Ainda que aparentemente vantajoso, o processo de terceirização requer análise cuidadosa para não surtir o efeito contrário 

A terceirização de serviços, ou outsourcing, é um tema cada vez mais comum entre as empresas. Normalmente, a solução envolve a execução de trabalhos específicos e se mostra favorável frente à redução de custos e profissionais especializados. Mas, como decidir se é melhor terceirizar ou não alguma atividade da empresa?

A pergunta é válida porque, apesar de, a princípio, ser uma opção vantajosa, é preciso entender como funciona, exatamente, a terceirização. Além de saber do que se trata, há áreas que podem ser terceirizadas enquanto outras, ao contrário, devem ser mantidas internamente. 

Para sanar esse tipo de dúvida, trouxemos um guia breve sobre o que é a terceirização e como decidir pelo outsourcing (ou não). 

O que é a terceirização?

A terceirização é processo no qual uma empresa contrata outra para executar tarefas de gestão. Como a contratada é uma prestadora de serviços, a prática exime a contratante de encargos trabalhistas. 

Vamos explicar com um exemplo? Uma empresa de advocacia contrata outra para serviços de limpeza em vez de ter funcionários para isso. Ou, decide contratar uma agência de marketing digital. E quais são as vantagens da terceirização? Além da redução de custos trabalhistas, podemos apontar: 

• simplificação da gestão 
• contratação de serviço especializado
• possibilidade de focar na atividade-fim, ou core business
• flexibilidade para atender demandas sazonais 

Via de regra, a empresa terceiriza serviços quando não tem capacidade, seja técnica ou de pessoas, para executar determinada tarefa. A prática tem crescido de forma substancial, principalmente após a Reforma das Leis Trabalhistas, assinada em 2018, que flexibilizou, ainda que com critérios, a contratação de mão de obra terceirizada. 

Como se vê, a terceirização é vantajosa, desde que se saiba quais serviços podem ser contratados, bem como o que avaliar na hora de contratar.  

O que avaliar na hora de terceirizar?

Vimos que há vantagens importantes na terceirização de atividades. O que não significa, entretanto, que você possa sair delegando as atividades de sua empresa sem critério. Em primeiro lugar, há uma legislação para isso. 

Trata-se da Lei nº 13.429/2017, a Lei da Terceirização, cujo texto regulamenta a prática de terceirização. Segundo o texto, por exemplo, é permitida a terceirização para atividades-fim, mas apenas em funções específicas (conforme detalhamos na seção a seguir).

Em segundo lugar, há aspectos corporativos que devem ser considerados. 

Capacidade da empresa contratada 

A princípio, um dos objetivos da terceirização é contratar uma empresa especializada naquela atividade específica. Logo, um dos fatores primordiais para decidir se é melhor ou não terceirizar é avaliar essa capacidade técnica. 

Por exemplo, se você pensa em contratar uma agência de marketing digital, precisa avaliar se ela possui cases de sucesso, qual a especialidade dos profissionais e muito mais. Vale pesquisar a reputação da empresa, flexibilidade para atendimento a demandas, suporte e indicadores de desempenho.     

Custo 

Avalie a diferença de custos entre capacitar pessoal e aprimorar sua empresa para realizar determinada atividade, e contratar uma equipe de fora para conquistar essa capacidade produtiva.  

Por vezes, é mais vantajoso e barato treinar pessoas já inseridas no ambiente organizacional do que imergir pessoal de fora. 

Rotina de trabalho 

Um ponto importante para decidir se é melhor terceirizar ou não alguma atividade da empresa. Se a empresa tem bastante fluxo em determinada área, talvez valha a pena ter uma equipe específica para isso. 

Por outro lado, se a área tem pouco volume de trabalho e a atividade não se insere tanto na rotina da empresa, aí sim, vale a pena terceirizar. 

Alinhamento entre equipes 

Fundamental que as equipes internas e terceirizadas estejam alinhadas, pois o contrário pode desestruturar toda a dinâmica da empresa. Ainda que sejam empresas de fora, as terceirizadas devem, sim, se adaptar à rotina da empresa e trabalhar em conjunto com os colaboradores internos. 

Quais serviços podem ser terceirizados?

Sem dúvidas, a gestão principal da empresa não deve ser terceirizada, nem as atividades vinculadas ao negócio da organização. Entretanto, alguns serviços são passíveis de terceirização, por exemplo: 

• segurança (por ser muito específico e demandar treinamento especializado);
• limpeza (um dos principais exemplos de terceirização de mão de obra);
• jardinagem; 
• TI (proporciona atendimento mais rápido, inovações e segurança dos dados);
• restaurante/alimentação (quando a empresa oferece alimentação para os colaboradores, mas não pretendem investir em infraestrutura; ou, ainda, desejam inserir um profissional que disponibilize alimentação equilibrada);
• logística/transporte (transporte, armazenamento, estoque e gerenciamento de pedidos);
• contabilidade (contratação de escritórios ou profissionais autônomos, que podem atuar também como consultores);
• administrativo (call center e recepção).

Alguns órgãos públicos inclusive contratam pessoal de fora terceirizado, no lugar de realizar concursos para preenchimento de vagas. O mesmo é percebido com pessoal de transporte, uma vez que a compra de veículos depende também de licitações, além da contratação via concurso ou processo seletivo dos motoristas. Uma tendência que se repete, também, no setor privado.  

Cuidados na terceirização 

Terceirizar alguma atividade da empresa, desde que seguindo a respectiva lei, traz, sim, vantagens para a empresa. No entanto, requer alguns cuidados por parte da contratante. Um deles se refere justamente ao contrato. 

Nele, é importante deixar bem claro quais são as responsabilidades de cada uma das partes. Isso evita problemas futuros na parceria. Ademais, a contratante pensa que, ao contratar uma empresa outsourcing, se exime de direitos trabalhistas. 

Pelo contrário! Caso a empresa terceirizada não cumpra com as responsabilidades perante seus funcionários e eles prestem serviços para a contratante, esta pode, sim, ser culpabilizada por eventuais irregularidades empregatícias.      

A terceirização se faz vantajosa quando a empresa não tem capacidade para operar determinada atividade, mas pretende manter a linearidade produtiva, ainda que equilibrando equipamentos, espaço e mão de obra. 

Daí, contrata uma equipe especializada, o que, a princípio, poupa dinheiro, tempo e traz competitividade. Mas, além de questões legais, é preciso atentar-se a fatores importantes na hora de terceirizar, a fim de não abrir um rombo na gestão. 

Sendo assim, cabe a cada organização avaliar o que é melhor no momento de terceirizar ou não determinada atividade, tendo em vista as vantagens e desvantagens em cada caso.