Outsourcing: O que é, como funciona e onde implementar

Out” que traduzido significa “fora” ou “de fora”. E “source” cuja tradução é “origem” ou “fonte”. Assim, na tradução literal, outsourcing é uma fonte de fora. Ou também conhecida como terceirização. E é a forma que muitos empresários usam para contratar uma ajuda de fora da empresa para determinada área. Muito parecido com a terceirização, o Outsourcing é uma prática de contratação de pessoas que estão fora da empresa para realizar tarefas que, geralmente, não são feitas no ambiente. Mas, afinal, o que seria essa estratégia e por que ela tem sido cada vez mais implementada em diferentes companhias? Entenda:

O que é o Outsourcing?

O termo Outsourcing, quando desmembrado, significa uma “fonte de fora”. Essa tradução, por mais simples que seja, já pode ajudar a ter uma pequena ideia do que esse conceito tem a oferecer, que seria a oportunidade de utilizar uma mão de obra externa como estratégia comercial e de negócios.

O outsourcing é uma prática onde a empresa realiza a contratação de serviços especializados de fora. Ou seja, tarefas que normalmente não são executados dentro da empresa. Ou então, funções que já não se encaixam na proposta inicial da empresa e deverão ser cessados.

Assim, o outsourcing se refere mais a processos ligados a administração da empresa. Sua principal demanda costuma ser para atividades relacionadas à tecnologia da informação (TI), contabilidade e finanças, atendimento ao cliente, recursos humanos (RH) e marketing, desde que seja uma demanda voltada àquele que está optando por essa tática.

Normalmente, essa contratação acontece visando uma melhor lucratividade dentro da empresa. Isso por se tratar da admissão de pessoas ou empresas que são capacitadas para o serviço.

Esse tipo de serviço não deve estar ligado ao propósito inicial da empresa. Assim, se você tem uma empresa de sistemas de gestão negócios, você não pode contratar alguém para fazer o sistema. Mas pode ter uma empresa de fora fazendo sua contabilidade, por exemplo.

Esse tipo de iniciativa foi reconhecido pela primeira vez em 1989 e se tornou parte integrante da economia internacional ao longo dos anos 1990. Consiste em contratar uma empresa ou indivíduo para executar tarefas, lidar com operações ou prestar serviços nas instalações da própria empresa contratante ou em locais externos.

Insourcing x Outsourcing

Indo na contramão do Outsourcing, o Insourcing é quando as equipes internas executam as funções, em vez de demandá-las em empresas ou indivíduos externos. Geralmente, sua prática envolve a contratação de novos funcionários, de forma permanente ou temporária. Além disso, as empresas acabam, em alguns momentos, precisando investir em novos equipamentos e reprojetar os processos de negócios.

Por essa razão, considerando que os gastos e vínculos empregatícios acabam sendo exacerbados, tem se tornado cada vez mais frequente o uso dessa fonte externa para dar vazão a todas as necessidades empresariais.

Vantagens do Outsourcing

Melhor resultado

Por serem empresas especializadas no assunto, o resultado será o esperado. Terminado em menos tempo e não utilizando os recursos da sua empresa.

Aumento da produtividade

Com a contratação de uma empresa de fora, é possível investir maior concentração para as atividades realizadas. Assim aumentando a eficiência de suas atividades. Podendo focar em tarefas que irão gerar receita. 

O Outsourcing ajuda em diferentes fatores que impactam na produtividade dos funcionários. Em especial, porque essa estratégia conta com o trabalho de profissionais externos que são bem capacitados, o que os qualifica para executar o trabalho em menos tempo e com menos recursos, agilizando os processos e dando mais eficiência às funções.

Assim, em vez de se preocupar com o que precisa ser feito, a empresa pode se focar apenas em seus negócios e cada um estará trabalhando na área que tem mais conhecimento, o que acaba levando a uma boa gestão, visto que a atenção da equipe não precisará estar dividida entre outras questões que já estarão sendo solucionadas.

Com isso, a produtividade cresce nos setores, uma vez que seus gestores e colaboradores terão mais tempo para se concentrar em suas atividades, o que gera resultados positivos na qualidade do produto ou serviço oferecido e, naturalmente, impacta no que é ofertado ao cliente.

Redução de riscos

Qualquer erro decorrente de pouca experiência ou falta de atenção não irá ocorrer. Afinal, a empresa contratada será especialista no ramo.

O Outsourcing atende uma necessidade ou demanda bastante pontual, o que faz ser mais fácil executar essa contratação externa do que criar um novo departamento para executar a função. Por isso, a empresa não precisa se preocupar com os riscos e os investimentos que vão envolver, por exemplo, abrir esse novo setor ou até mesmo integrar essa pessoa ao quadro de funcionários.

Outro ponto a ser observado é que os profissionais que são contratados de acordo com essa estratégia possuem know how e estão bem preparados, o que faz as chances de que algo dê errado diminuírem, principalmente, porque quanto mais esse especialista conhece, menores os riscos de ele cometer algum erro.

Redução de despesas

Se é necessário criar uma equipe dentro da empresa para tal área, há necessidade de treinamento especializado e diversos outros gastos derivados da contratação. Ao empregar um serviço de outra empresa, esses custos desaparecem. Podendo assim transpor esse valor para outros setores mais importantes.

Olhando de uma maneira geral, na sua forma mais simples, as empresas terceirizam porque isso reduz as suas despesas e, consequentemente, aumenta suas margens de lucro e sua rentabilidade, o que faz disso uma decisão puramente comercial.

Em vez de gastar com treinamentos e contratações de colaboradores que sejam especialistas na área desejada, o que demanda um alto custo, o Outsourcing garante que os gastos sejam reduzidos, uma vez que esses indivíduos de fora recebem um salário um pouco menor que os funcionários, não têm vínculos empregatícios e ainda trazem na bagagem uma série de conhecimentos e tecnologias que não existem na organização e que, para adquirir, precisariam de mais uma verba investida.

Para se ter uma ideia, uma pesquisa realizada por Brandon Gaille confirmou que 46% das organizações realmente optam pelo Outsourcing porque a redução dos custos operacionais é o principal atrativo nessa estratégia.

Desvantagens do Outsourcing

O outsourcing é considerado uma das ferramentas mais importantes dentro da gestão empresarial. Ainda assim, é necessário muita atenção, para que de forma alguma essa prática prejudique seu negócio. Algumas desvantagens desse método:

Perda de controle

Apesar de todo propósito do outsourcing ser de não precisar realizar a tarefa na sua empresa, é preciso que haja algum controle para com a empresa prestadora do serviço. Sendo assim, é preciso um contrato bem específico e que seja cumprido sempre.

É necessário estar atento à contratação de uma prestadora de serviços que seja adequada. Afinal, pode ser que existam conflitos de interesses, que ela não tenha o know how que a contratante imaginou que teria ou até mesmo que essa pessoa acabe realizando funções semelhantes para uma concorrente. Por essa razão, todo cuidado é pouco nesse momento e é preciso estar ciente de que, em alguns casos, pode ser que o indivíduo, ou empresa, escolhido não supra as expectativas.

Fechamento de vagas

Com o cessamento de alguma área da empresa, existe chance que algumas pessoas sejam dispensadas do cargo. E isso também irá causar um impacto na opinião da comunidade sobre a empresa.

Em alguns casos, a empresa pode ficar dependente dos parceiros externos e acabar perdendo seus próprios conhecimentos técnicos. Isso nunca é positivo. Tenha em mente que o serviço Outsourcing é uma estratégia benéfica e que traz inúmeras vantagens, mas é preciso ter um plano B, caso essa pessoa pare de fornecer seus trabalhos ou até mesmo o contrato seja rompido. O que não pode ocorrer é a companhia ficar nas mãos de quem contratou.

Problemas na segurança

Por realizar diversos serviços, a empresa contratada precisará de dados confidenciais e importantes. Assim, é preciso ter uma segurança muito grande ao fazer essa escolha.

Não é porque o serviço está em Outsourcing que não precisa ser monitorado, muito pelo contrário. O gerenciamento deve continuar e, principalmente, o mais de perto possível. O gestor não pode permitir que haja uma perda de controle ou que a confidencialidade de informações esteja em risco.

É preciso estar atento ao fato de que a segurança da empresa fica em desvantagem com esse tipo de estratégia e que, muitas vezes, a pessoa escolhida estará em contato com dados confidenciais, segredos de negócios e outras informações sigilosas. Por isso que é tão importante acompanhar tudo o que está sendo feito fora das dependências da companhia.

Ainda assim, esse acompanhamento pode significar em um aumento de gastos que não estava previsto em orçamento.

Diferenças entre outsourcing e terceirização

O outsourcing pode ser considerado um tipo de terceirização. Explico: terceirização é contratar um terceiro para fazer um serviço. E o outsourcing se refere, principalmente, a funções burocráticas e administrativas da empresa. Ou seja, está relacionado a essa contratação para realizar funções específicas e sempre relacionadas ao funcionamento daquela organização, sendo, muitas vezes, burocráticas, como é o caso do RH ou da contabilidade. A terceirização se dá quando um indivíduo é contratado para realizar um serviço rotineiro, como a limpeza, segurança e até mesmo a logística

Claramente essas tarefas são de suma importância. Como em um restaurante, onde as tarefas que poderão ser terceirizadas serão as de transporte, limpeza e segurança. E não as funções ligadas a cozinha, por exemplo. 

Dessa forma, apesar de serem parecidos, esses termos não são sinônimos. O Outsourcing pode ser até considerado um tipo de terceirização, mas ele estará sempre associado às áreas-chave, ao core-business.

No Brasil

Esse tipo de atividade deve estar regularizado. E no Brasil, a Súmula 331 do TST torna esse processo mais fácil e legal.

Como especificado no item III: “Não forma vínculo de emprego com o tomador a contratação de serviços de vigilância (Lei nº 7.102, de 20.06.1983) e de conservação e limpeza, bem como a de serviços especializados ligados à atividade-meio do tomador, desde que inexistente a pessoalidade e a subordinação direta.”

Que áreas podem ser terceirizadas

Como explicado, não é possível contratar empresas terceirizadas para a realização de atividades ligadas a função principal da empresa. Isso pois seu fim é justamente o de auxiliar em áreas que a empresa não é expert.

Assim falaremos da terceirização de algumas áreas. Assumindo que sua empresa não seja prestadora desses serviços.

Marketing

Talvez a contratação de uma empresa de marketing, publicidade e propaganda ou relações públicas seja necessária para sua empresa. Isso porque ela passará uma perspectiva diferente da que já existe na sua empresa.

Isso também se dá pois para uma empresa que não tem tanto foco em elaborar uma estratégia de marketing, formar uma equipe para tal é sair do seu planejamento.

A empresa contratada também pode fazer a criação de logos e de imagens. Além de todo marketing digital e físico.

Contabilidade

Esse tipo de terceirização é um dos mais utilizados. Eles servirão como auxiliares em questões como relatórios e balanço patrimonial. Ajudam nas questões legais, mantendo em dia os tributos legais que devem ser recolhidos.

A parte de análise e planejamento também são funções da empresa de contabilidade contratada. Além de ajudar no processo de pagamento da folha de salários dos seus funcionários.

Recursos humanos

Contratar uma empresa para fazer a contratação de seus funcionários pode parecer um pouco ilógico. Mas é o total oposto.

Esse tipo de instituição possui um maior conhecimento nesse ramo, assim, selecionando os melhores candidatos para as vagas disponíveis na sua empresa. Além de dispor de um time com psicólogos e outros especialistas.

Logística

A parte de logística de uma empresa demanda bastante controle. Por isso a opção de outsourcing é uma boa ideia nesse caso.

Se sua empresa precisa de um sistema de controle de estoque, de entregas, de saídas e de entradas mais específico, essa empresa trará apenas vantagens.

Afinal, além desse tipo de controle, é possível garantir que não haverão roubos, perdas, ou extravios durante o processo de deslocamento ou armazenamento.

T.I.

Por essa área necessitar de profissionais especializados, que normalmente custam caro, é muito comum essa terceirização

É possível desenvolver uma parceria da sua empresa com a empresa de T.I. terceirizada. Gerando benefícios mútuos. Sendo o profissional valorizado; e a empresa que necessita desse serviço tendo um suporte constante. Tanto de equipamentos, como de gerenciamento de dados.

A popularidade do Outsourcing

O Outsourcing tornou-se cada vez mais popular na última década, à medida que as empresas cresciam e suas necessidades começavam a se tornar específicas. No entanto, o que antes era visto apenas como uma maneira de solucionar uma deficiência dentro das próprias dependências, transformou-se em uma ferramenta estratégica para obter eficiência e reduzir custos.

As empresas líderes entenderam que fazer o Outsourcing de algumas funções poderia ajudá-las a obter uma vantagem competitiva, permitindo-lhes acessar conhecimentos ou tecnologias inovadoras que não tinham internamente, ajudando-as a fornecer produtos ou serviços mais rapidamente, e até mesmo capacitando-as a transferir recursos para as áreas de negócios mais críticas.

Dessa forma, sua popularidade se expandiu, ao ponto de se tornar uma das principais referências, tanto no Brasil quanto no mundo, em termo de modalidade de negócio a ser exercida.

Considerações Finais

Mas e você, o que acha de tudo isso? Os que se opõem ao Outsourcing argumentam que isso causou a perda de empregos dentro das empresas, principalmente no setor manufatureiro. Já os apoiadores dizem que isso cria um incentivo para que empresas aloquem seus recursos onde são mais eficazes e que essa estratégia ajuda a manter a natureza das economias de livre mercado em escala global. Você concorda?

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Escrito por eGestor
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