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Contas a pagar e a receber: Como administrar em sua empresa?

Escrito em: 25/06/14

A gestão financeira é uma das operações mais importantes para a sobrevivência de uma empresa. Fazendo uma boa gestão, você pode saber com precisão a situação de sua empresa. Gerir e saldar as contas a pagar e a receber, de forma a não desfalcar o caixa e honrar todos os compromissos acordados, é fundamental para manter o seu crédito na praça. Além de um bom relacionamento com os fornecedores.

Embora seja complexa, não é uma tarefa impossível. Com organização e controle, você conseguirá manter o seu caixa no azul e a sua empresa em dia com os seus compromissos. Vamos ver como? Anote as nossas dicas!

Controle é a palavra-chave

Como funciona a administração financeira na sua empresa? Você tem um gerente ou é você mesmo quem gerencia o fluxo de caixa? Conta com um contador ou terceiriza esse serviço, por meio de um escritório de contabilidade?

Essas perguntas são importantes porque, em se falando de contas a pagar e a receber, duas coisas são fundamentais: checagem minuciosa dos dados e anotação contábil (para fins de controle tributário). Assim, tanto a pessoa responsável pelo caixa quanto o contador precisam ter acesso ao controle das contas a pagar e a receber, e a seus resultados.

Planilha de fluxo de caixa financeiro

Organizando o processo de contas a pagar e a receber

Organização é essencial! Cada conta que chega precisa ser registrada. Assim como a entrada de recursos. Monte um planejamento mensal, já prevendo as contas e despesas fixas. Nas despesas fixas estão inclusas os impostos e os gastos com salários de funcionários por exemplo. Mas também é preciso ficar atento as despesas variáveis que podem surgir na sua empresa. Isto é, a compra com algum fornecedor, diante de alguma possível falta de estoque, o concerto de algum equipamento…

Além disso, é importante confrontar notas e recibos com o valor anotado nas planilhas de controle. Fazer esta comparação evita que apareçam discrepâncias lá na frente. Lembre-se que o contador precisa receber toda a documentação para fazer a anotação e posterior cálculo de tributos e declaração de impostos da empresa.

Não conte com recebimentos parcelados antes da hora

Classifique as contas a pagar (fornecimento de material, despesas de manutenção, despesas com pessoal), de forma que você consiga controlar o que é custo fixo e o que é variável, e possa, por exemplo, negociar com fornecedores para reduzir gastos (e o preço final do produto ou serviço).

Anotar corretamente as datas de vencimento, para poder balancear com as contas a receber, também é fundamental. Principalmente para reduzir a chance de inadimplência dos clientes, o que é um problema que acontece nos negócios. Tendo um controle rigoroso dos prazos de suas contas a receber, você sabe mais facilmente quando deve cobrar o seu cliente, em caso de atraso no pagamento.

Sobre as contas a receber, a regra de ouro é: não conte com o recurso antes de efetivamente recebê-lo! É claro que você pode e deve fazer a previsão do recurso, mas não deve lançá-lo antes de o dinheiro cair. Pois como falamos anteriormente, a inadimplência é um problema bastante recorrente. Para não ficar no sufoco, tente trabalhar com prazos maiores entre o recebimento e o pagamento de compromissos. Fazendo isso, você pode garantir o dinheiro em caixa com antecedência.

Cuidado com os erros de anotação

Em se tratando de dados financeiros, uma vírgula fora de lugar ou um número anotado incorretamente podem fazer grandes estragos na sua contabilidade. Por isso a checagem dos dados e anotação correta é tão fundamental. Revise periodicamente os dados de suas planilhas e desconfie de dados muito discrepantes.

E é claro que detectar esse tipo de erro fica mais fácil se você tiver total controle e conhecimento de todas as etapas de seu negócio. Mesmo se tiver alguém responsável pela gerência financeira, acompanhe de perto todos os processos.

O acompanhamento das finanças, seja você ou outra pessoa responsável por essa função na sua empresa, fica ainda mais fácil se você utilizar um sistema de gerenciamento específico para, que integre todos os setores.

Com isso, diminui-se a possibilidade do erro (principalmente naqueles dados que teriam que ser anotados várias vezes) e aumenta-se o controle dos processos, já que, em uma rápida olhada, você conseguirá identificar, em um só lugar, as contas a pagar e os recursos a receber que já estão previstos. Identificando se está tudo bem com a saúde financeira de sua empresa.

Como administrar as suas contas a pagar e a receber através do eGestor

o eGestor é um sistema de gestão financeira online e extremamente prático para a sua empresa realizar este controle financeiro. Fazendo este processo no sistema, a chance de esquecer algum dado financeiro importante é muito menor do que se você realizar esta documentação em uma agenda ou uma planilha, por exemplo.

Como já falamos anteriormente, o esquecimento de qualquer detalhe no controle financeiro, por menor que ele seja, pode trazer grandes prejuízos para a sua empresa.

É recomendável fazer este processo de todo o valor que entra e sai do seu orçamento, preferencialmente de uma forma diária, ou ao menos semanal.

Com automatização do controle de suas finanças que o eGestor permite, você pode economizar o seu tempo ou de seus funcionários, economizando tempo neste trabalho mais burocrático, para que este tempo seja mais rentável na execução de funções mais importantes.

Contas a pagar e a receber no eGestor

Para fazer este controle de suas contas a pagar e a receber no eGestor, você pode cadastrar no sistema todas as suas receitas e despesas. Pode organizar e segmentar as suas vendas e suas compras de acordo com os produtos ou serviços, se são feitas a vista ou parceladas.

Em caso de desistência de negócio, seja com seu cliente ou com seu fornecedor, você pode alterar a situação de sua venda ou compra para cancelada. Fazendo isso, você não corre o risco de incluir em suas contas, um valor que não vai mais entrar ou sair de seu orçamento. Todos estes processos podem ser feitos nos menus, de compra e venda.

O plano de contas é outro importante menu do sistema que vai auxiliar no seu controle financeiro. Plano de contas nada mais é do que o fluxo financeiro que é gerado a partir de todas as suas contas cadastradas no sistema. Você também pode alterá-lo, excluí-lo ou então adicionar um novo plano, sempre que achar necessário.

O plano de contas está localizado no menu “Financeiro” onde estão registradas todas as contas a pagar e a receber pela sua empresa. Neste menu você também pode ver o valor de seu orçamento, obtido através da diferença entre as suas contas. No menu “Relatórios” o eGestor emite relatórios extremamente completos com as informações que você deseja: Seja em relação ao financeiro, vendas, contratos, compras…

Assista um vídeo de como controlar as contas a pagar e a receber no eGestor

Agora que você já sabe como realizar uma boa administração de suas contas a pagar e a receber usando o eGestor, que tal testar o sistema gratuitamente aqui. Você pode realizar os testes sem custos durante 15 dias, para depois efetuar a compra.

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eGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas - contas a pagar e a receber

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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