As ferramentas de gestão são essenciais durante diversos processos da empresa, como no momento das tomadas de decisões. Além disso, por meio delas é possível reduzir os erros e aumentar a segurança do empreendimento.

Se você já se perguntou sobre quais ferramentas de gestão seriam melhores para a sua empresa, saiba que está no lugar certo.

Neste artigo você vai aprender a fazer a melhor escolha dentre tantas opções. E também vai entender como as ferramentas de gestão funcionam e como elas podem colaborar para que sua companhia alcance resultados melhores, independente do porte.

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são instrumentos administrativos que simplificam e melhoram os processos gerenciais de uma empresa. Dessa forma, podemos considerá-las como técnicas que contribuem no momento das tomadas de decisões do negócio.

Aliás, qualquer tipo de empresa pode utilizá-las, independente de seu porte ou segmento. Permitindo assim, que os gestores tenham um maior controle dos processos empresariais.

Entre suas diversas utilidades, elas também são importantes para facilitar a troca de informações entre as equipes.

Qual a importância do uso das ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são importantes para mensurar, acompanhar, gerir, aprimorar e controlar os processos, os projetos, as pessoas e também a qualidade do seu empreendimento.

Assim, o trabalho estratégico se torna fácil, tendendo sempre aos objetivos da empresa. Elas também garantem uma rotina administrativa segura, eficiente e que não conduza a erros e imprevistos, identificando rapidamente os empecilhos.

Melhores ferramentas de gestão

Agora que você já sabe o que são e conhece as principais vantagens em usar uma ferramenta de gestão, está na hora de aprender quais são as melhores.

Análise SWOT

Neste artigo, você já viu o básico sobre Análise SWOT, mas agora vamos nos aprofundar um pouco mais nessa ferramenta de gestão e entender porque ela é uma das melhores e mais usada.

A SWOT é a sigla das seguintes palavras em inglês Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats. Entretanto, em português essa sigla é chamada de FOFA, formada pela tradução de cada palavra, ou seja, Força, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

As empresas aplicam essa ferramenta para conseguir um diagnóstico detalhado sobre a situação do negócio. Confira como funciona a análise dessa estrutura:

• Strenghts (Forças) = trata-se dos pontos fortes da empresa e aquilo que ela pode entregar para o mercado.
• Weaknesses (Fraquezas) = representam os pontos fracos da empresa, apontando o que ela precisa melhorar para aprimorar seus resultados.
• Opportunities (Oportunidades) = retratam o cenário externo, identificando oportunidades para o negócio e futuras metas a serem alcançadas.
• Threats (Ameaças) = reconhece os concorrentes e as ameaças externas que podem afetar o sucesso da empresa.

Dividindo esses 4 pontos, as Forças e Fraquezas são os fatores internos da empresa, enquanto as Oportunidades e Ameaças fazem parte das fontes externas. Assim, você precisa conhecer o mercado e sua concorrência.

Por que utilizar a Análise SWOT?

A Análise SWOT é utilizada para apontar aquilo que a empresa pode usufruir e também o que deve ser melhorado. Além disso, a Matriz SWOT deve ser utilizada porque amplia o autoconhecimento interno da organização e também os fatores externos que podem ameaçar ou trazer oportunidades ao negócio.

Dessa forma, a empresa consegue melhores resultados como o aumento nas vendas e uma participação efetiva no mercado.

5W2H

A sigla 5W2H deriva da mescla de letras e números, por mais que seja um pouco confuso ela faz referência à quantidade das iniciais de perguntas inglesas: 5W (What, Why, Where, When, Who) e 2H (How, How Much)

A ferramenta 5H2W é excelente no momento de compor planos de ação, fazendo uso de um conjunto de questões ágeis e efetivas. Além disso, trata-se de uma das melhores ferramentas de gestão, que é altamente adaptável.

O principal objetivo da ferramenta é justamente definir tarefas aplicáveis e acompanhá-las. Podemos visualizar esse propósito por meio de um checklist criado a partir das perguntas que compõem a sigla. Confira:

• What (O quê)?: O que deve ser feito? Aqui pontua-se qual o objetivo do projeto e o que devemos executar.
• Why (Por quê)?: Por que precisa ser realizado? Nesta questão questiona-se porque realizar o projeto e porque essa ação é essencial.
• Where (Onde)?: Onde será implementado? Onde acontecerá a aplicação do projeto ou onde cada etapa do plano de ação ocorrerá.
• When (Quando)?: Quando deverá ser feito? Tempo gasto durante a execução do projeto ou quando executar essa ação.
• Who (Quem)?: Quem deve fazer? A equipe do projeto ou quem são os envolvidos em cada ação.
• How (Como)?: Como será conduzido? Como se dará a realização do projeto ou como acontecerá a execução de cada ação.
• How Much (Quanto)?: Quanto custará esse projeto? O custo de cada ação.

Por que usar a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H deve ser utilizada porque transforma todas as análises estratégicas em ações práticas que contribuem diretamente para o plano de ação da empresa.

Além disso, outro motivo evidente se refere ao fato da 5W2H ser altamente flexível, facilitando o seu uso em qualquer tipo de empresa, dando clareza aos detalhes de todos os projetos da organização.

Plano de Negócios

Plano de Negócios é uma ferramenta que descreve os objetivos da empresa e quais passos o negócio precisará seguir para alcançá-los.

Assim, o plano de negócios permite que os erros sejam cometidos no papel ao invés de acontecerem no mercado. Por isso ele está atrelado ao valor que o negócio deseja oferecer aos clientes. Confira os pontos que evidenciam a importância do plano de negócios:

• Ideias organizadas no início de um novo negócio;
• Orientação para expandir as empresas já existentes;
• Apoio na gestão do empreendimento;
• Comunicação e captação de recursos facilitados.

Por que usar o plano de negócios?

O plano de negócios precisa ser utilizado para que o gestor consiga entender quais são os principais atributos da empresa e os objetivos que deseja alcançar futuramente.

PM Canvas

PM Canvas é a abreviação de Project Model Canvas e pode ser traduzido como “tela de modelo do projeto”. Porém, popularmente essa ferramenta é chamada de “Quadro de Modelo de Negócios”. Trata-se de uma ferramenta simples que faz uso de conceitos visuais com uma estrutura de componentes que formam um plano de projeto.

Esses elementos lógicos e visuais possuem sua estrutura dividida em blocos com perguntas essenciais para a construção do gerenciamento de projetos.

Pode-se afirmar que o Canva trabalha com cartões que permitem a elaboração, testagem, aprimoramento e visualização de um modelo de negócio. Entretanto, essa ferramenta é composta por 9 elementos que compõem uma tabela a ser completada, são eles:

1. Origens de receitas: vias utilizadas para a captação de recursos;
2. Relações com os clientes: relação da empresa com os consumidores, integração de valores;
3. Segmentos de consumidores: qual o público-alvo da empresa e os seus desejos;
4. Recursos-chave: ativos que a empresa quer entregar ao cliente final.
5. Proposições de valor: promessa do valor a ser entregue, tornam a empresa competitiva;
6. Atividades-chave: ações mais importantes que a empresa deve realizar;
7. Canais: canais de prospecção de clientes e como eles entraram em contato;
8. Estrutura de custos: todos os gastos fixos e variáveis;
9. Parcerias: determina as relações com empresas ou pessoas.

Por que usar o PM Canvas?

O PM Canvas deve ser usado porque promove uma visão completa de todo o projeto, além de garantir que todas as etapas sejam visualizadas por todos.

Além disso, utiliza-se o Canva porque se trata de uma ferramenta de gestão completamente colaborativa, podendo ser aplicada nos projetos em grupo da organização. Dessa forma, conforme o projeto avança os colaboradores podem utilizar os cartões para ampliar a visão.

PDCA

PDCA é a sigla composta pelas iniciais das palavras Plan, Do, Check e Act, que em sua livre tradução significa Planejar, Executar, Verificar, Agir. Trata-se de uma sistemática que inicialmente surgiu como uma ferramenta de gestão de qualidade, mas que passou por uma evolução e assim começou a auxiliar outros processos da organização.

Assim, a ferramenta de gestão PDCA possui um grande destaque por não colaborar com apenas uma demanda. Confira o que cada palavra representa:

• Plan (Planejar): Nesta etapa ocorre a identificação e a análise do problema com o foco em descobrir suas causas, pois o objetivo do PDCA é de eliminar o problema.
• Do (Executar): Aqui você precisa pôr em prática o seu plano de ação e executá-lo. Aliás, na etapa anterior você pode utilizar o 5W2H no momento da criação do plano de ação.
• Check (Verificar): O objetivo aqui está com o foco em verificar se o plano de ação foi ou está sendo bem executado.
• Act (Agir): Enfim, deve fazer a análise dos resultados gerais do ciclo do PDCA. O que deu certo deve ser formalizado e posto em prática e aquilo que não deu certo deve ser estudado para melhorias.

Porque usar o PDCA?

É importante usar o PDCA porque ele serve para melhorar a gestão dos processos, fazendo com que o gerenciamento se torne cada vez mais eficiente. Além disso, o PDCA identifica as soluções e faz com que as tomadas de decisões fiquem mais simples.

Vantagens em utilizar ferramentas de gestão

Você sabe o que é o “efeito dominó”? Sugere a ideia de um efeito ser a causa de outro efeito, gerando assim uma série de acontecimentos semelhantes. Então, podemos associar isto ao processo de gestão de um negócio, onde os setores estão diretamente ligados.

Confira as principais vantagens das ferramentas de gestão para a sua empresa. São elas:

1. Melhores estratégias

As empresas que desejam crescer no mercado necessitam de planejamento estratégico, monitoramento e ajuste de seus produtos e serviços. Assim, as melhores ferramentas de gestão que dão apoio aos gestores são as técnicas, que trazem vantagens para a melhoria das estratégias de crescimento de mercado.

A principal função das ferramentas tenciona em ajudar a visibilidade das ações estratégicas para sua implementação. Dessa forma, toda a equipe envolvida consegue acessar os dados com maior facilidade, além de conseguir organizar as tarefas e os próximos passos traçados pela empresa.

Listamos a seguir as três ferramentas usadas pelos gestores administrativos, em níveis diferentes e em todos os setores da organização.

Análise SWOT

A análise SWOT é a principal ferramenta para início de um planejamento estratégico, afinal, ela visa verificar o posicionamento da empresa em seu ramo de atuação. O seu objetivo é agregar valor aos produtos e serviços da empresa.

Business Model Canvas

O Business Model Canvas é uma ferramenta visual que ajuda na organização de ideias para o seu negócio. Este mapa encontra-se dividido em 9 partes, preenchidas com o intuito de proporcionar uma visão macro do projeto. Aliás, pode utilizar essa ferramenta quem quer iniciar uma nova empresa, ou quem deseja abrir um novo setor.

Key Performance Indicator (KPI)

KPI é a sigla de Key Performance Indicator, que em sua livre tradução significa “Indicador-Chave de Performance”. O KPI é uma ferramenta utilizada para entender o sucesso do negócio, ou seja, um valor mensurável que se relaciona com metas, objetivos e estratégias.

2. Setor operacional mais eficiente

Outra vantagem que ocorre por meio das ferramentas de gestão são do tipo Enterprise Resource Planning (ERP), ou seja, softwares de gestão que deixam praticamente todos os processos empresariais automatizados.

Estes softwares trazem inúmeras facilidades para a sua gestão. Além disso, auxiliam a sua empresa a perceber o melhor momento para investir em determinado projeto. Possibilitando acesso a informações de quanto deverá pagar e quanto irá receber, além de informar seu capital de giro e suas previsões de metas.

Por meio da automatização os erros diminuem significativamente, uma vez que os processos deixam de ser manuais e os cálculos geram-se através de um sistema.

3. Relacionamento positivo com o cliente

CRM é a sigla de Customer Relationship Management, ou seja, Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente. Em sua maioria, as ferramentas de gestão CRM cuidam da parte de relacionamento com os clientes, referindo-se ao conjunto de práticas, estratégias e tecnologias focadas nisso.

Porém, vale pontuar que o CRM não é voltado exclusivamente para o relacionamento com o cliente. Pois, elas geram capacidade de análise de dados, planejamento, simulação e otimização.

Por meio de seus softwares integrados, pode-se obter um atendimento mais personalizado, focando exclusivamente na necessidade do cliente. Este processo vai além de apenas vender, garante uma relação próxima com o consumidor.

Utiliza-se o CRM no administrativo, nas vendas e no marketing da empresa. Além disso, elas mostram quanto o seu cliente comprou, quais produtos e/ou serviços ele consome, qual sua frequência de compra, suas formas de pagamentos preferidas e quais clientes estão inadimplentes.

4. Colaboradores mais produtivos

Normalmente imaginamos que a gestão de pessoas é uma responsabilidade apenas do RH, porém todos os gestores são responsáveis pelo desempenho dos colaboradores. Assim, essas relações precisam definir um norte para que o desenvolvimento da equipe.

Em suma, essas ferramentas de gestão possuem o objetivo de criar um volume de valores que façam presentes no dia a dia da organização, agregando princípios e valores à proposta da empresa.

Além de estabelecer parâmetros para os seguintes processos:

• Melhoria nas lideranças;
• Consolidação na cultura da companhia;
• Organização dos planos de carreiras;
• Instalação de programas de segurança e comodidade;
• Constituição de políticas que estimulem os colaboradores;
• Implementação de programas de treinamentos.

Ferramentas de Gestão X Softwares de Gestão

Agora que você já possui diversas informações sobre as ferramentas de gestão e também sabe como aplicá-las em seu negócio, vamos verificar a principal semelhança e diferença existentes com os softwares de gestão.

Software de gestão trata-se de um programa que auxilia os gestores das organizações, tanto no processamento dos dados, quanto na automação dos processos e centralização das informações. Esse sistema pode ser instalado nos computadores ou online.

Um ótimo exemplo de software de gestão é o eGestor, pois trata-se de um sistema que simplifica a gestão de sua empresa, por meio dele você pode controlar o financeiro, as vendas, as prestações de serviços, além de imprimir boletos bancários, notas fiscais,eletrônicas, NFC-e e muito mais. Além disso, ele é um ERP online.

A principal semelhança entre as ferramentas de gestão e os softwares de gestão está no fato de ambos contribuírem na solução de problemas e tomadas de decisões. E por outro lado, a diferença está em como são empregadas. Em suma, as ferramentas de gestão são metodologias, ou seja, formas de identificar e resolver os problemas, já os softwares de gestão são programas que facilitam o dia a dia da organização.

Considerações finais

Em conclusão, as ferramentas de gestão são essenciais para um bom andamento de seu negócio, uma vez que, por meio delas você consegue acompanhar o andamento dos processos administrativos de diversos setores da empresa.

Sempre que for necessário obter informações sobre as ferramentas de gestão, você pode voltar aqui neste material completo . Mas lembre-se de colocar em prática o que você aprendeu aqui.

Pessoas frequentes sobre ferramentas de gestão