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Processos internos: 7 dicas para a melhoria deles em sua empresa

Processos internos: 7 dicas para a melhoria deles em sua empresa

Os processos internos são absolutamente essenciais para o bom funcionamento da sua empresa nos mais variados aspectos. A gestão de equipes, controle de estoque e logística são somente alguns destes processos que devem receber total atenção.

A otimização e melhoria de processos internos são de grande importância para sua empresa. Afinal, elas evitam gastos desnecessários com produtos excessivos no estoque, por exemplo. Ainda, podem reduzir o tempo gasto em determinado serviço, trazendo um ganho enorme de produtividade e eficiência.

Quer saber mais sobre os processos internos e como otimiza-los no dia-a-dia de sua empresa? Veja as dicas que preparamos para você!

Guia de Otimização de Processos - processos internos

Afinal, o que são processos internos? 

Processos internos são, portanto, todas as atividades operacionais e recorrentes do cotidiano da sua empresa, como processos produtivos, controle financeiro, organização de estoque, processos de vendas, comunicação interna, dentre outros. Veja agora 7 dicas para a melhoria de processos internos do seu negócio:

1- Liste todos os seus processos internos

Antes de avaliar exatamente os aspectos que devem ser melhorados em sua empresa, é preciso mapear todos os seus processos internos. Assim, você pode conferir os colaboradores responsáveis por cada uma destas atividades e quais os objetivos esperados para cada uma delas.

Esse planejamento serve como um caminho a ser seguido para a realização e avaliação de todos os processos que envolvem a sua empresa.

2- Estude o mercado

Após o mapeamento de todos os processos, é importante olhar ao seu redor. Assim, se pode delegar ao seu setor de marketing a tarefa de estudo das empresas concorrentes que atuam no seu mercado.

A partir de então, é preciso identificar aspectos em que as empresas concorrentes ainda seguem um tanto quanto ultrapassadas. São essas que indicam a possibilidade de criar uma vantagem competitiva para o seu empreendimento.

Da mesma maneira, extrair os pontos fortes e tentar adequá-los ao seu negócio, é importante para deixar de lado métodos antigos e pouco eficientes que vem sendo adotados por sua empresa.

Guia de Gestão Estratégia - processos internos

3- Realize o acompanhamento contínuo

Após se verificar todos os processos internos da sua empresa, estudar a concorrência e elaborar novas estratégias, além de delimitar os profissionais responsáveis por cada atividade, é extremamente necessário fazer  o acompanhamento de todos esses processos.

Sua empresa possui um rigoroso controle dos funcionários? O controle de estoque é realizado de uma forma ágil e eficiente? O controle financeiro de sua empresa é feito de uma forma organizada e contínua?

4- Motive e capacite os seus colaboradores

A partir deste acompanhamento, é possível realocar seus funcionários para outras funções visando melhores resultados e propor novas soluções.

Mas para isso, é necessário que seus funcionários estejam completamente engajados com a cultura organizacional da sua empresa e se mostrem motivados na melhoria de processos operacionais.

Para que isso aconteça, é importante que você invista em frequentes treinamentos de qualificação para a sua equipe. A partir disso, é possível estabelecer recompensas individuais em caso de cumprimento de metas. Assim, eles se mantêm motivados e com perspectiva de crescimento dentro de sua empresa.

Guia de Gestão de Equipes

5- Integre todos os setores da empresa

Atente-se que os departamentos da sua empresa não devem ser analisados de forma específica e isolada. Mas, eles devem ser vistos como peças de uma engrenagem. Isso porque são essenciais para o bom funcionamento de todos os outros setores.

O setor de marketing e vendas por exemplo, devem manter uma relação contínua, já que o marketing é o setor responsável por gerar leads e atrair novos potenciais clientes e posteriormente encaminhá-los a equipe de vendas.

O setor financeiro por sua vez, deve avaliar o orçamento e verificar se existe a possibilidade da realização de novos investimentos e novas compras com fornecedores. Mas, é importante analisar a necessidade do setor responsável pelo estoque, dentre outras situações complementares que envolvem as atividades da empresa.

Portanto todos os setores do seu empreendimento devem estar integrados entre si e comprometidos com o crescimento do negócio de uma forma geral.

6- Aprimore a comunicação interna

O processo de integração entre os setores só é possível com uma constante comunicação interna entre gestores e os demais colaboradores da empresa.

Por mais controle administrativo que os membros do alto escalão possuam, eles não têm contato diário com os clientes que a equipe de vendas. Esses, por sua vez, podem identificar possíveis falhas nas estratégias de vendas estabelecidas pelos gestores.

Da mesma forma, os colaboradores responsáveis pelos processos operacionais podem identificar falhas na produção, dentre outras situações.

É extremamente necessário a realização de reuniões de uma forma contínua e diálogos frequentes entre todos os colaboradores da empresa. Assim, são expostos diferentes pontos de vistas sobre as variadas atividades e se torne facilitada a identificação de possíveis problemas, bem como a projeção de novas soluções.

Neste sentido, é importante realizar confraternizações entre todos os funcionários sempre que possível, de forma a manter uma boa relação de trabalho no dia a dia.

7- Faça uso da tecnologia

A partir de um bom software de gestão empresarial, é possível organizar todos os processos da sua empresa de uma forma muito mais rápida e eficiente.

Em um sistema informatizado você pode gerenciar todos os serviços que serão realizados pela sua empresa e delimitar os profissionais responsáveis por cada um destes processos, além de cadastrar todas as compras e vendas de sua empresa e controlar o estoque e o seu financeiro de uma forma totalmente automatizada. 

Por que investir na melhoria de processos internos da sua empresa?

Muitas empresas são engessadas no que diz respeito aos seus processos operacionais e administrativos, e os empresários por sua vez, acabam não identificando o quanto uma melhoria de processos poderia gerar uma grande economia de tempo e trazer mais eficiência.

Processos absolutamente essenciais na gestão das empresas como controle de estoque e controle financeiro por exemplo, são em muitas situações realizados manualmente em cadernos ou agendas, exigindo muito tempo dos responsáveis e com uma chance de erros muito maior do que um controle informatizado em um software automatizado de gestão empresarial, por exemplo.

Com a atualização de estoque automatizada em um software de gestão a partir do registro de cada nova entrada ou saída de produtos, o controle de estoque torna-se muito mais eficiente, e você possui uma visão muito mais clara a respeito dos seus produtos.

Este controle rigoroso evita que sejam realizadas compras desnecessárias com seus fornecedores, gerando assim uma boa economia de seus recursos financeiros.

Com um controle financeiro mais organizado, você possui uma visão mais ampla da situação financeira de seu negócio, com a possibilidade de tomar decisões baseadas em dados precisos e possui um melhor gerenciamento de contas a pagar e a receber, além de identificar se existe a possibilidade de realizar novos investimentos sem comprometer o seu orçamento empresarial!

Ainda possui dúvidas em relação a utilização de um sistema informatizado para a melhoria de processos internos da sua empresa? Conheça o eGestor! O sistema pode ser testado de uma forma totalmente gratuita durante um período de 15 dias!

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Análise SWOT (FOFA): como fazer + ferramenta

Análise SWOT (FOFA): como fazer + ferramenta

A análise SWOT é uma ferramenta que utiliza categorias para ajudar a facilitar os processos de direcionamento dos negócios. Cada letra significa algo, sendo:

  • S: força
  • W: fraqueza
  • O: oportunidade
  • T: ameaça

A ferramenta pode ajudar a definir estratégias, metas, objetivos e ações. Dessa forma, o negócio pode reforçar as fraquezas e ressaltar as forças, mas também, diminuir riscos e se concentrar nas oportunidades.

O que é análise SWOT ou FOFA

SWOT é uma sigla, quando traduzida para o português, seu nome vira FOFA. Assim, cada letra significa algo:

  • S é Strength: força;
  • W é Weakness: fraqueza;
  • O é Opportunity: oportunidade;
  • T é Threat: ameaça.

Então, em português, seguindo as iniciais das palavras traduzidas, temos a análise FOFA.

Engana-se quem pensa que a ferramenta é complexa. Ao contrário, ela foi criada justamente para facilitar a elaboração de análises e torná-la mais intuitiva.

Vale destacar que a matriz é separada em duas análises:

  • análise interna: as forças e as fraquezas
  • análise externa: as oportunidades e as ameaças

Com isso, os gestores conseguem visualizar o que atrapalha e o que ajuda no crescimento da empresa.

Por isso, analisa-se o ambiente interno e externo como um todo a fim de traçar objetivos efetivos e a partir de planejamento estratégico. Trata-se de uma das metodologias administrativas mais utilizadas pelas empresas de todas as partes do mundo.

A partir da análise SWOT, você possui um direcionamento muito maior e mais preciso para planejar as tomadas de decisões em sua empresa e consegue identificar com muito mais clareza os aspectos positivos e negativos que influenciam o seu negócio.

Portanto, a elaboração da análise SWOT tende a reduzir ao máximo a ocorrência de erros na realização de ações estratégicas no ambiente empresarial. Ela pode ser útil para a sua organização das mais variadas maneiras:

  • Possibilita um estudo aprofundado da situação interna e dos aspectos externos que podem ameaçar o crescimento da empresa;
  • Permite uma análise criteriosa da concorrência;
  • Indica possíveis ações a serem tomadas;

A análise SWOT ou matriz FOFA pode facilmente ser aplicada por empresas de pequeno, médio ou grande porte devido a sua grande facilidade e praticidade de aplicação. É uma metodologia que pode ser aplicada em qualquer processo que envolva a tomada de decisão.

Ferramenta de análise SWOT

Pensando em facilitar esse processo, o eGestor montou uma ferramenta de análise SWOT. Ela consiste, basicamente, em inserir as características em seus respectivos pontos. Após, você insere o seu e-mail e baixa a análise SWOT pronta!

Conceitos importantes da análise SWOT

Ambiente interno

O ambiente interno é o que os gestores conseguem controlar, dominar e compreender forças e fraquezas. Relaciona o que pertence à empresa, portanto, é de fácil intervenção, seja nas máquinas, vendas, tecnologias, gestão, frotas, carteiras de clientes, filiais, cultura organizacional, investimento, etc.

Forças

As forças de uma empresa são os quesitos que a fazem se destacar perante a concorrência. Estas, beneficiam o negócio e estão sob o controle dos empresários. Se uma marca tem nome consolidado no mercado, esse é um ponto forte. Se uma instituição de ensino tem professores altamente qualificados, eis seu ponto forte.

Caso uma clínica médica possua os equipamentos mais modernos do mercado: ponto forte. Além disso, podemos acrescentar outros itens, como união da equipe, boa quantidade de ativos, modelos de cobrança eficazes, bom relacionamento estratégico, entre outros fatores.

É aqui que você deve se perguntar: quais os pontos fortes do meu negócio?

Fraquezas

O que há de interno na empresa que atrapalha o seu crescimento? Estes são os pontos fracos que precisam ser amenizados. Apesar de estarem dentro do controle, as fraquezas não ajudam a realizar a missão empresarial.

Exemplos possíveis são matéria-prima em escassez, equipe pouco qualificada, produto perecível, tecnologia ultrapassada e dificuldade no processo de entrega. Uma empresa que trabalha com produto perecível e está longe das pessoas que adquirem esse produto, tem uma fraqueza. O mesmo ocorre com empresas que trabalham com construção civil, mas têm maquinário desgastado. Há solução para tais problemas, mas elas são proteladas ou por falta de planejamento ou por falta de dinheiro.

Agora, analisando bem o seu negócio, se pergunte: onde você está pecando?

Ambiente externo

Diferente do interno, a empresa não controla tais fatores. Dentre eles, podemos citar juros, câmbio, legislação, políticas ambientais, crises econômicas, desastres naturais, clima, entre outros.

Oportunidades

Trata-se de um cenário que dá uma vantagem competitiva à empresa. Uma rede de hotéis é favorecida por um grande evento no país ou na cidade em que atua. Uma empresa que trabalha com exportação, se fortalece com taxas de câmbio mais altas e assim por diante.

Outros pontos possíveis são leis que favorecem a empresa, acesso à nova tecnologia, lançamento de produtos complementares, etc. Por mais que não possam ser controlados, é possível planejar e se preparar minimamente para aproveitar as oportunidades.

Sabemos que sempre há algo para melhorar no negócio, principalmente em relação aos concorrentes. Então é hora de pensar em quais são possíveis implementar num futuro próximo.

Ameaças

Ao contrário do item anterior, é tudo que diz respeito ao ambiente desfavorável para a empresa. Ou seja, uma rede de hotéis na praia durante um período de mau tempo ou com ameaça de intempéries climáticas mais fortes, outra empresa que tem a principal matéria-prima encarecida por outras forças que não se pode controlar.

Outros exemplos são escassez de mão de obra qualificada, mudança na lei, entrada de concorrentes no mercado, entre outros. Cabe à gestão não temer as ameaças, prevê-las ao máximo e contorná-las da melhor forma possível.

Guia de Gestão Estratégia

Micro e macroambiente externo, qual a diferença?

Estes dois fatores precisam ser avaliados separadamente na análise externa da matriz FOFA. O microambiente está relacionado ao setor de atuação da sua empresa especificamente, como aspectos burocráticos para a entrada no mercado e empresas concorrentes que surgem, por exemplo.

Já o macroambiente externo está ligado a questões que vão além da sua empresa e do seu setor. São fatores como mudanças na legislação, índice de inflação e novos governantes, por exemplo, que podem representar uma ameaça para o crescimento do seu negócio.

As etapas da análise SWOT empresarial

Com certeza, ao ler esse conteúdo, você já conseguiu pontuar alguns itens importantes em sua mente. Mas é preciso passar isso para o papel, para operacionalizar ações estratégicas de fato viáveis.

Defina seu posicionamento

A seguir falaremos sobre a montagem da tabela para uma análise SWOT, mas antes, é necessário definir um posicionamento. Isso quer dizer o que se pretende com a realização da análise SWOT. Ela deve ser feita com o intuito de criar um planejamento para desviar dos fatores externos, melhorar os fatores internos e aprimorar o conhecimento da empresa. De nada adianta realizar a análise SWOT e manter as coisas como estão.

Busque as oportunidades, as ameaças, as fraquezas e as forças

No modelo tradicional, são feitas cinco colunas. Na primeira, listam-se os todos os fatores pertinentes. Primeiramente forças, com os itens considerados fortes abaixo, em seguida fraquezas e os itens considerados pontos fracos.

O mesmo vale para as oportunidades e ameaças, mas o ideal é fazer cada um dos itens (ambiente externo e interno) em uma tabela separada. Na segunda coluna define-se o peso de cada fator, ou seja, sua importância. Pode ser 1,0 para mais importante e 0,0 para o menos importante.

Na terceira coluna classifica-se cada fator como 5 correspondendo a excelente e 1 para fraco. Em seguida, na coluna quatro, multiplica-se o peso de cada fator pela classificação. Como resultado obtêm-se a pontuação ponderada de cada fator. Na última coluna coloca-se comentários e razões para cada valor dado.

Análise final

No final da análise somam-se os valores da quarta coluna, onde está a soma de oportunidade e força e subtrai-se das ameaças e fraquezas. O resultado, posto de 1 a 5, pode ser ruim, abaixo da média, na média, muito boa e excelente. Mas apenas saber “a quantas anda” a sua empresa não basta para resolver os problemas.

Por isso, você pode aproveitar a análise SWOT de outra forma. Liste forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma forma bem visível.

Depois se relacionam os fatores determinando as forças que estimulam as potencialidades e as que combatem as ameaças. Da mesma maneira, devem ser relacionadas as fraquezas que podem prejudicar as oportunidades e as que potencializam as ameaças.

Se você deseja um planejamento estratégico bem organizado, precisa fazer a análise SWOT. É possível achar planilhas prontas na internet, apenas para preencher e analisar os resultados.

Além disso, você conseguirá aproveitar ainda mais as potencialidades da sua empresa e conhecer melhor as falhas que podem ser suprimidas do processo. Aprenderá, ainda, a controlar os fatores externos que trazem dificuldades à corporação.

Plano de ação

Estruturada a análise SWOT em sua empresa e identificadas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, é preciso estabelecer um plano de ação para melhorar os fatores analisados, de forma a desenvolver ainda mais as forças, corrigir as fraquezas, explorar ao máximo as oportunidades e se precaver contra as ameaças que foram identificadas.

Quem deve ser o responsável por elaborar a análise SWOT em sua empresa?

O profissional responsável por este processo poderá mudar dependendo do porte e dos departamentos existentes na empresa.

Se houver um departamento específico de marketing, é recomendável que o gerente deste setor fique encarregado de realizar a análise SWOT, já que os profissionais de marketing possuem um conhecimento maior sobre as necessidades internas da empresa e estudo de concorrência.

Já se a empresa possuir uma estrutura mais enxuta, o próprio gestor e sócio-proprietário do negócio deve ficar responsável por este processo.

A matriz SWOT nas pequenas empresas

A realização da análise SWOT não é restrita apenas para grandes empresas. Pequenas empresas podem, e devem, fazer a análise periodicamente. Uma vez que ela apenas auxilia no planejamento estratégico na tomada de decisões para o futuro da empresa.

Negócios que hoje são grandes e reconhecidos fazem o uso da análise há tempos. Um dos motivos pelo qual ela é feita em qualquer tipo de empresa é que ela abrange todas as áreas. Empresas grandes e pequenas sofrem com forças externas diariamente.

Outra razão para sua utilização é que ela não custa apenas tempo, que ainda assim, não é muito. Ou seja, não será preciso dispor de uma grande quantidade de funcionários, dias para sua realização ou a realização imediata. Ela pode ser feita ao longo do dia, ou até da semana, pode ser feita por um funcionário de cada setor, ou apenas um funcionário da empresa. Sua realização é simples e fácil.

É fundamental ter em mente que as ações táticas não são tão efetivas sem uma estratégia claramente definida por trás, e a análise SWOT força o empreendedor a ter em mente os principais fatores implícitos ao seu negócio.

Objetivos da análise SWOT

Os objetivos da realização da análise SWOT são sucintos. O principal deles é sintetizar as análises internas e externas, facilitando a sua compreensão. Também pretende estabelecer áreas de atuação através da identificação de elementos prioritários na gestão da empresa.

Dessa forma, seu intuito é analisar os pontos fracos e fortes para que assim se possa otimizar e fortalecer os pontos que a empresa tem sucesso e solucionar os problemas e evitar riscos desnecessários.

Revisão periódica

Ainda que a análise SWOT seja fácil e simples, ela não deve ser feita apenas uma vez. Isso quer dizer que a partir da sua primeira realização e da execução do planejamento criado, ele deve ser feito sempre.

O que acontece é que quando se realiza a análise é iniciada a execução do planejamento criado a partir dela. Após a aplicação e execução é indicado que se faça outra análise.

Aplicação na prática

A realização e estruturação da análise SWOT é fácil, como já dito, mas não deixa de ser complexa de certa forma. Complexa porque é necessário uma pesquisa interna na empresa de todos os itens da análise. Isso significa que você deve listar todas as suas forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.

Você pode listar todas elas e inserir no modo imposto pela análise. Ou, você pode utilizar uma ferramenta de análise SWOT do eGestor. Nela basta inserir os mesmo dados e você pode baixar a imagem gratuitamente.

Exemplos de análise SWOT

Um exemplo de análise SWOT de uma empresa de marketing digital, é o seguinte:

  • Forças: 
    • Atendimento personalizado
    • Foco em resultados financeiros do cliente
    • Possibilidade de atender empresas de todo país
  • Oportunidades:
    • Mercado em alta
    • Falta de grandes referências nacionais
    • Grandes eventos direcionados a área
  • Fraquezas:
    • Falta de contato pessoal com o cliente
    • Elevados custos com mão de obra especializada
  • Ameaças:
    • Concorrência regional
    • Mudanças no comportamento do mercado
    • A crença de que ‘qualquer um pode fazer”

Na ferramenta de análise do eGestor, ela ficará assim:

Análise SWOT na ferramenta do eGestor

Ou então podemos pegar o exemplo de uma academia. Sua análise SWOT pode ser assim:

  • Forças: 
    • Atendimento personalizado
    • Aulas como alternativa em relação a musculação e aeróbico com aparelhos
  • Oportunidades:
    • Mercado em alta
    • Boa localização
    • Valor abaixo do mercado
  • Fraquezas:
    • Dificuldade de controle financeiro
    • Espaço pequeno para a grande quantidade de aparelhos
    • Comunicação falha
  • Ameaças:
    • O aumento da ideia de que o cliente pode fazer o que faz na academia em casa.
    • Alta concorrência

E quando feita na ferramenta de análise SWOT, ficará assim:

Análise SWOT na ferramenta do eGestor

Conclusão

Portanto, fazer uma análise SWOT é uma ótima forma para traçar objetivos e mensurar resultados de sua empresa. É uma forma que facilita todos estes processos. A partir desta análise, os gestores conseguem identificar fatores que estão contribuindo ou prejudicando o crescimento da empresa.

Basicamente, existem dois aspectos que devem ser analisados: O ambiente interno e o ambiente externo. A análise do ambiente interno se refere a identificar forças e fraquezas de sua própria empresa, os pontos fortes e o que pode ser melhorado, para depois disso, analisar os aspectos da concorrência, ou seja, o ambiente externo.

Na análise do ambiente externo, é preciso levar em conta oportunidades e ameaças que as empresas concorrentes oferecem a sua empresa. Oportunidades seriam identificar algum aspecto que os concorrentes não oferecem e que a sua pode passar a oferecer, criando assim um diferencial e se destacando em relação a concorrência.

Ameaças são os pontos positivos das empresas rivais, estratégias inovadoras, que se você não tomar nenhuma atitude, podem deixar a sua empresa completamente atrasada no mercado.

No processo de avaliação dos aspectos que envolvem a análise SWOT, é essencial que o responsável por esta tarefa seja extremamente realista na identificação de pontos fortes e fracos da empresa, sem esconder os problemas e sem mascarar a realidade. Caso contrário, não será possível traçar os fatores que estão prejudicando o crescimento da empresa.

Da mesma forma, é preciso deixar absolutamente claro os objetivos estabelecidos, de forma que toda a equipe possa tirar proveito da análise SWOT e se engajar em torno do planejamento estratégico que foi traçado.

A análise SWOT é uma ótima ferramenta para ampliar o autoconhecimento interno de sua empresa e também para avaliar fatores externos que podem vir a comprometer o seu negócio ou mesmo servirem como oportunidades de crescimento.

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O sistema realiza de uma forma automatizada funções de controle financeiro e de estoque, cadastro de sua rede de clientes, fornecedores e transportadores, além de emitir nota fiscal eletrônica e boletos bancários, dentre outras funções, como a geração de relatórios diversos sobre todas as movimentações financeiras de sua empresa.

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O que é sazonalidade? Como lidar com essa situação?

O que é sazonalidade? Como lidar com essa situação?

Sazonalidade é quando um fator externo interfere nos resultados de um negócio. Isso pode ser de forma positiva ou negativa. É positiva quando aumenta a quantidade de vendas, como no Natal, por exemplo. E negativa quando há uma baixa, como uma sorveteria no inverno.

A sazonalidade de mercado é um fator que impacta diversos empresários e acaba comprometendo o desempenho de várias empresas. Assim como, também pode representar oportunidades de negócios em algumas situações. Mas afinal, o que é sazonalidade? Como ela realmente impacta as empresas positiva e negativamente? Como se prevenir? É o que você vai descobrir agora ao ler o nosso artigo!

Primeiramente, o que é sazonalidade?

No mundo empresarial, podemos definir a sazonalidade como todo e qualquer fator externo que possa influenciar nos resultados de um determinado negócio.

Vamos a um exemplo prático: uma sorveteria passa por um período de sazonalidade durante o inverno ou dias de temperatura baixa. São situações em que os consumos de sorvetes caem drasticamente, afetando as vendas da sorveteria em questão.

É importante ressaltar que a sazonalidade pode ser positiva, como é o caso do grande aumento de vendas no comércio em datas especiais, como dia das mães, dia dos pais, natal e ano novo, por exemplo. Nestes casos, cabe a essas empresas a tarefa de explorar ao máximo as oportunidades proporcionadas por essas sazonalidades.

Como explorar a sazonalidade positiva?

Primeiramente, é preciso ter um amplo conhecimento sobre o seu ramo de atividade. Dessa forma, é possível ficar atento a possíveis oportunidades que podem surgir no decorrer do ano. Todos os períodos sazonais precisam ser previamente planejados pela sua empresa.

É bastante recorrente que algumas empresas não se preparem adequadamente para este período. Seja não abastecendo os seus estoques suficientemente ou não aumentando a produção de sua equipe, dentre outras situações. Períodos sazonais positivos para a empresa certamente exigem atenção especial em relação a estes fatores.

Como se precaver contra sazonalidade negativa?

Se por um lado as sazonalidades positivas representam oportunidades reais de negócio para a sua empresa, as sazonalidades negativas podem gerar prejuízos se não forem devidamente planejadas com antecedência.

Vamos utilizar novamente o exemplo da sorveteria. Quem é proprietário de uma sorveteria, certamente conhece os aspectos climáticos da região em que atua e sabe os períodos de baixa temperatura, podendo assim se programar para estes períodos.

Se o consumo de sorvetes e derivados como milk-shakes são reduzidos nesses períodos, é preciso pensar em outros produtos como alternativas às baixas temperaturas, tais como café e chocolate quente, por exemplo.

Independente do seu negócio, a sazonalidade deve ser encarada com produtos complementares que possuem uma demanda que não sofra variação neste período. Para identificar quais produtos podem suprir este período, é preciso analisar o contexto desta sazonalidade e a época do ano em que ela ocorrerá, para que seja possível avaliar as potenciais oportunidades.

Outro bom exemplo de adaptação a um período sazonal, são as empresas de ar-condicionado, que certamente recebem uma maior procura durante o verão, passarem também a vender produtos como aquecedores de ambiente durante inverno e outono, por exemplo.

Tanto para reforçar o estoque em meio a uma sazonalidade positiva, quanto para se precaver contra possíveis prejuízos causados por uma sazonalidade negativa, é essencial possuir um certo capital de reserva. Entretanto, este cuidado não é tomado por muitos empresários. O recomendável é guardar em torno de 30% do lucro mensal obtido pela empresa, para enfrentar os períodos de sazonalidade com segurança.

Cuidado com pequenas sazonalidades

Vender produtos complementares, que possam suprir os períodos de sazonalidade, só é válido em caso de períodos realmente significativos de sazonalidade. Tenha muito cuidado ao realizar estas ações em períodos sazonais muito curtos. Veja um exemplo: um açougue certamente será afetado por uma sexta-feira santa. As vendas serão baixíssimas e até mesmo existem grandes chances de não se vender absolutamente nada.

Mas neste caso, pelo fato de o período sazonal ser de apenas um dia, será que realmente vale a pena apostar na venda de peixes, por exemplo, que são produtos altamente consumidos neste dia? Em apenas um dia, se corre o risco de não conseguir vender esses peixes e assim perder dinheiro.

Isso porque além de adquirir os peixes para a comercialização, teria que ser feita uma ampla divulgação em redes sociais e demais meios com informações sobre o dia que o açougue vai vender peixes. Também seria preciso criar diferenciais para que um determinado cliente opte por comprar peixes no açougue em detrimento da sua peixaria ou do mercado no qual costuma comprar normalmente.

São muitas questões envolvidas no que diz respeito a um dia apenas de sazonalidade e que certamente exigiria um tempo maior para serem pensadas de uma forma eficiente. A melhor alternativa neste caso é fechar o açougue por um dia, já que não venderá praticamente nada, do que apostar em produtos que não vão trazer um retorno garantido.

Gostou do texto? Esperamos que você tenha aprendido mais sobre sazonalidade e possa se planejar para esses períodos em sua empresa! Baixe gratuitamente o nosso guia de controle de estoque sazonal e saiba ainda mais sobre o assunto!

Guia de Controle de Estoque Sazonal
O Monge e o Executivo – Uma História Sobre A Essência da Liderança

O Monge e o Executivo – Uma História Sobre A Essência da Liderança

O mundo dos executivos nunca foi tão bem representado como no livro O Monge e o Executivo, de James C. Hunter. Através dele, é possível conhecer a verdadeira essência da liderança, apresentando também como se tornar uma pessoa melhor para a sociedade, no trabalho, na família e em todas as outras ocasiões.

O livro narra a trajetória do personagem Leonard Hoffman, um grande empresário norte-americano que deixa sua carreira para se tornar um monge beneditino. A riqueza de seus ensinamentos são transformadoras e capazes de fazer com que as filosofias de um monge sejam fundamentais para a criação de um executivo de qualidade.

Fundamentos de O Monge e o Executivo

O Monge e o Executivo traz conhecimentos fundamentais para criar um líder respeitável, bem sucedido e justo, tanto diante de sua equipe como na família. Muitas vezes, executivos brilhantes possuem grande dificuldades em lidar com as pessoas e até mesmo com aqueles que ama.

Dentre esses ensinamentos, há a diferença entre poder e autoridade que formam o conceito primordial de liderança. E fundamentalmente, o poder do amor e da entrega das suas ações, capaz de cativar todos ao redor.

O livro demonstra que todos os grandes e verdadeiros líderes que se destacaram na história não só da administração, mas da sociedade, possuíam mais que um carisma nato, e sim algo cativante e que atraía as pessoas para suas palavras e indagações.

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A função de liderança inclui ações que influenciam pessoas ao ponto de as motivar suficientemente para que ajam conforme a estratégia lançada. E quanto mais envolvidas estiverem as pessoas pela figura do líder, maior será seu engajamento para o resultado final positivo.

As reflexões inseridas no texto fazem com que o leitor também faça as suas próprias. Como é seu comportamento diante das pessoas, autoritário ou passivo? As pessoas reagem a sua demanda com medo ou com admiração? A avaliação de como são controlados e direcionados os sentimentos e a forma de enxergar os funcionários também fazem parte dessa avaliação.

Resumo de O Monge e o Executivo

O livro é uma história sobre a essência da liderança. O narrador do livro é John Dailly, um executivo bem sucedido, casado, com dois filhos e técnico voluntário do time de beisebol. Ele tem uma vida aparentemente perfeita e controlada. Tudo começa a mudar quando um movimento sindical agita os funcionários de sua empresa. Isso faz com que a liderança de John seja posta a prova. E, em casa, as coisas também não andam bem, com constantes reclamações da esposa e insubordinação dos filhos.

Diante desse quadro, John percebe que seu mundo ao redor começa a sair de seu controle. Então, sua mulher o incentiva a conversar com o pastor da igreja para pedir conselhos. Como sugestão para encontrar respostas às suas perguntas, o pasto indica o retiro no mosteiro João da Cruz, pelo lago Michigan.

Em paralelo entre o controle total e as situações de falta de domínio, John Dailly tem um sonho recorrente cuja mensagem é sempre a mesma. “Ache Simeão e ouça-o”. O sonho é tão marcante que John passa a ser perseguido pelo nome, em diversas situações inusitadas ao longo de sua vida.

Mesmo com muita resistência e questionamentos, John decide ir ao retiro durante uma semana. Lá, ele se entusiasma em conhecer um dos frades do local, o lendário Len Hoffman. Este fora um grande executivo e um dos maiores especialistas em liderança dos Estados Unidos, que largou tudo para viver uma vida monástica. Recebido por Padre Peter, John se surpreende ao descobrir que Hoffman havia recebido outro nome para se tornar monge, e que era Simeão.

Descobertas

Hoffman ou Simeão era o responsável pelo curso de liderança ao qual John Dailly participaria. Logo no início ele começa a receber aulas sobre liderança, poder e autoridade, como lidar com as mudanças de paradigma do mundo atual e os motivos pelos quais se deve exercer a autoridade. Ao abordar questões como sacrifício, amor, bondade, respeito e paciência, Simeão coloca aos alunos o papel do líder em fazer escolhas conscientes e muitas vezes difíceis e que envolvem o bem estar das pessoas as quais lidera.

Ele demonstra que o líder não faz o que sente e sim o que deve ser feito. Como detestar uma pessoa e mesmo assim agir com amor com ela, trazendo um ambiente saudável e respeitoso para que todos possam se desenvolver plenamente.

Como o pensamento influencia o comportamento, o comprometimento de amar e se doar deve fazer parte de ambos, para que seja posto em prática voluntariamente, causando profunda transformação a quem lidera e aos liderados.

Nesse caminho, Simeão também apresenta que quando o líder direciona seus esforços e os recursos possíveis para algo ou alguém por um tempo, sentimentos positivos começam a ser criados e cada vez mais reforçados, aprimorando as ações. A doação e o amor ao que está sendo realizado, as pessoas que estão partilhando dessas ações, são capazes de quebrar egoísmos e os muros que separam as pessoas em seus mundos individuais.

Ensinamentos

Dentre os exemplos citados no curso de Simeão, há as recompensas ao final de cada etapa. A alegria do resultado positivo, a comemoração e a satisfação de ter contornado os obstáculos em equipe já é uma grande recompensa que precisa ser valorizada pela liderança.

Simeão apresenta a John que o líder de hoje não é quem sabe mandar e sim aquele que sabe delegar, investindo para que as pessoas deem o melhor de si. A doação por uma causa não é boa apenas para uma empresa, mas para a pessoa que se doa. Ela direciona suas energias a algo que acreditam e buscam superações individuais em prol do coletivo.

O líder de hoje não é apenas um técnico de beisebol, mas sim um sábio, atento a todas as alterações, mudanças e transformações do mundo e ao redor, servindo como pilar para o desenvolvimento da equipe.

Ensinamentos de O Monge e o Executivo

A liderança proposta pelo livro O Monge e o Executivo é a de servidora e não de autoritária. O poder e o autoritarismo são discutidos desde o início, através dos personagens de Simeão e John Daily.

É possível identificar nas empresas vários tipos de liderança como a austera, a democrática, carismática e autocrática, que vão surgindo em grande velocidade no mundo atual. Elas vão surgindo com os modismos e com o alto índice de especialistas que nem sempre são tão preparados e bem sucedidos quanto parecem. No meio de tantas opções, o executivo questiona qual delas é o melhor caminho para sua empresa, que precisa estar muito bem preparada para superar a concorrência e a si mesmo.

No livro, o autor propõe a liderança servidora, baseada em princípios cristãos e que já foi testada por milhares de pessoas em todo o mundo. O sucesso do livro e do autor em suas palestras indica que ela é bem sucedida, gerando opiniões bastante entusiasmadas de grandes executivos de multinacionais.

O grande influenciador de pessoas e que é o personagem principal do livro, mesmo que não tenha uma participação efetiva é Jesus Cristo. Afinal, foi baseado em seus ensinamentos que o Monge e o Executivo foi escrito e repassado pelo personagem Len Hoffman ou Simeão.

Sem entrar em questões religiosas em si, apenas na filosofia, o autor propõe uma análise sobre a liderança exercida por Jesus, que é mantida e reforçada até os dias de hoje. Com parábolas, Jesus mostrava aos seus discípulos e seguidores que era possível e importante se superarem para cumprir as tarefas propostas. Não usava de parcimônia para elogiar ou repreender quando necessário, mostrando a importância de pontuar as ações de seus colaboradores para que possam aprimorá-las e incentivá-las.

Poder ou autoridade?

A relação entre poder e autoridade é abordada no livro como a forma que nos apresentamos às pessoas. A diferença básica entre as duas ações é que o poder é a coação por força ou cargo para que alguém realize uma tarefa. Autoridade é o oposto: é a influência de pessoas para que elas se entreguem ao mesmo objetivo com garra. Jesus liderava com autoridade através do diálogo, sem exercer o seu direito ao poder à quem o ouvia.

Mas mesmo que o líder seja baseado em servir e exerça sua autoridade e não o poder, ele pode e deve usar o sim ou não quando necessário. Em geral essa questão é definida entre as relações entre desejo e necessidade, onde o ego do desejo pode se sobrepor ao da necessidade. Esse ponto pode ser crucial nas relações profissionais, inclusive para o líder.

Por fim, a relação entre servir e escravizar é bem pontuada em o Monge e o Executivo. O escravo não questiona e nem pode fazê-lo, ele apenas cumpre o que lhe é designado mesmo que lhe seja hostil. Mas servir é atender as necessidades com autoridade, baseado na compreensão dos envolvidos. A gravidade do que é ser escravo faz com que a servidão seja vista de um jeito equivocado, diminuindo seu valor.

O líder servidor foca nas tarefas que precisam ser exercidas e na melhor forma que os colaboradores possam agir para todos atingirem seus objetivos. Ele desenvolve as relações profissionais baseados na colaboração e entrega, buscando sempre atender as necessidades coletivas e individuais dentro da estrutura formada, para que todos consigam realizar as atividades com entusiasmo e sucesso, e com o amor como base das ações e relações, proporcionando envolvimento não só físico como mental e espiritual de cada peça formadora da engrenagem humana da empresa.

Desempenho do livro

A vendagem do livro indica o sucesso de suas propostas a respeito da liderança. CEOs brasileiros indicam o livro como uma verdadeira “bíblia” da arte de liderar, elegendo O Monge e o Executivo como livro inseparável de consulta. Muitos oferecem até mesmo para seus funcionários, como leitura obrigatória para os que aspiram promoções.

James C. Hunter esteve no Brasil para uma turnê de palestras sobre liderança em diversas cidades, convidado por grandes empresas e universidades. Surpreso com o sucesso de seu livro no país, Hunter afirma que ninguém argumenta contra os preceitos do livro, que são básicos e essenciais, com informações que sempre estiveram disponíveis, mas pouco postas em prática.

O livro O Monge e o Executivo veio na contramão das consequências da globalização, que direcionaram executivos à agilidade, rapidez e individualismo. Seu enredo e ensinamentos mostram a importância de se investir no capital humano como prioridade e sustentação para o sucesso da empresa.

No meio de taxas, mensurações, estratégias e muito estresse para se atingir as metas, as empresas estão se focando na mente e emoção de seus colaboradores, mudando o perfil de um líder que valoriza o poder, para o que seja colaborador. Em suma, um líder que serve no lugar de ser servido e consegue com isso envolver sua equipe para os melhores resultados.

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O autor James C. Hunter

O bem sucedido empresário James C. Hunter também conquistou o sucesso como escritor, sendo um dos maiores vendedores de livros do mundo. Consultor-chefe da J.D. Associados, que realizam treinamentos e consultoria sobre as relações profissionais, onde dedicou a maior parte de seus 30 anos de trabalho com desenvolvimento humano. Como instrutor e palestrante, viaja pelo mundo através de grandes empresas e institutos educacionais, para falar sobre tudo o que vem aprendendo ao longo de sua carreira.

James C. Hunter nasceu em Detroit, nos EUA, e seu livro predileto é a Bíblia, a qual retira muitos fundamentos de suas palestras e livros, além da própria vida. E é em Jesus Cristo que se inspira para falar do ato de amar, acima de qualquer outro sentimento, e que é capaz de compreender a ação de servir sem associá-la a humilhação e fraqueza.

O autor acredita que mesmo diante de toda competitividade do mercado atual, é fundamental manter a cooperação entre as pessoas e suas equipes e para isso se sente orgulhoso em conseguir tantos seguidores em prol da cooperação mútua em busca do sucesso.

Uma de suas frases mais peculiares e representativas é “O que pensamos e o que acreditamos traz, no final, uma consequência pequena. A única coisa que traz grandes consequências é o que fazemos”.

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Abrir filial: quando e como expandir o seu negócio?

Abrir filial: quando e como expandir o seu negócio?

Abrir uma filial pode ser uma ótima alternativa para a sua empresa ingressar em um novo mercado. Assim ela pode atrair uma nova base de clientes em uma localidade com alto potencial de negócios que até então não era explorado.

Entretanto, o crescimento do próprio negócio com a expansão e abrir uma filial, é um passo que precisa ser planejado cuidadosamente por quem ampliar a área de atuação de seus negócios. Afinal, quando identificar se é realmente o momento certo para abrir uma filial?

De que forma planejar adequadamente o futuro deste novo estabelecimento? Como escolher a localização adequada para abrir uma filial? Isso e muito mais é o que veremos no decorrer deste artigo. Acompanhe!

É o momento certo para abrir uma filial?

Antes de pensar em abrir uma filial, é preciso avaliar diferentes aspectos. Eles identificam se expandir o seu negócio realmente é viável, e acima de tudo, vantajoso. Podemos elencar alguns aspectos que são determinantes para verificar se abrir uma filial realmente é uma ideia:

Base de clientes

Você já conseguiu construir uma base de clientes significativa e duradoura? Se você chegou a um estágio em que sua empresa já possui alta visibilidade e não precisa mais ir atrás de novos clientes, isso certamente é um sinal de que seu negócio se encontra consolidado. Isso significa que é possível pensar na expansão de mercado.

Lucratividade

Sua empresa vem obtendo uma lucratividade padrão no decorrer dos anos? Ela consegue ser lucrativa mesmo em períodos de sazonalidade e crise no mercado?

Este também pode ser um indicativo que o seu negócio se encontra perene e está preparado para crescer! Apesar de parecer um tanto quanto óbvio, muitos empresários planejam a abrir filial sem sequer a empresa matriz se encontrar estabilizada no mercado. E isso é um grande erro!

Projeção orçamentária

Mais do que analisar a situação financeira atual e avaliar a lucratividade, é preciso ficar atento à situação futura de seu orçamento.

A partir de uma projeção de faturamento, despesas futuras e ponto de equilíbrio econômico e financeiro, você terá uma visão mais precisa a respeito de valores. Esses valores são necessários para a dedução das despesas e o quanto será necessário investir para expandir o negócio.

Planilha de fluxo de caixa financeiro

Abrir uma filial na prática

Assim, feito o estudo interno da sua empresa e avaliadas as necessidades orçamentárias para a abrir filial, é hora de efetivamente colocar em prática este processo. Tal como no processo de abertura de uma empresa comum, abrir uma filial também requer uma certa burocracia. É necessário levar os seguintes documentos na Junta Comercial de sua cidade:

  • Requerimento de arquivamento na Junta Comercial estadual;
  • Documento de alteração contratual para abrir uma filial;
  • Ficha de cadastro nacional para a filial que será aberta;
  • Comprovantes de pagamento dos serviços para registro comercial;

Junto à questão burocrática, é necessário planejar outros aspectos que são de extrema relevância para abrir uma filial.

Localização da filial

Para definir o melhor local para implementar a nova filial da sua empresa é preciso estudar o mercado a partir de dois critérios essenciais:

  • Uma localidade que seja próxima a sua base atual de clientes, para que essa clientela se mantenha nesta filial;
  • Uma região que tenha potencial para atrair uma nova clientela;

Sendo assim, é importante fazer um estudo aprofundado a respeito do perfil do seu público atual. Também, estude um local que possua um público com características semelhantes.

Manutenção dos padrões de qualidade

De nada adianta oferecer produtos que você já sabe que possuem uma demanda garantida se você não manter a qualidade de atendimento em sua nova filial.

Por isso, a montagem de uma equipe tão ou até mais qualificada do que a que atua na matriz de sua empresa é essencial para manter os padrões de qualidade. O atendimento é o que vai causar uma boa impressão no início de sua filial. Portanto, é preciso pensar uma filial como um negócio que começa do zero e que precisa conquistar a clientela novamente.

Projeção de cenários

Ainda, é preciso pensar na possibilidade de a filial não conseguir atrair uma boa base de clientes. Ou ainda, enfrentar problemas financeiros e ter dificuldades para manter a sua operação. Assim, em meio a estes cenários, é preciso ter um plano B. Ele pode ser um capital de reserva bastante sólido. Dessa forma é possível arcar com estas situações negativas e manter a continuidade do negócio.

Como administrar a sua filial?

Quando falamos na importância de abordar a sua filial como um negócio completamente novo, isso também vale para a questão administrativa. Separar as finanças da matriz e da filial é imprescindível para uma gestão organizada e equilibrada dos dois estabelecimentos.

Uma gestão unificada das duas empresas pode ser extremamente prejudicial, uma vez que fica mais difícil identificar possíveis problemas financeiros em uma delas. Ao administrar a sua filial de uma forma totalmente isolada, você consegue enxergar com clareza a situação deste estabelecimento e consegue identificar se realmente a filial está sendo lucrativa e pode seguir a sua operação.

Mantenha um plano de contas exclusivo para a matriz e outro para a filial, bem como um centro de custo diferente para cada uma das empresas. Assim, você saberá com mais clareza as contas a pagar e a receber por parte de cada uma delas e também saberá o orçamento destinado a cada uma das empresas.

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O eGestor é um sistema de gestão empresarial totalmente online. Perfeito para ser utilizado na gestão tanto de sua matriz, quanto de sua filial. Você pode fazer o controle financeiro de ambos os estabelecimentos a partir da elaboração de diferentes centros de custo por meio do sistema, sem a necessidade de acumular diversas planilhas.

O sistema ainda possibilita um controle de estoque automatizado, registro de compras e vendas, emissão de notas fiscais eletrônicas e boletos bancários, dentre outras funcionalidades! Com a sua operação totalmente em nuvem, o eGestor não necessita de instalação, podendo assim ser acessado a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone.

Os primeiros 15 dias de testes no sistema são totalmente gratuitos. Basta acessar o site e começar agora mesmo!

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