Cadastro de clientes: por que adotar um programa?

Escrito em: 07/12/21
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Muitos empresários não possuem um programa de cadastro de clientes, pois acreditam que é uma tarefa que demanda muito tempo e não traz retorno. Mas isso é um erro! Afinal, se você não tem uma base de dados dos clientes, você não tem informações relevantes sobre seus compradores. 

Apesar de simples, um bom programa de cadastro de clientes traz informações que permitem à sua empresa um contato mais pessoal com seus clientes. A partir do perfil traçado é possível saber a preferência dos clientes por certos produtos. Assim, sabemos o que eles mais procuram e o quanto gastam. Isso porque para atrair cada um é preciso conhecer o que realmente desperta sua atenção.

Seja dono de um pequeno comércio ou um e-commerce, é recomendável que o empresário invista no relacionamento com o consumidor. E lidar com clientes antigos é bem diferente de lidar com um novo, pois cada tipo tem suas necessidades. Nessa hora, manter um bom programa de cadastro de clientes com informações sobre eles é valioso.

Confira neste post outras vantagens que um programa de cadastro de clientes pode trazer para a sua empresa e quais os fatores devem ser levados em conta na hora de escolher esse tipo de sistema!

Afinal, qual a importância do cadastro de clientes?

Independentemente do tamanho e do segmento de atuação da empresa, é importante ter um controle sobre os clientes. Afinal, esse controle é mais do que uma formalização: ele pode ser uma ferramenta útil para realizar um panorama do negócio.

Uma das principais vantagens de possuir um bom programa de cadastro de clientes é conhecer a fundo quem consome seu produto ou serviço. Então, por que é importante saber quem eles são?

Um cadastro permite que o empresário saiba se os seus clientes são mais do público masculino, feminino, a faixa etária e ticket médio de cada consumidor. Ainda, eles gostam de comprar em datas comemorativas ou quando tem novidades na sua empresa?

Para que as ações de marketing ou de fidelização dos clientes sejam planejadas com sucesso, é preciso ter dados em mãos. Assim, se todo o planejamento for feito com base no que o empresário acredita ou acha que é o correto, as chances das ações surtirem efeito são pequenas. Além de ser um desperdício de tempo e de recursos, sem um direcionamento as vendas não podem ser bem-feitas.

Não é o que o dono da empresa acha que vai dar certo ou que ele acha que os clientes vão gostar. Um bom programa de cadastro de clientes pode realmente mostrar o que o consumidor mais gosta da sua empresa. Nesse sentido, as ações promocionais ou de fidelização precisam de informações antes de serem elaboradas.

O que fazer com as informações do cadastro de clientes

Somente assim os recursos podem ser mais bem direcionados e o cliente sentirá que aquela mensagem foi pensada para ele. Isso pode parecer irrelevante, mas faz muita diferença para que a empresa se destaque do concorrente e o consumidor realmente preste atenção no que você está oferecendo.

Sem falar que outro benefício de ter um programa de cadastro de clientes online atualizado é que fica muito mais fácil oferecer produtos ou serviços complementares. Mais do que vender, é preciso vender de uma maneira personalizada. Cada cliente tem seu perfil e seu comportamento interfere muito na forma como ele compra.

Oferecer produtos que não tenham a ver com o estilo do cliente pode até mesmo prejudicar a imagem do seu negócio, pois demonstra que a empresa oferece o mesmo produto ou serviço para todos. Lembrando que as informações não são difíceis de serem encontradas. Afinal, os próprios clientes podem fornecê-las.

Dessa maneira, além de economizar tempo e recursos, o empresário pode também realizar ações de pós-venda e estreitar cada vez mais os laços com seus clientes. Hoje, não basta fechar uma venda, é preciso vender bem!

Um programa de cadastro de clientes online possibilita uma série de vantagens para as empresas, como:

  • maior facilidade de controle das compras realizadas por cada um deles
  • controle de contas a receber
  • registro de meios para contato
  • dentre muitas outras.

O cadastro de clientes pode servir como um grande auxílio e facilitador no processo de negociação com a sua clientela. Vamos falar especificamente sobre todas as vantagens que um bom programa de cadastro de clientes pode trazer para o seu negócio:

Otimização de processos

Um bom programa de cadastro de clientes permite uma maior agilidade da sua equipe de profissionais nos mais diversos processos. Sejam elas a negociação de vendas, cobranças, divulgação de campanhas de marketing e estratégias de fidelização, dentre outros.

Com o acesso às mais variadas informações da sua clientela, sua equipe pode economizar tempo e focar especificamente nas questões operacionais do negócio.

Sem um cadastro atualizado de clientes, sua empresa pode passar por algumas situações desagradáveis. Por exemplo, ligações para um número inutilizado, ou se dirigir a um endereço antigo do cliente, dentre outras situações possíveis.

Com um cadastro bem estruturado, que contenha informações relevantes, e principalmente atuais, todos esses imprevistos podem ser facilmente evitados. 

Guia de Otimização de Processos

Conhecimento do seu público

Armazenando informações das mais diversas sobre a sua rede de clientes, é possível realizar um amplo estudo e entender de fato quais as características gerais do seu público e traçar um certo padrão de consumo. A partir disso, é possível identificar os clientes que mais compram, e quais os produtos que possuem uma maior demanda.

Esse processo de conhecimento e estudo do seu público, ajuda na elaboração de novas estratégias de marketing, que serão produzidas e direcionadas de acordo com as características analisadas.

Um bom programa de cadastro de clientes torna essa tarefa muito mais facilitada. 

Facilita o trabalho de fidelização

Você com certeza deve saber que o processo de venda vai muito além do momento em que o cliente realizou o ato da compra. É preciso que a sua equipe de vendas mantenha contato com o cliente e realize um bom atendimento pós-vendas.

Esse trabalho pode ser feito por um departamento específico de pós-vendas ou então pelos vendedores propriamente. Tão importante quanto conseguir novos clientes, é manter os seus atuais.

A importância do cadastro de clientes no atendimento pós-vendas e no processo de fidelização do seu público é muito grande. Com as informações armazenadas em seu programa de cadastro de clientes, sua equipe responsável pelo pós-vendas tem mais dados para estreitar a relação com o cliente e procurar saber se o produto conseguiu satisfazer a sua necessidade.

Com os endereços de e-mail e características gerais dos clientes, é possível pensar na produção e envio de newsletters, de forma a manter os seus clientes informados sobre os seus produtos, e atualizados com conteúdos que sejam de seu interesse.

Outra ação relativamente simples, mas que também pode ajudar na relação com o cliente é enviar mensagens em datas comemorativas, especialmente em aniversários.

Tendo essas informações no programa de cadastro de clientes, essas informações podem ser visualizadas com muito mais clareza.

Controle da inadimplência

Com o registro dos negócios realizados com cada um de seus clientes e o gerenciamento de prazos e formas de pagamento de cada um deles, é possível ficar atento a possíveis situações de inadimplência e projetar as movimentações de entrada em seu caixa.

Com um bom programa de cadastro de clientes, você pode observar com precisão a situação de cada um deles, quais possuem negócios pendentes com a sua empresa e quais as datas esperadas para os respectivos pagamentos.

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Vendas por cliente

A partir desse tipo de sistema, você pode gerenciar o histórico de pedidos de compra de cada cliente em sua empresa e pode classificá-los de acordo com a quantidade de produtos adquiridos e faturamento gerado, através do relatório ABC de vendas por clientes.

Quais as informações essenciais no cadastro de clientes?

Agora que já falamos a respeito do quanto um bom programa de cadastro de clientes pode ser útil para a sua empresa para otimizar os seus processos, selecionamos algumas dicas de como elaborar um cadastro organizado e completo, com as informações mais relevantes sobre a sua rede de clientes:

Registre informações pessoais e meios de contato

O primeiro passo para a elaboração de um cadastro de clientes eficiente é o armazenamento de informações básicas. Nome do cliente, e-mail, telefone, endereço, data de nascimento, profissão, sexo e CPF são dados imprescindíveis em qualquer tipo de cadastro.

Com essas informações, você terá a identificação e meio de contato de seus clientes. Outra boa alternativa é registrar os perfis de seus clientes nas redes sociais, que são ferramentas cada vez mais utilizadas para o contato entre empresas e o público e possuem um número cada vez maior de usuários.

Deseja se aprofundar? Registre o histórico de consumo de cada cliente

Se você deseja um cadastro mais detalhado, procure registrar todos os negócios realizados por cada cliente que envolveu a sua empresa.

Gerencie a frequência de consumo e quais os produtos que são mais procurados por cada um deles. Como falamos anteriormente neste artigo, essas informações ajudam na identificação de um certo padrão de consumo dos seus clientes, e mostram quais são os principais interesses do público de seu negócio.

Este processo além de ajudar na definição de estratégias de marketing voltadas para os principais interesses do seu público, também proporciona um maior direcionamento e prioridade a alguns produtos em detrimento de outros na compra com fornecedores.

Procure identificar gostos pessoais dos clientes, Hobbies e também entender de que forma eles ficaram sabendo e chegaram até o seu produto antes do processo de compra. Isso pode servir como mensuração das suas estratégias de marketing.

Os principais erros que devem ser evitados

Engana-se quem pensa que para ter um cadastro relevante é necessário ter um volume grande de informações. Para traçar o perfil do cliente, não é indicado ter um formulário extenso, pois o excesso de dados pode confundir mais do que ajudar.

Além disso, usar o cadastro de clientes de forma errada ou ter informações irrelevantes para o negócio são outros erros comuns que empresas cometem ao tentar controlar seus clientes.

Outro erro que deve ser evitado é deixar as informações de lado. Se mesmo após possuir um programa de cadastro de clientes, os dados coletados do cadastro não são usados para sustentar ou direcionar ações de marketing, o investimento não está sendo bem gasto.

Entendeu por que é importante fazer o cadastro de clientes de uma forma eficiente? As informações são muito valiosas para ficarem perdidas, por isso, invista em um sistema que realmente ajude na organização dos processos do negócio.

Sem falar que não ter um bom atendimento e não pesquisar o mercado consumidor são os principais erros cometidos ao abrir uma empresa. Buscar conhecimento é a melhor maneira de evitar esses deslizes!

O que levar em consideração ao buscar um programa de cadastro de clientes?

Existem diversas maneiras de fazer um cadastro de clientes online. Você até pode fazer o cadastro de seus clientes em uma planilha do excel, por exemplo.

No entanto, é recomendável buscar ferramentas que realmente facilitarão a vida do empresário e dos funcionários da parte operacional, pois irão economizar o seu tempo ou de sua equipe responsável por este processo.

Quando os cadastros são feitos em uma planilha, as chances das fichas informações se perderem são elevadas.

Afinal, como buscar determinado dado quando é preciso ler cadastro por cadastro? Por isso, mais do que anotar informações, é preciso coletá-las de maneira inteligente.

Investir em um sistema de gestão empresarial totalmente online, como o eGestor, é uma forma de facilitar a forma como as informações dos clientes são coletadas.

É um ótimo programa de cadastro de clientes para que a sua empresa possa gerenciar o cadastro dos consumidores. Ele funciona como um banco de dados que permite organizar as informações mais relevantes a respeito da sua clientela.

Um bom sistema necessariamente precisa centralizar o cadastro de clientes, armazenar o histórico de compras, permitir a atualização de dados facilmente e ter uma plataforma de fácil entendimento.

Caso contrário, ter em mãos uma ferramenta complexa pode prejudicar o atendimento e tornar o processo de cadastro uma tarefa improdutiva.

Centralizar todos os dados em um programa não só aumenta a produtividade da equipe como permite analisar como as vendas da sua empresa são realizadas. Passos como prospecção, emissão do pedido, recebimento, entre outros podem ser monitorados na ferramenta.

Vantagens do eGestor

Uma vantagem do eGestor, é o fato de ser um sistema armazenado na nuvem totalmente online, podendo ser acessado nas mais variadas plataformas como computadores, tablets ou smartphones.

Realizando o processo de cadastro de clientes através do sistema, você possui uma visão mais clara de todas as informações, e pode fazer um balanço entre as informações cadastradas, através do relatório ABC de vendas por cliente, que mostra de uma forma automatizada os clientes mais ativos e com maior volume de compra em sua empresa.

Além dessas possibilidades, o recurso de controle de contas a pagar e a receber do sistema permite com que você registre quais os clientes que ainda estão com pagamentos pendentes e possa se precaver contra a inadimplência.

<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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1 Comentário

  1. Andrea

    necessito de um programa de cadastro de clientes para uma clinica de estetica

    Responder

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