Controle de estoque: 7 erros para evitar em sua empresa!

O processo de controle de estoque é absolutamente essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa que trabalhe com produtos, independente do porte desses empreendimentos.

Entretanto, o controle de estoque se realizado de uma forma equivocada, sem os cuidados necessários, pode gerar grandes danos nas atividades operacionais das empresas e gerar gastos desnecessários para o orçamento empresarial.

Apesar da grande importância da realização de um controle de estoque eficiente, muitos empresários principalmente em função da inexperiência a frente de seus negócios, acabam não prestando a devida atenção neste processo e cometem erros que acabam comprometendo significativamente os desempenhos de suas empresas.

A seguir, vamos citar alguns dos principais erros que são cometidos no controle de estoque, afim de lhe precaver contra estas situações em sua empresa e otimizar a gestão deste processo. Siga com a gente!

1- Não contabilizar o inventário de estoque

O inventário de estoque nada mais é do que uma lista que indica a quantidade total de produtos disponíveis no estoque das empresas e o valor somado de capital relativo a estes produtos, sejam eles armazenados no ambiente interno, sejam armazenados junto a seus respectivos fornecedores.

Não realizar este inventário de uma forma contínua pode ser determinante para o fracasso de qualquer empresa no mercado. Sem uma análise aprofundada do inventário de estoque da sua empresa, você não terá uma visão clara a respeito de todos os seus produtos disponíveis para a comercialização e nem saberá o quanto estes produtos representam em termos de capital para o seu orçamento.

É importante manter o seu inventário sempre atualizado a cada movimentação de entrada ou saída de determinado produto no estoque. A falta de controle do seu inventário pode trazer uma visão distorcida da quantidade atual de seus produtos e levar a compras extremamente desnecessárias com seus fornecedores, causando um possível excesso de estoque.

Além de contabilizar o inventário de estoque periodicamente, outras tarefas que possibilitam um melhor planejamento para a reposição de estoque são calcular o período médio de estoque, que indica quantos dias em média, determinado produto permanece no estoque até ser efetivamente vendido e calcular a quantidade mínima de estoque para atender a demanda dentro de um determinado período. 

2- Não monitorar os espaços de armazenamento

Muitas empresas não prestam a devida atenção aos locais em que armazenam o seu estoque, não possuindo um rigoroso controle do tráfego de pessoas no local por meio de câmeras de segurança e assim acabam tendo que lidar com situações de furto de determinados produtos do estoque.

São situações que representam um grande desperdício do capital que foi investido na aquisição desses produtos. Outro erro relacionado ao armazenamento de estoque, é o fato de manter produtos expostos em ambientes de alta temperatura ou com a alta umidade, causando a perda destes produtos. 

3- Possuir produtos em falta ou em excesso no estoque

Excesso de produtos no estoque, isto é, uma quantidade bastante acima do que realmente é necessário para atender a demanda, significa dinheiro parado.

Significa que sua empresa vai levar certo tempo para recuperar o capital investido nestes produtos e em caso de se tratar de produtos perecíveis, pode inclusive nem recuperar esse valor, já que os mesmos podem perder a sua validade se não forem vendidos dentro de um certo período.

A falta de estoque também é um problema recorrente em diversas empresas, gerado pela falta de um controle diário de seus estoques. Se por um lado o excesso representa dinheiro parado, a falta de estoque obviamente representa a perda de uma oportunidade de arrecadação por parte das empresas.

Os clientes podem procurar as empresas concorrentes em busca do produto que está em falta no seu estoque. Tanto a falta quanto o excesso de estoque, são problemas que dificilmente acontecem se você manter um controle rigoroso de seu inventário e não esquecer de atualizar nenhuma informação referente a entrada ou saída de produtos.

4- Realizar o controle de estoque manualmente

Mesmo com o avanço tecnológico e a ampla variedade de recursos informatizados para controlar o estoque de suas empresas, muitos empresários ainda optam por realizar um gerenciamento manual, por meio de cadernos ou agendas.

A realização do controle de estoque a partir destes métodos, aumenta consideravelmente as chances de acontecer uma perda de dados, assim como o tempo gasto no processo e a chance de cometer equívocos ao preencher as informações.

Realizar o controle de estoque de uma forma totalmente informatizada, por meio de uma planilha eletrônica do excel ou em um sistema de controle de estoque, traz um enorme ganho de agilidade neste processo e reduz consideravelmente a chance de erros no armazenamento de informações, bem como possibilita uma segurança de dados muito maior.

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5- Não especificar os diferentes produtos no estoque

Descrever todos os diferentes tipos de produtos existentes em seu estoque pode parecer uma tarefa irrelevante e por isso, em muitas situações essa tarefa é deixada de lado pelos profissionais responsáveis por gerenciar o estoque.

A especificação de acordo com as características de cada produto é essencial para manter o seu estoque organizado e identificar mais facilmente os produtos, seja na hora de ofertar aos clientes, seja no momento de atualizar a quantidade de estoque.

É importante armazenar informações como cores, quantidades e respectivas unidades de medida e tamanho de cada produto, dentre outras informações complementares que desejar. Essas especificações também podem ser úteis na hora de analisar quais os produtos mais vendidos, indicando que os clientes podem ter uma certa preferência de cor em determinado produto, por exemplo.

6- Não integrar o estoque com o setor comercial e de compras

Um grande problema em muitas empresas é a atuação completamente isolada dos setores de estoque, compras e vendas. A falta de comunicação entre estes setores prejudica completamente a gestão de estoque, a medida em que não se possui uma visão clara a respeito do volume de vendas e demanda de determinado produto.

Essa falta de integração entre os setores acaba dificultando o planejamento de compras e a identificação dos produtos que devem ser reabastecidos no estoque para atender a demanda esperada.

A partir de uma comunicação frequente entre todos estes setores, é possível aliar com eficiência os processos de previsão de demanda, controle de sazonalidade em determinado período e gestão de compras.

Guia de Controle de Estoque Sazonal

7- Não conferir as entradas

Outro erro bastante recorrente é a falta de conferência de determinados produtos que entram no estoque. Se estes produtos não forem devidamente conferidos, é bem provável que passem despercebidos produtos entregues em uma quantidade abaixo da solicitação feita ao fornecedor, produtos com defeitos, dentre outros problemas. 

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