Como fazer o controle financeiro da sua oficina mecânica

Quem possui um negócio precisa entender sobre o mercado que está atuando. Mas, também precisam fazer o controle financeiro da sua oficina mecânica. Isso, para não ter problemas de caixa e garantir o pagamento das contas e o lucro.

O controle financeiro da sua oficina mecânica deve ser composto de diferentes etapas que incluem controle e acompanhamento. 

Os proprietários, muitas vezes, entendem sobre mecânica, mas na hora de administrar acabam pecando. Então, existem duas soluções: contar com a tecnologia para auxiliar ou contratar um profissional que cuide exclusivamente das finanças.

Em ambos os casos é preciso saber como fazer o controle financeiro da sua oficina mecânica, pois deve acompanhar o andamento dela. Separamos algumas dicas que podem ajudar a fazer com que o seu negócio não fique no vermelho.

Registre tudo

Para conseguir ter um controle financeiro é preciso anotar todas as movimentações financeiras realizadas, desde as que envolvem pequenos valores como as de grande quantia. Não importa se o valor está entrando ou saindo de caixa. Se não for registrado, pode desequilibrar todas as contas.

Se você tem parcerias com seguradoras de carro, empresas ou costuma prestar serviços de nichos diferentes – como quem une funilaria e pintura junto, por exemplo, – deve registrar tudo separado, discriminando de onde veio o valor.

Uma dica para não ter problemas nos registros é utilizar a tecnologia. Usando planilhas e softwares específicos fica mais fácil lembrar de fazer as anotações e se tem todos os dados compilados em um único local.

Não misture as finanças pessoais com a da oficina

Mesmo que o negócio seja pequeno e individual, deve-se separar as contas. Não pegue dinheiro da oficina para pagar as contas pessoais e nem faça o inverso.

Para evitar esse tipo de problema é preciso garantir um salário mensal para pagar as contas particulares. Uma vez que isso evita que o dinheiro se misture.

Faça um levantamento dos custos fixos

Uma das maneiras de começar a fazer o controle financeiro da sua oficina mecânica é conhecendo quais são os custos fixos. Eles são formados pelos valores que se repetem com frequência, como aluguel, contas de água, luz, folha de pagamento, manutenção e outros.

Anote todas essas informações para ter um ponto de partida. Assim, saberá que o seu rendimento precisa ser maior do que os custos fixos que possui se não quiser ficar no prejuízo.

Tenha controle do estoque

Muita gente acha que o estoque não tem nada a ver com as finanças, mas pode influenciar muito mais do que se imagina.

Saiba quais são as peças que possui para que elas não fiquem paradas. E assim, evitar comprar outras sendo que já possuía ou que não precisava.

Conheça a rotatividade de cada um dos itens. Os que têm demanda grande podem ser comprados em maior quantidade, dessa forma se consegue um desconto e eles não ficam acumulados por muito tempo.

Tenha uma planilha ou um registro que ajude no controle e deixe sempre atualizado, assim, saberá o valor exato que possui em estoque.

Tenha um sistema integrado

Mesmo as pequenas empresas não devem fazer o controle das finanças apenas em planilhas, pois essas podem se perder. O ideal é utilizar um sistema de controle financeiro mais eficiente e com armazenamento em nuvem, garantindo que os dados estarão seguros.

Integrar as informações também facilita muito na hora de controlar as contas. Por exemplo, se a emissão de notas fiscais e controle de vendas está no mesmo software que controla o estoque, a baixa pode ser dada automaticamente. Isso diminui falhas humanas e garante que as informações estarão atualizadas.

Saiba formar o preço de venda

Quando se tem um controle financeiro da oficina mecânica é muito mais fácil estabelecer o preço dos serviços e peças sem que eles fiquem superfaturados ou com valores muito baixos que dêem prejuízo.

Calcule o custo de cada item e mão de obra empregada para determinar o impacto de cada um deles nos resultados. É preciso definir o ponto de equilíbrio, aquele no qual todas as despesas fixas e variáveis sejam cobertas e ainda possa se ter uma margem de lucro.

Um ponto importante a considerar é a movimentação do negócio. Pode haver períodos de maior ou menor demanda. Sabendo disso consegue-se estabelecer valores para que mesmo quando haja baixa procura pelos serviços, o negócio consiga se manter rentável.

Existem alguns clientes que optam por pagar de forma parcelada. Se trabalha dessa forma não há nenhum problema, desde que faça o acompanhamento de suas contas.

Tenha um calendário que possa saber quais são os clientes que estão com o pagamento em atraso e por quanto tempo. Crie um calendário de cobrança para que a dívida não se estenda por um longo período e resulte em prejuízo.

Dessa forma é possível ter estratégias para cobrar os inadimplentes de forma cordial e recuperar o dinheiro, não deixando o caixa desfalcado.

Trabalhe apenas com os valores disponíveis

Um grande erro é calcular valores que ainda serão recebidos como disponíveis para a empresa. Não se deve contar com valores de cartão de crédito, pagamentos parcelados e cheques pré-datados até que estejam realmente disponíveis.

O seu fluxo de caixa precisa ser fiel à realidade, diferenciando o que está disponível e o que é previsão de recebimento. Dessa forma consegue-se evitar imprevistos financeiros, fazendo com que seja preciso tirar dinheiro do próprio bolso ou recorrer a empréstimos com juros altos.

Faça um planejamento financeiro da sua oficina mecânica

Tendo um controle de tudo o que entra e sai de valores da oficina fica muito mais fácil fazer um acompanhamento. Saber quais valores entram, qual setor dá mais lucro e programar investimentos ou uma aplicação futura é primordial.

Faça um planejamento e crie metas para que a empresa possa expandir sem que haja nenhum problema de caixa.

Porém, é importante que as metas sejam possíveis de alcançar. Portanto, baseie-se nas informações que já possui para conseguir estipular onde deseja chegar no futuro.

Acompanhe as informações diariamente

O controle financeiro deve ser diário, por isso todos os dias verifique como anda a saúde financeira da empresa, se os números estão bons e se os registros estão sendo realizados corretamente.

Deixar de acompanhar pode resultar em informações desatualizadas e em problemas de caixa.

O controle financeiro da sua oficina mecânica pode garantir o sucesso do negócio, por isso, é importante conhecer os números, fazer um acompanhamento e contar com a tecnologia para organizar todas as informações.

Por Jeniffer Elaina, da Smartia Seguros

Escrito por eGestor
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