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Outsourcing: O que é, como funciona e onde implementar

Outsourcing é o termo em inglês que significa terceirização. Assim, no vocabulário empresarial, outsourcing se refere à algo que é feito fora da empresa, uma vez que out significa fora e source significa origem. Mas, afinal, o que seria essa estratégia e por que ela tem sido cada vez mais implementada em diferentes companhias?

O que é o Outsourcing

O outsourcing é a contratação de serviços especialistas de terceiros. Ou seja, terceiros realizam tarefas que normalmente não são executadas dentro da empresa. Ou, então, funções que já não se encaixam na proposta inicial da empresa e deverão ser cessadas.

Assim, o outsourcing se refere a processos ligados a setores da administração da empresa. Sua principal demanda costuma ser para atividades de tecnologia da informação (TI), contabilidade, atendimento ao cliente e marketing.

Esse tipo de serviço não deve estar ligado ao propósito inicial da empresa. Assim, se você tem uma empresa de sistemas de gestão de negócios, você não pode contratar alguém para fazer o sistema. Mas, pode ter uma empresa de fora fazendo sua contabilidade, por exemplo.

Esse tipo de iniciativa foi reconhecido pela primeira vez em 1989 e se tornou comum ao longo dos anos 1990. Basicamente, o outsourcing é contratar uma empresa para executar tarefas ou prestar serviços nas instalações da empresa contratante ou em locais externos.

Qual o objetivo do Outsourcing

O principal objetivo do outsourcing é a contratação de pessoas de fora do negócio plenamente capacitadas para prestação de um serviço. Dessa forma, a contratação visa aumentar os lucros ao admitir pessoas ou empresas qualificadas para o serviço. Ou seja, o custo do funcionário é bem menor.

Outros objetivos do outsourcing são:

  • Otimização dos processos
  • Proporcionar flexibilidade
  • Reduzir custos empregatícios
  • Proporcionar serviço de alto valor agregado
Ambiente de trabalho colaborativo, onde cinco indivíduos estão engajados em tarefas em seus laptops e cadernos, cercados por vegetação e banhados pela luz natural. Isso ilustra um espaço de trabalho moderno, saudável e produtivo

Exemplos de áreas que podem ser terceirizadas

Como explicado, não é possível contratar empresas terceirizadas para a realização de atividades ligadas à função principal da empresa. Isso pois seu fim é justamente o de auxiliar em áreas que a empresa não é expert.

Assim falaremos da terceirização de algumas áreas. Assumindo que sua empresa não seja prestadora desses serviços.

Marketing

Talvez a contratação de uma empresa de marketing, publicidade e propaganda ou relações públicas seja necessária para sua empresa. Isso porque ela passará uma perspectiva diferente da que já existe na sua empresa.

Para uma empresa que não tem como foco uma estratégia de marketing, formar uma equipe é sair do planejamento. Dessa forma, entra o outsourcing.

A empresa contratada também pode fazer a criação de logos e de imagens. Além de todo marketing digital e físico.

Contabilidade

Esse tipo de terceirização é um dos mais utilizados. Eles servirão como auxiliares em questões como relatórios e balanço patrimonial. Ajudam nas questões legais, mantendo em dia os tributos legais que devem ser recolhidos.

A parte de análise e planejamento também são funções da empresa de contabilidade contratada. Além de ajudar no processo de pagamento da folha de salários dos seus funcionários.

Recursos humanos

Contratar uma empresa para fazer a contratação de seus funcionários pode parecer um pouco ilógico. Mas é o total oposto.

Esse tipo de instituição possui um maior conhecimento nesse ramo, assim, selecionando os melhores candidatos para as vagas disponíveis na sua empresa. Além de dispor de um time com psicólogos e outros especialistas. Essa equipe ou empresa também pode ser responsável pela folha de pagamento e tudo que ela inclui.

Logística

A parte de logística de uma empresa demanda bastante controle. Por isso, optar pelo outsourcing no processo logístico é uma boa ideia.

Se uma empresa precisa de um sistema de controle de estoque, com entradas e saídas, o outsourcing traz vantagens.

Afinal, além desse tipo de controle, é possível garantir que não haverão roubos, perdas, ou extravios durante o processo de deslocamento ou armazenamento.

T.I.

Por essa área necessitar de profissionais especialistas, que normalmente custam caro, é muito comum essa terceirização

É possível desenvolver uma parceria da sua empresa com a empresa de T.I. terceirizada. Gerando benefícios mútuos. Sendo o profissional valorizado; e a empresa que necessita desse serviço tendo um suporte constante. Tanto de equipamentos, como de gerenciamento de dados.

Duas pessoas interagindo em um ambiente de escritório. Uma delas está segurando um documento, enquanto a outra parece estar escrevendo ou assinando o mesmo. Essa cena sugere uma situação comum no contexto de negócios ou procedimentos legais.

Insourcing x Outsourcing

Indo na contramão do outsourcing, o Insourcing é quando as equipes internas executam as funções. Geralmente, sua prática envolve a contratação de novos funcionários, de forma permanente ou temporária. Além disso, as empresas acabam, em alguns momentos, precisando investir em novos equipamentos e reprojetar os processos de negócios.

Por essa razão, considerando os gastos, é mais frequente o uso dessa fonte externa para atender a todas as necessidades da empresa.

Vantagens do Outsourcing

Melhor resultado

Por serem empresas especialistas no assunto, o resultado será o esperado. Ou seja, terminado em menos tempo do que se contratado alguém para tal e não utilizando os recursos da sua empresa.

Aumento da produtividade

Com a contratação de uma empresa de fora, é possível investir em maior concentração para as atividades realizadas. Assim, se aumenta a eficiência de suas atividades, e se pode focar em tarefas que irão gerar receita. 

O outsourcing ajuda em diferentes fatores que impactam na produtividade dos funcionários. Em especial, porque essa estratégia conta com o trabalho de profissionais externos que são bem capacitados. Isso os qualifica para executar o trabalho em menos tempo e com menos recursos, agilizando os processos e dando mais eficiência às funções.

Assim, em vez de se preocupar com o que precisa ser feito, a empresa pode se focar. E, cada um estará trabalhando na área que tem mais conhecimento, o que acaba levando a uma boa gestão. Assim, a atenção da equipe não precisará estar dividida entre outras questões que já estão sendo solucionadas.

Com isso, a produtividade cresce nos setores, uma vez que seus gestores e colaboradores terão mais tempo para se concentrar em suas atividades. Isso gera resultados positivos na qualidade do produto ou serviço oferecido e, naturalmente, impactam o que é ofertado ao cliente.

Redução de riscos

Qualquer erro decorrente de pouca experiência ou falta de atenção não irá ocorrer. Afinal, a empresa contratada será especialista no ramo.

O outsourcing atende uma necessidade ou demanda bastante pontual. Isso torna mais fácil executar essa contratação externa do que criar um novo departamento para executar a função. Por isso, a empresa não precisa se preocupar com os riscos e os investimentos que isso envolve, por exemplo.

Outro ponto a ser observado é que os profissionais contratados de acordo com essa estratégia possuem know how e estão bem preparados. Isso faz com que as chances de que algo dê errado diminuam. Afinal, quanto mais esse especialista entende, menores os riscos de ele cometer algum erro.

Redução de despesas

Se é necessário criar uma equipe dentro da empresa, há necessidade de treinamento e outros gastos derivados da contratação. Ao empregar um serviço de outra empresa, esses custos desaparecem. Podendo assim transpor esse valor para outros setores mais importantes.

Olhando de uma maneira geral, na sua forma mais simples, as empresas tercerizam porque reduz as suas despesas. Consequentemente, isso aumenta suas margens de lucro e sua rentabilidade, o que faz disso uma decisão puramente comercial.

Em vez de gastar com treinamentos e contratações de colaboradores especialistas, o outsourcing garante que os gastos sejam menores. Isso acontece porque esses indivíduos recebem um salário um pouco menor que os funcionários. Mas também não têm vínculos empregatícios e trazem uma série de conhecimentos e tecnologias novas.

Uma pesquisa confirmou que 46% das organizações optam pelo outsourcing porque a redução dos custos operacionais é o principal atrativo nessa estratégia.

Pessoa falando ao telefone em um ambiente iluminado e moderno. Ela está cercada por itens como um laptop, uma câmera e uma xícara de café, sugerindo uma combinação de tecnologia e comunicação em um cenário contemporâneo.

Desvantagens do Outsourcing

O outsourcing é considerado uma das ferramentas mais importantes dentro da gestão empresarial. Ainda assim, é necessário muita atenção, para que de forma alguma essa prática prejudique seu negócio. Algumas desvantagens desse método:

Perda de controle

O outsourcing precisa ser bem controlado pela empresa que o contrata. Sendo assim, é preciso um contrato bem específico e que seja cumprido sempre.

É necessário estar atento à contratação de uma prestadora de serviços que seja adequada. Afinal, pode ser que existam conflitos de interesses. Por essa razão, todo cuidado é pouco. É preciso estar ciente de que, em alguns casos, pode ser que o indivíduo, ou empresa, escolhido não supra as expectativas.

Fechamento de vagas

Com o cessamento de alguma área da empresa, existe chance que algumas pessoas sejam dispensadas do cargo. E isso também irá causar um impacto na opinião da comunidade sobre a empresa.

Em alguns casos, a empresa pode ficar dependente dos parceiros externos e acabar perdendo seus próprios conhecimentos técnicos. Isso nunca é positivo.

Tenha em mente que o serviço outsourcing é uma estratégia benéfica e que traz inúmeras vantagens. Mas, é preciso ter um plano B, caso essa pessoa pare de fornecer seus trabalhos ou até mesmo o contrato seja rompido. O que não pode ocorrer é a companhia ficar nas mãos de quem contratou.

Problemas na segurança

Por realizar diversos serviços, a empresa contratada precisará de dados confidenciais e importantes. Assim, é preciso ter uma segurança muito grande ao fazer essa escolha.

Não é porque o serviço está em outsourcing que não precisa ser monitorado, muito pelo contrário. O gerenciamento deve continuar e, principalmente, o mais de perto possível. O gestor não pode permitir que haja uma perda de controle ou que o sigilo de informações esteja em risco.

É preciso estar atento ao fato de que a segurança da empresa fica em desvantagem com esse tipo de estratégia. Afinal, muitas vezes, a pessoa escolhida estará em contato com dados confidenciais, segredos de negócios e outras informações sigilosas. Por isso é tão importante acompanhar tudo o que está sendo feito fora das dependências da companhia.

Ainda assim, esse acompanhamento pode significar em um aumento de gastos que não estava previsto no orçamento.

Pessoa usando um laptop em uma mesa de madeira, com um café ao lado. Essa cena sugere um ambiente aconchegante, onde alguém está trabalhando ou navegando no laptop, com uma xícara de café próxima, ilustrando a combinação de tecnologia e conforto na vida moderna

Qual a diferença entre terceirização e outsourcing?

O outsourcing pode ser considerado um tipo de terceirização. Explico: a terceirização é contratar um terceiro para fazer um serviço. E o outsourcing se refere, principalmente, a funções burocráticas e administrativas da empresa.

Ou seja, está relacionado a essa contratação para realizar funções específicas e sempre relacionadas ao funcionamento daquela organização. Essas são, muitas vezes, burocráticas, como é o caso do RH ou da contabilidade.

A terceirização se dá quando um indivíduo é contratado para realizar um serviço rotineiro, como a limpeza, segurança e até mesmo a logística.

Claramente essas tarefas são de suma importância. Como em um restaurante, onde as tarefas que poderão ser terceirizadas serão as de transporte, limpeza e segurança. E não as funções ligadas a cozinha, por exemplo. 

Dessa forma, apesar de serem parecidos, esses termos não são sinônimos. O outsourcing pode ser até considerado um tipo de terceirização, mas ele estará sempre associado às áreas-chave, ao core-business.

Outsourcing No Brasil

Esse tipo de atividade deve estar regularizada. E no Brasil, a terceirização é regulada pela Lei da Terceirização, Lei n.º 13.429/2017. Essa lei editou a súmula 333 do Tribunal Superior do Trabalho, que permitia a terceirização apenas para atividades-meio da empresa. Essas atividades eram apenas os serviços de conservação e limpeza.

A popularidade do Outsourcing

O outsourcing tornou-se popular na última década, em função das necessidades específicas que surgem com o crescimento de uma empresa. No entanto, o que antes era visto apenas como uma solução, transformou-se em uma ferramenta estratégica para obter eficiência e reduzir custos.

As empresas líderes entenderam que fazer o outsourcing de algumas funções poderia ajudá-las a obter uma vantagem competitiva. Isso porque o outsourcing garante novos conhecimentos e tecnologias. Essas, ajudam a fornecer produtos ou serviços mais rapidamente.

Dessa forma, sua popularidade se expandiu ao ponto de se tornar uma referência em termos de modalidade de negócio a ser exercida.

Considerações Finais

Os que se opõem ao outsourcing argumentam que isso causou a perda de empregos dentro das empresas, principalmente no setor manufatureiro.

Já os apoiadores dizem que isso cria um incentivo para que empresas aloquem seus recursos onde são mais eficazes. E, também, que essa estratégia ajuda a manter a natureza das economias de livre mercado em escala global. Você concorda?

Compartilhe com a gente o seu pensamento e não deixe de dividir este texto com alguém que tenha interesse no assunto!

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Escrito em: 13/03/24
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

Comentários:

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2 Comentários

  1. mateus

    Parabéns pelo artigo, simples, claro e objetivo!

    Responder
  2. Domingas Alves

    Muito bem colocado, com muita objetividade, parabéns!

    Responder

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