BPO financeiro: o que é e quanto custa

Escrito em: 31/03/22
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A cada dia que passa a terceirização de serviços se torna mais comum no mundo dos negócios. E não é para menos: a solução possibilita aproveitar o know how de profissionais especializados e ainda permite que o gestor se dedique mais à atividade principal da empresa. Nesse contexto, o BPO financeiro é um excelente exemplo de como aumentar a eficiência de um setor com o conhecimento de um especialista.

Mas o que é BPO financeiro? Como funciona o serviço? Quais são as vantagens? Se você está pretendendo dar um up na gestão financeira da sua empresa, mas não sabe por onde começar, acompanhe o artigo a seguir. Nele, você vai compreender como o serviço pode contribuir para o crescimento da sua empresa. Vale a pena conferir!

BPO financeiro

O que é BPO financeiro

Em princípio, BPO é uma sigla que significa Business Process Outsourcing, ou seja, terceirização de processos empresariais, em português. Portanto, podemos compreender BPO financeiro como a terceirização dos processos financeiros de uma empresa. O serviço pode envolver também os processos contábeis e tributários do negócio, promovendo uma gestão empresarial eficiente.

Como funciona?

Na prática, o BPO financeiro funciona com a contratação de prestadores de serviços especializados na área financeira. Geralmente, o serviço é oferecido por empresas contábeis, mas profissionais autônomos, liberais e microempreendedores administrativos também podem executar a atividade.

No BPO, a transferência das atividades financeiras para outra empresa ou profissional pode ser feita de maneira parcial ou integral. Em ambos os casos, ela oferece mais agilidade aos processos empresariais, mais controle sobre a situação financeira do negócio e facilita a tomada de decisões. Tendência no mercado global, a terceirização dos serviços financeiros e contábeis deve movimentar mais de US$ 53 bilhões até 2026.

BPO financeiro: quais serviços estão inclusos na terceirização?

A terceirização dos serviços financeiros pode ser personalizada para atender as necessidades de diferentes tipos de negócios. Em outras palavras, isso significa que tanto pequenas quanto grandes empresas podem se beneficiar com a atividade, que pode incluir os seguintes serviços:

Gestão do fluxo de caixa

A gestão de fluxo de caixa engloba o monitoramento, a análise, o controle e a otimização das movimentações financeiras da empresa. Trocando em miúdos, trata-se da gestão das entradas e saídas de dinheiro do caixa da organização. Entre as muitas vantagens da gestão do fluxo de caixa, destacam-se:

  • Possibilitar que o gestor saiba quais são as origens da sua receita e para onde vai o dinheiro;
  • Oferecer maior previsibilidade financeira ao negócio, com possibilidade de se antecipar a imprevistos e planejar bons investimentos;
  • Identificar falhas financeiras e apontar as melhores estratégias para corrigi-las;
  • Maior controle das receitas e despesas;
  • Manter as contas em dia e evitar saldos negativos.

A falta de gestão e planejamento financeiros são apontados como principais causas da morte precoce das empresas brasileiras. De acordo com especialistas, 23% das micro e pequenas empresas fecham as portas antes dos cinco anos de atividade principalmente por não controlarem o fluxo de caixa. No caso dos MEIs, a situação é ainda mais alarmante: 30% dos microempreendedores individuais encerram suas atividades nos cinco primeiros anos.

Gestão de contas a pagar e receber

Já a gestão de contas a pagar e receber está relacionada ao controle das receitas e despesas futuras da empresa. Nesse caso, o BPO financeiro busca analisar todas as contas a receber do negócio para verificar se haverá saldo suficiente para honrar com os compromissos financeiros.

Mas não apenas isso. O BPO financeiro também elabora estratégias para melhorar o fluxo de caixa da empresa. Estimular que os clientes façam pagamentos antecipados em troca de benefícios, ajudar na renegociação de dívidas atrasadas e criar metas financeiras desafiadoras, mas alcançáveis, são apenas alguns exemplos de como a terceirização do serviço financeiro pode ser útil. Veja a seguir algumas atividades inclusas:

  • Fazer o pagamento de funcionários;
  • Pagar fornecedores e prestadores de serviços;
  • Emitir boletos e notas fiscais;
  • Lançar pagamentos e recebimentos no sistema de gestão empresarial da empresa;
  • Emitir relatórios gerenciais com os principais indicadores financeiros para facilitar a tomada de decisão por parte da diretoria;
  • Identificar clientes inadimplentes e atuar em soluções para resolver o problema;
  • Fazer contato com instituições bancárias em busca de serviços financeiros mais atrativos para a empresa.

Conciliação bancária

A conciliação bancária, por sua vez, é a conferência dos saldos das contas bancárias da empresa com os documentos de controle financeiro. Por meio da atividade, é possível saber se tudo o que a organização vendeu foi recebido corretamente, se não há nenhuma divergência nas informações e caso existam, corrigi-las antes que se tornem um problema para o negócio.

Apesar de ser essencial, a atividade é complexa, exige atenção redobrada e requer conhecimento especializado. Por isso, transferi-la ao BPO financeiro pode ser uma excelente maneira de evitar erros de lançamentos, descobrir eventuais fraudes e manter a  saúde financeira do negócio.

Gestão de fornecedores

Embora esteja ligada à cadeia de suprimentos, a gestão de fornecedores também contribui para a saúde financeira da empresa. Afinal de contas, ela garante boas parcerias comerciais, otimiza os processos de compras da empresa, reduz custos e aumenta a lucratividade.

Na gestão de fornecedores, o BPO financeiro ajuda a encontrar parceiros que ofereçam ao negócio o melhor custo-benefício. Isso inclui, por exemplo, preços atrativos, prazos de entrega reduzidos e as melhores condições de pagamento. Além do relacionamento direto com os fornecedores, o BPO financeiro também monitora as suas atividades.

Gestão de indicadores

Já a gestão de indicadores está relacionada ao monitoramento do desempenho do negócio por meio de ferramentas métricas específicas. Também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), os indicadores de desempenho ajudam a conhecer os resultados da empresa de acordo com alguns parâmetros preestabelecidos. Conheça adiante os mais usados:

  • Valor do ticket médio;
  • ROI (Retorno sobre Investimento);
  • Ponto de equilíbrio;
  • Lucro bruto e lucro líquido;
  • Faturamento bruto e faturamento líquido;
  • Margem de lucro;
  • Liquidez corrente;
  • Rentabilidade;
  • Margem EBITDA;
  • Lucratividade.

A gestão de indicadores possibilita que o empreendedor conheça o desempenho da sua própria empresa por diferentes ângulos, traçando uma visão sistêmica de todo o negócio. Ela ajuda a identificar quais atividades e setores podem melhorar para que os objetivos organizacionais sejam alcançados.

Análise de crédito

Outra atividade que pode ser delegada ao BPO financeiro é a análise de crédito. Ela tem como principal objetivo verificar a capacidade financeira do cliente, diminuindo o risco de inadimplência nas operações. Segundo o Serasa Experian, a atividade garante um fluxo de caixa estável e mais segurança às negociações.

A análise de crédito pode ser personalizada para atender as necessidades de cada negócio. Contudo, as parametrizações mais comuns incluem os dados pessoais e o histórico financeiro do cliente, como relacionamento com instituições bancárias, últimas compras realizadas, se existem contas em atraso entre outras questões.

Gestão de documentos

A gestão de documentos é uma atividade comumente terceirizada pelas empresas. Geralmente ela acontece quando os gestores confiam aos escritórios contábeis a análise, conferência e arquivamento dos seus documentos financeiros. Todavia, a atividade também pode ser prestada por outras empresas especializadas em terceirização de serviços administrativos.

Vantagens do BPO financeiro

Conforme você pode perceber, a terceirização da área financeira pode oferecer inúmeras vantagens competitivas ao seu negócio. Veja adiante os principais.

Otimização do tempo

Sem dúvida alguma a vantagem mais significativa do BPO financeiro é o ganho de tempo. Por transferir a responsabilidade de uma atividade-meio para profissionais especializados, tanto os gestores quanto suas equipes ficam com mais tempo para se dedicarem às atividades mais estratégicas para a empresa.

Aumento na eficiência da gestão financeira

Por contar com o conhecimento e a experiência de contadores, administradores e economistas, a gestão empresarial se torna mais assertiva, com menos erros, perdas financeiras e custos operacionais mais enxutos.

Todos esses aspectos são de enorme importância, pois permitem decisões baseadas em dados concretos e possibilitam negócios escaláveis.

Adequação às leis brasileiras

E nada melhor do que contar com o BPO financeiro para manter a empresa atualizada às constantes mudanças do setor. Nesse sentido, a expertise de profissionais especializados pode garantir operações com alíquotas corretas, justas e adequadas às regulamentações vigentes. Tenha em mente que dependendo do tamanho da empresa, um pequeno erro tributário pode causar prejuízos incalculáveis à organização.

Uso de ferramentas tecnológicas

Um bom BPO financeiro se faz com o uso de tecnologias de gestão empresarial, como o software eGestor. Ele facilita o dia a dia dos profissionais, pois transforma dados complexos em informações confiáveis e as reúne em um só lugar, permitindo uma administração eficiente do negócio. Além disso, integra vários setores estratégicos da empresa, como financeiro, estoque, vendas e muitos outros. Saiba mais.

Redução de custos na folha de pagamento

Por ser uma atividade terceirizada, não há gastos com encargos trabalhistas, como horas extraordinárias, férias, 13º salário e licenças. A contratação é feita mediante a assinatura de um contrato de prestação de serviços, que além da descrição das atividades a serem realizadas, engloba também os direitos e obrigações de ambas as partes (contratante e contratado).

Sem sobrecarga de trabalho

Em micro e pequenos negócios é comum que o empreendedor assuma boa parte das funções estratégicas da empresa, principalmente o setor financeiro. Como resultado, temos profissionais sem tempo para nada e empreendimentos que não prosperam. 

Por outro lado, ao transferir essas responsabilidades para profissionais especializados, o empreendedor não se vê sobrecarregado, tampouco sobrecarrega sua equipe de trabalho. Isso, por sua vez, torna todos muito mais produtivos, dispostos e engajados com os propósitos da empresa.

Planejamento e segurança financeira

Para finalizar a lista de vantagens do BPO financeiro, cabe ainda destacar que ele possibilita que as empresas planejem suas atividades financeiras e contábeis diárias. Isso por si só garante mais segurança financeira ao negócio, pois ajuda a identificar falhas e corrigi-las antes que causem prejuízos.

Além de promover um negócio mais sustentável e saudável, o BPO financeiro também ajuda a identificar novas oportunidades de negócios, já que se traduz como uma vantagem competitiva. Além de reduzir custos e evitar prejuízos, a terceirização do setor financeiro também melhora a produtividade das equipes de trabalho e impulsiona o crescimento da organização.

Quem pode fazer BPO financeiro?

Para que a terceirização dos processos financeiros da empresa produza bons resultados, o ideal é que o profissional tenha sólidos conhecimentos nas áreas administrativas, financeiras e contábeis. Sendo assim, o serviço pode ser executado por:

  • Administradores de empresas;
  • Contadores;
  • Gestores financeiros;
  • Economistas.

Qual a diferença entre BPO, Assessoria e Consultoria?

Se o BPO financeiro é prestado por profissionais com conhecimento especializado na área de finanças, então qual é a diferença entre os serviços de BPO, assessoria e consultoria? Essa, aliás, é uma dúvida muito comum entre todos aqueles que desejam adotar a solução em suas empresas, já que os conceitos em um primeiro momento são bem parecidos.

Apesar disso, as três atividades possuem particularidades que as diferenciam umas das outras, conforme você acompanha na sequência.

BPO financeiro

O BPO é a terceirização de determinados processos operacionais de uma empresa. No caso do setor financeiro, as atividades da área são transferidas de forma integral ou parcial para uma empresa ou diretamente para um profissional especializado. Estes, por sua vez, irão executar e gerenciar as rotinas do setor, tomando decisões que impactam tanto na estrutura física da organização quanto na sua cultura.

Assessoria

Já a assessoria geralmente está atrelada à orientação de um profissional especializado durante a execução de um projeto, do início ao fim. Nesse caso, o auxílio técnico financeiro demanda menos responsabilidades, já que costuma ser supervisionado por uma equipe interna do setor.

Consultoria

Enquanto isso, a consultoria é o tipo de serviço que oferece aconselhamento profissional em uma área específica. Ela busca o desenvolvimento profissional do empreendedor ou das equipes de trabalho por meio de reuniões, palestras e treinamentos, mas não se envolve diretamente com as atividades financeiras da empresa.

Entender as diferenças entre essas três atividades significa compreender que na verdade o BPO financeiro é muito mais do que a simples transferência de responsabilidades a terceiros. O serviço é estratégico, agrega valor à empresa e impulsiona o seu crescimento em um mercado cada vez mais competitivo.

Será que a minha empresa precisa de um serviço de BPO financeiro?

A terceirização do setor financeiro geralmente é indicada para empresas de pequeno e médio portes, mas isso não significa que microempresas e startups não possam se beneficiar com o serviço. Até mesmo porque o BPO é totalmente personalizável e capaz de organizar financeiramente diferentes tipos de negócios. 

Sendo assim, o BPO financeiro é uma atividade viável sempre que os seguintes fatores forem identificados:

  • Quando os gestores estão passando mais tempo resolvendo problemas financeiros da empresa do que buscando soluções para conquistar novos clientes;
  • Na falta de uma equipe financeira especializada por causa de orçamento reduzido;
  • Necessidade de apoio especializado para organizar financeiramente a empresa;
  • Crescimento da empresa incompatível com o crescimento do setor financeiro;
  • Quando existe a necessidade de captação de recursos externos (investimentos).

Empresas de grande porte também podem terceirizar a gestão das suas finanças, sem dúvida alguma. Porém, dependendo do ramo de atuação e do grau de complexidade do setor, é mais fácil manter um departamento interno dedicado à execução e gerenciamento das atividades financeiras do que contratar uma empresa de fora.

E quando falamos de micro, pequenas e médias empresas, o serviço parece inviável financeiramente, mas não é verdade. Como você viu acima, o BPO financeiro pode atuar em diferentes atividades financeiras. Portanto, basta escolher quais fazem sentido para o seu negócio e montar um pacote personalizado para as demandas dele.

Quanto custa um BPO financeiro?

Saber quanto custa a terceirização da gestão financeira de uma empresa é algo muito relativo, pois isso depende de vários fatores, como tamanho da empresa e quais atividades que serão terceirizadas. Além disso, integram o valor do serviço o regime tributário, o volume de transações financeiras da empresa e o know how do profissional que irá assumir o setor.

Por ser influenciado por esses e outros aspectos, o custo do serviço pode variar bastante, de R$ 500,00 a R$ 5.000,00 mensais.

Como implementar o BPO financeiro na sua empresa?

A boa notícia é que terceirizar a gestão financeira da sua empresa é mais fácil do que parece. Para isso, no entanto, você deve considerar algumas recomendações importantes.

Defina as necessidades da sua empresa

O primeiro passo para obter sucesso com o serviço é compreender quais atividades financeiras demandam mais atenção e por isso, precisam ser terceirizadas. Lembre-se que a transferência de responsabilidades pode ser feita de forma parcial ou integral, ou seja, você pode optar por terceirizar somente a gestão de contas a pagar e receber da empresa ou então, decidir terceirizar todos os serviços.

Escolha um bom parceiro de BPO financeiro

Depois de identificar quais tarefas do setor precisam ser terceirizadas, é hora de buscar um prestador de serviço especializado. Ele precisa ser graduado na área, possuir expertise e profundos conhecimentos na área financeira, além de oferecer soluções capazes de entregar bons resultados para a empresa.

Mas não apenas isso. O profissional deve agir em parceria com os gestores do negócio, a fim de que possam adotar estratégias para melhorar o desempenho da organização. Nesse sentido, o profissional deve prezar pela ética, transparência e boa comunicação, ajudando sempre na interpretação de dados e a resolver problemas do setor.

Não se esqueça de acompanhar todo o processo

Não é porque você escolheu um profissional para gerenciar as finanças da sua empresa e fechou com ele um contrato de prestação de serviços que não precisa acompanhar as atividades executadas pelo profissional. Absolutamente!

Ao delegar tarefas estratégicas para outro profissional, certamente você terá mais tempo para se dedicar mais ao seu negócio. Todavia, não se esqueça de que é “o olho do dono que engorda o gado”, ou seja, o seu acompanhamento é que vai contribuir para que o serviço gere bons resultados.

Faça uso de um bom sistema de gestão financeira

E como a principal proposta do BPO financeiro é organizar as finanças da empresa, é importante compreender que não há como fazer isso sem o uso de uma tecnologia apropriada. Nesse contexto, o Sistema de Gestão Empresarial eGestor surge como excelente alternativa para alavancar o seu negócio, simplificando a gestão da sua empresa por meio de recursos integrados.

Só para se ter uma ideia, o Sistema eGestor possibilita que o profissional faça a gestão do fluxo de caixa, controle comissões de vendedores, saiba a quantidade exata de estoque da empresa, controle as contas a pagar e receber e emita relatórios gerenciais. Além disso, permite a emissão de notas fiscais eletrônicas e boletos registrados para que os clientes da empresa paguem pelas suas compras de maneira prática e facilitada.

Ao aliar os recursos da plataforma eGestor com os conhecimentos especializados de um profissional de BPO, certamente você vai conseguir agilizar as atividades financeiras da sua empresa, ter mais produtividade, reduzir custos, aumentar o seu faturamento e crescer.

Conclusão

Neste artigo mostramos como a terceirização da gestão financeira pode contribuir para o sucesso da sua empresa. A atividade otimiza o tempo dos gestores e das equipes de trabalho, reduz custos, diminui erros, oferece mais estabilidade financeira às empresas e mais competitividade no mercado em que atuam. 

Além disso, mostramos também que um bom BPO financeiro se faz com o uso de tecnologias adequadas, como o Sistema de Gestão Empresarial eGestor. Ele reúne em um único lugar todas as informações necessárias para a boa administração do negócio, otimizando os processos empresariais, melhorando a comunicação entre as equipes de trabalho e fornecendo dados confiáveis para o monitoramento de resultados.

Online, seguro, prático e desenvolvido especialmente para micro e pequenas empresas, o sistema eGestor possibilita que o gestor acompanhe o desempenho do seu negócio de qualquer lugar. Através da emissão de relatórios financeiros, o profissional consegue identificar falhas, mensurar impactos, reduzir gastos, evitar prejuízos e aumentar os lucros da empresa.

Quer terceirizar a gestão financeira da sua empresa com responsabilidade e eficiência? Conheça o Sistema eGestor e controle as operações do seu negócio com o auxílio de uma ferramenta intuitiva e simplificada.

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