Sistema para oficina mecânica: Como escolher o melhor

Escrito em: 05/05/22
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Se você é um bom mecânico, tem capacidade para fazer diagnósticos assertivos, concentração para consertar veículos com precisão, proatividade, trabalho em equipe e principalmente espírito empreendedor, abrir sua própria oficina mecânica pode te ajudar a conquistar a autonomia financeira.

Contudo, ser um mecânico profissional e empreender no ramo exige competências que vão muito além das habilidades manuais. Além da formação técnica, é preciso também ter boa comunicação com os clientes e funcionários, ter agilidade e conhecimento das últimas tecnologias empregadas nos veículos. Além disso, é preciso conhecer sistemas e ferramentas capazes de otimizar tarefas, melhorar resultados, reduzir desperdícios e aumentar os lucros.

Diante do que foi exposto até aqui, você já deve ter percebido que investir em um bom sistema para oficina mecânica pode alavancar os seus negócios. Como escolher o melhor? É o que você vai aprender no artigo a seguir. Acompanhe!

Como montar uma oficina mecânica

Atuar no setor automotivo é uma excelente oportunidade de negócios. Uma pesquisa realizada pela plataforma Moovit, aliás, confirma isso. De acordo com o estudo, o uso de transporte público pelos brasileiros diminuiu em 36% durante a pandemia da Covid-19, sendo substituído pelos meios de transportes individuais próprios e serviços de carros por aplicativo. 

E quem faturou com tudo isso? A indústria automotiva, claro. Informações da FENABRAVE (Federação Nacional da Distribuição de Veículos Automotores) revelam, inclusive, que em 2020 as vendas de veículos novos tiveram um bom crescimento. Mas não só isso, o mercado de seminovos também foi impactado positivamente. Com medo da contaminação pelo coronavírus, as pessoas deixaram de usar veículos compartilhados e decidiram investir em seus próprios veículos, novos ou usados.

O que queremos dizer com isso afinal? Que com mais veículos na rua, certamente você poderá montar uma oficina mecânica com bom fluxo de trabalho. O ramo da atividade tem como principal objetivo consertar e realizar a manutenção de veículos, podendo incluir os seguintes serviços:

  • Troca e calibragem de pneus;
  • Regulagem de motores;
  • Instalação, manutenção e reparação de ar-condicionado;
  • Troca de óleo e de lubrificantes;
  • Alinhamento e Balanceamento;
  • Serviços de funilaria;
  • Consertos no painel;
  • Reforma ou substituição dos bancos e tapetes;
  • Substituição de peças como escapamento, volante, pastilhas de freios entre outros serviços.

Assim, como você pode perceber, uma oficina mecânica pode oferecer uma grande variedade de serviços. Isso, por sua vez, é ótimo para ampliar a carteira de clientes e prosperar. Ficou interessado? Então confira adiante o que é necessário para montar uma oficina mecânica de sucesso!

Segmente o seu público-alvo

Conforme pontuamos anteriormente, em uma oficina mecânica são oferecidos vários serviços. Nesse contexto, cabe salientar que você pode oferecer todos eles, ou apenas alguns e segmentar ainda mais o seu negócio.

Você pode, por exemplo, trabalhar somente com serviços de funilaria e lanternagem, que incluem reparos e substituições na lataria dos automóveis. Ou ainda, pode se especializar na substituição de peças ou então, na instalação, reparo e manutenção de ar-condicionado automotivo. 

O fato é que escolher um nicho de atuação vai facilitar que a sua empresa tenha mais assertividade ao atingir o público-alvo dela. Ou seja, quais consumidores realmente vão usar os seus serviços e gerar lucros para o negócio.

Faça um bom plano de negócios

A elaboração do plano de negócios é mais uma fase embrionária do empreendimento. Ela consiste em documentar, por escrito e detalhadamente, quais são as metas e objetivos do negócio, bem como os passos a serem dados para alcançá-los.

Em outras palavras, o plano de negócios é o documento que serve como um guia para o empreendedor para que ele alcance o sucesso. Ele conterá a missão, a visão e os valores da oficina mecânica, bem como planejamento financeiro, os serviços que serão oferecidos e o público-alvo da empresa. Além disso, o plano de negócios também informa de onde a empresa vai tirar o seu sustento (fontes de recurso), quais são os concorrentes e fornecedores da oficina.

Escolha um bom local para montar uma oficina mecânica

Na hora de montar uma oficina mecânica, é importante também escolher um bom lugar para as instalações da empresa. Tenha em mente que quanto mais visível a oficina, mais fluxo de trabalho ela terá. 

É claro que na hora de definir o local de atuação, é preciso considerar vários outros aspectos além da visibilidade. Ou seja, você deverá levar em conta o seu nicho de atuação, público-alvo, movimentação de veículos e comércio local. 

Já parou para pensar que borracharias e oficinas mecânicas especializadas na venda e troca de pneus geralmente ficam localizadas em estradas e rodovias?

E que oficinas mecânicas que prestam serviços de conserto e substituição de peças ficam localizadas em locais de grande movimento, só que em bairros residenciais? Pois saiba que a escolha desses pontos comerciais não foi feita por acaso. Elas foram feitas com base nos hábitos de consumo local e com isso, atraem os clientes certos para a empresa.

Ainda falando em como montar uma oficina mecânica, precisamos falar também sobre a acessibilidade. Além de o local contar com uma boa movimentação de pessoas, ele deve facilitar o acesso delas ao local. Calçada ampla, estacionamento, rampas e portas com bons vãos livres são recursos inclusivos que podem contribuir para o sucesso da sua empresa.

Fique de olho nos aspectos legais da oficina mecânica

Após os passos anteriores, é hora de legalizar o negócio. Os documentos e exigências podem variar de município para município, mas geralmente incluem:

  • Inscrição no cadastro de pessoas jurídicas;
  • Alvará de funcionamento;
  • RG e CPF do fundador da empresa;
  • Contrato Social;
  • IPTU do imóvel;
  • Contrato de locação ou de compra e venda;
  • Licenças ambientais entre outras exigências.

Sabe aquela oficina de fundo de quintal que tinha na sua rua quando você era criança? Hoje em dia, não é mais possível trabalhar desse jeito. Com um mercado cada vez mais concorrido, profissionalizar o negócio se faz necessário para garantir o bom desempenho dele no médio e longo prazos.

O consumidor a cada dia que passa está mais consciente dos seus direitos e exigente quanto a isso. Portanto, a regularização, além de manter a empresa em dia com as leis municipais, estaduais e federais, também torna o negócio mais credível perante os clientes. 

A emissão de notas fiscais, por exemplo, é uma exigência que ao mesmo tempo se torna um diferencial. Ela permite que você atenda tanto pessoas físicas quanto jurídicas em seu estabelecimento, fortalece relações comerciais e deixa a sua empresa em dia com o FISCO.

Monte a estrutura e adquira os equipamentos e ferramentas necessários para o funcionamento da oficina

Com uma área a partir de 500 m² é possível montar uma oficina mecânica funcional e organizá-la de acordo com o fluxo de trabalho. Além do espaço destinado aos carros, equipamentos, ferramentas, clientes e colaboradores, a oficina também deve conter banheiros, refeitório e um escritório, onde o negócio será administrado.

Quanto à lista de equipamentos e ferramentas para montar uma oficina mecânica, esta é bem extensa, mas pode variar de acordo com o segmento do empreendimento. Apesar disso, os mais comuns são:

  • Aparelhos de Medição e Verificação;
  • Bancada de trabalho com gavetas e tornos;
  • Armários, expositores e porta-ferramentas;
  • Bombas de lubrificação e de vácuo;
  • Compressores de ar;
  • Calibradores e balanceadores de pneus;
  • Lixeiras ecológicas;
  • Tambores para a coleta e descarte de óleos automotivos;
  • Ferramentas;
  • Elevadores automotivos;
  • Fresas;
  • Prensas;
  • Goniômetro;
  • Macaco móvel;
  • Torquímetro;
  • Pistola pneumática;
  • Sistema para oficina mecânica (de gestão empresarial), computadores e tablets, etc.

Como administrar uma oficina mecânica? Entenda os detalhes desse processo

Se você chegou até aqui é porque já compreendeu que montar uma oficina mecânica é um negócio promissor. Entretanto, para que alcance os resultados esperados é preciso contar com uma boa administração. É preciso profissionalizar o negócio para se destacar da concorrência e crescer. 

Mas como administrar uma oficina mecânica? Mesmo que você tenha poucos funcionários ou trabalhe sozinho, deverá ficar atento a alguns detalhes. Afinal, eles são cruciais para o desenvolvimento e sustentabilidade do empreendimento por longos anos no mercado. Entenda adiante que detalhes são esses e como colocá-los em prática.

Separe o administrativo do operacional

Para que qualquer empreendimento dê certo, é preciso que os colaboradores consigam compreender qual é a função deles no negócio. E na hora de montar uma oficina mecânica isso não seria diferente. É preciso garantir que cada grupo esteja focado em suas atividades para que cada uma delas tenha a atenção merecida.

O setor operacional, por exemplo, é o local onde a magia acontece. É onde são realizados os serviços prestados pela oficina, onde os clientes e fornecedores são atendidos. 

O setor administrativo, por sua vez, é aquele que coleta os dados operacionais do negócio e os converte em informações confiáveis para analisar o desempenho do estabelecimento. É este o setor responsável pelo controle de pagamento e recebimento das contas da empresa, bem como pelo pagamento de tributos e da apresentação de obrigações acessórias.

Controle as finanças do negócio

O setor financeiro é considerado o coração de qualquer negócio. Afinal, através dele é possível saber se a empresa está dando lucro ou prejuízo e quais estratégias devem ser tomadas para aumentar o faturamento, as vendas e o lucro. É justamente esse setor que garante saúde financeira da empresa e a capacidade para honrar seus compromissos.

Para que isso seja possível, o indicado é colocar em prática algumas ações, tais como:

  • Separar as finanças pessoais das empresariais;
  • Registrar todas as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa por meio de um sistema para oficina mecânica;
  • Acompanhar todos os serviços prestados, vendas efetuadas de perto;
  • Controlar as contas a pagar e receber;
  • Acompanhar o faturamento mensal da empresa por meio de relatórios visuais e analíticos para identificar quedas ou aumento;
  • Reduzir custos operacionais e despesas desnecessárias.

Otimize o tempo de trabalho da equipe operacional

Lembre-se: tempo é dinheiro. No entanto, uma boa gestão do tempo só se faz com uso de tecnologias apropriadas. Equipamentos como scanners automotivos, osciloscópio, injeção eletrônica, boroscópio e videoscópios são apenas alguns exemplos de como a tecnologia facilita a vida do mecânico na hora de encontrar, diagnosticar e solucionar diversos problemas.

Otimize o tempo de trabalho do administrativo com um bom sistema para oficina mecânica

Mesmo que o setor administrativo não seja aquele que coloca a mão na massa, dá para otimizar o tempo de trabalho das equipes. E o protagonista dessa façanha é o sistema para oficina mecânica. Ele automatiza tarefas repetitivas, integra setores e facilita a comunicação entre as equipes de trabalho. Além disso, reduz falhas humanas, diminui o retrabalho, evita desperdícios e aumenta a lucratividade.

Com a integração, a ferramenta passa a reunir em um único lugar todas as informações relevantes para a boa administração da oficina mecânica. Assim, o gestor da empresa tem acesso ao cadastro de clientes, orçamentos feitos, ordem de serviço, controle financeiro, controle de estoque e muito mais.

Com dados complexos transformados em informações relevantes e organizadas, é possível ter uma visão panorâmica de todo o negócio. E como se já não bastassem essas vantagens, também é possível coletar e analisar dados para oferecer uma experiência de compra personalizada para os clientes, como promoções e várias outras estratégias de fidelização.

Invista em capacitação profissional

Para sempre oferecer serviços alinhados às últimas tendências do setor aos clientes, a capacitação profissional se faz necessária. Não é porque você contratou um mecânico experiente que ele não vai precisar se atualizar, não é mesmo?

Oferecer cursos de capacitação, treinamentos profissionais, palestras entre outros recursos de aprendizagem é uma excelente forma de ter em sua equipe de trabalho profissionais de qualidade e motivados. Essas ações reduzem a taxa de rotatividade de colaboradores e melhoram o nível de satisfação dos clientes com os serviços prestados pela sua oficina.

Precifique corretamente os seus serviços

Outra dica para administrar a oficina mecânica de forma eficiente é aprender a precificar o próprio serviço. Essa tarefa pode ser realizada de várias formas, através de pesquisa de mercado, por meio do cálculo do custo do serviço mais margem de lucro e até mesmo do controle do fluxo de caixa realizado por um bom sistema para oficina mecânica.

Em um primeiro momento, essa dica pode parecer até irrelevante para os resultados do negócio, mas afirmamos que não é. Cobrar corretamente pelos serviços prestados ajuda a equiparar a sua oficina às mais tradicionais da localidade. Além disso, passa a impressão para o cliente de um serviço confiável e de melhor qualidade.

O ponto crucial aqui, portanto, é encontrar o equilíbrio na hora de precificar os serviços. Se ficarem muito baratos, certamente passarão a impressão de inexperiência e de má qualidade. Por outro lado, se ficarem muito caros, vão impedir a conquista de novos clientes.

Como escolher o melhor sistema para oficina mecânica?

Agora que você já aprendeu que para boa gestão administrativa é preciso contar com soluções tecnológicas simples e integradas, é hora de aprender a escolher o melhor sistema para oficina mecânica

Essa escolha deverá levar em consideração principalmente fatores como tamanho da oficina e serviços prestados. A partir disso, será possível definir quais recursos o sistema precisará dispor para promover mais eficiência às operações. E por falar em recursos, para ser considerado completo, prático e eficiente, um sistema para oficina mecânica deve ser composto pelos seguintes módulos:

Emissão de nota fiscal e boletos de cobrança

Com esse recurso, você vai emitir notas fiscais para os seus clientes de forma prática e rápida, sem necessidade de acessar o site da prefeitura da sua cidade. Em um único lugar você vai emitir e cancelar notas fiscais, acompanhar o status na SEFAZ, fazer cartas de correção eletrônicas e emitir boletos de cobrança.

Controle financeiro e de fluxo de caixa

Outro recurso indispensável para administrar bem a oficina mecânica é o controle financeiro. Por meio dele, você controla a entrada e saída de dinheiro no caixa, bem como as contas a pagar e receber. 

O controle financeiro oferece um melhor planejamento financeiro ao negócio. Com receitas e despesas previsíveis, fica muito mais fácil planejar investimentos e se antecipar a imprevistos.

Controle de compras e vendas no sistema para oficina mecânica

Já o controle de compras e vendas é um recurso muito útil para oficinas mecânicas que além dos serviços prestados, comercializam peças de reposição para os veículos. A ferramenta permite acompanhar as vendas, identificar quais os produtos mais vendidos no período, analisar a produtividade do time de vendas e conhecer o faturamento da empresa relacionado às vendas.

Estoque

De acordo com o Sebrae, os custos com o estoque representam 60% dos custos totais de uma empresa. E essa informação pode ser aplicada também às oficinas mecânicas, já que elas trabalham com peças, ferramentas, óleos lubrificantes e vários outros produtos. No controle de estoque, basta efetuar o cadastro das compras das mercadorias e a baixa é feita automaticamente com a venda do produto.

Orçamento

Esqueça os orçamentos feitos em talões, em planilhas ou editores de texto. Com o módulo orçamento, você vai poder aproveitar os produtos cadastrados no sistema para oficina mecânica e incluí-los no seu orçamento com apenas alguns cliques na tela do seu celular, computador ou tablet. 

Além dos produtos, poderá ainda aproveitar os dados dos clientes cadastrados e enviar por e-mail para eles. Essa, sem dúvida, é a melhor forma de cumprir prazos e aumentar as chances de vendas.

Ordem de serviço

Enquanto isso, o módulo ordem de serviço permite formalizar as solicitações de serviços de forma muito prática. Com a funcionalidade, você pode imprimir as O.S e entregar para o cliente na própria oficina, ou então, enviá-la por e-mail.  

As ordens de serviço ficam arquivadas no sistema para oficina mecânica. Dessa forma, podem ser consultadas a qualquer momento para sanar dúvidas como em que data foi efetuado o serviço, quais peças foram utilizadas, qual profissional foi responsável pelo conserto.

Relatórios

Outro módulo indispensável em um bom sistema para oficina mecânica é o relatórios. Por meio de relatórios gráficos, analíticos e confiáveis, o empreendedor ou gestor tem uma visão sistemática de todo o negócio. Com esse recurso, é possível obter informações sobre o fluxo de caixa, produtos e serviços, faturamento, DRE, estoque entre muitos outros.

A partir dessas informações é possível monitorar o desempenho do negócio no período, identificar o que está dando certo e o que precisa ser mudado. Em outras palavras, o módulo relatórios é uma ferramenta estratégica, que te permite ajustar o padrão de sucesso do seu negócio sempre que necessário. Assim, fica muito mais fácil superar os obstáculos e crescer.

Qual o melhor sistema para oficina mecânica?

Perante o exposto até aqui, certamente você já compreendeu o que considerar na hora de escolher um sistema para oficina mecânica, não é mesmo? Mas, diante de tantos recursos e infinidade de softwares e aplicativos disponíveis no mercado, qual escolher? Qual é o melhor para a sua empresa?

Responder essa pergunta é algo muito relativo, pois o melhor sistema para oficina mecânica sempre será aquele que atende prontamente às necessidades do seu negócio. Ele deve reunir o máximo de recursos para possibilitar uma gestão administrativa, financeira e operacional eficiente, mas ao mesmo tempo ser simples e intuitivo de usar. Além disso, o ideal é que o sistema seja online, para ser acessado de onde o gestor estiver.

Nesse contexto, apresentamos a você o sistema de gestão empresarial eGestor. Ele possui funcionalidades que atendem perfeitamente micro e pequenas empresas de todos os segmentos, sendo considerado um grande aliado para o sucesso do seu negócio. Ele pode ser usado por oficinas mecânicas, centros automotivos, empresas de funilaria, auto-peças, lava-jato entre outros ramos do setor automotivo.

Com o controle integrado do sistema eGestor você terá diversas possibilidades:

  • Sistema completo de controle financeiro;
  • Gestão de fluxo de caixa;
  • Controle de vendas;
  • Emissão de notas fiscais e boletos registrados;
  • Cadastro de fornecedores;
  • Controle de estoque;
  • Gestão de serviços e produtos;
  • Controle de produtos comprados e vendidos entre muitos outros recursos.

Cabe ressaltar que o eGestor é um sistema para oficina mecânica e diversos outros tipos de negócio totalmente online. Com ele, você acompanha a realização dos serviços prestados pela sua empresa em tempo real e gerencia todos os processos dela de forma rápida, prática e eficiente!

Conclusão

Esperamos que com este artigo você tenha compreendido o quanto um bom sistema para oficina mecânica pode simplificar as atividades das suas equipes de trabalho e aumentar a produtividade do negócio. E, é claro, também esperamos que você tenha percebido que o eGestor é o parceiro perfeito para a gestão da sua empresa.

eGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas - Sistema para oficina mecânica
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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