Abrir o próprio negócio é um sonho para qualquer pessoa. Muitos recém-formados em contabilidade saem da faculdade com um propósito: abrir um escritório contábil, principalmente aqueles que não passam no Exame de Suficiência Contábil. Mas mais do que querer, é preciso estar ciente de todas as etapas que envolvem a criação de um escritório. Confira algumas dicas sobre como abrir um escritório de contabilidade!

Ao longo desse texto você verá:

• Planejamento para abrir um escritório de contabilidade
• Documentação necessária para abrir um escritório de contabilidade
• Físico ou online?
• Localização do seu escritório
• Estrutura interna
• Equipamentos
• Mão de obra
• Divulgação do seu escritório contábil
• Segredos do sucesso

Planejamento para abrir um escritório de contabilidade

Não dá para abrir um negócio sem saber de nada. Não basta ter conhecimentos técnicos e práticos da área, eles são fundamentais, mas não são tudo. Portanto, você precisará de planejamento e noções de empreendedorismo.

• Algumas perguntas que podem lhe ajudar:
• Qual o objetivo da sua empresa?
• Quanto de dinheiro será necessário?
• Qual o público-alvo?
• Qual o segmento do escritório?

Existe a possibilidade de que o retorno não seja rápido. Por isso, é importante que você tenha um dinheiro para que consiga se manter por um tempo.

Quais serão os serviços prestados pelo meu consultório de contabilidade? Contábil, fiscal, trabalhista ou outro tipo de serviço? Já pensou na localização? Funcionários? Estrutura? Marketing? Muita coisa, não é mesmo? Por isso, estude e pesquise muito!

Documentação necessária para abrir um escritório de contabilidade

Nenhuma empresa pode ser aberta sem qualquer documentação. E você, como contador, sabe muito bem disso. Portanto, pesquise quais serão os documentos necessários para abrir seu escritório contábil. Regularize-se com:

• A Prefeitura de sua cidade (obtenha o alvará de funcionamento);
• O Corpo de Bombeiros;
• O registro no Conselho Regional de Contabilidade;
• A Secretaria Estadual da Fazenda;
• A Receita Federal.

Físico ou online?

Você pretende abrir um escritório de contabilidade. Mas já sabe como ele será? Se físico ou online? São duas possibilidades. Com o advento da internet, os contadores expandiram os seus negócios para o mundo virtual. Assim, alguns escritórios de contabilidade prestam serviços apenas de forma online e outros por meio físico.

As vantagens do escritório online é que ele permite que o trabalho seja feito rápido, sem necessidade de deslocamento. Dessa forma, agiliza os processos pela plataforma digital e não há interferência na qualidade dos mesmos por meio do ambiente virtual.

Percebeu a importância do planejamento? Você necessita ter claro aquilo que almeja e definir qual será a forma que renderá lucros para a sua empresa. Então, veja onde você quer chegar com os seus negócios.

Localização do seu escritório

Assumindo que ele seja físico, a localização para abrir seu escritório de contabilidade é uma das etapas primordiais. Você já tem um espaço próprio ou será alugado? Não dá para colocar a sua empresa em qualquer lugar de difícil acesso. Assim, é fundamental que o escritório esteja localizado próximo aos centros comerciais e aos órgãos como Secretaria de Finanças, Receita Federal, Secretaria da Fazenda, dentre outros.

Dessa forma, com uma boa escolha, você poupará tempo e dinheiro. E isso é tudo que você precisará nesse primeiro momento.

Estrutura interna

Você já definiu o local. Agora é a hora de pensar na estrutura. Como será o local do seu trabalho? Ele deve ser planejado de acordo com o número de funcionários e materiais.

Para a estrutura, você deve ter em mente que necessita ser um lugar bonito e que seja confortável para quem trabalha e para os clientes. Não dá para abrir um escritório com os melhores profissionais, mas com uma estrutura precária.

Escolha a melhor estrutura possível. As pessoas não querem somente um serviço de qualidade, mas também um local que tenha o mínimo de organização e seja agradável para quem chega.

Equipamentos

Para abrir um escritório de contabilidade você precisará de alguns equipamentos básicos, como: cadeiras, mesas, armários para arquivos, computadores, telefones, impressoras com scanner, serviços de wi-fi e materiais de expediente, por exemplo.

A quantidade de equipamentos irá depender do tamanho interno do seu escritório, se ele será físico ou online. Afinal, quanto maior ele for e mais pessoas ele atender, maior será sua quantidade de funcionários e consequentemente haverá maior necessidade de equipamentos.

Mas é importante lembrar que é necessário seguir o planejamento. Isso porque se não houver demanda no local, um escritório grande irá sofrer para se manter. Assim como um escritório pequeno com muita demanda pode não dar certo.

Além disso, é essencial se manter atento aos prazos da agenda tributária da Receita Federal. Por isso, é importante também pensar em sistemas que facilitem esse controle.

Mão de obra

Para prestar um serviço de excelência, não dá para fazer tudo sozinho. Os clientes vão crescer e você precisará de pessoas ao seu lado, que sejam eficientes e que estejam dispostas a realizar um bom trabalho. Portanto, escolha pessoas para somar, com boas indicações e que acreditem nos princípios da sua instituição.

No primeiro momento, faça a contratação de assistente contábil e um assistente de setor fiscal. Logo depois, com a ascensão dos negócios, contrate um profissional de recursos humanos, uma secretária, alguém para a realização de serviços gerais. E, por fim, você poderá contratar um office boy, que será responsável pelos serviços externos da empresa.

Divulgação do seu escritório contábil

Conhece aquela frase “Quem não é visto, não é lembrado”? Além da sua eficiência, você deve investir na divulgação quando abrir um escritório de contabilidade. Mas claro que é preciso estar no seu planejamento. Afinal, você não pode sair gastando dinheiro sem pensar nas consequências.

O marketing pode ser um diferencial para você que está começando. Portanto, invista em sites, produza conteúdos interessantes e divulgue seu escritório, respeitando o código de ética contábil. Você pode fazer a divulgação de diferentes modos, dependerá muito do seu orçamento e de como você quer conquistar clientes.

Se possível, contrate um profissional de marketing e alinhe com ele como será o trabalho e, assim, conquiste clientes para o seu negócio de maneira inteligente e sem ser desleal.

Segredos do sucesso

Agora é hora de pôr a mão na massa, seu escritório já está em funcionamento. “O que eu faço agora?” Seu papel será o de conquistar clientes e mantê-los, mostrando um serviço de qualidade. Com tanta concorrência, você deverá buscar a cada dia uma forma de se diferenciar nesse mercado. Então, seja curioso e sempre esteja disposto a buscar conhecimento.

Provê aos seus clientes que seu escritório não é ‘apenas mais um’. No Brasil, existem muitos escritórios de contabilidade, o mercado é grande, portanto, apresente organização e resultados. Mostre que você trabalha com profissionais competentes e que estão prontos para resolver os seus problemas de forma rápida, com a eficiência que necessitam.

Não se preocupe com a quantidade, e sim com a qualidade. Lembre-se que os resultados podem demorar para aparecer, por isso, não desista na primeira tentativa. Afinal, abrir um negócio é fácil, o difícil é mantê-lo.

Considerações Finais

Um escritório de contabilidade também deve ter um controle preciso de suas informações, principalmente as financeiras. O escritório será responsável pela contabilidade de diversas empresas, isso só reforça que o controle interno deve ser rigoroso.

Para realizar esse controle, o controle dos seus clientes, as entradas e saídas do caixa, é aconselhável utilizar um sistema de gestão empresarial.