Como um sistema de gestão financeira pode melhorar os meus resultados?

O objetivo de todo empreendedor é fazer com que seu negócio cresça — em potencial de lucratividade, em reconhecimento, em expressividade no mercado. Assim, para isso, é preciso eliminar as fraquezas e explorar as forças.

Certos recursos podem ter um papel importante nesse objetivo. Um exemplo são os sistemas informatizados de gestão — e, mais especificamente, o sistema de gestão financeira. Neste artigo você vai descobrir as principais vantagens que esse recurso traz para a melhoria dos resultados do seu negócio.

O que é um sistema de gestão financeira

Se você ainda não sabe o quanto o controle do financeiro é importante no seu negócio, fique sabendo que hoje, a mortalidade de empresas por não fazer esse controle chega a 21%. Isso significa que apenas por fazer uma boa gestão do financeiro da sua empresa já é um grande passo.

Mas, como fazer esse controle? A melhor maneira para isso é com um sistema de gestão financeira que seja simples de usar e totalmente integrado, como o eGestor. Dessa forma, as chances de erros diminuem consideravelmente e você tem uma visão muito melhor de como anda o negócio.

Ou seja, um sistema de gestão financeira é quem faz todo o controle do seu dinheiro, seja controle de contas a pagar e receber até o fluxo de caixa. Ele pode fazer isso através de qualquer dispositivo com acesso a internet e por qualquer colaborador.

Assim, é possível entender melhor para onde o negócio vai, uma vez que a ferramenta de gestão financeira gera relatórios de análise em tempo real. Dessa forma, se tem controle sobre as contas a pagar e receber, além de orçamentos e valores para possíveis investimentos.

Quais são as funcionalidades de um sistema de gestão financeira

Na prática, o que realmente o sistema faz? Existem tantos dados que pode ser complicado lembrar de tudo. E é isso que o sistema de gestão financeira faz por você: tornar todos esses pequenos processos simples!

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é seu principal dado mensal. É ele que vai te mostrar todas as entradas e saídas do seu caixa. Ou seja, se você possui um caixa físico e uma conta no banco, pode ser complicado entender esses valores. Mas, ao utilizar um sistema como ferramenta de controle, você tem total controle, pois tudo está salvo ali mesmo.

Assim, quando você consegue enxergar com clareza esses valores e as datas, você também tem mais entendimento sobre para onde sua empresa está indo. Isso quer dizer que, caso sua empresa não esteja traçando o caminho que você quer, é a partir do fluxo de caixa que você consegue mudar ele.

Emissão de nota fiscal

Exceto para MEIs, a nota fiscal é obrigatória. E é claro que encher um documento fiscal com dados de mercadorias, da empresa e fiscais gera muitas dúvidas. Por isso, que um sistema de gestão financeira é a melhor escolha para esse caso.

Com o eGestor, por exemplo, basta você já deixar seus dados cadastrados, inserir na venda o produto e o nome do cliente e clicar no botão. Pronto, sua NF-e está emitida!

Ainda, dessa mesma forma você também emite boletos.

Relatórios gerenciais

Ao contrário das planilhas, com uma ferramenta automatizada de gestão financeira, você pode emitir relatórios gerenciais. Eles mostram informações como extrato financeiro, fluxo de caixa periódico, DRE, fluxo futuro e diversos outros.

São esses que ajudam na melhor visualização de contas a pagar e receber, por exemplo. Isso faz com que você não fique devendo seus fornecedores e também não esqueça de cobrar seus clientes.

Vantagens de um sistema de gestão financeira

Um sistema consegue melhorar o seu dia a dia de diversas formas. Mas quais são elas?

Mais agilidade com um sistema de gestão financeira

O primeiro benefício é bastante óbvio: com a automatização do controle financeiro da empresa, as operações tornam-se mais ágeis. Dados podem ser importados para o sistema (ou exportados a partir dele) com apenas alguns comandos. Não é preciso que a equipe financeira fique debruçada sobre livros-caixa ou planilhas, registrando números e executando cálculos complexos.

Com isso, sua equipe pode se concentrar na parte do trabalho que realmente importa — a parte estratégica. Enquanto o sistema cuida dos registros e cálculos, os profissionais se envolvem no planejamento e execução de ações para otimizar o desempenho financeiro da empresa. Dessa forma, qualquer dado, desde a emissão de notas fiscais até a conciliação bancária estão automatizadas e se tornam tarefas simples.

Essa agilidade não fica restrita ao setor financeiro, mas afeta também os demais. Já que muitas operações precisam do aval do setor financeiro, ao tornar seu trabalho mais fluido conseguimos também uma rapidez maior do restante da empresa. Em outras palavras, nenhum setor precisa passar semanas aguardando um posicionamento do setor financeiro.

Mais praticidade com um sistema de gestão financeira

É difícil enumerar de quantas maneiras o uso de uma ferramenta de gestão financeira torna a rotina desse setor mais prática. Mas vamos abordar, pelo menos, três delas.

Em primeiro lugar, com a centralização das informações e facilitação do acesso. Não é preciso trocar informações por e-mail, enviando dados para os colegas. Cada membro da equipe financeira pode acessar o sistema e localizar a informação de que precisa instantaneamente.

Como todas as informações estão no mesmo local, e graças aos recursos de busca e filtragem, é possível encontrar qualquer conjunto de dados desejado a partir do uso de parâmetros. É claro que esse processo é bem mais simples do que revirar papéis.

Além disso, por ser um sistema na nuvem, é possível acessá-lo de qualquer lugar. Claro, que só é possível acessar com login e senha.

Eliminação de arquivos físicos

Para uma empresa, o espaço tem um custo. Ele precisa ser bem aproveitado. Usar uma sala somente para arquivar documentações financeiras não é um uso inteligente do espaço disponível.

Com a adoção de um sistema de gestão financeira, todas as informações passam a ficar em um servidor — de preferência, em um servidor remoto. Além de liberar espaço para outras finalidades, é preciso reforçar que o armazenamento em formato digital também colabora muito para a segurança e longevidade das informações.

Padronização de procedimentos

Quando as coisas são feitas “manualmente” (pense, por exemplo, nos antigos livros-caixa) há muita variação. Cada pessoa tem seu próprio método para executar uma mesma tarefa.

Isso significa que, quando há uma mudança na equipe, também há uma ruptura nos procedimentos. Ao longo do tempo, isso se traduz em inconsistências, porque uma mesma informação pode ter sido registrada de várias maneiras diferentes, por exemplo.

Porém, ao adotar um sistema, todos os procedimentos são inevitavelmente padronizados. É claro que você precisará treinar sua equipe para que entendam quais são os procedimentos. Porém, não há mais variação ou inconsistência. Seja daqui a um ano, ou dez, sua empresa sempre terá um controle financeiro padronizado.

Menor ocorrência de erros com um sistema de gestão financeira

Naturalmente, ao adotar um sistema informatizado de gestão, você pode notar uma significativa redução nos erros em processos e operações da empresa. Isso acontece porque há menos interferência humana.

O setor financeiro é um dos que são mais impactados por essa melhoria, já que lida com grandes quantidades de dados, o que favorece o erro humano quando as atividades são realizadas “manualmente”. Ao adotar a ferramenta de gestão financeira, você vai poder contar com relatórios mais confiáveis.

Menos riscos

Todas as decisões financeiras tomadas dentro de uma empresa apresentam certo grau de risco. Isso acontece por dois motivos.

• O primeiro é que elas trabalham com previsões sobre o futuro. Infelizmente, a qualquer momento, as circunstâncias podem mudar, acontecendo algo imprevisto.
• O segundo motivo é que essas previsões são feitas com base em informações sobre o passado. Logo, se essas informações estiverem incorretas, a previsão também estará.

Com o uso do sistema de gestão financeira, embora o risco ainda exista, ele pode ser reduzido. Já que as informações obtidas por meio do sistema são mais confiáveis, as previsões terão mais respaldo. Assim, é possível garantir mais assertividade na tomada de decisões.

Ainda não podemos controlar o futuro e sua imprevisibilidade. Porém, nós podemos entendê-lo melhor, usando informações consistentes.

Menos custos com um sistema de gestão financeira

Você provavelmente está imaginando que a ferramenta de gestão financeira pode trazer uma significativa economia com Recursos Humanos (ou seja, despesas trabalhistas, como salários). E realmente isso é possível.

Afinal, se você automatizar uma parte das atividades relacionadas a um setor, precisará de menos profissionais nesse setor. Por esse motivo, uma empresa que conta com um bom sistema de gestão financeira precisa apenas de uma equipe enxuta.

Porém, essa não é a única forma pela qual uma ferramenta de gestão financeira pode contribuir para reduzir os custos da sua empresa. Ele também favorece um controle melhor do orçamento da empresa inteira. Lembre-se de que o sistema centraliza todas as informações financeiras.

Assim, é possível identificar facilmente as maiores fontes de gastos e os causadores de estouro no orçamento. Com base nessas informações, você pode reorganizar a maneira como sua empresa distribui e utiliza os recursos. O resultado é uma economia não apenas em RH, mas em todos os níveis da empresa.

Nós enumeramos cinco vantagens da adoção de um sistema de gestão financeira. Mas talvez seja possível resumir os benefícios desse recurso de maneira bem mais simples.

O sistema, ou aplicativo de gestão financeira, vai desburocratizar o trabalho da sua equipe financeira, ao mesmo tempo em que garante que esse trabalho seja executado com mais qualidade. Para o gestor ou empreendedor, isso significa a possibilidade de tomar decisões com mais confiança.