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É possível perceber que as empresas que não contam com um ERP acabam tendo mais trabalho, por ele ser extremamente manual. Elas precisam dividir as tarefas em muitos processos. Se há contas a pagar, por exemplo, é preciso agendar, fazer o trabalho, entregar na contabilidade, criar um relatório para integrar nas relações contábeis… 

Tudo isso deixa o trabalho da empresa lento, diminuindo muito a produtividade. Assim, em um mercado cada vez maior (que, evidentemente, atinge todos os setores), isso não é bom.

Mas, existe uma ferramenta que pode ajudar a fazer com que esse trabalho cansativo e suscetível a erros seja totalmente automatizado e simples: o ERP.

O que é um sistema ERP?

O ERP é uma ferramenta de gestão empresarial, que auxilia a fazer a administração geral da empresa, desde financeiro, passando por estoque e fluxo de caixa, até controle de produção, emissão de notas fiscais e outros dados importantes para um negócio. Assim, um ERP pode melhorar processos internos, entregar relatórios mais precisos e facilitar a tomada de decisões.

ERP significa Enterprise Resource Planning, em português “Planejamento dos Recursos da Empresa”.

Exemplos de ERPs

Atualmente existem vários ERPs no mercado, atendendo a todos os tipos de empresas e suas necessidades. Alguns exemplos de ERP são:

• eGestor: voltado para micro e pequenas empresas, a ferramenta realiza a emissão de notas fiscais eletrônicas juntamente com o controle financeiro, emissão de relatórios e até de boletos. Além disso, ele conta com o melhor atendimento do mercado, com o suporte gratuito em qualquer plano, sempre.
• Senior: pensando nas pequenas e médias empresas, a ferramenta automatiza tarefas, controla operações e reduz custos.
• SAP: a SAP é uma empresa alemã no mercado desde 1972, com um ERP voltado para grandes empresas, possibilitando ainda mais crescimento e ajudando nos processos necessários para administrar uma empresa.
• Nomus: existem ERPs voltados para vários tipos de negócios, e o Nomus é um ERP voltado para pequenas e médias indústrias. Assim, ele está presente em todos os momentos necessários de uma indústria, auxiliando e tornando os processos automatizados.
• Gestão DS: o Gestão DS é um ERP voltado para médicos, com agendamento online, controle financeiro e telemedicina. Assim, ele atende os mais diversos tipos de especialização, desde dermatologia, passando por oftalmologia, até pediatria.

Quais os objetivos e as funções de um ERP

O principal objetivo de um ERP é automatizar os processos manuais de um negócio e integrar todas as informações dele. Ou seja, permitir que ao inserir uma venda, o produto seja retirado do controle de estoque, e os valores sejam especificados no financeiro.

Assim, baseado no objetivo, a principal função do ERP é permitir que os processos sejam integrados e que entreguem os resultados de forma simples e integrada.

Mas esse não é o único objetivo de um ERP, outros são:

• Redução de custos: muitas empresas optam por outras maneiras de gerir o negócio pelo valor de um ERP. Mas, considerando que nem planilhas nem cadernos são gratuitos e eles possibilitam erros, o seu valor é consideravelmente menor.
• Minimizar erros: utilizar uma ferramenta que integra totalmente os setores e onde se pode definir as permissões de cada usuário, faz com que os erros diminuam.
• Controle de qualidade: ter um controle maior da empresa de forma geral garante que o atendimento seja melhor, e, quando utilizado para controlar uma produção, por exemplo, garante que o produto final seja o melhor possível.
• Armazenamento de dados: tanto os ERPs online como os que são offline permitem o armazenamento de todos os dados e transações da empresa, permitindo saber quando a informação foi inserida.

Como funciona um ERP

Um ERP funciona como uma central de informações de um negócio. Ou seja, na ferramenta deverão estar todos os dados financeiros, de produtos, de clientes e fiscais. Dessa forma, esses dados são utilizados para análise no fim de períodos, para controle e para tomada de decisão.

Uma ferramenta de gestão como um ERP é importante para o controle geral. Uma empresa que não faz o controle diário de financeiro, por exemplo, não consegue saber os valores que entram em caixa e os que saem. Dessa forma, na hora de fazer um pagamento maior, ou dispensar valores maiores em um investimento, não se tem ideia de como o financeiro está e se o valor pode ser utilizado.

O controle de estoque também é importante, uma vez que muitas vendas podem ser perdidas se não há um controle do que está ou não no estoque. Com essa gestão mais rigorosa é que se entende a sazonalidade do estoque, os produtos da curva ABC e onde investir mais.

Como funciona o ERP na empresa?

Ao utilizar um ERP em um negócio ele funciona integrando os setores de venda, estoque, financeiro, contabilidade e outros ambientes que a empresa possa precisar.

Assim, quando o vendedor faz a venda ao cliente, ele insere as informações principais: qual o produto, qual o valor e se houve desconto. Automaticamente, depois de salvo, o produto é retirado do estoque, uma vez que ele foi vendido.

Juntamente com a atualização do estoque, o controle financeiro também capta as informações: o valor pago, o que a venda gerou de lucro, se foi feita de forma parcelada, os juros e o que mais for necessário para uma boa visualização.

A nota fiscal também já pode ser emitida logo quando a venda for completa. Esse processo, que normalmente toma muito tempo e trabalho, se torna simples. Isso porque o sistema já tem todas as informações do produto e do financeiro, não havendo necessidade de reinserir informações.

O mesmo acontece com a compra de produtos de fornecedor, por exemplo. Quando o responsável atualiza a nota de entrada, o sistema identifica quais são os produtos que já existiam e atualiza o estoque. As formas de pagamento também são registradas no financeiro, informando ao fluxo de caixa quando deve ser paga e o valor.

Isso tudo acontece em uma plataforma completamente intuitiva, principalmente porque são diversos processos diferentes, que se forem feitos de forma manual, podem gerar erros.

Quanto custa um ERP

A resposta para essa pergunta é que ninguém quer ouvir: depende. Os valores de um ERP podem variar em relação a alguns fatores da empresa, seja a sua complexidade e tamanho, por exemplo.

Mas, podemos adiantar que os valores médios de ERPs no mercado brasileiro hoje variam entre R$ 30,00 em planos mais simples, para empresas menores; até R$ 500,00 para empresas maiores, com mais personalizações.

Ainda, as ferramentas ERPs possuem módulos e planos, fazendo que além das diferentes empresas, os valores variem em relação a necessidade de personalização ou processos.

Os principais fatores que influenciam no valor do ERP são:

• Tamanho da empresa: Existem ERPs voltados para micro e pequenas empresas, médias e grandes empresas. É comum que as ferramentas voltadas para grandes empresas sejam mais caras, afinal, exigem mais em questão de recursos, como hardware, licenças e pessoas.
• Complexidade dos processos: Uma empresa que tem processos mais complexos também pode pagar mais caro na ferramenta, uma vez que eles têm mais recursos e funcionalidades específicas. O valor está diretamente relacionado à demanda dessas necessidades.
• Valores por módulos: As ferramentas ERPs são divididas por módulos, sendo eles financeiro, estoque, fluxo de caixa, vendas… Dessa forma, eles podem ser comercializados em partes, com módulos separados, ou em conjunto. Ainda, é comum que uma empresa solicite a compra de outro módulo ao longo do tempo.

Mas, além disso, também existem outros fatores que podem encarecer o ERP, como quantidade de funcionários, emissão de boletos e de notas fiscais.

Como escolher o ERP ideal para o seu negócio

Não se pode dizer que existe um melhor ERP no mercado, afinal, tudo depende da necessidade do negócio. Por exemplo, se uma empresa precisa de controle de produção, ela deve buscar o ERP que tenha um ótimo controle de produção.

Ainda, é possível testar por alguns dias para ver como a ferramenta funciona e se ela se encaixa com as necessidades da empresa. 

Também, se atente a dificuldade para utilizar a ferramenta, se ele não for intuitivo e você terá que utilizar o suporte ou uma implementação, verifique se não há nenhum custo a mais nesses serviços.

Lembre-se também de considerar a dificuldade de implementação do ERP. Afinal, existem ferramentas que precisam de um computador só para elas, imagine o trabalho, espaço e valor que isso não toma. 

Enquanto isso, existem ferramentas que são completamente online. Ou seja, sem nenhum custo ou dificuldade de implementação.

Atente-se no investimento e no retorno financeiro que ele trará. Por se tratar de um serviço, o ERP possui um valor. Normalmente, com pouco tempo de uso já se tem um retorno sobre o investimento feito. 

Isso acontece porque uma ferramenta de gestão faz com que o negócio entenda os gargalos que possivelmente estavam desperdiçando dinheiro. Portanto, faça-se as seguintes perguntas:

• O ERP entende do seu negócio?
• Quanto tempo a empresa tem no mercado?
• A empresa possui um suporte confiável?
• Os módulos são integrados?
• O software é engessado?
• Qual a tecnologia utilizada?
• Possui uma equipe especializada?
• Possui equipe comprometida?

Porque empresas utilizam ERPs

Empresas normalmente utilizam ERPs em função das suas vantagens. Afinal, eles permitem que uma empresa acesse informações atualizadas em tempo real, garantindo as informações e tornando qualquer processo mais eficiente.

Além disso, um ERP permite que sejam automatizados processos que, caso contrário, seriam feitos manualmente. Assim, se economiza tempo, dinheiro e diminui a possibilidade de erros.

Outro motivo importante para o uso de um ERP por empresas é que todos os dados são integrados. Ou seja, quando uma venda é feita, automaticamente os valores estão no financeiro e o produto é retirado do estoque, já atualizando a contagem e informando se é necessário realizar outra compra da mercadoria.

Principais módulos de uma ferramenta ERP

Como um ERP oferece diversas soluções para um negócio, ele possui diversos módulos, que auxiliam nas suas necessidades. Assim, alguns módulos que um ERP pode ter são:

Financeiro

É um dos módulos essenciais de um ERP, afinal, o financeiro é essencial para uma empresa. Assim, o módulo financeiro da ferramenta deve possuir algumas funcionalidades. Entre elas podemos citar:

• fluxo de caixa
• contas a pagar e receber
• conciliação bancária
• DRE

Vendas

Tal qual o controle financeiro, o controle de vendas é imprescindível em um ERP. Afinal, nele serão registradas todas as movimentações de vendas realizadas pela empresa. Isso significa que todas as informações financeiras e de estoque devem estar lá. 

Ainda, quando a ferramenta é totalmente integrada, ao inserir uma venda, o produto já retirado do estoque e os valores inseridos no financeiro, inclusive em vendas parceladas.

Compras

Para comercializar um produto é necessário fazer a compra do mesmo, negociar valores, conversar com vários fornecedores e pagar o frete. Por isso, ter um controle de todas as compras e principalmente dos valores delas, é muito importante. 

Também, se a compra for feita de forma parcelada, e a ferramenta for integrada, ela já é contabilizada no financeiro. E, assim que o produto chegar, ele entra no estoque.

Clientes

Este módulo é onde devem estar cadastradas todas as informações sobre seus clientes, fornecedores e até transportadoras. Nele é possível inserir todas as informações, por exemplo, no caso de um fornecedor já ter cadastrado dados como Inscrição Estadual, Municipal e CNPJ.

Produtos e serviços

Aqui é onde está tudo sobre seus produtos e serviços. Esse módulo do ERP é basicamente um inventário, mas com mais informações. Ele monitora todas as entradas e saídas, se o estoque está no limite e até os valores dos produtos, quanto foi pago e qual o preço de venda. 

É muito importante que ele esteja em dia, para saber o que se pode vender ou não e quando está na hora de fazer um novo pedido ao fornecedor.

Fiscal

Um ERP também é emissor de notas fiscais. Dessa forma, ele precisa ter um controle dessas notas. 

Assim, com uma ferramenta de emissão e controle de notas integrada com os outros módulos, se tem mais agilidade e facilidade. Dessa forma, também se diminui os erros em relação a nota, uma vez que todos os dados já estão dentro da ferramenta.

Relatórios

Esse pode ser um principais pontos de um ERP, que não é tão valorizado. Os relatórios fazem com que seja possível visualizar as mais diversas e importantes informações do negócio. 

Por exemplo, entre os relatórios de venda temos o de ABC de produtos vendidos. Ele mostra quais produtos são os que mais trazem faturamento e quais os que não são tão importantes quanto parece.

Produção

Empresas que fazem a produção de um produto devem ter controle total de todos os passos, quantidade de matéria-prima e tempo de produção. E, esse tipo de controle também garante que a produção esteja de acordo com a demanda.

As vantagens do ERP

A maior vantagem é que as ferramentas guardam as informações nas clouds, ou “nuvens”. Para quem não sabe, o conceito é simples: o banco de dados da empresa estará online (protegido, evidentemente), e não num drive físico. 

Isso é importante porque dá flexibilidade ao seu trabalho. Se é preciso acessar determinado documento ou informação da empresa, você não fica preso a um único computador. 

Os seus dados poderão ser acessados por você em outras ferramentas, em qualquer computador e em qualquer lugar.

Ainda em relação à acessibilidade, muitas ferramentas dão a possibilidade de você buscar as informações através de dispositivos móveis, como smartphones. Se você está sem computador, mas com celular, poderá continuar realizando seu trabalho normalmente. Isso proporciona ao negócio organização, flexibilidade e agilidade. 

Organização porque ele tem um sistema inteligente, que busca dados dentro do próprio software, além de proporcionar a disposição por data e por hora.

Se você for fazer esse trabalho em planilhas do Excel, além de perder tempo, não terá dados organizados, e você demora muito para achar as informações. Sem mencionar que você não terá a vantagem do armazenamento em nuvens, que se tornou essencial à segurança das informações e à acessibilidade.

Se seu computador pegar um vírus, ou simplesmente estragar, os dados estarão resguardados. A qualidade dos processos traz benefícios não só à organização enquanto “firma”, mas também à marca do negócio. 

Em outras palavras, a obtenção de um ERP online é importante não só para a empresa, mas também para a imagem do negócio perante os clientes e os próprios funcionários.

Para finalizar, outra vantagem é a possibilidade de encontrar softwares e sistemas de administração gratuitos. Ainda que eles não possuam todas as funções que os sistemas pagos oferecem, você não vai precisar gastar para obter serviços como esses.

Utilização de ERP

O Aberdeen Group, uma consultoria americana, realizou uma pesquisa sobre o uso do ERP. Ela descobriu que apenas 27,6% das funcionalidades dos softwares são utilizados pelas empresas. 

Isso demonstra ao menos duas coisas: que as empresas usam a ferramenta mesmo necessitando de poucas funções, porque veem nele benefícios; e que parte delas não explora suficientemente a ferramenta para lucrar mais com ela.

Isso é muito comum no Brasil e na América Latina, onde o ERP é usado de forma básica. Seja por desconhecimento ou dificuldade interna na organização dos afazeres, muitas funcionalidades dos softwares e rotinas que eles dispõem são descartadas. 

Apesar desses percalços, analistas afirmam que a tendência é um aumento significativo na utilização. Seguindo especialistas em economia, há uma previsão de crescimento do país após a saída da crise. Por isso, empresas de ERP têm investido na possibilidade de expansão.

Desde 2010 as marcas conhecidas de ERP dominaram o mercado das grandes e médias empresas. Ou seja, as fabricantes consolidadas fecharam com as companhias de porte considerável, não deixando espaço para novas empresas. 

Essas, se quisessem chegar ao mercado, deveriam tentar atingir outro nicho, nas camadas de baixo. E foi assim que o serviço começou a ser desenvolvido para empresas cada vez menores.

Somado a esse fator, as empresas pequenas passaram a necessitar cada vez mais de uma organização precisa. Isso porque o governo brasileiro apertou o cerco na questão fiscal e organizacional. Mesmo programas como o “Simples Nacional” já não garantem mais simplicidade para os pequenos empresários. 

Cada vez mais o Excel e a caneta com papel são insuficientes para as organizações. Por causa disso, as ferramentas de gestão passaram a ser desejadas pelas milhões de empresas que se encontram nessa situação.

ERP Simples

A primeira consequência desses acontecimentos listados acima foi o interesse das grandes marcas para cobrir esses pequenos clientes em potencial. No entanto, seus produtos não os satisfizeram, porque eles apenas “reciclaram” o sistema antigo. 

As desenvolvedoras forçaram uma falsa modernização, cortando pedaços do software de gestão para tentar vender. E, evidentemente, não tiveram muito sucesso.

Mas um novo mercado então se formou rapidamente, com muitos fornecedores de sistemas de gestão nas nuvens. O marketing dessas novas empresas inclusive vende o próprio produto como “simples” e “de baixo custo”. 

O desafio dessas marcas é fornecer um produto que tenha profundidade para cobrir as ações possíveis das empresas. Deve ser simples sem ser simplório. Abaixo mostramos um exemplo de sucesso no mercado, que tem conquistado muitas empresas.

Tipos de ERP e exemplos

Existem 3 tipos de ERP mais comuns. São eles:

• Tradicionais ou legados: os ERPs tradicionais são os mais antigos. Normalmente eles são instalados e algumas vezes requerem até um dispositivo unicamente para ser o servidor. Com eles o serviço de suporte também é mais difícil e muitas vezes não acompanham o crescimento da empresa.
• Engessados: Esses são ERPs mais baratos, que não proporcionam muitos benefícios e funcionalidades, por isso seu nome. Assim como os tradicionais, eles também não acompanham o crescimento do negócio.
• Gratuitos: o que pode começar como uma boa ideia, no fim pode não ser. ERPs gratuitos ajudam a fazer o controle do negócio, porém, eles precisam ganhar dinheiro em outro lugar. Dessa forma, é possível que uma consultoria ou alguns módulos da ferramenta devam ser pagos. Geralmente, a empresa que opta por um ERP gratuito acaba tendo que migrar para outro que atenda todas as suas necessidades.
• Back office: muitos podem até não considerar o back office um ERPs, porém, eles estão muito perto de ser. A diferença, e o motivo da separação, é que esses não contam com módulos para gerenciamento fiscal e contábil. Por ser de extrema importância para as empresas, acabam deixando na mão.
• Omnichannel: a “tradução” de omnichannel pode ser multicanais, isso significa que o ERP omnichannel é uma ferramenta que atende as necessidades de vários canais do negócio.Ou seja, eles são mais completos, fazem o controle financeiro, de estoque, fluxo de caixa, boletos e outras demandas.

O processo de implementação do ERP

 Quando a empresa contrata uma ferramenta de gestão para o negócio, ela precisa estar preparada para o impacto que essa trará. 

A utilização de um ERP em uma empresa pode trazer uma estranheza no início, principalmente porque requer a colaboração de grande parte dos funcionários. Mas, quanto mais dedicados ao uso e mais cultural se torna o uso da ferramenta, maior produtividade e benefícios se tem.

Porém, com a utilização de uma ferramenta intuitiva, moderna e simples, a implementação do ERP acontece de forma fácil. Principalmente quando essa possui um suporte que realmente atende o cliente, todo o processo se torna totalmente descomplicado.

Conheça o eGestor

O eGestor tem a vantagem de ser totalmente online, dispensando qualquer tipo de instalação. Assim, ele é um ERP completo, compatível com todos os navegadores e sistemas operacionais. 

A simplicidade está também ligada à flexibilidade do uso, já que pode ser acessado de celulares e tablets e outros dispositivos com acesso à internet. 

Quando uma empresa contrata o serviço, poderá começar a utilizá-lo no mesmo dia, o que difere dos sistemas tradicionais usados pelas grandes empresas, cujo projeto pode demorar bastante tempo.

A empresa acompanha a instalação do sistema caso seja necessário. Outro motivo que tem agradado os empresários é o preço acessível do eGestor. 

Além disso, ele mantém a infraestrutura de servidores e de sistema, para que o cliente não tenha surpresas com o custo. Veja abaixo o que o simples ERP possui:

Controle financeiro

Ele permite um excelente controle e gestão do fluxo de caixa. As contas a pagar e receber possuem funcionalidades para acelerar o processo, com relatório de fluxo financeiro, fluxo futuro e DRE. 

É possível também fazer controle de comissões dos vendedores da empresa. O financeiro poderá saber quais são os clientes inadimplentes e descobrir onde está indo o dinheiro.

Controle de estoque

Mesmo simples, o eGestor oferece ferramentas essenciais para gerenciar o estoque. Ele permite encontrar a quantidade certa para o estoque, já que isso é uma dificuldade comum que os gestores de estoque enfrentam. 

O controle no software é integrado às compras, vendas e financeiro. Há relatórios sobre administração do estoque mínimo, estoque histórico por produto, estoque em data específica, movimentação de produto, sugestão de compra, produtos por fornecedor e muitos outros.

Controle de vendas

É possível fazer o pedido de venda informando os produtos e serviços e escolhendo a forma de pagamento. É possível emitir nota fiscal eletrônica do pedido e do orçamento das vendas. 

Em relação aos relatórios, há para vendas detalhadas, produtos vendidos, comissão, entre outros.

Nota fiscal eletrônica

O eGestor já tem um emissor de nota fiscal eletrônico que funciona em todas as unidades federativas do Brasil. Ele permite, por exemplo, o NF-e diretamente da venda, o controle do estoque e gestão financeira. Tudo online. 

É possível imprimir o DANFE e enviar por e-mail a clientes e importar arquivos XML dos fornecedores para evitar o trabalho de digitar notas fiscais da compra.

Qual é a melhor empresa de ERP?

Dados da Fundação Getúlio Vargas indicaram potencial crescimento do ERP no país. Há cerca de 300 mil empresas pequenas e médias no Brasil, segundo a classificação utilizada pelo IBGE. 

Apenas 25% delas possui um ERP desenvolvido por software especializado. Isso significa que existe um mercado muito grande a ser explorado pelas empresas de ERPs. 

Mas, não é possível indicar qual o melhor ERP do mercado. Isso acontece porque, pelo fato de existirem diversas empresas no ramo, cada uma tem seu foco. Isso traz diversas facilidades para algumas empresas. Assim, dependendo do ramo da sua empresa, existem alguns ERPs que podem atendê-la melhor. Mas, agora que você já sabe tudo que precisa saber para escolher um ERP para sua empresa, fica muito mais fácil!

A partir de uma pesquisa sobre eles, é possível identificar qual se encaixa melhor com seu segmento, qual irá trazer mais benefícios, qual tem o valor que melhor condiz com o caixa da empresa. Entre outras diversas variáveis que devem ser consideradas.