planilha de controle financeiro

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Um bom controle financeiro é imprescindível para a sobrevivência das micro e pequenas empresas. É essencial que os empresários tenham absoluta noção de que o caixa de suas empresas não pode em hipótese alguma ser propriedade individual.

Não ter esse cuidado pode comprometer significativamente o orçamento empresarial, trazendo danos irreversíveis para a sobrevivência do negócio. A solução? Uma planilha de custos pode ser o que sua empresa precisa.

Por isso, é importante criar uma conta específica para o caixa da empresa. A partir dessa conta, os sócios proprietários do negócio devem estabelecer entre si a porcentagem definida para a utilização de cada um deles e não retirar nenhum valor a mais que a quantia estabelecida. A remuneração dos sócios-proprietários das empresas é o que chamamos de pró-labore.

Para a realização de um bom controle financeiro é necessário um adequado registro de todas as contas que envolvem a sua empresa, incluindo tanto as receitas quanto as despesas.

A partir do controle de todas as movimentações financeiras referentes a entradas e saídas de caixa da empresa, é possível planejar novos investimentos e identificar possíveis gastos excessivos que podem ser cortados, de acordo com as necessidades do empreendimento.

Para isso, é importante determinar a categorização desses gastos e identificar quais deles são realmente essenciais para o bom funcionamento da empresa e quais são secundários.

Em caso de situações de endividamento, a categorização de gastos também permite identificar quais deles foram os mais comprometedores para esse tipo de situação.

O controle das movimentações financeiras permite uma facilidade muito maior para a identificação da origem dos problemas da empresa.

A análise da situação financeira do empreendimento também permite avaliar a possibilidade de crescimento do negócio, a partir do cálculo de diversos indicadores, como a margem de lucro e a quantidade de capital de giro, por exemplo.

Este controle deve ser feito de uma forma contínua, e o registro das movimentações de entrada e saída devem ser atualizados frequentemente, para que não se esqueça alguma possível informação relevante. Assim, é possível manter o caixa equilibrado.

O controle financeiro é essencial para a mensuração de resultados da sua empresa, a medida em que a partir desse controle você pode comparar os lucros obtidos em diferentes períodos e verificar possíveis aumento de gastos no orçamento.

O controle de gastos e receitas geradas pelo empreendimento é fundamental para a redução de riscos e para evitar futuras situações de crise financeira.

As consequências de não ter um controle financeiro

A falta de uma boa gestão das finanças é sem dúvidas uma das principais causas de mortalidade de empresas no Brasil. Segundo pesquisa realizada pelo SEBRAE, empresas que possuem um rigoroso controle de suas finanças, reduzem em 50% as chances de o seu negócio encerrar as atividades.

Sem um adequado controle financeiro, as empresas não possuem uma visão clara sobre suas receitas e despesas e podem entrar em situações de endividamento, com dificuldades para identificar os fatores que ocasionaram essas situações.

A falta de atenção nesse processo, pode fazer com que as empresas não consigam realizar uma projeção futura do seu fluxo de caixa, podendo ter problemas de falta de capital de giro, o que impede a realização de futuros pagamentos ou investimentos.

Essa falta de capital, pode fazer com que a sua empresa recorra a empréstimos e créditos bancários que possuem juros alarmantes.

Esse tipo de situação pode até quitar os pagamentos pendentes em um primeiro momento, mas vão causar um grande impacto no orçamento de sua empresa futuramente. 

Empresas que não possuem um rigoroso controle de seu fluxo de caixa estão muito mais sujeitas a enfrentar situações de inadimplência de clientes, por não controlar as contas a receber.

Além disso, empresas desorganizadas financeiramente não possuem base para a tomada de decisões estratégicas para o futuro.

Guia de Gestão Estratégia

Afinal, como fazer o controle financeiro de sua empresa?

Agora que já falamos sobre a importância de um bom controle financeiro para as empresas e o quanto este processo pode fazer diferença na estabilidade e sobrevivência do seu negócio, você deve estar se perguntando quais as melhores alternativas para realizar esse controle de uma forma eficiente.

Uma planilha de controle financeiro Excel pode ser uma boa alternativa para a sua empresa otimizar o controle financeiro.

As planilhas são uma ótima ferramenta para empresas que trabalham com equipes pequenas, não necessitando portanto de um controle financeiro mais avançado e detalhado, ao contrário de empresas com um maior número de pessoas e que necessitam de um controle e registro de eventos detalhado.

Através da planilha de custos e recebimentos financeiros você pode gerenciar todas as movimentações de entrada e saída em sua empresa. Tudo de uma forma extremamente simples e prática.

Este modelo permite com que você controle o seu fluxo de caixa e atualize o seu caixa a cada nova movimentação de entrada ou saída. Fazer este gerenciamento é de suma importância para a sua micro ou pequena empresa, a medida em que é possível ver de uma forma muito mais clara e organizada as origens de suas receitas e despesas. 

Realizar o controle a partir da planilha de controle financeiro torna este processo muito mais fácil, economizando o seu tempo e o de seus funcionários, para que se possa focar nas questões operacionais do negócio.

Como funcionam as planilhas de controle financeiro?

A falta de organização no dia a dia pode gerar uma crise nas finanças, tanto pessoais quanto empresariais, das pessoas. Por isso, a planilha de controle financeiro é essencial para ajudá-lo a manter suas contas em ordem, fiscalizar os gastos e reduzir despesas.

Somado a isso, é possível usar as novas tecnologias para gerir melhor seus negócios e manter uma organização de maneira eficaz, além de promover um aumento dos lucros. 

Veja as principais características das planilhas de controle financeiro:

Conheça as principais funções de uma planilha de controle financeiro

Uma das principais funções da planilha de controle financeiro é classificar os itens que compõem suas finanças de acordo com as devidas funções de cada um.

Dessa forma, você pode agrupar primeiro os gastos não variáveis, como o aluguel, e na sequência os gastos variáveis, como água e luz. Assim é possível assegurar maior organização e, consequentemente, obter um ganho de tempo na hora de elaborar processos.

Além disso, a outra função da planilha é poder ajudá-lo nos cálculos da empresa e registrar as transações para futuras eventualidades. Desta maneira, uma planilha de controle financeiro contribui diretamente para o desenvolvimento da gestão do seu empreendimento.

É muito importante, portanto, que uma empresa tenha um sistema de controle financeiro, principalmente quando se almeja gerir melhor os negócios.

Vale destacar também que é possível escolher a planilha que melhor se encaixa em seu perfil. As opções vão desde as mais simples, que aceitam números não variáveis, até as mais avançadas, que podem realizar cálculos variados, como comparações entre gastos e aplicações financeiras.

Contudo, é possível fazer aplicações de maneira simples. Veja como!

Aprenda a fazer aplicações de maneira simples

Sabemos que para fazer uma boa aplicação financeira é preciso pesquisar não apenas a rentabilidade da aplicação, mas também o quão seguro vai ser o investimento. 

Para isso, você pode utilizar uma planilha de controle financeiro na hora de fazer comparações e, dessa forma, realizar uma aplicação que, além de segura, vai poder ajudar no aumento dos lucros de sua empresa.

Descubra um pouco mais sobre as variedades de planilhas antes de decidir qual vai poder ajudá-lo a gerir melhor sua empresa:

Conheça as variedades de planilhas

Antes de nos aprofundarmos nas variedades de planilhas de controle financeiro, você precisa saber que a planilha adequada é aquela que se molda ao estilo de vida da sua empresa. Com isso em mente, acompanhe as variedades e veja qual é a planilha ideal para o seu negócio.

Planilha diária

As planilhas de controle diário são excelentes para que você se mantenha dentro do orçamento, pois elas têm o registro de suas despesas e identificam de forma rápida qualquer movimentação econômica, além de contabilizar os gastos que possam desestruturar suas finanças. No entanto, elas não concedem projeções.

Planilhas simples

As planilhas simples são ótimas para quem tem pouco conhecimento em formatação ou não tem intimidade com o Excel e, muito menos, com fórmulas matemáticas. Porém, nessas planilhas são inseridos os valores mais simples (e não aqueles variáveis), o que limita o processo de gestão.

Planilhas avançadas

As planilhas avançadas são ideais para quem busca um controle financeiro mais significativo. Elas oferecem um histórico mais detalhado das despesas e chegam a fazer projeções futuras.

No entanto, esse tipo de planilha exige que o empreendedor se dedique mais ao controle das finanças, afinal, elas utilizam fórmulas mais complexas.

A partir das planilhas avançadas é possível fazer inúmeros cálculos, como comparação entre gastos, aplicações financeiras ou até mesmo compras com cartões de crédito.

Planilhas de controles mensais

Já para quem deseja ter um controle maior, o indicado é adquirir uma planilha de controles mensais, pois elas permitem visões mais vastas sobre as despesas e os recebimentos. Além disso, esse tipo de planilha permite uma análise mensal sobre o controle financeiro, mostrando os reflexos da economia durante o ano.

Contudo, uma planilha de controle financeiro pode ajudá-lo de outras formas no processo de gestão de uma empresa ou, até mesmo, na gestão pessoal. 

O que se pode controlar com as planilhas de controle financeiro?

Existe uma série de importantes indicadores financeiros que podem ser controlados através das planilhas. Vamos falar especificamente sobre cada um deles:

Planilha de fluxo de caixa

Com a planilha de fluxo de caixa, você pode gerenciar todas as entradas e saídas do orçamento de sua empresa, possuindo assim uma visão mais aprofundada a respeito da necessidade de obter empréstimos para poder arcar com as despesas futuras, e também verificar se o seu empreendimento se encontra apto a realizar novos investimentos sem comprometer o seu caixa. 

Planilha de custos

Através da planilha de custos, você pode categorizar todos os gastos da sua empresa, como por exemplo: salário de funcionários, impostos e gastos com fornecedores, dentre outros. Realizar este processo é extremamente importante para a sua empresa, a medida em que possibilita uma visão bastante clara a respeito de quais aspectos representam um maior impacto em seu orçamento, e que talvez possam ser cortados. 

Plano de contas

Trata-se de uma planilha mais completa, a qual é destinada para a organização de absolutamente todas as contas a pagar e a receber de sua empresa, para que se possa projetar o seu orçamento de acordo com as futuras movimentações de entrada ou saída.

Planilha de DRE

Com a planilha de DRE (demonstrativo resultado do exercício) é possível realizar uma análise muito mais detalhada dos resultados financeiros da sua empresa, a partir da margem de contribuição gerada por cada uma de suas receitas, despesas indiretas, que podem estar relacionadas  a impostos sobre seus produtos, dentre outros fatores.

Saiba como a planilha de controle financeiro do eGestor realmente pode ajudá-lo

As opções disponíveis na planilha de controle financeiro disponibilizada pelo eGestor são: cadastros, plano de contas, lançamentos caixa, caixa R$, caixa gráfico, banco R$, banco gráfico, previsão de recebimentos, NCG R$, NCG Gráfico. A seguir, vamos falar um pouco sobre algumas destas opções e mostrar suas respectivas telas:

Cadastro

Neste menu é possível cadastrar todas as entradas e saídas que envolvem seus clientes e sua rede de fornecedores, assim como o banco referente a cada um deles. Na última coluna, é possível preencher a situação de cada uma das movimentações, como realizado ou previsto:

Cadastro na planilha de controle financeiro

Cadastro na planilha de controle financeiro

Plano de contas

Você pode agrupar todos os seus gastos e recebimentos por diferentes categorias, incluindo gastos com impostos, pagamento de funcionários, fornecedores, dentre outros. O mesmo vale para os recebimentos:

Plano de contas na planilha de controle financeiro

Plano de contas na planilha de controle financeiro

Lançamentos caixa

Este menu é voltado para o registro de todas as contas a serem pagas e recebidas, incluindo a forma de pagamento ou recebimento, cliente ou fornecedor, origem, grupo e também a situação, em que você informará se determinado pagamento ou recebimento já foi realizado ou ainda está previsto:

Lançamentos caixa na planilha de controle financeiro

Lançamentos caixa na planilha de controle financeiro

Caixa R$

Neste item da planilha de controle financeiro você pode visualizar o valor disponível no caixa interno da sua empresa. Todos os lançamentos realizados na tela de Lançamentos Caixa e dados como “Realizado” são automaticamente exibidos nesta tela que fica como um histórico do que realmente entrou e saiu em sua empresa, sem levar em consideração previsões, e como ficou o saldo após essas movimentações.

Caixa na planilha de controle financeiro

Caixa na planilha de controle financeiro

Banco R$

Neste item você pode visualizar o valor disponível nas contas bancárias cadastradas em sua planilha. Todos os lançamentos realizados na tela de Lançamentos Caixa, dados como “Realizado” e associados à origem bancária, e são automaticamente exibidos nesta tela que fica como um histórico do que realmente entrou e saiu em sua empresa, sem levar em consideração previsões, e como ficou o saldo após estas movimentações.

Banco na planilha de controle financeiro

Banco na planilha de controle financeiro

NCG R$

Mostra o fluxo de entrada e saída de dinheiro previstos em sua empresa, mostrando principalmente se existe algum dia em que as saídas serão maiores que as entradas de dinheiro, o que faria com que sua empresa tenha que pagar juros eventualmente. Visualizando estes valores em suas planilha financeira, você pode tomar medidas para evitar com que isso seja um problema para sua empresa.

NCG na planilha de controle financeiro

NCG na planilha de controle financeiro

Como o excel pode ser importante para a gestão de sua empresa?

Além de auxiliar no controle financeiro do seu empreendimento, o Microsoft Excel pode auxiliar a sua empresa com outras planilhas, de uma forma bastante simplificada. Também existem modelos de planilha de controle de estoque no excel, que permitem gerenciar os seus produtos a cada nova entrada ou saída, e saber precisamente quando há falta ou excesso de determinado produto em seu estoque.

Você também pode elaborar uma planilha de controle de seus funcionários para gerenciar as atividades realizadas por sua equipe, como ordens de serviço ou número de vendas realizadas por cada um deles, para analisar se as metas estabelecidas estão ou não sendo atingidas. Além disso, você pode criar colunas voltadas para o salário de cada um deles, incluindo possíveis benefícios e adicionais. Utilizando esta planilha, fica muito mais fácil calcular a sua folha de pagamento de uma forma geral.

Elaborando uma planilha de controle de vendas, você pode ter total controle sobre os seus produtos e analisar quais os que possuem mais saída no mercado e quais não estão sendo vendidos em boa quantidade. Isso pode ajudar você a identificar possíveis oportunidades para realizar promoções, ou então reforçar o estoque em caso de produtos que possuem uma demanda mais alta.

No excel, também é possível elaborar planilhas de controle financeiro mais detalhadas, como uma planilha voltada para o DRE (Demonstrativo Resultado do Exercício), por exemplo. Este demonstrativo lhe mostrará muito além da quantidade de vendas e informações referentes ao fluxo de caixa. Com o DRE, você saberá exatamente se a sua empresa está obtendo lucro ou prejuízo!

eGestor

Não é novidade para ninguém que as tecnologias vêm se tornando cada vez mais importantes para as empresas. Com a modernização do mundo, surgem novas opções de administração que podem ajudar um empreendedor na hora gerir seus negócios, facilitando a organização dos processos da empresa e propiciando um ganho de tempo para o gestor.

A planilha de controle financeiro é uma ótima opção, que não apresenta nenhum tipo de custo para realizar o gerenciamento de processos de sua empresa. Entretanto, ela pode não atender as necessidades de empresas que necessitam de uma gestão mais completa e detalhada de sua parte financeira. Se você está procurando uma gestão mais avançada, uma ótima opção é investir no eGestor, um sistema de gestão empresarial totalmente fácil e online.

Além de controlar o seu fluxo de caixa, baseado nas movimentações de entrada e saída que você pode registrar no sistema, o eGestor permite com que você gere diversos relatórios importantes para a mensuração de resultados financeiros de seu negócio. Com o sistema, você pode gerar relatório de DRE, ABC de vendas por produto e por clientes, projetar fluxo de caixa futuro, gerenciar contas a pagar e a receber, dentre muitas outras funções.

Além de tudo isso, o eGestor ainda realiza o controle de estoque de uma forma totalmente automatizada, atualizando a quantidade de seus produtos a cada novo registro de compra ou venda. Você também pode cadastrar toda a sua rede de clientes e fornecedores, armazenando informações específicas sobre eles, além de emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários. É um sistema extremamente completo para o gerenciamento do processo administrativo e também operacional de sua empresa, já que com o eGestor também é possível registrar ordens de serviço.

Ficou interessado? Os primeiros 15 dias de testes de todas estas ferramentas são completamente gratuitos. Basta acessar o site!

Por Gabriel Pfeifer, em 17/11/2017

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Escrito por eGestor

O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas.
Teste gratuitamente em http://www.egestor.com.br