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Metodologias de gestão: como melhorar os processos da empresa

As metodologias de gestão existem para que os responsáveis por administrar uma empresa disponham de ferramentas para ajudar na organização de tarefas, projetos e pessoas. Esses são processos que costumam ser complexos e demandam tempo, por isso as metodologias de gestão podem aprimorar o trabalho de um gestor, tornando sua rotina bem mais prática e dinâmica.

Confira agora as principais metodologias de gestão utilizadas por empresas consagradas e como realizar sua aplicação em um contexto prático.

O que é uma metodologia de gestão?

As metodologias de gestão são conjuntos de ferramentas e estratégias de administração, compostas por uma série de etapas que auxiliam na organização de cada detalhe do desenvolvimento de um projeto, processo ou empreendimento.

Apesar de parecer em um primeiro momento um conceito abstrato e até mesmo de difícil aplicação, a ideia por trás é bastante simples: facilitar a organização das tarefas e aumentar a produtividade, ajudando assim as equipes a focar seu tempo e esforço em atividades mais criativas.

Metodologias de gestão

Para que servem as metodologias de gestão?

As metodologias de gestão servem para, em uma ótica estritamente prática, solucionar problemas específicos na organização de tarefas e processos dentro de uma empresa. Essas metodologias geralmente disponibilizam várias estratégias de aplicação no curto prazo que buscam identificar as melhores maneiras de conduzir uma rotina de trabalho. A partir disso, as equipes podem identificar e corrigir erros nos seus processos e definir a melhor maneira de atingir seus objetivos, tanto de curto prazo quanto de longo prazo.

Além disso, as metodologias de gestão também contribuem para a melhoria da comunicação em uma empresa, seja entre os colaboradores, ou dos colaboradores e os gestores e responsáveis pelas equipes. Isso porque as metodologias estabelecem canais claros e padronizados de troca de informações e idéias, o que ajuda a reduzir atritos na comunicação e também aumentar a moral e produtividade das equipes.

Quais as metodologias de gestão?

Existem diversas metodologias de gestão, porém aqui vamos concentrar nas cinco mais utilizadas em empresas quando se trata de organização. Elas focam principalmente na gestão de tarefas e também na visão dos objetivos e como alcançá-los.

Balanced Scorecard (BSC)

O BSC, ou Balanced Scorecard, é uma metodologia que visa alinhar as atividades de uma organização com sua estratégia de longo prazo. Ele utiliza um conjunto de indicadores de desempenho equilibrados em diferentes perspectivas, como financeira, cliente, processos internos e aprendizado e crescimento, para medir o progresso em direção aos objetivos estratégicos.

Scrum

O Scrum é um framework – uma estrutura de gerenciamento – ágil de gerenciamento de projetos, comumente utilizado no desenvolvimento de software. Ele enfatiza a colaboração, a flexibilidade e a entrega iterativa de valor. O Scrum divide o trabalho em sprints, que são períodos de tempo curtos e fixos, onde as equipes se organizam para entregar incrementos de funcionalidades.

Ele possui uma abordagem interativa e dinâmica, com equipes multidisciplinares trabalhando juntas para entregar valor em um curto período de tempo.

O nome “Scrum”, é uma jogada bastante comum no Rugby. Já quando falamos sobre o mundo corporativo, esse nome representa uma metodologia de trabalho colaborativo em equipe para atingir objetivos específicos de um projeto.

CANVAS

O Canvas é uma ferramenta de gestão estratégica que permite descrever, projetar e analisar modelos de negócio. Ele utiliza um quadro visual com nove blocos principais:

  1. Segmentos de clientes
  2. Proposta de valor
  3. Canais de distribuição
  4. Fontes de receita
  5. Atividade-chave
  6. Parcerias chave
  7. Recursos chave
  8. Relacionamentos
  9. Estrutura de custos

Cada uma dessas etapas fornece informações sobre os objetivos da empresa e como ela pretende atingir eles, ou seja, uma visualização simplificada do plano de negócios da empresa, de uma maneira que facilite a compreensão e o planejamento desse modelo.

PDCA

O PDCA é um ciclo de melhoria contínua que visa alcançar a excelência em processos e produtos. Ele consiste em quatro etapas: planejar (Plan), executar (Do), verificar (Check) e agir (Act). O PDCA é usado para identificar problemas, implementar soluções, monitorar resultados e promover ajustes constantes. Além disso, o PDCA serve como uma maneira de otimizar a execução de tarefas do cotidiano das equipes, estabelecendo uma padronização do planejamento e do acompanhamento de todas as atividades do dia-a-dia das equipes, reduzindo o risco de falhas ocasionadas por falta de comunicação.

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de gestão que ajuda a planejar e executar atividades de forma clara e organizada. As letras representam perguntas-chave: What (O que será feito?), Why (Por que será feito?), Who (Quem será responsável?), When (Quando será feito?), Where (Onde será feito?), How (Como será feito?) e How much (Quanto custará?). Essas perguntas auxiliam na definição de metas, atribuição de responsabilidades e estabelecimento de prazos.

Metodologias de gestão

Quais as principais metodologias de gestão de projetos?

As metodologias de gestão encontram seu uso mais comum quando se trata da gestão de projetos. Na realidade, a maioria dessas metodologias foi pensada e criada com o objetivo de ajudar as equipes a desenvolverem projetos.

Dessa forma, os usuários podem planejar e executar cada etapa dos processos dentro de uma empresa, como o desenvolvimento de um produto.

PMBOK

O Project Management Body of Knowledge (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos) é um conjunto de padrões e melhores práticas de gerenciamento de projetos publicado pelo Project Management Institute (PMI). Ele fornece um guia abrangente para o gerenciamento de projetos e abrange áreas como escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos e aquisições.

Agile

Agile é uma abordagem no gerenciamento de projetos que se baseia em um princípio de colaboração entre a equipe do projeto e no feedback contínuo dos stakeholders, ou seja, os interessados nesse projeto, seja clientes, sócios, fornecedores. O Agile é adequado para projetos com requisitos dinâmicos e em constante mudança, como por exemplo, o desenvolvimento de softwares.

Isso porque em projetos assim, os requisitos e especificidades podem mudar constantemente, portanto é necessário que os membros responsáveis trabalhem em estreita colaboração, a fim de se manter a coerência com respeito aos objetivos a serem alcançados.

Kanban

É um sistema visual de gerenciamento de fluxo de trabalho, onde as tarefas são representadas por cartões em um quadro Kanban. O Kanban enfatiza a limitação do trabalho em progresso e a transparência do fluxo de trabalho. As equipes movem os cartões pelo quadro, acompanhando o status das tarefas.

Um quadro Kanban geralmente é dividido em colunas que representam as etapas do processo, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Cada tarefa ou item de trabalho é representado por um cartão ou nota adesiva, que é movido ao longo das colunas conforme progride no fluxo de trabalho. Isso permite que as equipes tenham uma visão geral do trabalho em andamento, identifiquem gargalos, visualizem o progresso e priorizem as tarefas de forma eficiente.

O Kanban é amplamente utilizado em diferentes áreas, como desenvolvimento de software, gestão de projetos, operações de manufatura e fluxos de trabalho em geral. Além do quadro físico, também existem ferramentas digitais que permitem a implementação do Kanban de forma virtual.

O método Kanban enfatiza a limitação do trabalho em progresso, ou seja, restringir a quantidade de tarefas em andamento para evitar sobrecarga e melhorar o fluxo de trabalho. Isso ajuda a evitar o acúmulo de trabalho inacabado e a aumentar a eficiência da equipe.

Six Sigma

Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos que busca reduzir defeitos e variações em produtos e serviços. A Motorola desenvolveu originalmente esse método na década de 1980 e posteriormente a General Electric o tornou popular.

O objetivo do Six Sigma é atingir um nível de desempenho praticamente livre de defeitos nos processos produtivos da empresa. Para isso, o método do Six Sigma define uma escala de qualidade baseada em erros por milhão de oportunidades.

Nessa escala, o 1-sigma é o nível mais baixo, já uma empresa que está no nível 6-sigma tem apenas 3,4 defeitos por milhão de oportunidades (DPMO), o que equivale a um nível de qualidade de 99,99966%. Esse é um alto padrão de qualidade, o qual a empresa deve estabelecer como objetivo.

O termo “Six Sigma” refere-se ao desvio padrão estatístico, que é uma medida da variação em um processo. Um processo que atinge o nível de Six Sigma é altamente eficiente e estável.

Lean

Originada no setor manufatureiro, a metodologia Lean se concentra na eliminação de desperdícios e melhoria contínua dos processos. É um método que tem como objetivo eliminar desperdícios e práticas que não são essenciais. Dessa forma, a metodologia Lean busca identificar e otimizar o fluxo de valor em um projeto, reduzindo atividades que não agregam valor.

Qual é a melhor das metodologias de gestão?

A melhor metodologia de gestão é aquela que melhor atende a necessidade da empresa para um objetivo específico. Ou seja, não é possível fazer uma generalização dizendo que a metodologia A ou B é a melhor, porque todas elas têm aplicações específicas para situações diferentes no ambiente empresarial.

Por exemplo, para negócios que estão no começo e ainda estão em processo de entender qual é o valor que elas podem entregar e para qual público, o CANVAS é muito útil, pois fornece uma visualização breve porém completa sobre toda estrutura da organização. Já para empresas grandes que trabalham com muitas equipes desenvolvendo diversos projetos, o Scrum é uma metodologia que pode otimizar a organização das tarefas.

Logo, é necessário que o gestor defina as diferentes necessidades de cada área e como adaptar as variadas metodologias de gestão de acordo com essas necessidades. Assim, se torna possível extrair o máximo do potencial de utilização de cada metodologia.

Metodologias de gestão

Escolha a metodologia de gestão que atende melhor suas necessidades

É comum que os projetos desenvolvidos em uma empresa estejam sob responsabilidade de vários determinados e passem pela avaliação e aprovação de diversos responsáveis. Por isso, é necessário que se estabeleça uma maneira de organizar a comunicação com os diferentes envolvidos, dessa forma diminuem as chances de existirem gargalos nas operações causados por falhas de comunicação, uma vez que existe um alinhamento de expectativas e padronização dos processos.

Integração das metodologias de gestão

As metodologias de gestão não são excludentes entre si por natureza. Isso significa que é possível utilizar mais de uma delas ao mesmo tempo, até em um mesmo projeto, tudo depende das particularidades de cada empresa e equipe. Muitas vezes, as empresas adotam uma abordagem híbrida, combinando elementos de diferentes metodologias de gestão para atender às suas necessidades específicas.

Ao integrar diferentes metodologias de gestão, é importante considerar a compatibilidade e a sinergia entre elas, bem como as características específicas da organização. Além disso, é fundamental envolver os membros da equipe e promover uma cultura de aprendizado e adaptação contínua para garantir o sucesso da implementação.

Por que utilizar as metodologias de gestão?

Porque o uso de metodologias de gestão em uma organização gera facilidade na rotina dos colaboradores. Às vezes um projeto envolve várias pessoas e tarefas. E para um gestor, organizar e acompanhar tudo isso sem uma ferramenta que lhe ajude pode ser um desastre.

Confira alguns dos benefícios significativos que essas metodologias de gestão pode trazer:

Eficiência e produtividade aprimoradas

As metodologias de gestão fornecem para o gestor uma abordagem estruturada e organizada para a realização de tarefas e projetos. Isso porque as metodologias incluem processos e práticas comprovadas que ajudam a melhorar a eficiência e a produtividade, minimizando erros, otimizando recursos e reduzindo o tempo de resposta.

Melhoria na tomada de decisões

As metodologias de gestão geralmente são respaldadas por dados e análises. Isso fornece uma base sólida para a tomada de decisões informadas. Ao utilizar metodologias de gestão, é possível coletar dados relevantes, avaliar opções e tomar decisões baseadas em evidências, reduzindo a incerteza e aumentando as chances de sucesso.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): Guia com o que você precisa saber [2019]

Maior controle e acompanhamento

Essas metodologias estabelecem estruturas e mecanismos de controle que permitem um acompanhamento adequado de projetos, processos e atividades. Isso ajuda a identificar e resolver problemas a tempo, fazer ajustes necessários e manter um controle efetivo sobre os recursos e os resultados.

Melhoria na colaboração

Muitas metodologias de gestão incentivam a colaboração e a comunicação efetiva entre os membros da equipe e as diferentes áreas de uma organização. Ao estabelecer processos claros, funções e responsabilidades, e promover a transparência, existe um incentivo à , os conflitos menores e o trabalho em equipe acontece com maior facilidade.

Melhoria na qualidade

As metodologias de gestão geralmente incluem práticas de controle de qualidade e garantia de qualidade. Ao seguir essas práticas, é possível melhorar a qualidade dos produtos ou serviços entregues pela organização. Isso leva a uma maior satisfação do cliente, uma reputação melhorada e uma vantagem competitiva.

Adaptabilidade e flexibilidade

Algumas metodologias de gestão, como as metodologias ágeis, focam na adaptabilidade e flexibilidade. Essas metodologias permitem que as organizações respondam rapidamente às mudanças no ambiente de negócios, ajustem as prioridades e alinhem os objetivos com as necessidades em constante mudança.

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Escrito em: 30/06/23
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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