A saúde financeira é um dos pilares para o sucesso de um negócio.

É por isso que todas as empresas que querem se manter competitivas no mercado precisam gerir com sabedoria o fluxo de dinheiro em seu interior.

Dentre todas as ferramentas que servem para essa finalidade, uma das mais importantes é o relatório financeiro.

Espere um pouco, você não sabe o que é um relatório financeiro? Tudo bem: elaboramos um conteúdo completo explicando do que se trata esse relatório, quais são seus modelos e porque é essencial para uma boa gestão.

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O que é um relatório financeiro? 

Um relatório financeiro é o somatório de diversos dados, que podem estar relacionados ou não, visando a extração de informações relevantes para a tomada de decisões. Ou seja, esse documento permite analisar o passado, entender o presente e planejar o futuro.

Entretanto, o termo “relatório financeiro” é genérico, por isso existem muitas variações desse documento. No caso, a empresa pode gerar relatórios tendo como base o Fluxo de Caixa, ou então o DRE e assim por diante.

Antes de prosseguirmos com nossas explicações, vamos apresentar os conceitos “métricas” e “indicadores”, ambos bastante utilizados – e confundidos – no meio empresarial.

O que são métricas e indicadores?

As métricas são dados brutos, ou seja, que foram coletados mas não passaram por processamentos de qualquer natureza. Então, sempre que lemos “métricas”, devemos ter em mente que se trata de pura e simplesmente mensuração.

Portanto, são exemplos de métricas:

• Ticket médio;
• Total de faturas pagas;
• Tempo de permanência dos clientes na loja.

Já os indicadores são números trabalhados, comumente com limitações claras de extremos. Ou seja, a taxa de abertura de e-mails jamais será maior que 1 ou 100%, sendo um indicador clássico do marketing digital.

São exemplos de indicadores:

• Lucratividade;
• Custo de Aquisição de Cliente;
• Valor de Vida do Cliente.

Resumindo: as métricas são coletadas, enquanto os indicadores costumam ser calculados.

Quais são os tipos de relatórios financeiros? 

Como mencionamos anteriormente, existem diversos tipos de relatórios financeiros, e isso pode ser explicado por causa da imensa variedade de indicadores, que são fundamentais para uma boa tomada de decisão.

Nesta seção, vamos discutir os 4 relatórios mais empregados nas empresas, fornecendo dicas de como montá-los e suas finalidades.

Demonstrativo de Fluxo de Caixa

O DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) é uma ferramenta essencial para a tomada de decisão dos gestores, tendo o poder de analisar tanto a situação financeira atual quanto a futura da empresa.

Em resumo, esse demonstrativo apresenta todas as movimentações financeiras da empresa, de forma bem resumida, como entradas e saídas de dinheiro da organização. É um bom costume registrar as receitas e despesas diariamente, permitindo um relatório bastante detalhado.

É através do DFC que os gestores conseguem ter um vislumbre de como será a situação financeira da empresa em determinado período. Assim, eles conseguem organizar e planejar ações com base nessas informações, aumentando as chances de sucesso.

Demonstrativo de Resultado de Exercício

O DRE, ao contrário dos demais relatórios descritos neste conteúdo, é completo e bastante complexo. No caso, ele é um documento que serve para seguir as ações das empresas, de modo a apresentar os demonstrativos de um certo período da companhia.

Via de regra, as empresas fazem o DRE no final do ano contábil, como forma de prestar contas à União.

Esse demonstrativo possui os seguintes elementos:

• Receita bruta;
• Deduções;
• Lucro bruto;
• Despesas diversas;
• Resultado líquido.

Portanto, esse relatório, além de ser obrigatório por Lei, também traz ótimos insights sobre a empresa como um todo.

Relatório de contas a pagar e a receber

Manter um relatório de contas a pagar e receber é bastante interessante para a gerência. Afinal, um relatório como esse é capaz de ajudar na tomada de decisões, assim como elaborar planejamentos.

Esse relatório é bastante simples, consistindo apenas das receitas e despesas futuras da organização, dispostas em ordem cronológica.

Note que é quase o mesmo princípio do fluxo de caixa; porém, o DFC traz informações sobre o caixa da empresa em diversos cenários, enquanto o relatório de contas a receber e pagar se resume às contas.

Ou seja, seu objetivo é ajudar a manter o controle das despesas do negócio, evitando a inadimplência.

Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial possui um elevado grau técnico, por isso costuma ser desenvolvido com a ajuda de contadores.

Em resumo, ele cuida de todas as movimentações financeiras da empresa em um período, considerando-se os ativos, passivos e patrimônio líquido da organização.

Vale lembrar que os ativos representam a soma de bens e direitos da empresa, enquanto os passivos são todas as obrigações relacionadas a terceiros.

E este é o último relatório financeiro que vamos apresentar neste conteúdo. Nas próximas seções, vamos apresentar os motivos de se trabalhar com relatórios, como montar relatórios e as vantagens que eles trazem.

Qual o objetivo do relatório financeiro?

Existem várias formas de se trabalhar com relatórios, e a periodicidade de sua emissão é um fator importante. 

Se os relatórios forem emitidos com grandes intervalos, os gestores podem perder oportunidades do mercado, que não costumam durar muito tempo; se são curtos demais, padrões e demais insights podem não estar visíveis nos relatórios, fazendo com que percam seu valor.

A periodicidade adequada para todo tipo de empresa é a mensal. Dessa forma, o acompanhamento das operações e os resultados da empresa são adequadamente mensurados, o que ajuda a gerar valor.

Fora isso, os relatórios mensais trazem diversos benefícios, como veremos nas próximas seções.

Permite acompanhar a saúde financeira da empresa

Uma das grandes vantagens dos relatórios mensais é o acompanhamento da saúde financeira da empresa. De fato, é mais fácil saber como o negócio está indo quando mensuramos seu fluxo de caixa e cuidamos de suas contas.

Vale lembrar que o fluxo de caixa precisa ser registrado todos os dias. Somente assim sua empresa pode usufruir dos benefícios do DFC, que costumam ajudar na hora do planejamento financeiro do seu negócio.

Com relatórios financeiros mensais, é possível traçar uma linha evolutiva da empresa, o que aumenta o controle sobre o negócio.

Ajuda a moldar os objetivos do negócio

Outro ponto importante dos relatórios mensais é que eles são poderosos quando falamos dos objetivos da empresa, e isso se baseia em uma premissa lógica.

Vamos supor que sua empresa lance uma campanha de marketing visando aumentar a geração de leads. No entanto, durante a campanha os analistas notam que a base de clientes está aumentando acima do previsto. Dadas as circunstâncias, alterar o objetivo da campanha é uma ótima ideia, já que clientes costumam valer mais que leads.

O exemplo acima foi de uma campanha de marketing, e seu objetivo era expor a ideia principal deste tópico de uma forma didática; a mesma ideia pode ser modelada para objetivos empresariais complexos.

Tem efeito de “autochecagem”

A autochecagem é uma ótima estratégia para empresas que querem saber se suas ações têm ou não resultados plausíveis, assim como se os mecanismos empregados no negócio estão funcionando como deveriam.

Só para exemplificar, um relatório financeiro que mostra um aumento desproporcional no marketing, mas pouco ou nenhum aumento no faturamento, indica que as estratégias propostas pela equipe não têm um bom ROI (Retorno sobre Investimento).

Entretanto, deve-se tomar cuidado com análises precipitadas: muitas estratégias de marketing só dão resultados após algum tempo no ar; estratégias de SEO, por exemplo, podem levar até 6 meses para surtir efeito. 

Isso pode causar confusão na hora de interpretar os relatórios de seu negócio.

Facilita entender o fluxo de dinheiro na organização

Por fim, outro grande benefício de manter relatórios financeiros mensais é entender o fluxo de dinheiro de sua organização. Como os relatórios trazem diversas informações sobre pagamentos e recebimentos, saber quais são suas maiores fontes de receita e despesa é uma tarefa simples.

Ao estudar o fluxo de dinheiro, você pode encontrar pontos de otimização, cujos quais melhoram o retorno de sua organização, seja ao economizar em áreas desnecessárias ou investir mais em estratégias que garantem ótimos resultados.

Veremos na próxima seção como construir um relatório financeiro.

Como se faz um relatório financeiro? 

Existem várias formas de se construir um relatório financeiro; como vimos, você pode usar informações-chave de sua organização para fazer isso, como no caso do DRE. No entanto, nem sempre usar os demonstrativos suprem todas as necessidades da organização.

Nesta seção, vamos ensinar a montar um relatório que vai se adequar às suas necessidades, através de alguns princípios básicos. Vamos lá!

Centralize as informações

Um dos passos mais importantes na hora de montar um relatório é ter todas as informações em mãos. Se isso não for possível, pelo menos a coleta dos dados precisa ser facilitada, de modo que estejam a poucos cliques de distância.

A centralização é um tema em discussão nos grupos de empreendedores. Afinal, manter os dados do negócio em um mesmo lugar oferece diversas vantagens para a empresa, sobretudo na hora de analisar seus dados.

Uma ótima maneira de fazer isso é usar um sistema de integração.

Automatização de tarefas 

Quando olhamos para as tarefas administrativas, notamos que muitas delas são repetitivas e/ou seguem um padrão claro de execução. São justamente essas características que permitem a automatização de tarefas.

Fora os processos de análise, existem meios de automatizar inclusive a coleta de dados na empresa. Mas, para que isso aconteça sem grandes problemas, é preciso trabalhar com as ferramentas certas, tanto físicas quanto virtuais.

Estabelecer um sistema de código de barras para os itens estocados, por exemplo, pode agilizar a logística de seu negócio. Além disso, as informações colhidas pelo leitor vão direto para o sistema, sem a necessidade de intermediários humanos para seu bom andamento.

Ou seja, além de diminuir a chance de erros, ainda fomenta a centralização das informações, como descrito no item anterior.

Padronizar informações 

Outro ponto que faz bastante diferença na hora de elaborar um relatório é a leitura dos dados registrados. Olhando de outro ponto de vista, a padronização na hora de registrar informações é essencial para montar ótimos relatórios financeiros.

Um dos problemas de padronizar as informações é que cada empresa trabalha de uma forma. Portanto, existe um jeito ótimo de organizar as informações para cada negócio, levando em conta seu contexto e sua maturidade.

Vale lembrar que o “consumo” (uso posterior ou legibilidade) são tão importantes quanto o próprio registo dos dados.

Torne os dados legíveis

Tornar os dados legíveis significa fazer com que todos que terão contato com ele o entenderão. Ou seja, é apresentar as informações de forma estratégica, simples e concisa, de modo que o leitor entenda o conteúdo sem se esforçar muito.

Para que isso aconteça, usar gráficos e cores chamativas e autoexplicativas são ótimos métodos. 

Lembre-se de deixar claro o que os gráficos trazem ao leitor, assim como o que cada cor significa. Se a empresa manter um padrão de cores interno, use-o na hora de montar seus relatórios financeiros.

Separe os dados mais importantes

Os dados mais importantes variam de acordo com o objetivo do relatório. Se o objetivo for apresentar a evolução patrimonial do negócio, então usar dados do DRE é uma ótima ideia.

Por outro lado, se o relatório tiver como objetivo mostrar a eficiência do marketing do negócio, então será preciso trabalhar com indicadores – que apresentamos nas seções anteriores – para relacioná-los ao retorno financeiro.

Elabore hipóteses

Um relatório financeiro, por si só, não traz tantas informações sem a correta interpretação dos dados. Entretanto, temos outro problema em mãos: interpretar os dados nem sempre é fácil e preciso como gostaríamos.

É ainda que as hipóteses entram em cena.

Uma hipótese nada mais é do que uma tentativa de explicar um fenômeno com base na pura racionalidade. O bom das hipóteses é que podemos testá-las. Por exemplo, se um determinado aumento de faturamento ocorreu no mesmo mês em que X ação de marketing foi empregada, então podemos repetir a ação e monitorar o faturamento da empresa.

Nem sempre confirmar uma hipótese é tão simples assim, dado que existem agentes randômicos em jogo.

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Conclusão

Um relatório financeiro é um documento que tem como finalidade compilar diversos dados, de modo que analisá-los e extrair informações se torne possível.

Por conta de sua natureza, esse documento tem um potencial enorme de gerar valor para o negócio, principalmente quando falamos em tomada de decisão.

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