A gestão de compras é o processo que tem como objetivo planejar e controlar as diferentes aquisições das empresas junto a seus fornecedores, de acordo com as necessidades específicas de cada empreendimento.

Uma gestão de compras eficiente possibilita uma alocação de recursos mais direcionada, de forma que não sejam adquiridos produtos desnecessários que estejam sobrando no estoque e uma seleção criteriosa dos fornecedores que atendam as necessidades de sua empresa.

Uma má gestão de compras, sem um controle adequado de todos os seus produtos e sem um devido armazenamento de informações relevantes sobre os seus fornecedores, faz com que você não possua uma visão exata a respeito das reais necessidades de compra por parte de sua empresa e também tenha dificuldades para escolher os melhores fornecedores.

A gestão de compras se realizada de uma forma eficiente, possibilita a sua empresa manter o estoque sempre equilibrado e adquirir os melhores produtos possíveis, com uma boa relação custo-benefício. Está com dificuldades para lidar com este processo em sua empresa? Então confira 7 dicas que preparamos para você e realize uma gestão de compras eficiente!

1. Defina os objetivos

Antes de iniciar a gestão de compras da sua empresa, é preciso ter bastante clareza em relação aos objetivos de cada aquisição. As compras realizadas pela sua empresa podem não estar ligadas exclusivamente a produtos para abastecer o estoque.

Em determinadas situações também pode ser necessário adquirir novos equipamentos para o funcionamento da empresa de uma forma geral como computadores, cadeiras, mesas, impressoras, grampeadores e papéis, por exemplo, podendo variar de acordo com o seu ramo de atividade.

É importante que ao fazer a gestão de compras de sua empresa, você tenha bem claro quais serão as compras destinadas ao estoque propriamente e as aquisições voltadas para a estrutura interna.

Tendo em mente estas informações, é preciso que você organize todas essas compras separadamente, para analisar os investimentos necessários para cada uma delas e assim projetar o seu orçamento empresarial adequadamente.

2. Registre todas as movimentações de seu estoque

Fazer um controle diário de todos os produtos que entram ou saem do estoque da sua empresa é fundamental, para que você saiba com clareza a quantidade atualizada de cada produto e identifique o momento certo para realizar novas compras com seus fornecedores.

Armazenar produtos de uma forma excessiva no estoque pode representar gastos extremamente desnecessários para a sua empresa e pode levar um grande tempo até recuperar todo o capital que foi investido. Para organizar este controle, é importante que você categorize todos os diferentes tipos de produtos comercializados por sua empresa.

3. Armazene o seu estoque de uma forma segura

Mais do que acompanhar diariamente a movimentação de estoque para identificar as principais necessidades de compras por parte da sua empresa, também é preciso ter um local adequado para armazenar todo o seu estoque.

É importante ressaltar que cada produto deve ser armazenado de acordo com as suas características. Se você comercializa alimentos, por exemplo, é absolutamente necessário armazena-los em um espaço bem arejado e que possua uma boa limpeza.

4. Analise o volume de vendas de sua empresa

Fazer uma análise cuidadosa referente a todas as vendas realizadas pela sua empresa, vai lhe mostrar os produtos que possuem uma maior demanda e devem receber uma atenção especial na gestão de compras com seus fornecedores. Por representarem a maior parte das suas vendas, são produtos que possuem um retorno garantido e o investimento tende a ser recuperado facilmente.

Se você não quiser realizar este controle manualmente, utilize um software de gestão empresarial, capaz de gerar diversos relatórios sobre a sua empresa, como o ABC de vendas por produtos, que demonstra os produtos mais e menos vendidos em determinado período.

Com o conhecimento de sua demanda, é possível manter uma quantidade mínima de estoque necessária para cada produto e projetar as suas compras adequadamente.  

5. Cadastre informações de seus fornecedores

Possuir um conhecimento aprofundado de toda a sua rede de fornecedores, é essencial para selecionar os mais adequados para adquirir os produtos para o seu estoque.

Leve em conta fatores como preços, agilidade nos processos de entrega, condições de pagamento e flexibilidades de negociações proporcionado por cada um de seus fornecedores, e é claro, tudo isso sem perder a qualidade no produto final.

O processo de análise de fornecedores é de extrema importância para que você possa identificar com clareza quais de seus fornecedores que tenham possíveis falhas nos processos de entrega ou que não ofereçam as melhores condições de pagamento, para que possam ser substituídos por outros.

6. Possua um bom relacionamento com os seus fornecedores

Uma boa base de dados de seus fornecedores permite com que sua empresa possua um maior embasamento para iniciar os processos de negociação e assim criar um bom relacionamento com seus fornecedores, o que é essencial para que você possa abastecer o seu estoque o mais rapidamente possível e conseguir realizar boas negociações de pagamento.

Uma boa relação com seus fornecedores pode vir a significar prioridade a sua empresa nos processos de entrega e pode vir a facilitar consideravelmente os seus processos logísticos.

7. Benchmarking

O benchmarking é uma ótima ferramenta para ser utilizada pela sua empresa no processo de gestão de compras, a medida em que a partir desta metodologia, é possível avaliar os processos realizados por outras empresas em relação a produtos, serviços e técnicas utilizadas por estas organizações, para que você possa extrair os aspectos positivos e usar os pontos negativos de forma a criar um diferencial para a sua empresa.

eGestor

Em um sistema de gestão empresarial totalmente online como o eGestor, você pode realizar todo o processo de gestão de compras de sua empresa de uma forma extremamente prática, a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone.

A partir do sistema, você pode cadastrar todas as compras e vendas da sua empresa, armazenar as mais variadas informações de seus clientes e fornecedores, controlar o seu estoque e ter acesso a uma série de indicadores financeiros para manter a estabilidade de sua empresa.

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