotar a mesma forma que a nota fiscal de origem foi feita, podendo adotar as seguintes formas:

  • Devolução de venda: quando a mercadoria não é aceita pelo destinatário.
  • Devolução de compra: quando o produto chega ao seu destino com algum defeito.

Nota Fiscal Complementar

A nota fiscal complementar é aquela utilizada para modificar algum dado da NF-e emitida. Ou seja, acrescenta valores e dados que não haviam sidos informados anteriormente nos documentos fiscais.

Os casos em que isso é possível estão previstos na legislação. Podemos citar como exemplo:

  • Se o câmbio aumentar o valor da operação existente na nota fiscal, para os casos de nota fiscal de exportação;
  • Regularização do valor devido a divergências na quantidade, preço, prestação ou operação da mercadoria;
  • Para lançamento de imposto, não lançado em época própria, por conta de erro de classificação ou cálculo;

Nota fiscal de Remessa

Essa nota não se refere necessariamente a um produto ou serviço vendido. Sua função é informar que uma mercadoria está em trânsito para alguma outra função. Entre essas funções podem estar conserto, troca de local de armazenamento, doação e outros. 

A sua emissão não significa que deverá ser pago os impostos sobre o produto mais de um vez porque a mesma é apenas um acompanhamento.

Nota fiscal de Exportação

Nota emitida para clientes que estão no exterior. Além das informações exigidas normalmente, é preciso indicar o local de embarque ou de transposição de fronteira e o endereço do consumidor final.

Considerações finais

A emissão de notas fiscais é algo essencial no dia a dia de uma empresa. Elas garantem que os impostos sejam pagos e que os valores estejam corretos, por isso tanta importância. Assim, concluímos que não se pode seguir sem um sistema que faça a emissão dessas notas, não é mesmo? Com o eGestor você pode fazer a emissão de notas além de controlar o estoque, financeiro, fluxo de caixa, produção, emitir boletos, relatórios e muito mais!

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Escrito por eGestor
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