ERP: O que é e vantagens [GUIA COMPLETO]

Escrito em: 29/03/22
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É possível perceber que as empresas que não contam com um ERP sofrem por ter um extenso trabalho manual. 

Elas precisam dividir as tarefas em muitos processos. Se há contas a pagar, por exemplo, é preciso agendar, fazer o trabalho, entregar na contabilidade, criar um relatório para integrar nas relações contábeis etc. 

Tudo isso deixa o trabalho da empresa lento, afetando diretamente a produtividade. Num mercado cada vez maior (que, evidentemente, atinge todos os setores), isso não traz boas consequências.

Mas tanto se fala de ERP online, e muitos devem estar se perguntando: o que é isso? De modo simplificado, pode-se dizer que é um método para viabilizar as ações cotidianas da empresa, para que possam ser feitas “de um modo só”. 

Em suma, é uma ferramenta indispensável para você administrar o seu negócio com eficiência.

A sigla ERP também é muito utilizada quando especialistas tratam de soluções tecnológicas para a gestão empresarial. Os sistemas podem ajudar empresários em projetos, a gerenciar e-mails e cuidar das questões financeiras, por exemplo. Um sistema assim deixa a administração de todos os departamentos da empresa mais simples, e, através disso, permite que tenhamos dados precisos sobre cada um. Tudo em um único software.

Guia de Otimização de Processos

O que é ERP?

ERP significa Enterprise Resource Planning, o que, em português, é “Planejamento dos Recursos da Empresa”. O nome resume bem a função do sistema, que pode ser vendido, normalmente, em forma de software para computadores diversos. 

A informática, nesse sentido, é usada para reunir em uma plataforma todas as operações que uma empresa precisa realizar diariamente.

O ERP integra, por exemplo, o faturamento diário, o balanço contábil, as compras e fluxo de caixa, o inventário de estoque, as contas dos clientes para receber, o ponto dos funcionários, o controle do maquinário da empresa ou fábrica e até a apuração do imposto de renda. 

Além das ações administrativas e operacionais, muitos programas permitem a administração do próprio corpo de funcionários da organização.

Um software ERP, na maior parte dos casos, pode ser dividido em três camadas. Veja:

  • 1ª Camada – Aplicação: O software integra funcionalidades, processos, cadastros (que são dispostos através de formulários divididos em campos), entre outros dados necessários.
  • 2ª Camada – Banco de Dados: As informações extraídas na camada anterior devem ser armazenadas nesse banco de dados. Isso é feito de forma lógica e, portanto, ordenada. Em alguns softwares isso se dá por um mecanismo de conexão não nativo.
  • 3ª camada – Framework: Essa parte permite que a empresa configure ou parametrize todo o sistema. Ela pode personalizar o ERP para aplicá-lo ao seu negócio. Todos os softwares possuem uma maneira de construir códigos-fontes e compilações. Dessa forma, novas funcionalidades são criadas de acordo com cada setor profissional. Em razão disso, as empresas desenvolvedoras vendem o serviço de manipulação de códigos para o ERP, e não um sistema “fechado”.

As vantagens do ERP

A maior vantagem é que os sistemas guardam as informações nas clouds, ou “nuvens”. Para quem não sabe, o conceito é simples: o banco de dados da empresa estará online (protegido, evidentemente), e não num drive físico. 

Isso é importante porque dá flexibilidade ao seu trabalho. Se é preciso acessar determinado documento ou informação da empresa, você não fica preso a um único computador. 

Os seus dados poderão ser acessados por você em outros sistemas, em qualquer computador e em qualquer lugar.

Ainda em relação à acessibilidade, muitos sistemas dão a possibilidade de você buscar as informações através de dispositivos móveis, como smartphones. Se você está sem computador, mas com celular, poderá continuar realizando seu trabalho normalmente. Isso proporciona ao negócio organização, flexibilidade e agilidade. 

Organização porque ele tem um sistema inteligente, que busca dados dentro do próprio software, além de proporcionar a disposição por data e por hora.

Se você for fazer esse trabalho em planilhas do Excel, além de perder tempo, não terá dados organizados, e você demora muito para achar as informações. Sem mencionar que você não terá a vantagem do armazenamento em nuvens, que se tornou essencial à segurança das informações e à acessibilidade.

Se seu computador pegar um vírus, ou simplesmente estragar, os dados estarão resguardados. A qualidade dos processos traz benefícios não só à organização enquanto “firma”, mas também à marca do negócio. 

Em outras palavras, a obtenção de um ERP online é importante não só para a empresa, mas também para a imagem do negócio perante os clientes e os próprios funcionários.

Para finalizar, outra vantagem é a possibilidade de encontrar softwares e sistemas de administração gratuitos. Ainda que eles não possuam todas as funções que os sistemas pagos oferecem, você não vai precisar gastar para obter serviços como esses.

vantagens do ERP

Utilização de ERP

O Aberdeen Group, uma consultoria americana, realizou uma pesquisa sobre o uso do ERP. Ela descobriu que apenas 27,6% das funcionalidades dos softwares são utilizados pelas empresas. 

Isso demonstra ao menos duas coisas: que as empresas usam o sistema mesmo necessitando de poucas funções, porque veem nele benefícios; e que parte delas não explora suficientemente o sistema para lucrar mais com ele.

Isso é muito comum no Brasil e na América Latina, onde o ERP é usado de forma básica. Seja por desconhecimento ou dificuldade interna na organização dos afazeres, muitas funcionalidades dos softwares e rotinas que eles dispõem são descartadas. 

Apesar desses percalços, analistas afirmam que a tendência é um aumento significativo na utilização. Seguindo especialistas em economia, há uma previsão de crescimento do país após a saída da crise. Por isso, empresas de ERP têm investido na possibilidade de expansão.

Desde 2010 as marcas conhecidas de ERP dominaram o mercado das grandes e médias empresas. Ou seja, as fabricantes consolidadas fecharam com as companhias de porte considerável, não deixando espaço para novas empresas. 

Essas, se quisessem chegar ao mercado, deveriam tentar atingir outro nicho, nas camadas de baixo. E foi assim que o serviço começou a ser desenvolvido para empresas cada vez menores.

Somado a esse fator, as empresas pequenas passaram a necessitar cada vez mais de uma organização precisa. Isso porque o governo brasileiro apertou o cerco na questão fiscal e organizacional. Mesmo programas como o “Simples Nacional” já não garantem mais simplicidade para os pequenos empresários. 

Cada vez mais o Excel e a caneta com papel são insuficientes para as organizações. Por causa disso, os sistemas de gestão passaram a ser desejados pelas milhões de empresas que se encontram nessa situação.

ERP Simples

A primeira consequência desses acontecimentos listados acima foi o interesse das grandes marcas para cobrir esses pequenos clientes em potencial. No entanto, seus produtos não os satisfizeram, porque eles apenas “reciclaram” o sistema antigo. 

As desenvolvedoras forçaram uma falsa modernização, cortando pedaços do software para tentar vender. E, evidentemente, não tiveram muito sucesso.

Mas um novo mercado então se formou rapidamente, com muitos fornecedores de sistemas de gestão nas nuvens. O marketing dessas novas empresas inclusive vende o próprio produto como “simples” e “de baixo custo”. 

O desafio dessas marcas é fornecer um produto que tenha profundidade para cobrir as ações possíveis das empresas. Deve ser simples sem ser simplório. Abaixo mostramos um exemplo de sucesso no mercado, que tem conquistado muitas empresas.

Principais módulos de um sistema ERP

Como um ERP oferece diversas soluções para um negócio, ele possui diversos módulos, que auxiliam nas suas necessidades. Alguns módulos que o um ERP pode ter são:

Financeiro

É um dos módulos essenciais de um ERP, afinal, o financeiro é essencial para uma empresa. Assim, o módulo financeiro da ferramenta deve possuir algumas funcionalidades. Entre elas podemos citar:

  • fluxo de caixa
  • contas a pagar e receber
  • conciliação bancária
  • dre

Vendas

Tal qual o controle financeiro, o controle de vendas é imprescindível em um ERP. Nele serão registradas todas as movimentações de vendas realizadas pela empresa. Isso significa que todas as informações financeiras e de estoque devem estar lá. 

Ainda, quando o sistema é totalmente integrado, ao inserir uma venda, o produto já retirado do estoque e os valores inseridos no financeiro, inclusive em vendas parceladas.

Compras

Para comercializar um produto é necessário fazer a compra do mesmo, negociar valores, conversar com vários fornecedores e pagar o frete. Por isso, ter um controle de todas as compras e principalmente dos valores delas, é muito importante. 

Também, se a compra for feita de forma parcelada, e o sistema for integrado, ela já é contabilizada no financeiro. E, assim que o produto chegar, ele entra no estoque.

Clientes

Este módulo é onde devem estar cadastradas todas as informações sobre seus clientes, fornecedores e até transportadoras. Nele é possível inserir todas as informações, por exemplo, no caso de um fornecedor já ter cadastrado dados como Inscrição Estadual, Municipal e CNPJ.

Produtos e serviços

Aqui é onde está tudo sobre seus produtos e serviços. Esse módulo do ERP é basicamente um inventário, mas com mais informações. Ele monitora todas as entradas e saídas, se o estoque está no limite e até os valores dos produtos, quanto foi pago e qual o preço de venda. 

É muito importante que ele esteja em dia, para saber o que se pode vender ou não e quando está na hora de fazer um novo pedido ao fornecedor.

Fiscal

Um ERP também é emissor de notas fiscais. Dessa forma, ele precisa ter um controle dessas notas. 

Assim, com uma ferramenta de emissão e controle de notas integrada com os outros módulos, se tem mais agilidade e facilidade. Dessa forma, também se diminui os erros em relação a nota, uma vez que todos os dados já estão dentro do sistema.

Relatórios

Esse pode ser um principais pontos de um ERP, que não é tão valorizado. Os relatórios fazem com que seja possível visualizar as mais diversas e importantes informações do negócio. 

Por exemplo, entre os relatórios de venda temos o de ABC de produtos vendidos. Ele mostra quais produtos são os que mais trazem faturamento e quais os que não são tão importantes quanto parece.

Produção

Empresas que fazem a produção de um produto devem ter controle total de todos os passos, quantidade de matéria-prima e tempo de produção. E, esse tipo de controle também garante que a produção esteja de acordo com a demanda.

como escolher um ERP

Como escolher o ERP ideal para o seu negócio

Não se pode dizer que existe um melhor ERP no mercado. Isso porque, tudo depende da necessidade do negócio. Por exemplo, se uma empresa precisa de controle de produção, ela deve buscar o ERP que tenha um ótimo controle de produção.

Ainda, é possível testar por alguns dias para ver como a ferramenta funciona e se ela se encaixa com as necessidades da empresa. 

Também, se atente a dificuldade para utilizar o sistema, se ele não for intuitivo e você terá que utilizar o suporte ou uma implementação, verifique se não há nenhum custo a mais nesses serviços.

Lembre-se também de considerar a dificuldade de implementação do ERP. Existem ferramentas que precisam de um computador só para elas, imagine o trabalho, espaço e valor que isso não toma. 

Enquanto isso, existem sistemas que são completamente online. Ou seja, sem nenhum custo ou dificuldade de implementação.

Atente-se no investimento e no retorno financeiro que ele trará. Por se tratar de um serviço, o ERP possui um valor. Normalmente, com pouco tempo de uso já se tem um retorno sobre o investimento feito. 

Isso acontece porque uma ferramenta de gestão faz com que o negócio entenda os gargalos que possivelmente estavam desperdiçando dinheiro.

O processo de implementação do ERP

 Quando a empresa contrata uma ferramenta de gestão para o negócio, ela precisa estar preparada para o impacto que essa trará. 

A utilização de um ERP em uma empresa pode trazer uma estranheza no início, principalmente porque requer a colaboração de grande parte dos funcionários. Mas, quanto mais dedicados ao uso e mais cultural se tornar o uso da ferramenta, maior produtividade e benefícios se tem.

Porém, com a utilização de uma ferramenta intuitiva, moderna e simples, a implementação do ERP acontece de forma fácil. Principalmente quando essa possui um suporte que realmente atende o cliente, todo o processo se torna totalmente descomplicado.

Conheça o eGestor

O eGestor tem a vantagem de ser totalmente online, dispensando qualquer tipo de instalação. Ele é compatível com todos os navegadores e sistemas operacionais. 

A simplicidade está também ligada à flexibilidade do uso, já que pode ser acessado de celulares e tablets e outros dispositivos com acesso à internet. 

Quando uma empresa contrata o serviço, poderá começar a utilizá-lo no mesmo dia, o que difere dos sistemas tradicionais usados pelas grandes empresas, cujo projeto pode demorar bastante tempo.

A empresa acompanha a instalação do sistema caso seja necessário. Outro motivo que tem agradado os empresários é o preço acessível do eGestor. 

Além disso, ele mantém a infraestrutura de servidores e de sistema, para que o cliente não tenha surpresas com o custo. Veja abaixo o que o simples ERP possui:

Controle financeiro

Ele permite um excelente controle e gestão do fluxo de caixa. As contas a pagar e receber possuem funcionalidades para acelerar o processo, com relatório de fluxo financeiro, fluxo futuro e DRE

É possível também fazer controle de comissões dos vendedores da empresa. O financeiro poderá saber quais são os clientes inadimplentes e descobrir onde está indo o dinheiro.

Controle de estoque

Mesmo simples, o eGestor oferece ferramentas essenciais para gerenciar o estoque. Ele permite encontrar a quantidade certa para o estoque, já que isso é uma dificuldade comum que os gestores de estoque enfrentam. 

O controle no software é integrado às compras, vendas e financeiro. Há relatórios sobre administração do estoque mínimo, estoque histórico por produto, estoque em data específica, movimentação de produto, sugestão de compra, produtos por fornecedor e muitos outros.

Controle de vendas

É possível fazer o pedido de venda informando os produtos e serviços e escolhendo a forma de pagamento. É possível emitir nota fiscal eletrônica do pedido e do orçamento das vendas. 

Em relação aos relatórios, há para vendas detalhadas, produtos vendidos, comissão, entre outros.

Nota fiscal eletrônica

O eGestor já tem um emissor de nota fiscal eletrônico que funciona em todas as unidades federativas do Brasil. Ele permite, por exemplo, o NF-e diretamente da venda, o controle do estoque e gestão financeira. Tudo online. 

É possível imprimir o DANFE e enviar por e-mail a clientes e importar arquivos XML dos fornecedores para evitar o trabalho de digitar notas fiscais da compra.

Qual é a melhor empresa de ERP?

Dados da Fundação Getúlio Vargas indicaram potencial crescimento do ERP no país. Há cerca de 300 mil empresas pequenas e médias no Brasil, segundo a classificação utilizada pelo IBGE. 

Apenas 25% delas possui um ERP desenvolvido por software especializado. Isso significa que existe um mercado muito grande a ser explorado pelas empresas de ERPs. 

Mas, não é possível indicar qual o melhor ERP do mercado. Isso acontece porque, pelo fato de existirem diversas empresas no ramo, cada uma tem seu foco. Isso traz diversas facilidades para algumas empresas. Assim, dependendo do ramo da sua empresa, existem alguns ERPs que podem atendê-la melhor.

A partir de uma pesquisa sobre eles, é possível identificar qual se encaixa melhor com seu segmento, qual irá trazer mais benefícios, qual tem o valor que melhor condiz com o caixa da empresa. Entre outras diversas variáveis que devem ser consideradas.

Conclusão

O ERP é um sistema indispensável para qualquer empresa que queira competir no mercado. Dessa forma, o negócio consegue melhorar os processos e ainda garantir que a concorrência não seja a única a ter as melhores tecnologias. 

O ERP integra vários processos da empresa, da aquisição de produtos à gestão dos funcionários. Além disso, emite relatórios extremamente importantes para saber a saúde do negócio. Através deles é possível saber o que precisa ser mudado na administração e o que pode ser mantido como está.

Para encontrar um bom software é preciso fazer uma pesquisa, que tende a ser bastante detalhada dependendo do segmento de atuação do negócio. Grandes empresas necessitam mais da personalização, e por isso os projetos costumam custar bastante tempo e dinheiro. Empresas como SAP, Oracle e TOTVS são as mais importantes nesse atendimento.

No entanto, com o surgimento de novas empresas no mercado, as pequenas empresas têm tido benefícios voltados para seu segmento. A burocratização das leis trabalhistas brasileiras e a incapacidade das grandes empresas de ERP de fornecer bons sistemas para os pequenos negócios fizeram com que o mercado se alargasse. Hoje já existem sistemas simples, como o eGestor, que garante todas as funções importantes para as empresas, por um preço justo. Além de moderno e flexível, o software funciona nas nuvens.

<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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