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Temos percebido que as empresas que não contam com um ERP sofrem por ter um extenso trabalho manual. Elas precisam dividir as tarefas em muitos processos. Se há contas a pagar, por exemplo, é preciso agendar, fazer o trabalho, entregar na contabilidade, criar um relatório para integrar nas relações contábeis etc. Tudo isso deixa o trabalho da empresa lento, afetando diretamente a produtividade. Num mercado cada vez maior (que, evidentemente, atinge todos os setores), isso não traz boas consequências.

Mas falamos tanto de ERP online, e muitos devem estar se perguntando: o que vem a ser isso? Bom, de modo simplificado, podemos dizer que se trata de um método para viabilizar as ações cotidianas da empresa, para que possam ser feitas “de um modo só”. Em suma, é uma ferramenta indispensável para você administrar o seu negócio com eficiência.

A sigla ERP também é muito utilizada quando especialistas tratam de soluções tecnológicas para a gestão empresarial. Os sistemas podem ajudar empresários em projetos, a gerenciar e-mails e cuidar das questões financeiras, por exemplo. Um sistema assim deixa a administração de todos os departamentos da empresa mais simples, e, através disso, permite que obtenhamos dados precisos sobre cada um. Tudo em um único software.

Nesse artigo iremos abordar o assunto mais profundamente. Comece lendo o conceito de ERP para entender a dimensão desse sistema no mercado atual.

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O que é ERP?

ERP significa Enterprise Resource Planning, o que, em português, é “Planejamento dos Recursos da Empresa”. O nome resume bem a função do sistema, que pode ser vendido, normalmente, em forma de software para computadores diversos. A informática, nesse sentido, é usada para reunir em uma plataforma todas as operações que uma empresa precisa realizar diariamente.

O ERP integra, por exemplo, o faturamento diário, o balanço contábil, as compras e fluxo de caixa, o inventário de estoque, as contas dos clientes para receber, o ponto dos funcionários, o controle do maquinário da empresa ou fábrica e até a apuração do imposto de renda. Além das ações administrativas e operacionais, muitos programas permitem a administração do próprio corpo de funcionários da organização.

Um software ERP, na maior parte dos casos, pode ser dividido em três camadas. Veja:

  • 1ª Camada – Aplicação: O software integra funcionalidades, processos, cadastros (que são dispostos através de formulários divididos em campos), entre outros dados necessários.
  • 2ª Camada – Banco de Dados: As informações extraídas na camada anterior devem ser armazenadas nesse banco de dados. Isso é feito de forma lógica e, portanto, ordenada. Em alguns softwares isso se dá por um mecanismo de conexão não nativo.
  • 3ª camada – Framework: Essa parte permite que a empresa configure ou parametrize todo o sistema. Ela pode personalizar o ERP para aplicá-lo ao seu negócio. Todos os softwares possuem uma maneira de construir códigos-fontes e compilações. Dessa forma, novas funcionalidades são criadas de acordo com cada setor profissional. Em razão disso, as empresas desenvolvedoras vendem o serviço de manipulação de códigos para o ERP, e não um sistema “fechado”.

As vantagens do ERP

A maior vantagem é que os sistemas guardam as informações nas clouds, ou “nuvens”. Para quem não sabe, o conceito é simples: o banco de dados da empresa estará online (protegido, evidentemente), e não num drive físico. Isso é importante porque dá flexibilidade ao seu trabalho. Se é preciso acessar determinado documento ou informação da empresa, você não fica preso a um único computador. Os seus dados poderão ser acessados por você em outros sistemas, em qualquer computador e em qualquer lugar.

Ainda em relação à acessibilidade, muitos sistemas dão a possibilidade de você buscar as informações através de dispositivos moveis, como smartphones. Se você está sem computador, mas com celular, poderá continuar realizando seu trabalho normalmente. Isso proporciona ao negócio organização, flexibilidade e agilidade. Organização porque ele tem um sistema inteligente, que busca dados dentro do próprio software, além de proporcionar a disposição por data e por hora.

Se você for fazer esse trabalho em planilhas do Excel, além de perder tempo, não terá dados organizados, e você demorará muito para achar as informações. Sem mencionar que você não terá a vantagem do armazenamento em nuvens, que se tornou essencial à segurança das informações e à acessibilidade.

Se seu computador pegar um vírus, ou simplesmente estragar, os dados estarão resguardados. A qualidade dos processos traz benefícios não só à organização enquanto “firma”, mas também à marca do negócio. Em outras palavras, a obtenção de um ERP online é importante não só para a empresa, mas também para a imagem do negócio perante os clientes e os próprios funcionários.

Para finalizar, outra vantagem é a possibilidade de encontrar softwares e sistemas de administração gratuitos. Ainda que eles não possuam todas as funções que os sistemas pagos oferecem, você não vai precisar gastar para obter serviços como esses.

Guia de Otimização de Processos

Os sistemas conhecidos

Vamos tomar alguns exemplos de ERP, das marcas mais conhecidas do ramo: SAP, Oracle e TOTVS. Essas empresas possuem um sistema completo, com um painel cheio de funcionalidades essenciais para o cotidiano da empresa. Os softwares permitem a emissão de relatórios importantes, como de vendas e estoque da loja. As marcas listadas aqui são as líderes de vendas no Brasil.

SAP

Um dos sistemas integrados de gestão empresarial mais famosos é o SAP. É o principal produto da empresa alemã SAP AG, que é líder e mais bem sucedida companhia no segmento dos softwares corporativos. Segundo a própria organização, ela tem mais de 86 mil clientes no mundo inteiro, sendo a maioria empresas de grande porte.

O programa vendido pela empresa tenta contemplar em toda sua integridade dois módulos. Cada um está ligado a uma área específica. O módulo SD, por exemplo, que significa Sales and Distribution, é para a área de vendas e distribuição, como o nome deixa claro. Ele faz a integração das informações para os processos ligados a essa área. Há uma transação separada que é executada em cada programa. A linguagem da programação do sistema é feita pela ABAP, cujos direitos são totalmente da SAP.

Os módulos são responsáveis por muitos processos. Mais de mil ações ligadas ao negócio estão incluídas em cada um, através de um sistema que é configurado para atender as necessidades de cada tarefa. Há mais de 8 mil tabelas em tempo real, com informações que trafegam pela organização. Esses e outros métodos de trabalho são muito conhecidos no mundo dos negócios, por proporcionarem conforto e eficiência. A empresa tem alta tecnologia de programas, que resolvem muitas soluções.

TOTVS

A TOTVS (a pronuncia correta é Tótus) é uma empresa de software brasileira, com sede em São Paulo. Ela foi formada quando duas outras empresas se fundiram, a Microsiga e a Logocenter. Mais tarde outras concorrentes nacionais integraram a organização: a RM Sistemas, em 2006, e a Datasul em 2008. Isso aconteceu depois da abertura de capital na Bovespa em 2006. Segundo a revista EXAME, a TOTVS é a maior empresa de software da América Latina, e a líder no mercado nacional de ERP, de acordo com a Fundação Getúlio Vargas. Ela possui escritórios na Argentina México e Estados Unidos.

A ferramenta atende as necessidades especificas de cada semento, como manufatura, indústria, varejo etc. Ela garante mais precisão nas informações e está sempre acompanhado de e-learning, consultores e infraestrutura para diversas necessidades. O objetivo do software, segundo a empresa, é auxiliar nas soluções verticais e possibilitar o uso do cloud computing, isto é, nas nuvens.

Depois que os negócios se fortalecem no segmento em que atuam, a empresa oferece outras soluções que as permitem reconhecer aquelas que trabalharam para seu crescimento. Outo ponto é o foco na gestão de capital humano, apoiado na cultura empresarial do negócio, e o seu desenvolvimento organizacional, de modo a manter talentos e aumentar a produtividade.

Depois que uma empresa fortalece o produto ou serviço que comercializa, e garante a satisfação dos seus profissionais, ela precisa fidelizar clientes. Por isso a TOTVS oferece também um CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) para analisar o comportamento do consumidor e possibilitar a criação de ações de relacionamento personalizadas para o público da empresa. Com dados de gestão de pessoas e de clientes, o negócio pode analisar as informações para ter uma visão ampla sobre o seu negócio.

A TOTVS oferece, para integrar ao projeto, uma opção de BA (Business Analytics) que apoia os gestores na administração e fornece indicadores em um ambiente personalizado. Segundo a empresa, todos os processos, documentos e informações gerados por essas soluções configuram um ativo intangível, que não é possível precificar: o conhecimento. A marca tem no seu arsenal muitas outras soluções para o gerenciamento e integração de métodos e ferramentas.

Oracle

A Oracle vende para empresas não só software, mas também hardware. Entre as soluções multinacionais que ela oferece está o seu ERP, que tem grande capacidade de processar, centralizar os processos e distribuir as informações para todas as áreas da empresa. A Oracle é, em razão disso, uma das mais bem sucedidas companhias de tecnologia para empresas do mundo.

A marca lançou recentemente seu ERP para a gestão em nuvem para o mercado brasileiro. Ela procurou oferecer o primeiro produto com uma premissa tecnológica e os reais objetivos da computação em nuvem. Como é do seu costume, ela cutucou a concorrência afirmando que não desejava vender apenas um modelo comercial de aluguel de software por um preço mensal, como fazem as outras empresas da área.

No lançamento, a direção da Oracle disse que sua concorrente, a SAP, utilizou como base seu software tradicional, colocando-o em Data Center para depois chamá-lo de “Cloud”. Segundo ela, o sistema da SAP na verdade continua fazendo tudo da maneira tradicional da empresa. Independentemente das preferências, o software da Oracle foi reescrito totalmente para funcionar nas nuvens.

Todos os seus clientes puderam ter uma atualização, e ainda hoje recebem as melhorias contínuas. O software oferece a possibilidade de expansão e flexibilidade dos usuários. E ele não necessita de integradores de sistemas, já possuindo funcionalidades adicionais e levando em conta as leis tributárias do país.

Utilização de ERP

O Aberdeen Group, uma consultoria americana, realizou uma pesquisa sobre o uso do ERP. Ela descobriu que apenas 27,6% das funcionalidades dos softwares são utilizados pelas empresas. Isso demonstra ao menos duas coisas: que as empresas usam o sistema mesmo necessitando de poucas funções, porque veem nele benefícios; e que parte delas não explora suficientemente o sistema para lucrar mais com ele.

Isso é muito comum no Brasil e na América Latina, onde o ERP é usado de forma básica. Seja por desconhecimento ou dificuldade interna na organização dos afazeres, muitas funcionalidades dos softwares e rotinas que eles dispõem são descartadas. Apesar desses percalços, analistas afirmam que a tendência é um aumento significativo na utilização. Seguindo especialistas em economia, há uma previsão de crescimento do país após a saída da crise. Por isso, empresas de ERP têm investido na possibilidade de expansão.

Desde 2010 as marcas conhecidas de ERP dominaram o mercado das grandes e médias empresas. Ou seja, as fabricantes consolidadas fecharam com as companhias de porte considerável, não deixando espaço para empresas novas. Essas, se quisessem chegar ao mercado, deveriam tentar atingir outro nicho, nas camadas de baixo. E foi assim que o serviço começou a ser desenvolvido para empresas cada vez menores.

Somado a esse fator, as empresas pequenas passaram a necessitar cada vez mais de uma organização precisa. Isso porque o governo brasileiro apertou o cerco na questão fiscal e organizacional. Mesmo programas como o “Simples Nacional” já não garantem mais simplicidade para os pequenos empresários. Cada vez mais o Excel e a caneta com papel são insuficientes as organizações. Por causa disso, os sistemas de gestão passaram a ser desejados pelas milhões de empresas que se encontraram nessa situação.

ERP Simples

A primeira consequência desses acontecimentos listados acima foi o interesse das grandes marcas para cobrir esses pequenos clientes em potencial. No entanto, seus produtos não os satisfizeram, porque eles apenas “reciclaram” o sistema antigo. As desenvolvedoras forçaram uma falsa modernização, cortando pedaços do software para tentar vender. E, evidentemente, não tiveram muito sucesso.

Mas um novo mercado então se formou rapidamente, com muitos fornecedores de sistemas de gestão nas nuvens. O marketing dessas novas empresas inclusive vende o próprio produto como “simples” e “de baixo custo”. O desafio dessas marcas é fornecer um produto que tenha profundidade para cobrir as ações possíveis das empresas. Deve ser simples sem ser simplório. Abaixo mostramos um exemplo de sucesso no mercado, que tem conquistado muitas empresas.

eGestor

O eGestor tem a vantagem de ser totalmente online, dispensando qualquer tipo de instalação. Ele é compatível com todos os navegadores e sistemas operacionais. A simplicidade está também ligada à flexibilidade do uso, já que pode ser acessado de celulares e tablets e outros dispositivos com acesso à internet. Quando uma empresa contrata o serviço, poderá começar a utilizá-lo no mesmo dia, o que difere dos sistemas tradicionais usados pelas grandes empresas, cujo projeto pode demorar bastante tempo.

A empresa acompanha a instalação do sistema caso seja necessário. Outro motivo que têm agradado os empresários é o preço acessível do eGestor. Além disso, ele mantém a infraestrutura de servidores e de sistema, para que o cliente não tenha surpresas com o custo. Veja abaixo o que o simples ERP possui:

Controle financeiro: Ele permite um excelente controle e gestão do fluxo de caixa. As contas a pagar e receber possuem funcionalidades para acelerar o processo, com relatório de fluxo financeiro, fluxo futuro e DRE. É possível também fazer controle de comissões dos vendedores da empresa. O financeiro poderá saber quais são os clientes inadimplentes e descobrir onde está indo o dinheiro.

Controle de estoque: Mesmo simples, o eGestor oferece ferramentas essenciais para gerenciar o estoque. Ele permite encontrar a quantidade certa para o estoque, já que isso é uma dificuldade comum que os gestores de estoque enfrentam. O controle no software é integrado às compras, vendas e financeiro. Há relatórios sobre administração do estoque mínimo, estoque histórico por produto, estoque em data específica, movimentação de produto, sugestão de compra, produtos por fornecedor e muito outros.

Controle de vendas: É possível fazer o pedido de venda informando os produtos e serviços e escolhendo a forma de pagamento. É possível emitir nota fiscal eletrônica do pedido e do orçamento das vendas. Em relação aos relatórios, há para vendas detalhadas, produtos vendidos, comissão, entre outros.

Nota fiscal eletrônica: O eGestor já tem um emissor de nota fiscal eletrônico que funciona em todas as unidades federativas do Brasil. Ele permite, por exemplo, o NF-e diretamente da venda, o controle do estoque e gestão financeiro. Tudo online. É possível imprimir o DANGE e enviar por e-mail a clientes e importar arquivos CML dos fornecedores para evitar o trabalho de digitar notas fiscais da compra.

Qual é a melhor empresa de ERP?

Dados divulgados recentemente mostraram que o mercado de pequenas empresas tem uma contração menor dos grandes fabricantes de ERP. Isso significa que elas não são tão atendidas por essas marcas de sucesso. A Fundação Getúlio Vargas realiza anualmente o estudo de uso da Tecnologia da Informação no Brasil, e em razão disso, mostrou como funciona o mercado de ERP no país.

Demonstrou-se que ele é dominado basicamente por três fabricantes: TOTVS, SAP e Oracle. Juntos, eles detêm 81% do mercado nacional. Esse dado tende a variar de acordo com o ano, mas mantém-se estável, sempre estando nessa faixa. A líder do segmento é a TOTVS, com 52% do mercado. A SAP e a Oracle empataram no segmento das pequenas empresas, com 8% cada uma.

Já na totalidade das empresas, com grandes e pequenas, a TOTVS tem 37% da participação. A segunda colocada é a SAP, com 28%, e a Oracle, em terceiro, com 16%. Outra empresa de menor abrangência que apareceu com numero significativo foi a Infor, com 5%. E em relação às empresas grandes e médias, as três marcas também dominam, pois possuem 78% da participação no mercado. Isso demonstra o quão importante são as grandes companhias, mesmo não tendo softwares simples e eficientes para empresas pequenas.

Em relação ao mundo, a Gartner fez uma pesquisa há alguns anos e demonstrou que essas empresas também têm uma fatia considerável do mercado mundial. A SAP está na liderança, com 24,6%, seguida pela Oracle, com 12,8%. A brasileira TOTVS está na sexta posição, tendo 2% do mercado mundial. Esse pequeno valor traz um rendimento bilionário ao negócio. Em 2012, por exemplo, ela lucrou 24,5 bilhões de dólares.

Os dados da FGV indicaram ainda o potencial crescimento do ERP no país. Segundo as estimativas, há cerca de 300 mil empresas pequenas e médias no Brasil, segundo a classificação utilizada pelo IBGE. Apenas 25% delas possui um ERP desenvolvido por software especializado.

Conclusão

O ERP é um sistema indispensável para qualquer empresa que queira competir no mercado. Dessa forma, o negócio consegue melhorar os processos e ainda garantir que a concorrência não é a única a ter as melhores tecnologias. O ERP integra vários processos da empresa, da aquisição de produtos à gestão dos funcionários. Além disso, emite relatórios extremamente importantes para saber a saúde do negócio. Através deles é possível saber o que precisa ser mudado na administração e o que pode ser mantido como está.

Para encontrar um bom software é preciso fazer uma pesquisa, que tende a ser bastante detalhada dependendo do segmento de atuação do negócio. Grandes empresas necessitam mais da personalização, e por isso os projetos costumam custar bastante tempo e dinheiro. Empresas como SAP, Oracle e TOTVS são as mais importantes nesse atendimento.

No entanto, com o surgimento de novas empresas no mercado, as pequenas empresas têm tido benefícios voltados para seu segmento. A burocratização das leis trabalhistas brasileiras e a incapacidade das grandes empresas de ERP de fornecer bons sistemas para os pequenos negócios fizeram que o mercado se alargasse. Hoje já sistemas simples, como o eGestor, que garante todas as funções importantes para as empresas, por um preço justo. Além de moderno e flexível, o software funciona nas nuvens. Se tiver interesse, procure saber mais sobre o sistema, que ainda possui a vantagem de teste gratuito.

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Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br