Um ERP é um grande aliado para a produtividade de uma empresa. Por esse motivo, cada vez mais empresas estão optando por utilizar um sistema de gestão para agilizar tarefas e reduzir custos. Assim, para escolher um ERP o responsável deve levar em consideração alguns pontos. Confira as principais dicas de como escolher um ERP para o seu negócio.
Como escolher um ERP
Existem alguns critérios que devem ser levados em consideração na hora de escolher o melhor sistema de gestão para o seu negócio. São eles:
Entenda seu negócio
Para escolher um ERP é preciso ter em mente quais são os processos da empresa e, principalmente, qual o intuito de contratar um ERP. Essa é uma das formas de facilitar a busca, focando em quais pontos são essenciais para a gestão, e quais são secundários. Com esses pontos definidos, ao procurar um sistema, é possível filtrar por quais atendem essas necessidades da melhor forma.
Mesmo que sistemas de gestão sejam parecidos, cada um pode ter suas prioridades, alguns focam mais em gestão financeira, outros em gestão de estoque, por exemplo. Assim, ao definir quais os setores que precisam de agilidade e prioridade, é possível melhorar a escolha do ERP.
Por exemplo, uma empresa grande, que tem muitos processos de produção, deve buscar por um software que entregue a solução: que tenha um controle de produção preciso, com todos os cálculos necessários para uma grande empresa. Nesse caso, contratar um sistema que não tem um bom controle de produção, significa jogar dinheiro fora.
Ainda, a maioria dos sistemas ERPs contam com planos, assim, cada plano possui especificações, principalmente em relação a valores. Dessa forma, os planos mais baratos podem não ter todas as funcionalidades.
Número de usuários
Quantos funcionários usarão o sistema?
Esse pode ser um fator influenciável na hora de escolher um ERP, mas também para o valor. Outro ponto importante é a segurança, alguns sistemas possuem opções de permissões, onde o responsável pode limitar acessos para cada usuário.
Tamanho de arquivamento
Quanto de espaço você precisa para seus anexos?
Ao inserir uma venda no sistema de gestão, você pode querer colocar em anexo o comprovante de pagamento. Ou, ainda, se a empresa é uma loja virtual que precisa integrar com marketplaces, os produtos precisam ter fotos.
Tudo isso ocupa espaço, que deve ser disponibilizado pelo sistema. Algumas vezes, também é possível adquirir mais espaço, como adicional.
Boletos
Quais formas de pagamento a empresa aceita?
Atualmente, as principais formas de pagamento utilizadas são cartão de crédito, débito e Pix. Entretanto, os boletos seguem como uma das opções preferidas para alguns tipos de negócios. Assim, escolher um ERP que também realize a emissão de boletos, pode trazer mais agilidade para o controle financeiro. Ainda mais se ele for integrado, inserindo os valores quando o boleto for pago, por exemplo.
Notas fiscais
As notas fiscais são obrigatórias para todas as empresas, até o MEI deve emitir nota em alguns casos. Ou seja, não há como fugir.
Mas, ter um sistema que realiza a emissão da nota diretamente após a informação de venda, evita diversos erros que podem acontecer.
Relatórios
Uma das principais vantagens que um sistema ERP traz é a emissão de relatórios. E esse também é um dos motivos pelo qual ele é um avanço em relação a planilhas, por exemplo.
Escolher um sistema que permite a emissão de diversos relatórios garante uma análise melhorada do negócio, onde os dados estão completamente visíveis.
Suporte
Por mais simples e acessível que sejam as funcionalidades de um sistema ERP, podem surgir dúvidas. Por mais simples e acessível que sejam as funcionalidades de um sistema ERP, podem surgir dúvidas. Principalmente de utilização de alguma ferramenta do sistema.
Escolher um ERP apenas pelo suporte que ele oferece não é recomendado, afinal, não adianta ter o suporte e não ter a funcionalidade que você precisa. Entretanto, contratar um sistema que não oferece suporte pode ser um grande erro.
O suporte é quem irá responder qualquer dúvida que você tiver sobre o sistema ou sobre o processo que você está controlando. Também por isso, é importante ter atenção ao tempo de resposta que ele oferece.
Implementação (Online ou Offline)
Um ERP pode ser tanto online quanto offline. Na hora de escolher um ERP, essa informação deve ser considerada. Por exemplo, uma empresa que faz vendas fora da sede física precisa de um sistema online, que pode ser utilizado pelos vendedores externos para inserir a venda e até emitir uma nota.
Entretanto, sistemas que são online precisam de internet, isso faz com que muitas empresas optem por um sistema offline. Muitas vezes isso acontece porque na localização não há sinal, por exemplo.
Custo benefício
Identificar as necessidades específicas da sua empresa é de suma importância na hora de contratar um sistema ERP. De nada adianta contratar um sistema mais completo se as funcionalidades oferecidas não forem utilizadas.
É preciso analisar a relação custo e benefício. Ou seja, estudar as diferentes soluções disponíveis no mercado, comparar os prós e contras de cada sistema. E só então, identificar a opção que traga mais praticidade e atenda as necessidades da sua empresa.
Procurar saber a opinião de outros empresários que fizeram o uso de determinado sistema em suas empresas também é importante. Podendo assim, explorar aspectos positivos e negativos.
Faça o teste grátis para escolher um ERP
É comum que sistemas permitam algum tempo gratuitamente para testar que seja possível fazer um teste do sistema. Esse período de teste permite que a empresa entenda se o sistema realmente atende suas necessidades.
Fazer testes de integração e se os funcionários se adaptam ao sistema, é essencial para escolher um ERP.
Escolher um ERP pensando no crescimento
O objetivo de qualquer empresário é obter o crescimento de seu negócio em um médio ou longo prazo. Sendo assim, é importante que o sistema ERP de gestão empresarial adotado seja escalável. Permitindo o gerenciamento de um maior número de informações de acordo com o crescimento do negócio.
Uma empresa que em um primeiro momento precisa lidar com poucos funcionários e com o passar do tempo tem um aumento, certamente vai precisar lidar com uma quantidade de dados muito maior. E, assim, terá que permitir o acesso de um maior número de usuários às ferramentas do sistema.
É essencial que o sistema ERP de sua empresa seja capaz de suportar um possível crescimento. Sem perder a qualidade e rapidez de operação mesmo com o aumento do volume de informações gerenciais.
Afinal, o que é um sistema ERP?
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), em português, significa Planejamento dos Recursos da Empresa. É um software totalmente informatizado, responsável por automatizar e gerenciar os mais diversos processos gerenciais das empresas.
Quais os objetivos de um sistema ERP?
Os sistemas ERP tem como objetivo:
- auxiliar a vida dos empresários no gerenciamento de suas empresas
- possibilitar dados precisos para auxiliar nas tomadas de decisões
- automatização de diversos processos
- controle mais visível dos mais variados aspectos que envolvem o negócio.
Além de processos operacionais, um sistema ERP traz um enorme ganho de praticidade. Tanto na relação com clientes, como com fornecedores, funcionários e transportadores das empresas. Isso porque, eles podem ter as suas informações registradas de uma forma unificada, podendo integrar as mais diversas áreas a partir de uma única plataforma.
Quais as vantagens de utilizar um ERP
Com um sistema ERP de gestão empresarial, você pode se desfazer completamente de cadernos, agendas ou planilhas eletrônicas utilizadas no controle de processos gerenciais de sua empresa. E, assim, otimizar ao máximo a eficiência e o tempo gasto nessas tarefas.
Um sistema ERP possibilita o armazenamento de informações de uma forma extremamente segura, com um adequado backup de todos os dados referentes a sua empresa. Além disso, ele proporciona uma série de relatórios aprofundados a respeito de importantes indicadores financeiros do seu negócio. É importante destacar que a emissão dos relatórios não pode ser feita de uma forma Automação de processos através das planilhas.
Assim, as principais vantagens de utilizar um ERP são:
- Automação de processos
- Redução de erros
- Emissão de relatórios
- Custos reduzidos
- Padronização de processos
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