7 motivos para abandonar as planilhas em sua empresa

Escrito em: 10/07/18
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Gerenciar as suas vendas, manter o controle sobre a sua folha de pagamento, controlar o estoque e armazenar um banco de dados sobre a clientela. São tarefas de absoluta importância e que certamente estão presentes no cotidiano da gestão de sua empresa, não é mesmo?

Mas afinal de contas, como você realiza todas essas atividades? Utiliza diferentes planilhas para controlar cada um dos processos gerenciais? Se a resposta for sim, saiba que você está perdendo tempo ao não utilizar um software de gestão empresarial, que possibilita a integração de todas as áreas de sua empresa em uma única ferramenta e traz uma maior segurança de dados e menor ocorrência de erros, já que o processo é todo informatizado.

Outra vantagem desse tipo de sistema é o fato de proporcionar relatórios automatizados para tomadas de decisões mais assertivas e sem espaços para achismos. Quer saber mais a respeito de como um software de gestão empresarial pode otimizar diversos processos gerenciais em seu negócio? Então confira 7 motivos para abandonar as planilhas e adotar uma solução mais informatizada para o controle de sua empresa!

1- Integração de dados

A partir de um software de gestão empresarial, você só possui o trabalho de registrar uma nova compra ou venda. Assim, o sistema se encarrega de atualizar o seu banco de dados e integrar todas as áreas de sua empresa.

Ao cadastrar uma nova venda e informar o produto vendido, o cliente comprador, o vendedor responsável pelo negócio e os valores envolvidos, a ferramenta realiza a integração de todas essas informações da seguinte maneira:

  • O produto vendido será dado como baixa automaticamente no sistema. Atualizando assim a sua nova quantidade de estoque para o item em questão;
  • O cliente comprador será direcionado automaticamente para o menu de contatos do sistema, em que você poderá visualizar informações de compra de cada cliente e armazenar meios de contato, além de gerenciar sua rede de fornecedores e transportadores;
  • Ao informar o vendedor responsável pelo negócio, um software de gestão empresarial gera relatórios automatizados em relação aos valores de comissionamento e volume de produtos vendidos por vendedor;
  • Todas as vendas cadastradas no sistema também serão direcionadas ao seu plano de contas, para que você possa identificar todas as suas receitas originadas pelas vendas de uma forma totalmente clara;

Viu como um simples cadastro de venda possui integração com diversas outras informações de sua empresa? No caso de se utilizar planilhas gerenciais, cada um destes aspectos teria que ser registrado separadamente. Isso representaria um enorme trabalho e consumo de tempo. Fora a grande chance de esquecimento ou equívocos no registro de dados.

2- Maior segurança e praticidade

Utilizar sistema de gestão empresarial armazenado na nuvem, ou seja, que não necessita de instalação em um servidor específico e pode ser acessado de uma forma totalmente online a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, é um fator que traz um enorme ganho de praticidade e segurança na gestão empresarial.

As planilhas geralmente estão armazenadas somente dentro do ambiente interno da empresa. Em computadores que estão sujeitos a danos ou mesmo furtos, o que acarretaria na perda de todo os dados armazenados. Mas, com um software na nuvem, seus dados ficam armazenados de uma forma bem mais segura. E você pode gerenciar a sua empresa de qualquer local em que estiver.

3- Possibilidade de emitir nota fiscal eletrônica

 Utilizando um software de gestão empresarial, você poderá emitir notas fiscais eletrônicas para seus clientes diretamente por essa ferramenta, sem a necessidade de utilizar um sistema emissor específico para tal, que é restrito somente a emissão de notas fiscais. Uma planilha não é capaz de armazenar os arquivos XML e DANFE da nota fiscal, ao contrário de um sistema informatizado.

Ebook Nota Fiscal Eletrônica

4- Suporte técnico

No caso de se utilizar um software de gestão empresarial, você sempre terá a possibilidade de solicitar o serviço de suporte técnico no caso de dúvidas na operação da ferramenta. Esse suporte será realizado de uma forma totalmente gratuita. E poderá ser feito via telefone, e-mail ou chat online. Já que o fato de o sistema não necessitar de instalação dispensa o atendimento presencial.

Em caso de perda de dados, um sistema online possibilita um completo backup de dados. Ao contrário de planilhas do Excel, que somente realizam um backup parcial. Outro fator que torna a utilização de um software de gestão empresarial mais seguro é a possibilidade de gerenciar acessos e permissões de usuários aos dados do sistema, o que não ocorre com as planilhas.

5- Acesso a relatórios gerenciais

Analisar o seu fluxo de caixa, identificar os produtos mais vendidos, os que mais geraram lucro para a sua empresa, os que se encontram parados no estoque, o seu DRE… São indicadores de extrema importância para a mensuração de resultados do seu negócio. Mas que ao mesmo tempo são bastante trabalhosos de serem elaborados por meio de planilhas. Visto que envolvem uma grande quantidade de dados.

A partir de um sistema de gestão empresarial totalmente online, e com a integração de dados proporcionada por essa ferramenta, estes e muitos outros indicadores podem ser obtidos através de relatórios gerenciais totalmente automatizados.

Em muitas situações, o controle financeiro realizado nas planilhas é extremamente básico, com o simples registro de entradas e saídas do orçamento. Mas sem dados para obter indicadores mais específicos e aprofundados como DRE e margem de contribuição, por exemplo. Que são absolutamente imprescindíveis para medir a lucratividade da sua empresa em um âmbito geral. E também em relação a cada um de seus produtos vendidos.

6- Acompanha o crescimento da empresa

Sua empresa cresceu e aumentou consideravelmente o volume de vendas. Consequentemente necessita de um estoque maior para atender a demanda. E deve gerenciar uma quantidade maior de informações, já que também foi necessário aumentar a equipe de colaboradores.

Quanto mais informações para se controlar, maior o número de planilhas necessárias. No caso de utilizar um sistema de gestão empresarial, essa ferramenta acompanha o crescimento de sua empresa. Assim, possibilitando o armazenamento de dados em uma única plataforma.

7- Maior controle

O espaço para cadastro de clientes em um sistema de gestão empresarial possibilita o armazenamento de diversas informações, desde meios para contato até o histórico de compras efetuadas por cada um desses clientes em sua empresa.

Com o auxílio de uma ferramenta informatizada, torna-se muito mais fácil identificar prazos de vencimentos de determinadas contas a receber. E dificulta também a verificação dos clientes que já se encontram em situações de inadimplência.

Um software de gestão empresarial online emite avisos em períodos próximos aos vencimentos de contas a pagar e a receber. Isso para que você não esqueça de arcar com nenhum compromisso. E também possa se precaver contra situações de inadimplência.

No caso de se utilizar planilhas para acompanhar as pendências de cada cliente e verificar prazos de vencimento, seria necessário analisar os vencimentos de todas as contas separadamente.

Como fazer a transição das planilhas para um sistema online?

O primeiro passo é escolher um sistema de gestão que se encaixe as necessidades da sua empresa. Afinal, de nada adianta um sistema complexo se você só irá utilizar as ferramentas mais básicas.

O fato de ser um sistema em nuvem também deve ser um critério levado em conta. Pois é um fator que traz uma grande praticidade e segurança. Além de facilitar a migração de dados, que pode ser feita em qualquer local.

É importante realizar treinamentos com a sua equipe a respeito do sistema que será implementado na empresa. E solicitar o serviço de suporte prestado pelo fornecedor do software. Para facilitar a adaptação ao sistema e passar a utilizar as ferramentas sem maiores dificuldades.

Viu como um software de gestão empresarial pode otimizar diversos processos na sua empresa se comparado a utilização de planilhas? 

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<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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1 Comentário

  1. Divino Limonta

    Muito bom..

    Responder

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