A administração é um dos elementos mais importantes dentro de uma organização. Afinal, são os administradores que designam metas, planos de ação e estratégias dentro da empresa, e a forma como fazem isso precisa seguir uma metodologia eficiente e eficaz.

A história da administração é bastante antiga, mas o estilo que conhecemos hoje baseia-se nas descobertas de Taylor, assim como nos princípios de Fayol – com algumas atualizações, naturalmente.

Para que uma empresa atinja seus objetivos, ela precisa fracionar o trabalho desempenhado, assim como executar certas funções administrativas, as quais têm papéis de suma importância para a organização.

Neste conteúdo, veremos o que são funções administrativas, para que servem e diversas outras informações interessantes, além de apresentar a teoria clássica da administração e suas ramificações modernas.

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O que é administração?

Existem diversas definições para administração, algumas são mais rigorosas quanto aos termos, outras possuem linguagem simplificada, facilitando sua compreensão. Aqui vamos nos ater ao segundo tipo.

Administração é, em linhas gerais, usar os recursos disponíveis de forma racional e inteligente. Recursos, nesse contexto, compreendem tudo aquilo que a empresa dispõe, como mão de obra, matéria-prima, estoque e assim por diante.

Existe uma linha tênue entre gestão e administração: a gestão está voltada para os atributos políticos-administrativos da empresa, enquanto a administração está focada em objetivos, na ordenação de recursos para atingir metas.

Porém, pode-se usar os termos como sinônimos, na maioria dos contextos. Isso acontece porque, em suas raízes históricas, eles se confundem.

Teoria clássica da administração

A teoria clássica da administração foi um grande marco para o desenvolvimento de empresas mais produtivas e eficientes. No entanto, ela surgiu ao mesmo tempo em que outras estruturas teóricas faziam muito sucesso, sobretudo as ideias de Taylor.

A chamada teoria científica da administração foi vastamente empregada nos Estados Unidos, mas o processo administrativo nas empresas alcançou um novo patamar com a publicação das obras de Fayol em solo americano; antes desse evento, elas eram ignoradas pelos pensadores da época.

Vamos entender como a teoria clássica da administração funciona – e porque é relevante até os dias de hoje!

Fundamentos

Antes de mais nada, devemos entender os motivos que levaram as ideias de Fayol à eternização: Henri Fayol era um engenheiro de minas e, como diretor geral de uma mineradora à beira da falência, conseguiu reerguer a empresa e torná-la competitiva novamente.

Quando questionado sobre como alcançou tal êxito, ele expôr que seguia um modelo de administração bastante interessante, que era fundamentado nas seguintes funções básicas:

• funções técnicas, que exigiam habilidades para serem executadas com maestria;
• tarefas comerciais, relacionadas à compra e venda de mercadorias, permutas e demais operações dessa natureza;
• funções financeiras, que tinham como responsabilidade a gerência da empresa;
• tarefas de segurança, as quais mantinham a empresa e o pessoal fora de perigo;
• atividades da área contábil;
• cargos administrativos, que buscavam a integração entre todos os demais setores.

Funções administrativas

Calma, não é nesta seção que vamos falar sobre as funções administrativas como as usamos hoje; aqui vamos expor como a teoria clássica enxergava as funções dentro de uma empresa, tendo como base os fundamentos da administração desse período.

Assim, mesmo que as técnicas administrativas não tenham avançado tanto quanto pensamos, ainda há diferenças importantes entre o que era praticado antes e o que se pratica atualmente.

As funções administrativas eram as seguintes:

• Planejar: partindo de uma abordagem no futuro, buscava-se prever cenários prováveis da empresa, de modo a se planejar para eles.
• Organizar: como a própria função explícita, organizar é estruturar tanto o ambiente físico quanto o hierárquico da organização, tendo em vista o aumento de produtividade;
• Comandar: a ideia por trás dessa função administrativa é fazer com que os trabalhadores seguissem as ordens expressas, que vinham de cima da cadeia hierárquica;
• Coordenar: todos os setores precisam estar alinhados para que os objetivos da organização sejam alcançados, e esse alinhamento deve ser feito de forma pontual, coordenadamente;
• Controlar: em resumo, deve-se mensurar o avanço da empresa rumo a seus objetivos, e isso é feito através de relatórios e análises de indicadores estratégicos.

Como veremos mais adiante, as funções administrativas dentro de uma organização foram reduzidas e melhor definidas em atualizações que tornaram o sistema administrativo ainda mais otimizado.

Princípios básicos

Quanto aos princípios básicos da teoria clássica administrativa, Fayol elencou 14:

1. o trabalho deve ser dividido para que sua execução seja eficiente, minimizando erros e maximizando resultados;
2. deve haver tanto autoridade quanto responsabilidade; a primeira é definida como o poder de “dar ordens”, e a segundo é a capacidade de se seguir ordens. Sem essas estruturas funcionando, a empresa perde o controle de suas ações;
3. a disciplina é indispensável para o bom andamento da produção. Ser disciplinado significa seguir regras, que vão desde vestimentas adequadas até posturas perante o trabalho;
4. um funcionário deve receber ordens de apenas um superior, para não ocorrer contradições;
5. deve haver apenas um controle para um grupo de atividades que visam os mesmos resultados;
6. os interesses da organização deve prevalecer sobre os interesses dos trabalhadores;
7. o pagamento dos trabalhadores deve ser justo, tanto do lado de quem recebe quanto de quem paga;
8. a hierarquização deve seguir o modelo de centralização de poder, de modo que uma pessoa comande de forma suprema as operações executadas; todavia, Fayol também via a necessidade de superiores darem autoridade a seus subordinados, como forma de otimizar a gestão da empresa;
9. a linha de autoridade deve sempre ser respeitada à risca;
10. a ordem é fundamental para o bom andamento da produção; ter local certo para cada coisa da empresa é de suma importância;
11. os direitos iguais faziam parte da teoria clássica, devendo prevalecer como forma de justificar a devoção dos trabalhadores;
12. não é interessante trabalhar com rotatividade de funcionários, dado que isso prejudica tanto a produtividade quanto o moral dos trabalhadores;
13. deve-se estabelecer planos e cumprí-los à risca para se atingir objetivos;
14. é importante fomentar o trabalho em equipe, principalmente a comunicação entre os membros das equipes.

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Problemas da teoria clássica

Analisando os 14 princípios das funções administrativas por trás da teoria clássica, podemos notar algo realmente intrigante: Fayol era obcecado pelo comando. De fato, grande parte de seu trabalho foi conduzir estudos sobre autoridade, responsabilidade e na estrutura do comenda em si, deixando de lado outros ramos tão importantes quanto o próprio comando.

Outro ponto que devemos mencionar diz respeito à forma como a empresa se comporta no mercado: é como se ela fosse completamente isolada de seus arredores, algo bastante fora da realidade até mesmo para a época. Isso está presente na ideia de que o planejamento sempre deve ser seguido à risca, sem desvios.

Assim como ocorreu com a administração científica, as ideias de Fayol sofreram duras críticas por explorar os trabalhadores de forma tendenciosa. De fato, extrair o máximo da mão de obra era um dos objetivos de todos os sistemas produtivos desse período da história.

Para encerrar a crítica, as ideias de Fayol não estavam embasadas nos fundamentos científicos, o que tem o poder de invalidá-las, de certa forma.

Agora que você entende sobre quais estruturas a administração contemporânea está embasada, vamos partir para ideias mais recentes desta área do conhecimento.

Passado, presente e futuro nas funções administrativas

Visando uma explicação didática, vamos expressar as funções administrativas de um ponto de vista cronológico, ou seja, seguindo uma linha temporal.

Passado

No caso, começamos colocando o “controlar” no passado. Através dessa função, os administradores conseguem entender a posição da empresa, seus pontos fortes e fracos, assim como mensurar como ela se sai durante os projetos.

Presente

Para o presente, temos o estabelecimento de políticas orçamentárias, que visam balancear os investimentos de acordo com uma estratégia que faça sentido para a ocasião.

Futuro

Quanto ao futuro, temos o “planejar”, que leva em consideração todos os elementos, tanto do passado quanto do presente, para traçar planos de ação no futuro, visando antever cenários que podem ser positivos ou negativos para a empresa.

Dessa apresentação, podemos concluir que as funções seguem uma lógica cíclica. Ou seja, o administrador deve ficar de olho no futuro, mas sem esquecer o passado ou negligenciar o presente.

Quais são as Funções administrativas (PODC)

As funções administrativas seguem um modelo bastante enxuto e definido, se comparamos ao que Fayol idealizou. No entanto, o âmago da administração segue o mesmo desde aquela época, dado que a maioria das ideias de Fayol se mostram verossímeis e bastante robustas.

Em resumo, podemos simplificar as funções em uma empresa pela sigla PODC, que é a representação da primeira letra de cada função administrativa, sendo elas:

• Planejar
• Organizar
• Dirigir
• Controlar

Consegue identificar algumas palavras usadas na teoria clássica da administração? Pois é, elas já estavam presentes no nascimento da administração moderna, mas foram atualizadas de acordo com as necessidades das empresas.

Vamos analisar essas funções administrativas mais de perto.

Planejar

Antes, essa função era chamada de “Prever”. No caso, seu objetivo permanece o mesmo do de antes: o planejamento visa antever eventos e contextos pelos quais a empresa possa vir a passar.

O planejamento é composto de definição de metas, objetivos principais, ações e diversos outros elementos que contribuam de forma positiva para a organização. Todos esses elementos são propostos pelos administradores, que precisam entender bem o mercado que estão lidando.

Atualmente, o administrador não faz essa tarefa sozinho: é comum as lideranças convidarem colaboradores para participar das decisões, principalmente através de técnicas como o brainstorming.

Para se conseguir um bom planejamento, primeiro é preciso conhecer muito bem sua empresa, assim como seus pontos fortes e fracos, que serão decisivos para traçar um plano de ação, tanto de longo quanto de curto prazo.

Além disso, temos diversas tecnologias que auxiliam na tomada de decisão, principalmente ferramentas de análise poderosíssimas, como inteligência artificial e demais métodos matemáticos.

Organizar

Organizar significa usar todos os recursos disponíveis para atingir os objetivos da empresa. Mais do que isso, aliás, também denota o ato de designar hierarquias, processos e ações que precisam ocorrer para o bom andamento do projeto.

Se no planejamento temos a formulação dos planos de ação, é na organização que temos os planos se tornando realidade, inclusive no que diz respeito aos investimentos para viabilizar as ações.

Nesse ponto, vale lembrar que a quantidade de pessoas envolvidas na organização representa um aditivo para a complexidade, dado que fica cada vez mais difícil alinhar o pessoal, conforme o número de colaboradores empregados nas ações aumenta.

Para se ter uma boa organização dentro da empresa, primeiro é preciso saber quais recursos a empresa dispõe. Assim ficará claro o que falta e quanto será preciso investir para iniciar as operações planejadas, se isso não tiver sido feito na etapa de planejamento. 

Dirigir

Dirigir é uma das funções administrativas mais críticas dentro das empresas. Em resumo, dirigir é sinônimo de liderar, ou seja, está além da simples e pura autoridade que Fayol idealizou lá no começo da administração.

Aqui existem elementos que não podem ser postos de lado: um bom líder deve saber distribuir tarefas de acordo com as competências, cobrar resultados e inspirar uma postura proativa e positiva durante o trabalho.

É importante frisar que dirigir não faz parte somente das atribuições dos gestores: na verdade, para que a empresa atinja seus objetivos, a direção das tarefas deve ser uma diretriz administrativa, de modo a ser observada por todos os integrantes da empresa.

Para conseguir dirigir uma empresa de forma satisfatória, investir em comunicação interna, sobretudo a comunicação direta verbal entre os funcionários, é uma das melhores formas de garantir uma boa direção.

Controlar

A última função administrativa é “controlar”. No entanto, essa função foge um pouco do senso comum, dado que nesse contexto carrega o sentido de “monitorar”.

Então, controlar significa dominar todos os processos que a empresa executa através de sua monitoração constante, se possível em tempo real. Aliás, o controle vai além dos processos, recaindo sobre os colaboradores também.

Uma empresa bem controlada deve emitir diversos relatórios de performance para os administradores e gestores, de modo a ficar claro quais processos estão otimizados e quais ainda precisam de melhorias. Os relatórios podem apontar o desempenho dos colaboradores durante uma certa atividade, como o projeto está avançando e assim por diante.

A continuidade do controle permite aos administradores corrigir desvios, assim como adaptar o projeto à realidade em que a empresa está inserida, dado que diversos avanços, tanto técnicos quanto tecnológicos, podem ocorrer durante o desenrolar de um único projeto.

O papel das funções administrativas

As funções administrativas que definimos anteriormente, embora foram delineadas e explicadas separadamente, na verdade agem ao mesmo tempo dentro da organização, em um processo contínuo e harmonioso.

O planejamento, por exemplo, não necessariamente fica no início das operações: em alguns casos, a empresa pode iniciar suas atividades sem um plano rigoroso por trás, mas adotá-lo assim que sentir a necessidade de um.

Mesmo no caso de um planejamento pré-estabelecido, ainda assim podem haver outros planejamentos no decorrer do projeto. Como dissemos anteriormente, o contexto em que as empresas estão inseridas é bastante dinâmico, o que requisita adaptações contínuas para melhorar seus desempenhos no mercado.

O modo como a estrutura produtiva está organizada também não é imutável. Aliás, ser “imutável” é uma péssima ideia, tendo em vista a grande competitividade do mercado moderno, que cada dia conta com mais marcas e novas tecnologias.

Portanto, o papel das funções administrativas é manter a empresa competitiva, de modo a ajustar sua participação no mercado, sempre buscando os melhores resultados.

Áreas e objetivos da administração

Para encerrar este conteúdo, vamos apontar as duas grandes áreas de atuação da administração: eficiência e eficácia. Embora tenhamos dando mais ênfase à primeira, a segunda também é extremamente importante para uma boa gestão.

A eficiência diz respeito a usar todos os recursos da organização de forma adequada. Portanto, ela visa aproveitar tudo que a empresa possui para tornar seus objetivos realidade.

Já a eficácia foca nos fins: busca por resultados, assim como almeja atingir objetivos de interesse da organização.

O administrador, tomando como base o que foi apresentado, faz a ligação entre os recursos e os fins desejados. Ele também garante que as potencialidades sejam aproveitadas de acordo com os planos traçados no planejamento.

Entender as funções administrativas é um passo importante para melhorar a administração de sua empresa. Se você achou este conteúdo interessante, aproveite para ler mais materiais como este em nosso blog!