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Planilha de estoque mínimo: Como calcular [Download Grátis]

Escrito em: 21/09/21

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O estoque mínimo também é conhecido como estoque de reserva, estoque de segurança e estoque de proteção. Mas, todos esses conceitos se referem ao mesmo indicador e têm o mesmo objetivo: evitar que a empresa perca cliente por falta de produto para suprir a demanda; ou perca dinheiro por excesso de produto guardado no estoque. E, apesar de parecer dificil, existem diversas maneiras de ter esse controle, com uma Planilha de Estoque Mínimo, por exemplo.

Mas, se você não sabe como funciona, e deseja aplicar o controle de estoque mínimo na sua empresa, continue lendo e tire todas as suas dúvidas.

O que é estoque mínimo

Como o próprio nome diz, estoque mínimo é a quantidade mínima de produtos que uma empresa deve ter para que possa atender a todos os pedidos dentro do prazo estipulado. Em outras palavras, é um número que vai deixar o gestor seguro para solucionar as demandas, sem o risco de ficar com itens sobrando.

O conceito oposto do estoque mínimo é o estoque máximo. Esse, por sua vez, determina uma quantidade limite de produtos que devem ser adquiridos e armazenados sem que haja risco de perda de produtos. Assim, devemos lembrar que estoque parado é dinheiro retido.

Desta forma, cada empresa deve estar ciente da quantidade de produtos que deve manter em seu estoque para não perder nenhuma venda por falta. Ao mesmo tempo, precisa evitar comprar produtos demais para que não sofra com estoque sem rotatividade.

Obviamente, cada empresa é única e possui um estoque mínimo diferente. O nicho de atuação aliado ao histórico de consumo de cada produto são fundamentais para determinar a quantidade ideal de peças que devem ser armazenadas. E, por isso, cada uma tem um controle de estoque mínimo diferente.

Uma empresa de grande porte possui um estoque mínimo diferente de uma empresa pequena e também de uma indústria, por exemplo, cujo modo de fabricação e venda de produtos é bastante específico. Então, busque a melhor maneira de fazer esse controle, com uma planilha de controle de estoque mínimo, por exemplo.

Como ele ajuda no controle de estoque

Saber como calcular e como aplicar o estoque mínimo é fundamental para o gerenciamento do estoque de uma empresa, mesmo que ela seja um negócio de pequeno ou médio porte. Afinal, o setor de estoque e armazenagem influencia diretamente nas estratégias de gestão.

Quando esse conceito é dominado pela empresa, ela evita aquisição desnecessária de produtos ou a falta de peças para atender aos pedidos, garantindo um controle financeiro maior e melhor direcionado.

Definir o estoque mínimo viabiliza a gestão de estoque e reduz prejuízos, evitando acúmulo de produtos e o aumento dos custos, geralmente causados pelo armazenamento inapropriado, fim da vida útil dos objetos ou desinteresse do consumidor. 

Além disso, o estoque mínimo permite que o gestor esteja preparado para possíveis ocorrências que fogem do seu controle, mas que podem ser extremamente nocivas ao negócio, como problemas com fornecedores e com entrega de produtos em tempo hábil.

Imagine que a sua empresa venda cerca de 10 peças por dia e seu estoque atual cobre um mês de demanda. Faltando alguns dias para o final do mês você percebe que o estoque está praticamente zerado e ouve do fornecedor que ele não terá como entregar os produtos que você precisa dentro do prazo. Como fazer?

O ideal é evitar que situações assim aconteçam porque são extremamente ruins para a imagem da sua empresa e podem afetar de forma permanente a sua relação com o seu consumidor, além de mostrar um despreparo até frente ao seu fornecedor. E, uma forma de ter esse controle é com uma planilha de estoque mínimo.

Vantagens do estoque mínimo

Então, podemos listar como vantagens do estoque mínimo:

  • Maior domínio sobre as finanças e sobre o setor de estoque da empresa;
  • Menos custos com excesso de produtos estocados;
  • Uso mais responsável e direcionado do capital da empresa;
  • Definição de estratégias mais assertivas em relação à aquisição de produtos;
  • Redução do risco de perda de itens;
  • Estar preparado para possíveis desfalques por parte do fornecedor;
  • Maior rotatividade do estoque;
  • Disposição para atender solicitações feitas de última hora;

Como calcular o estoque mínimo

Calcular o estoque mínimo é simples, ainda mais quando feito por uma planilha de estoque mínimo. Mas, se você ainda não sabe como utilizar esse indicador, é preciso conhecer alguns detalhes. Veja como fazer:

Faça um inventário do seu estoque

Antes de tudo, é fundamental saber como está o seu estoque, quantos produtos ele possui, qual é o prazo de validade e a rotatividade de cada um. É o que também chamamos de inventário. É uma espécie de resumo ou retrato do seu setor de armazenagem.

Descubra a média de consumo dos seus produtos

O passo seguinte é conhecer com certeza quantos produtos são vendidos por dia para os seus clientes. Também é possível calcular uma média de consumo de acordo com o número de produtos que saem da sua empresa em uma semana, por exemplo.

Basta dividir o número de produtos vendidos pela quantidade de dias e você terá uma média diária de consumo que pode ser usada facilmente para a fórmula mais a frente.

Descubra o tempo de reposição dos produtos

O tempo de reposição é o período em que você deverá renovar o estoque.

Aplique a fórmula do estoque mínimo

Para saber o valor do estoque mínimo, multiplique o tempo de reposição pelo número de produtos consumidos diariamente. 

Assim, se você sabe que vende 10 produtos por dia e precisa repor essa mercadoria a cada 20 dias, temos o seguinte cálculo: 10 x 20 = 200 itens. Ou seja, para dar conta da demanda de 20 dias você deve ter, pelo menos, 200 peças em seu estoque. 

Lembrando que também é importante levar em consideração o tempo de entrega do pedido. Se você sabe que o seu fornecedor demora até 5 dias para entregar a mercadoria, faça o pedido antes que o estoque fique zerado. Solicite a reposição cerca de dois ou três dias antes da saída da mercadoria para o cliente.

Como usar uma Planilha de Estoque Mínimo

A planilha de estoque mínimo é uma opção para que o gestor evite cálculos “de cabeça” ou tenha que executar fórmulas na ponta do lápis. A planilha automatiza e facilita essa tarefa, evitando erros e prejuízos.

Basta inserir as informações sobre o produto e sobre a média de consumo e, rapidamente, você saberá quando deverá repor sua mercadoria e quanto deverá investir nessa aquisição. 

A planilha se adapta facilmente à sua empresa, realizando cálculos personalizados, com informações editáveis e de fácil compreensão. O intuito desta ferramenta é facilitar o seu trabalho, viabilizando tarefas, reduzindo custos e aumentando os seus lucros. Vale a pena conhecer e aplicar a planilha de estoque mínimo no seu trabalho de gestão.

Conclusão

Se você ainda não conhecia ou não sabia a importância do estoque mínimo para a sua empresa, já pode começar a tirar as ideias do papel e aprender na prática como se faz. O indicador permite um domínio financeiro maior e facilita a tomada de decisões. Aproveite a planilha para fazer tudo isso com a segurança que a sua empresa exige.

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Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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