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Sistema de gestão empresarial: Quais suas vantagens e como implementar

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Administrar o próprio negócio é um grande desafio e exige muita dedicação por parte dos empresários. Lidar com clientes, gerenciar as atividades da equipe de trabalho, cuidar do controle financeiro de suas empresas e gerenciar todos os produtos ou serviços que envolvem o negócio, são apenas algumas das inúmeras tarefas as quais os empreendedores precisam executar no dia a dia. São atividades complexas e que exigem máxima atenção dos responsáveis, além de um acompanhamento contínuo de resultados. Entretanto, a partir da utilização de um bom sistema de gestão empresarial, é possível otimizar diversos processos que envolvem a gestão de sua empresa e possuir uma visão mais detalhada a respeito dos aspectos financeiros e operacionais do seu negócio.

O que é um Sistema de Gestão Empresarial

Um sistema de gestão empresarial é um software totalmente informatizado. Ele tem como objetivo facilitar o trabalho dos empresários. De forma extremamente fácil e rápida. Assim, um sistema de gestão serve para:

  • controlar as finanças do seu negócio;
  • gerenciar os produtos disponíveis no estoque;
  • cadastrar novas compras e vendas;
  • tomadas de decisões mais assertivas;
  • gerar relatórios de desempenho das empresas nos mais variados aspectos.

Vantagens de um sistema de gestão empresarial

É essencial que os empresários estejam sempre atentos e atualizados a respeito das novas tecnologias empresariais existentes no mercado, e assim deixar de lado métodos mais tradicionais e até ultrapassados de gerenciamento de processos, como planilhas eletrônicas e agendas, que acabam consumindo um grande tempo no processo gerencial e controle das atividades da empresa.

E um sistema de gestão empresarial está inserido entre essas tecnologias. Com as informações geradas por um bom software de gestão, você pode tomar importantes decisões para a sua empresa, a partir de dados financeiros precisos.

Além dessas vantagens, esse tipo de sistema pode ainda oferecer outros benefícios para a gestão de seu empreendimento:

Integração de setores

Utilizar planilhas eletrônicas para o controle das atividades da sua empresa, obrigatoriamente exigirá uma planilha para cada setor. Isso certamente ocupará um tempo maior de sua equipe. Porém, um sistema de gestão empresarial pode unificar todos os setores organizacionais.

A partir de um software de gestão empresarial, você pode armazenar informações dos mais diversos setores, facilitando a comunicação entre eles. Além disso, os dados de do financeiro, estoque, vendas da sua empresa e outros, podem ser acessados de lá.

A partir do cadastro de uma nova venda, por exemplo, essa informação já é incluída diretamente nas receitas da empresa armazenadas no sistema, evitando assim o trabalho de listar todas as movimentações de entrada e saída para analisar o seu fluxo de caixa.

Controle de estoque automatizado

Sem um sistema de gestão empresarial, você terá que conferir e atualizar a quantidade de estoque sempre que houver alguma nova movimentação de entrada ou saída de algum produto.

Já com a utilização desta ferramenta, você só tem o trabalho de cadastrar os seus produtos e suas respectivas quantidades inicialmente, quando a sua empresa começar a utilizar o software de gestão empresarial.

Feito este processo, a ferramenta atualiza as novas quantidades de produtos de uma forma automatizada a partir do registro de uma nova compra ou venda por parte da empresa.

Além de economizar tempo de sua equipe, fica muito mais fácil identificar os produtos que estão em falta ou excesso no estoque.

Redução de erros

O registro manual de todos os dados da empresa a partir de planilhas, além de exigir muito tempo dos responsáveis, também está bem mais sujeito a erros se comparado ao controle realizado em um sistema informatizado de gestão empresarial, que apresenta dados absolutamente precisos gerados por relatórios para auxiliar no planejamento empresarial!

Melhor controle de contas a pagar e a receber

Possuir total domínio de todos os valores que estão para entrar ou sair do orçamento de sua empresa, é absolutamente essencial para projetar as suas finanças dentro de um determinado prazo.

Em um sistema de gestão empresarial, você pode cadastrar todas as contas a pagar e a receber da sua empresa em uma única plataforma.

Isso facilita o planejamento das finanças do seu empreendimento a um médio e longo prazo, a medida em que você saberá exatamente qual será a necessidade de capital para arcar com as futuras despesas, e poderá projetar como ficará o seu orçamento após as movimentações de entrada e saída.

Fluxo de caixa automatizado

Com o cadastro de compras, vendas e das demais receitas e despesas da sua empresa, um sistema de gestão empresarial mostrará de uma forma automatizada o seu fluxo de caixa, indicando todas as movimentações de entrada e saída de seu orçamento empresarial.

Apoio a tomada de decisões

A partir dos relatórios financeiros gerados pelo sistema, você poderá realizar a projeção de sua empresa a um médio e longo prazo, analisando cuidadosamente as informações de fluxo de caixa e a partir de então avaliar se existe a possibilidade de realizar novos investimentos, sem comprometer o seu orçamento.

Com a visualização das receitas e despesas da empresa, é mais fácil identificar a origem dos principais gastos do seu negócio. Essas informações podem ser geradas por relatórios financeiros de um sistema de gestão empresarial. E, sabendo a origem dos gastos, eles podem ser cortados do orçamento para a redução de custos.

Melhor análise de produtos e clientes

Com um sistema de gestão empresarial você tem uma visão bastante clara sobre quem são os principais clientes de sua empresa. Principalmente quando são relacionados a quantidade e faturamento gerado, a partir do relatório de ABC de vendas por clientes. E quais são os seus produtos mais e menos vendidos, a partir do relatório de ABC de vendas por produtos.

Esses relatórios têm extrema importância para identificar os clientes já fidelizados com o seu negócio. E, também, quais produtos que devem receber a maior atenção no estoque, já que possuem uma demanda maior.

Por outro lado, ao saber quais são os produtos menos vendidos, você poderá pensar em promoções ou novas ações de marketing para aumentar a saída desses produtos. Dessa forma, a não deixar produtos parados no estoque, o que poderia levar a uma certa demora para recuperar o capital que foi investido nesses produtos.

Melhor avaliação de desempenhos

Cadastrando as vendas de sua empresa em um sistema de gestão empresarial, você poderá registrar os vendedores responsáveis por cada negócio, e assim medir a produtividade individual de cada um deles de uma forma muito mais clara.

O desempenho geral em relação às suas vendas também podem ser avaliados mais facilmente a partir da comparação do número de vendas obtidas em diferentes períodos.

Guia de Otimização de Processos

Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial

Para escolher um sistema, você deve primeiro entender quais são as necessidades do seu negócio. Em seguida, você deve realizar uma pesquisa para entender qual sistema do mercado atende o que você precisa. Entretanto, existem algumas dicas que você pode seguir:

Avalie suas necessidades

Entenda quais são os seus pontos fracos em relação ao controle geral do seu negócio. Você está com dificuldade para emitir notas fiscais, por exemplo? Se sim, você deve buscar um sistema que tenha emissão de notas fiscais mais facilitadas.

Portanto, identifique o que você mais precisa de ajuda e avalie se o sistema irá ajudar você da melhor forma possível.

Considere um sistema online

Apesar de ser chamado de armazenamento da nuvem, seus dados não estão flutuando no espaço. Esse nome é completamente abstrato, uma vez que seus arquivos ‘na nuvem’, na realidade estão em servidores espalhados pelo mundo. Mas, ao contrário do nosso primeiro instinto, esse é um dos meios de armazenamento mais seguros atualmente.

Esses servidores possuem um alto nível de segurança, tanto digital quanto física. Dessa forma, manter seus dados em um sistema de gestão empresarial online, é a maneira mais segura de armazená-los.

Ainda, por ser online, você pode utilizá-lo em qualquer lugar e não fica preso a uma planilha e um computador, ou um caderno específico. Mas, por priorizar a sua segurança, esses dados e arquivos só podem ser acessados pelas pessoas responsáveis. Ou seja, você e quem você definiu como encarregados.

Identifique a praticidade do sistema de gestão empresarial

De nada adianta ter o melhor, com mais ferramentas e mais caro sistema se ele não é prático para você. Por isso, é importante testar o sistema antes de realizar sua compra. Dessa forma, você consegue escolher qual tem mais ferramentas que você precisa e que sua utilização é mais fácil e prática.

Custo-benefício

Atente-se ao fato que o sistema que você escolher é quem ajudará você e seus colaboradores no dia a dia. Por isso, não busque apenas o mais barato ou o mais caro. Entenda qual realmente possui ferramentas que serão úteis e que tenham, por exemplo, um suporte que seja amigável e realmente ajuda em caso de dúvidas.

Quais são os tipos de sistema de gestão empresarial?

Agora que já esclarecemos o que é um software de gestão empresarial e suas vantagens, conheça os tipos de sistemas:

BPM

O Business Process Management (BPM), é uma ferramenta capaz de sistematizar processos internos e até externos das empresas. Um sistema BPM tem como finalidade gerenciar as informações a respeito de determinados processos que serão realizados pela empresa. Ele deixa claro aos responsáveis como se dará o funcionamento de cada atividade. Assim, a equipe pode sugerir possíveis alterações e um melhor planejamento.

O principal benefício trazido por um sistema de gestão empresarial BPM é a otimização dos processos empresariais. Trazendo assim, um enorme ganho de produtividade e eficiência para as organizações. Isso porque cada funcionário saberá exatamente como deverão ser executadas as suas respectivas tarefas. Entretanto, a desvantagem desse tipo de sistema está ligada à questão burocrática e uma complexidade maior para a organização dos dados.

ERP online

Já o Enterprise Resource Planning (ERP), é um time de sistema de gestão empresarial mais comum de ser utilizado pelas empresas de uma forma geral, principalmente para o gerenciamento dos aspectos financeiros.

Entre as principais funções de um sistema ERP online, estão o controle financeiro a partir de relatórios gerenciais, controle de estoque e fiscal das empresas, possibilitando aos empresários uma visão clara a respeito de todas as receitas e despesas do negócio e calculando o valor dos tributos referentes a cada transação.

Um sistema ERP pode ser segmentado basicamente em três estruturas:

  • Aplicação: É um espaço indicando cada uma das funcionalidades do sistema, como processos, cadastros de clientes e produtos, e demais informações;
  • Banco de dados: A partir do preenchimento de receitas e despesas, cadastro da clientela e outros processos, todas essas informações ficam devidamente armazenadas no banco de dados do sistema ERP;
  • Framework: Essa parte é voltada para a configuração e personalização do sistema. Nessa estrutura, também é possível separar as informações da empresa por setores;

Quais as diferenças entre os sistemas de gestão empresarial BPM e ERP?

Um sistema de gestão empresarial ERP é responsável por organizar processos financeiros da empresa, além do estoque de produtos. Já um sistema BPM é voltado para o controle das atividades operacionais e atribuição de tarefas. Portanto, BPM e ERP são dois sistemas que podem ser complementares no processo de gestão empresarial. 

ERP eGestor

O eGestor é um sistema ERP de gestão empresarial totalmente online. Ele pode ser acessado a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, sem necessidade de instalação em um servidor específico. Com o eGestor, você pode controlar o seu estoque, as suas finanças, emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários, cadastrar toda a sua rede de clientes e fornecedores, cadastrar compras e vendas e muito mais!

Ficou interessado? Comece os testes gratuitamente durante 15 dias e veja como a ferramenta pode ser benéfica para a sua empresa!

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Escrito em: 21/01/21
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

Comentários:

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2 Comentários

  1. FazerPos Blog

    Quais portes de empresas podem implementar um sistema de gestão empresarial? Muito bom o artigo!

    Responder
  2. Areta Carolina Da Silvva Batista

    Acho que todas as empresas deveriam adotar esse método, pois ajudaria bastante as empresa se manter mais informada dentro do mercado de trabalho.

    Responder

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