Kaizen significa “mudança para melhor”, uma busca constante pela melhoria em busca de produtividade. É uma filosofia de vida ancestral, baseada no budismo, dando origem a um dos mais conhecidos modelos de desenvolvimento de soluções dentro de empresas. O Kaizen está ligado a uma série de atributos explorados em algumas das empresas mais criativas e inovadoras do mundo.

Essa produtividade pode ser procurada tanto na vida quanto no ambiente de trabalho, o que justifica porque a metodologia de gestão é tão incentivada no ambiente corporativo. Há muitas startups, empresas de tecnologia do Vale do Silício e novos modelos de negócios ao redor do mundo que utilizam os princípios do Kaizen no seu dia a dia, buscando soluções melhores e mais eficientes.

É claro que o objetivo é aplicar os conceitos do Kaizen no ambiente corporativo, porém, é importante entender a sua origem, e como a aplicação do método Kaizen na vida pessoal pode ser benéfica.

O que é o método Kaizen

Criado após a segunda guerra mundial por Masaaki Imai, o método Kaizen é uma filosofia, com práticas que buscam melhorar os processos de manufatura, gestão de negócios e outros.

O Japão pós guerra se encontrava com poucos recursos. Dessa forma, as empresas precisavam encontrar uma maneira de conseguir recuperar a economia com menos.

Assim, as empresas buscaram métodos de melhoria sempre pensando na qualidade do produto. Dessa forma, se evitam desperdícios com atividades e processos padronizados.

Muito além de uma boa empresa: o Kaizen na vida pessoal

A história do kaizen remete a princípios da filosofia budista, que trabalha o ser como algo naturalmente imperfeito e que precisa estar o tempo todo em busca de ser alguém melhor. Por isso, o conceito está intimamente ligado com o estilo de vida dos japoneses, mais especificamente, dos samurais, que explicaram os princípios do Kaizen em outro tipo de filosofia: o bushido, ou as 7 virtudes do samurai.

Como não estamos aqui para falar de samurais e seu estilo de vida, basta saber que esse estilo de vida prega que devemos continuar melhorando, tentando sempre ser pessoas melhores e dispostas a aprender, contribuindo para uma vida mais saudável, íntegra e plena.

Embora isso tudo seja muito bonito, a verdade é que aqui temos um gatilho importante quando levamos para o mundo dos negócios, afinal, a integridade nos negócios é uma das principais ferramentas para o crescimento, que gera um ambiente saudável de desenvolvimento pleno, tanto para os colaboradores quanto para o desenvolvimento de soluções. E esse é o grande trunfo da metodologia Kaizen de fazer as coisas.

Os 6 princípios do Kaizen

A metodologia Kaizen segue alguns princípios. Mais especificamente, 6 princípios. Vamos entendê-los agora para aprender como eles são utilizados em empresas:

1. Elimine o desperdício

A busca por eficiência muitas vezes é associada a fazer mais utilizando menos. Porém, ela também pode ser entendida por fazer o mesmo por menos ou até mais com o mesmo. Além disso, a busca por melhorias envolve eliminar excessos, não desperdiçar e continuar olhando para frente.

É importante citar aqui que as situações em que a estrutura de um produto é alterada para que sua qualidade baixe em busca de redução de custos não faz parte da metodologia Kaizen, afinal, qualidade sempre está atrelada à melhoria.

2. Engaje a todos

As mudanças mais profundas não são aquelas que acontecem de cima para baixo, nem as que vêm de baixo para cima. O Kaizen funciona quando todos estão com os pensamentos alinhados, comprometidos em mudar e melhorar.

Para uma empresa com grande estrutura, tentar impor da diretoria para os demais setores uma mudança pode soar como algo não natural. Mais como uma ordem. Nesses casos, é preciso contagiar a empresa com a vontade de melhorar, de continuar mudando e tornando-se mais eficiente.

E aqui mora a maior dificuldade de praticamente todas as campanhas de melhoria contínua das empresas: tentar impor a necessidade de melhorar. Isso não é algo para ser imposto, mas todos devem perceber que podem contribuir com suas ideias para um ambiente melhor.

3. Melhorar não custa caro

Pode-se investir na melhoria de uma tecnologia, no desenvolvimento de novos produtos ou até na contratação de novas pessoas, mas a ideia do Kaizen é que mesmo as pequenas ideias podem trazer grandes diferenças. A base é a continuidade, logo, são mudanças simples e baratas constantes que trarão mais diferença do que um grande investimento único.

Por isso, embora planos ambiciosos possam funcionar, não são eles o verdadeiro objetivo, pois normalmente esse tipo de investimento envolve um período de adaptação, não de renovação de ideias e princípios. O Kaizen é uma gota por vez num copo, não um despejo completo para fazê-lo transbordar.

4. Mudanças acontecem em qualquer lugar

As mudanças implantadas a partir da metodologia Kaizen são feitas em qualquer lugar. Seja no departamento de compras, no setor de produção, em desenvolvimento de tecnologias, na vida pessoal no setor das finanças, na forma como lidamos com outros ou em uma empresa toda.

Independentemente de onde seja, melhorar é sempre possível, por isso, esse é um ciclo contínuo, que pode começar em um local pequeno e evoluir até aspectos maiores.

5. Ser transparente no que faz

Uma mudança genuína só é possível às claras. As melhorias acontecem com os envolvidos nela devidamente cientes. Se a mudança envolve uma demissão, por exemplo, o ideal é que ela seja feita de uma maneira justa e transparente, não apenas informando a demissão de uma forma repentina. No caso das melhorias estruturais e de produção, elas não devem ser impostas, precisam ser explicadas e a equipe precisa entender porque elas são necessárias.

Ser transparente também significa mostrar claramente onde os desperdícios serão cortados e como podemos nos beneficiar desses cortes, gerando lucro, agilidade, simplificando processos e assim por diante. Ao tratar com transparência todos os setores da empresa, torna-se muito mais simples contagiar e estimular pensamentos saudáveis em todos os setores, gerando comprometimento com a política de criação de novas formas de melhorar, economizar e agilizar constantemente.

6. Atente-se a onde as coisas realmente acontecem

Mais um ponto que precisa ser levado em consideração durante todo processo de implantação da metodologia Kaizen: as mudanças mais profundas acontecem onde é preciso “colocar a mão na massa”. Mudar planejamentos é mais fácil do que mudar uma forma de produzir algum produto. Melhorar um serviço é mais fácil do que melhorar a forma como ele é vendido. Controlar o tempo é mais fácil do que torná-lo mais produtivo. E esses são apenas alguns exemplos que mostram porque as mudanças do Kaizen normalmente são feitas primeiro nas áreas de produção e depois em setores administrativos.

Embora todos devam se comprometer com a melhoria contínua, as situações que mais trazem resultados são aquelas práticas. Então, conseguir fazer uma pessoa produzir mais implantando uma nova ferramenta, diminuir o desperdício de água com uma nova torneira, separar lixo reciclável do orgânico, tudo isso são ações, e como tal, elas devem ser encaradas como uma solução prática que trará benefícios para toda a organização.

Kaizen aplicado à empresa e aos funcionários: como um complementa o outro

A ideia central do Kaizen é que as ações geram novos pensamentos. Da mesma forma, pensamentos geram novas ações. Dessa forma, quando colocamos uma ideia de melhoria em prática, estamos mostrando para outras pessoas uma mudança de pensamento. A partir dessa mudança, teremos outras pessoas que podem se comprometer com essa inovação, buscando elas também a melhoria.

Dessa forma, a melhoria contínua passa a ser explorada em vários aspectos, criando um engajamento coletivo e uma busca constante por novas ideias, o que torna a empresa toda um ambiente melhor. Porém, é sempre importante lembrar que tudo sempre começa a partir dos primeiros passos, o que exige ações planejadas que serão replicadas e compartilhadas. Dependendo da ideia implantada, ela pode ser levada inclusive para a casa das pessoas, possibilitando novas formas de encarar o mundo e de compartilhar as mudanças inclusive na vida pessoal dos funcionários.

Como aplicar o Kaizen

Segundo a ideia original do Kaizen, há 3 formas de aplicá-lo dentro de uma empresa:

A metodologia Kaizen para a administração

Cada pessoa tem um perfil, e todo administrador deve conhecer esse seu perfil e dedicar tempo para a melhoria de suas características. Uma pessoa mais entusiasmada pode liderar pelo exemplo, mas também precisa dar ideias. Um profissional mais comedido pode ter práticas mais contidas mas que também estimulem a mudança, como o uso de xícaras ao invés de copos descartáveis, reaproveitamento de papel rascunho e assim por diante. Um administrador deve dedicar pelo menos 40% de seu tempo para a busca de novas melhorias. Dessa forma, ele estará sempre com algo novo para transmitir à sua equipe, oferecendo melhores condições para um trabalho melhor ou mais produtivo.

A metodologia Kaizen para o grupo

Inovação não é algo que parte apenas de uma pessoa, mas deve ser um tipo de sentimento coletivo dentro das empresas. Dessa forma, envolver todas as pessoas de uma organização é indispensável para que o Kaizen tenha o resultado esperado.

 A metodologia Kaizen para as pessoas

Quem nunca teve uma reunião de feedback em toda a sua vida? Isso nada mais é do que a tentativa de oferecer a melhoria contínua para uma pessoa a partir de suas ações. Dessa forma, a metodologia Kaizen voltada para pessoas busca os pontos em que ela pode melhorar para tornar-se alguém mais produtivo. Seja no convívio social, na sua produtividade ou sua organização. Há vários aspectos que podem envolver a melhoria de um profissional, e principalmente o desenvolvimento de suas habilidades.

Um erro que muitas pessoas comete é acreditar que os pontos negativos das pessoas precisam ser sempre os principais expostos. É claro que problemas de convívio, por exemplo, precisam ser trabalhados. Porém, uma boa ideia pode ser apontar o que a pessoa faz de bom para que ela tente ser ainda melhor. Suas qualidades provavelmente dizem o que ela gosta, e sentir-se motivada a fazer o que gosta é uma excelente ferramenta para estimular seu crescimento. Dessa forma, é importante pensar em como será feito o próximo feedback e como ele poderá ser mais produtivo.

Comece hoje a mudança, mas comece com você mesmo

As mudanças mais profundas não acontecem da noite para o dia. O Kaizen precisa ser implantado aos poucos, trabalhado e cultivado na cabeça das pessoas. Empresas que estimulam novas ideias, melhorias no trabalho ou comprometimento com a produtividade não faltam. Porém, essa metodologia não pode ser uma exigência. As melhores soluções aparecem de forma voluntária, com profissionais instigados mas com liberdade de entregar novos projetos, sem a pressão de tentar fazer algo apenas como um número.

Demonstrar que os funcionários são uma importante forma de melhorar o ambiente de trabalho é indispensável para que as mudanças comecem. Dê o exemplo, comece a implantar pequenas mudanças no dia a dia. Ao estimular em si próprio a vontade de melhorar, outras pessoas passarão a se contagiar com esse plano, e depois que todos já tiverem uma noção do que é a busca pela melhoria contínua, será mais fácil criar ações de estímulo às novas ideias. Essa é a melhor forma de dar início a mudanças para que tudo o que seja feito na empresa tenha como princípio fazer mais e melhor a cada dia.