Kanban: O que é, como funciona e como implantar esse método

Escrito em: 17/01/21
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O que é o método Kanban

O método Kanban é um sistema que utiliza cartões de cores diferentes ou tamanhos diferentes para designar e especificar tarefas. Dessa forma, se aprimora a administração a partir de cartões de sinalização para controle de fluxos. Assim, se sabe quais tarefas precisam ser feitas, estão sendo feitas e as que foram concluídas. Ele normalmente é utilizado em empresas de produção para indicar o funcionamento dos fluxos de trabalho.

O Kanban é um sistema que visa:

  • Aumentar a eficiência da produção.
  • Otimizar seus sistemas de movimentação.
  • Otimizar sistema de produção.
  • Melhoria contínua de realizações de tarefas.
  • Auxiliar na conclusão de demandas.

Também conhecido como método de gestão visual, o Kanban faz parte de uma das técnicas desenvolvidas pelos japoneses da Toyota dentro do modo de produção Just In Time (JIT). Ou seja, o Kanban não é o JIT, mas sim, parte dele.

O sistema Kanban está baseado em referências visuais que são atreladas aos produtos, lugares comuns, murais da linha de produção ou até mesmo em computadores que utilizam uma espécie de método Kanban eletrônico para funcionar. Neste artigo, você conhecerá um pouco da história, da aplicação e das muitas experiências nos quais são utilizados os Kanbans até os dias de hoje.

Conheça também a planilha de controle de produção que vai te ajudar, caso você ainda não conte com um sistema que automatize esse processo.

Onde o Kanban pode ser aplicado

Aqui estamos falando de como o Kanban é feito em uma empresa, principalmente as com foco em indústrias. Mas, o kanban pode ser utilizado em qualquer projeto pessoal ou empresarial, de qualquer setor. Ele pode ser feito por empresas que comercializam serviços ou produtos, assim como empresas de marketing, até uma loja de roupas, por exemplo.

Qual é o objetivo da metodologia Kanban?

O objetivo do kanban é melhorar a entrega de tarefas e melhorar o fluxo de trabalho. Isso acontece porque ele prioriza a produtividade e agiliza a organização de projetos. Assim, o objetivo do mesmo depende para que ele está sendo usado.

Se uma indústria quer organizar o processo de produção, esse é o objetivo. Mas, se uma loja de produtos de informática quer melhorar o processo do serviço de conserto de computadores, esse é o seu objetivo.

Tipos de Kanban

Dentro das linhas de produção são usados principalmente três tipos de Kanban:

  • de produção;
  • de movimentação;
  • e-kanban.

Kanban de Movimentação

O Kanban de movimentação notifica diversos setores de produção de uma linha para realizar determinada ação ou esperar pela ordem subsequente.

Por exemplo, uma empresa precisa produzir uma quantidade maior do que a que realmente consegue. Dessa forma, para não ter peças sobressalentes e um controle de produção bem feito, se utiliza o Kanban e seus cartões para entender em que momento as peças precisam estar na linha de montagem.

Kanban de Produção

No Kanban de produção, colocam-se murais ou softwares semelhantes em um espaço que possa ser visualizado por todos os funcionários responsáveis por desempenhar ações naquela linha de produção. Os murais costumam ser divididos em três seções, originalmente: To do (por fazer), Doing (fazendo/em execução) e Done (feito/concluído). O Kanban permite, ainda, mais seções, de acordo com a especificidade de cada atividade organizada.

Em cada uma destas seções são adesivadas (ou registradas eletronicamente) as ações recorrentes da produção daquela empresa. Nos papéis ou arquivos costuma existir:

  • uma breve descrição da atividade a ser realizada;
  • o horário de entrada;
  • preferencialmente um horário limite ou referência para a saída;
  • e o nome do colaborador responsável por desempenhar aquela função.

Como as atividades das empresas ou indústrias são as mais variadas possíveis, muitas vezes são utilizados Kanbans de cores ou tamanhos diferentes. Assim, a visualização é muito mais rápida e eficaz por parte dos profissionais responsáveis.

E-Kanban

Um sistema que começou com uma ideia simples e uma aplicação também relativamente simplificada foi convertida para o ambiente digital, trazendo ainda mais agilidade, eficiência e novas possibilidades ao processo de comunicação interna da empresa.

O quadro Kanban pode ser feito em um simples aplicativo genérico de planilhas em que se possa editar as linhas e colunas com cores, ou ainda em programas feitos especialmente para o uso do Kanban, que são instalados em tablets e smartphones, funcionando em caráter colaborativo – todos os agentes do sistema podem realizar modificações e atualizações nos dados do Kanban em tempo real.

Como funciona o Kanban

O Kanban é o método que consegue demonstrar em que momento está um projeto. Dessa forma, o Kanban funciona de forma visual, através do quadro e muitas vezes das cores utilizadas.

Assim, é necessário identificar os passos do processo para saber o que deve estar nos passos e nas colunas.

Definição de colunas e cores

Cada coluna do kanban corresponde a uma etapa do processo, compondo um fluxo de trabalho. Normalmente, ele é dividido em: para fazer, sendo feito e feito. Mas essas colunas podem mudar de acordo com o projeto.

As cores também são utilizadas para identificar quais são mais importantes ou urgentes. Também, elas podem diferenciar os setores responsáveis por cada ação. Ou, ainda, podem demonstrar a data limite para entrega.

Exemplos

Um quadro onde você consegue aumentar a eficiência da sua produção, otimizar os sistemas e melhorar a realização de tarefas parece até mentira. Mas na verdade ele é bem simples de ser feito. Confira dois exemplos:

Quais as vantagens do Kanban?

Algumas características do Kanban provam como é interessante a sua implantação para qualquer empresa. Dentre elas, podemos destacar que, invariavelmente, seu uso limita a quantidade de estoque máximo, restringindo também eventuais gastos desnecessários ou feitos em momentos inadequados na empresa. Quando falamos em um negócio de escritórios ou serviços, esta limitação se traduz em menos ou nenhum tempo ocioso por parte dos colaboradores.

O Kanban se prova eficiente se o número de post-its nas carreiras “to do” e “doing” for menor do que na coluna referente ao que já está concluído. É sempre importante zelar para que, apesar das variações de estoque e demanda, todas as atividades possam ser cumpridas dentro do tempo estimado para sua realização, buscando sempre otimizar o processo produtivo.

Com o uso do visual em todo o processo de organização, é fácil se livrar da burocracia na atribuição de novas tarefas ou na realização de novos processos, uma vez que as demandas poderão ser identificadas através da própria quantidade de cartões, e não de sistemas burocráticos, documentos, ofícios ou memorandos de difícil circulação pela área de trabalho da empresa.

Também, outras vantagens podem ser citadas. Entre elas:

  • Priorização de tarefas: com a adequação de cores, ordem ou colunas, é possível destacar uma tarefa para demonstrar a importância da mesma.
  • Aumento da produtividade: considerando que o Kanban permite aos colaboradores ver futuras tarefas, não há tempo ocioso. Também, se especifica o que deve ser feito, não sendo necessário o retrabalho.
  • Redução de custos: o aumento da produtividade já traz uma redução de custos. Mas, também é possível direcionar melhor a equipe com a eficiência e a facilidade que a metodologia Kanban mostra.

Dicas para o uso do Kanban

Limite o número de atividades que podem ser feitas simultaneamente dentro de sua empresa com os Kanbans. É interessante que estas atividades sejam limitadas justamente para evitar o inverso do ócio também experimentado por empresas – a sobrecarga de alguns funcionários em atividades que deveriam ser feitas por mais pessoas, ou que deveriam aguardar para que possam ser realizadas com dedicação exclusiva do colaborador responsável.

Qual é a diferença entre Kanban e Scrum?

A atribuição de metas e limites descrita acima está mais de acordo com um sistema semelhante chamado “Scrum”. A diferença do Scrum para o Kanban está no fato de que o primeiro é mais regulatório/mandatário, enquanto que o Kanban foi projetado para se adaptar às realidades da produção. No entanto, uma produção muito flexível pode se mostrar ineficiente, enquanto uma produção muito fixada pode representar claros prejuízos. Busque associar com harmonia as características de ambas as técnicas.

História do Kanban

O que existia antes do Kanban?

Apesar de extremamente simples, o Kanban nasceu com uma ideia complexa de se resolver – orientar a produção pelo cumprimento dessas tarefas, e não pela movimentação do estoque.

É importante dizer isto porque tanto o Kanban como as outras técnicas toyotistas do sistema Just in Time vieram para modificar uma produção que era pautada ainda pelo modelo fordista de produção, utilizado basicamente desde o começo do século XX em boa parte das plantas industriais de todo o planeta.

No sistema fordista, a indústria funcionava através de uma linha de produção onde as mercadorias eram fabricadas e montadas em um ritmo constante. Cada indivíduo da linha de produção realizava a sua função em um tempo determinado no qual o produto passava pelas suas mãos. O produto ficava sempre a mesma quantidade de tempo, vinha e ia embora para o próximo setor.

Isto quer dizer que o sistema era extremamente ágil em produzir mercadorias. Em questão de horas, milhares de automóveis modelo Ford-T ficavam prontos e poderiam ser estocados nos grandes estacionamentos das fábricas. Isto quer dizer que o produto ficava pronto havendo ou não, demanda que fizesse o giro do estoque.

No começo, este sistema experimentou grande sucesso. Afinal, a economia industrial dos Estados Unidos passou por um grande período de expansão uma vez que os produtos diminuíram o valor devido a facilidade e rapidez da produção, fazendo com a população pudesse ter mais acesso aos automóveis. Isso fazia com que o estoque de automóveis da montadoras fosse facilmente liquidado, comercializado, e o ritmo da fábrica tinha vazão de consumo para produzir à vontade sem que as mercadorias se acumulassem nos pátios das montadoras.

Como mudou

No entanto, com a crise econômica de 1929, este cenário mudou drasticamente nos Estados Unidos e em todo o mundo. O consumo caiu radicalmente e a produção industrial, em um primeiro momento, continuou produzindo em larga escala. Isso fazia com que os produtos não fossem vendidos e começassem a encalhar nos estoques de montadoras e concessionárias, até ficarem sem um preço competitivo para a comercialização. Com este processo de queda de preços, trabalhadores foram demitidos, intensificando ainda mais o processo de recessão na economia americana.

Pensando nisso, os industriais japoneses se deram conta de que é importantíssimo que os setores da produção nunca entrem em descompasso. Ou seja, não faz sentido continuar produzindo sem giro ou escoamento da produção em tempo hábil para manter a produção em ritmo normal ou acelerado.

Por isso, o mote da produção deveria ser deslocado para a movimentação e saída de mercadorias, e não do potencial de produção ou da capacidade de armazenamento das fábricas. E, neste contexto, a Toyota foi desenvolvendo sistemas que fizeram com que esta produção fosse muito mais inteligente, otimizada e menos onerosa em caso de dificuldades comerciais.

O sistema toyotista de produção

Desta forma foi criado o sistema toyotista, criado por Taiichi Ohno. A ideia é que os processos de produção não avançassem sem necessidade ou sem o devido destino do processo posterior. Como exemplo, podemos dizer que: uma peça não sairá do estoque para ir à montagem se a peça que estava na montagem não for à pintura que por sua vez não sairá da pintura se a peça seguinte não tiver sido vendida, e assim sucessivamente.

Esse sistema visa aumentar a eficiência do processo de produção para que produtos não fiquem em estoque por muito tempo, mas que também não haja falta do mesmo. Ou seja, evitar o desperdício sem nenhum tipo de prejuízo para a empresa. Esta é a ideia principal deste sistema de produção. Dentro do sistema Toyota de produção, podem ser encontrados o Kanban, o Just In Time, o Lean Manufacturing e o Nivelamento de Produção.

O Kanban é, na verdade, uma das características deste processo. Ele representa o sistema de comunicação interna da empresa para notificar as várias partes do processo produtivo que tal ação é necessária, desnecessária, urgente ou pode/deve esperar por acontecimentos próximos. A simplicidade impressiona. Afinal, a princípio, mesmo em uma indústria grande e altamente desenvolvida como a Toyota, o sistema Kanban se desenvolveu e consolidou com simples cartões de papel adesivados às partes da produção.

Exemplo

Segue um exemplo hipotético de como isso funcionaria dentro da Toyota: Suponhamos que esteja sendo produzido o lote de carros de número “X”. Este lote possui 200 unidades, mas os processos só avançam em séries de dez em dez, de acordo com a demanda do próprio processo produtivo e da movimentação de suas partes. Neste sentido, quando a unidade nº 10 passar pelo primeiro processo, ela terá um adesivo solicitando ao profissional responsável que se comunique com o profissional encarregado do setor anterior. Assim, esse pode fazer a liberação de mais dez unidades, e procederá o setor posterior e todos os outros setores da linha de produção.

Isto significa uma produção mais lenta? Não necessariamente. A produção acompanhará o ritmo de consumo e giro das mercadorias. Se o consumo estiver intenso, a produção acompanhará o giro, e o inverso também acontece. Este sistema não representa necessariamente menos agilidade, mas certamente representa mais eficiência. E, principalmente, um uso mais responsável e sustentável dos recursos mecânicos, humanos e financeiros da empresa, potencializando rendimentos.

O uso é bastante parecido ao da indústria. Nele é utilizado murais, post-its ou softwares. Com eles se aprimoram a comunicação e a divulgação das informações organizacionais de prazos, atividades e profissionais responsáveis pelas ações.

O Kanban fora da indústria

O sistema Kanban pode ser utilizado com muita eficiência, também, fora do setor industrial. Empresas que se baseiam em escritórios ou prestações de serviços também utilizam a técnica da gestão de projetos visual. Também, responsáveis pelo desenvolvimento de softwares são grandes utilizadores do método. Assim, evita-se que seus funcionários fiquem ociosos ao longo da jornada de trabalho. E, além disso, se garante que todas as atividades sejam realizadas dentro do tempo definido para elas ou, de preferência, antes do tempo destinado. Mas, visando que as ações anteriores não sejam feitas antes das posteriores, inviabilizando o processo que é pressuposto pelo sistema Kanban.

As variações em um sistema Kanban

Há alguns parágrafos foi dito que o Kanban se baseia principalmente nas colunas “to do”, “doing” e “done”, no entanto, existem variações de acordo com características e detalhes específicos de cada linha de produção e suas respectivas burocracias. Por exemplo: uma coluna muito comum em Kanbans de indústrias e empresas de serviços é a coluna “waiting” (aguardando).

Por mais que “aguardar” signifique, em outros termos, ainda estar “por fazer”, pode haver diferenças técnicas entre estar na fila da linha de produção e ainda estar no estoque. Cada empresa fará as adaptações em seus Kanbans de acordo com a necessidade de cada linha de produção.

Conclusão

O Kanban é uma estratégia utilizada há quase 50 anos para fazer com que as linhas de produção e processos empresariais se tornem mais eficientes de acordo com sua demanda e giro. Portanto, é um procedimento extremamente flexível, mas que pressupõe organização e cronograma. A técnica ganhou as linhas produtivas de todo o mundo por se apresentar de uma maneira bastante simples e barata de se aplicar com ótimos retornos e aumento de rendimento e eficiência.

Sendo parte das técnicas do toyotismo e da política “Just in time”, o Kanban ainda se atualiza e ganha novas possibilidades com aplicativos e programas especializados que dinamizam e otimizam o processo organizacional das linhas de produção, possibilitando a todas as engrenagens de um sistema a devida participação, comunicação e ação nos processos produtivos dentro do tempo necessário para, não sobrecarregar e nem deixar ociosos funcionários e maquinários.

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<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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18 Comentários

  1. Gabriel

    O Kanban é fundamental para que as empresas tenham maior controle de produção. Juntamente com o Kaizen e o Just in time, essas práticas podem (e muito) melhorar os resultados de uma empresa ou indústria.

    Responder
  2. Fernanda

    Artigo muito bom e completo, parabéns!

    Responder
  3. Wesley Oliveira

    Gostei bastante das explicações. Seria possível destacar algumas referências bibliográficas? Muitos trabalhos acadêmicos requerem que nos aprofundemos mais nos assuntos indo atrás dos autores especialistas e pesquisadores 🙂

    Sucesso e meus parabéns!!

    Responder
  4. Ricardo Domingos

    Explicação excelente. muito objetiva e de fácil aprendizado.

    Responder
  5. Hudson

    Top demais bem definido muito bom

    Responder
  6. Vânia

    Parabéns pelo conteúdo do material, de forma sintética e objetiva bem esclarecedor.

    Responder
  7. Laura

    Bom dia, Artigo muito bem feito. Adorei 🙂 Queria somente dizer que utilizo método kanban na minha vida diária – reconheço este método como meu próprio sucesso.
    Kanbantool.com ajuda me arranjar todas tarefas e cada coisa na minha vida diária e profissional. Kanban simplifica a minha vida e parece que nunca vou parar com esta ferramenta incrível 🙂

    Responder
  8. Arildo Campos

    Muito bom o artigo. Parabéns !!

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  9. darci maciel de araujo

    Muito bom

    Responder
  10. ROSANI

    EXCELENTE ASSUNTO , CONHECI O MÉTODO ATRAVÉS DA LEITURA DO CONTEÚDO

    Responder
  11. Guilherme

    Ótimo antigo bem completo.

    Responder
  12. Elinay

    Nossa que artigo! Bem explicado e resumido da melhor maneira

    Responder
  13. Marcelo de Andrade Pereira

    Gostei muito ótimo material de estudo.

    Responder
  14. Rosivan Casado Silva

    Excelente material muito bom

    Responder
  15. Ana Marquardt

    Material de fácil entendimento. Muito bom para pessoas leigas como eu.

    Responder
  16. Joselita O de Oliveira

    Conteúdo maravilhoso e de muita utilidade. Adorei as dicas e os métodos de aprendizagem, organização e aproveitamento do tempo.

    Responder
  17. Fermino Frank Araujo

    Muito bom material de ensino

    Responder
  18. Fermino Frank Araujo

    Maravilhoso conteudo de ensino,

    Responder

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