As ferramentas de gestão são essenciais durante diversos processos da empresa, como no momento da tomada de decisões. Além disso, por meio delas é possível reduzir os erros e aumentar a segurança do empreendimento.

Se você já se perguntou quais ferramentas de gestão seriam as melhores para a sua empresa, saiba que está no lugar certo.

Neste artigo, você vai aprender a fazer a melhor escolha dentre tantas opções e também vai entender como as ferramentas de gestão funcionam e como elas podem colaborar para que sua companhia alcance resultados melhores, independentemente do porte.

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são instrumentos administrativos que simplificam e melhoram os processos gerenciais de uma empresa. Dessa forma, podemos considerá-las como técnicas que contribuem no momento da tomada de decisões do negócio.

Aliás, qualquer tipo de empresa pode utilizá-las, independentemente de seu porte ou segmento, permitindo que os gestores tenham um maior controle dos processos empresariais.

Entre suas diversas utilidades, elas também são importantes para facilitar a troca de informações entre as equipes.

Qual a importância do uso das ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são importantes para mensurar, acompanhar, gerir, aprimorar e controlar os processos, os projetos, as pessoas e também a qualidade do seu empreendimento.

Assim, o trabalho estratégico se torna fácil, sempre direcionado aos objetivos da empresa. Elas também garantem uma rotina administrativa segura, eficiente e que não conduz a erros e imprevistos, identificando rapidamente os empecilhos.

Melhores ferramentas de gestão

Agora que você já sabe o que são e conhece as principais vantagens em usar uma ferramenta de gestão, está na hora de aprender quais são as melhores.

Análise SWOT

Vamos nos aprofundar um pouco mais na Análise SWOT, essa ferramenta de gestão, e entender por que ela é uma das mais completas e utilizadas do mercado.

A SWOT é a sigla das seguintes palavras em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Entretanto, em português, essa sigla é chamada de FOFA, formada pela tradução de cada palavra, ou seja, Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

As empresas aplicam essa ferramenta para conseguir um diagnóstico detalhado sobre a situação do negócio. Confira como funciona a análise dessa estrutura:

• Strengths (Forças): pontos fortes da empresa e aquilo que ela pode entregar ao mercado;
• Weaknesses (Fraquezas): pontos fracos da empresa, indicando o que precisa ser melhorado para otimizar os resultados;
• Opportunities (Oportunidades): cenário externo, identificando oportunidades para o negócio e metas futuras a serem alcançadas;
• Threats (Ameaças): concorrentes e ameaças externas que podem afetar o sucesso da empresa.

Desses 4 pontos, as Forças e Fraquezas são os fatores internos da empresa, enquanto as Oportunidades e Ameaças fazem parte dos fatores externos. Assim, você precisa conhecer o mercado e sua concorrência.

Por que utilizar a Análise SWOT?

A Análise SWOT é utilizada para apontar aquilo que a empresa pode usufruir e também o que deve ser melhorado. Além disso, a Análise SWOT deve ser utilizada porque amplia o autoconhecimento interno da organização e a percepção sobre os fatores externos que podem ameaçar ou trazer oportunidades ao negócio.

Dessa forma, a empresa consegue melhores resultados, como o aumento nas vendas e uma participação efetiva no mercado.

Pluga

A Pluga é uma plataforma brasileira de automação que permite integrar diferentes ferramentas utilizadas na gestão de uma empresa. Por meio dela, é possível conectar sistemas de CRM, ERP, marketing, vendas, pagamentos, financeiro e produtividade, automatizando a troca de informações entre eles.

Atualmente, a plataforma conta com mais de 131 ferramentas integradas, incluindo soluções como Google Sheets, Gmail, Asaas, Conta Azul, Slack, Pipedrive e Facebook Lead Ads. Assim, tarefas que antes precisavam ser realizadas manualmente podem acontecer de forma automática.

Um exemplo é integrar uma plataforma de pagamentos ao sistema de gestão: quando uma cobrança for recebida, a informação pode ser enviada automaticamente para outra ferramenta. Também é possível cadastrar leads no CRM, atualizar planilhas, enviar notificações para equipes e organizar informações entre diferentes sistemas.

Além disso, a Pluga disponibiliza recursos como filtros, agendador, formatador, roteador, loops, webhooks e HTTP Request, permitindo desenvolver desde automações básicas até fluxos mais completos.

A plataforma também conta com Agentes de IA, que podem analisar dados, interpretar instruções e executar ações automaticamente nas ferramentas conectadas. Entre as possibilidades estão qualificar leads, auxiliar no agendamento de compromissos, responder solicitações e executar tarefas administrativas.

5W2H

A sigla 5W2H deriva da mescla de letras e números. Embora possa parecer um pouco confusa, ela faz referência à quantidade de iniciais das perguntas em inglês: 5W (What, Why, Where, When, Who) e 2H (How, How Much).

A ferramenta 5W2H é excelente no momento de compor planos de ação, fazendo uso de um conjunto de questões ágeis e efetivas. Além disso, trata-se de uma das melhores ferramentas de gestão, por ser altamente adaptável.

O principal objetivo da ferramenta é justamente definir tarefas aplicáveis e acompanhá-las. Podemos visualizar esse propósito por meio de um checklist criado a partir das perguntas que compõem a sigla. Confira:

• What (O quê): O que deve ser feito? Aqui se define qual é o objetivo do projeto e o que deve ser executado.
• Why (Por quê): Por que precisa ser realizado? Nesta etapa, questiona-se por que realizar o projeto e por que essa ação é essencial.
• Where (Onde): Onde será implementado? Onde acontecerá a aplicação do projeto ou onde cada etapa do plano de ação ocorrerá.
• When (Quando): Quando deverá ser feito? Tempo gasto durante a execução do projeto ou quando executar essa ação.
• Who (Quem): Quem deve fazer? A equipe do projeto ou quem são os envolvidos em cada ação.
• How (Como): Como será conduzido? Como se dará a realização do projeto ou como acontecerá a execução de cada ação.
• How Much (Quanto): Quanto custará esse projeto? O custo de cada ação.

Por que usar a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H deve ser utilizada porque transforma todas as análises estratégicas em ações práticas que contribuem diretamente para o plano de ação da empresa.

Além disso, outro motivo evidente se refere ao fato de a 5W2H ser altamente flexível, facilitando o seu uso em qualquer tipo de empresa e dando clareza aos detalhes de todos os projetos da organização.

Plano de Negócios

O Plano de Negócios é uma ferramenta que descreve os objetivos da empresa e quais passos o negócio precisará seguir para alcançá-los.

Assim, o plano de negócios permite que os erros sejam cometidos no papel em vez de acontecerem no mercado. Por isso, ele está atrelado ao valor que o negócio deseja oferecer aos clientes. Confira os pontos que evidenciam a importância do plano de negócios:

• Ideias organizadas no início de um novo negócio;
• Orientação para expandir as empresas já existentes;
• Apoio na gestão do empreendimento;
• Comunicação e captação de recursos facilitados.

Por que usar o plano de negócios?

O plano de negócios precisa ser utilizado para que o gestor consiga entender quais são os principais atributos da empresa e os objetivos que deseja alcançar futuramente.

PM Canvas

O PM Canvas é a abreviação de Project Model Canvas e pode ser traduzido como “tela de modelo do projeto”. Porém, popularmente essa ferramenta é chamada de “Quadro de Modelo de Negócios”. Trata-se de uma ferramenta simples que faz uso de conceitos visuais com uma estrutura de componentes que formam um plano de projeto.

Esses elementos lógicos e visuais possuem sua estrutura dividida em blocos com perguntas essenciais para a construção do gerenciamento de projetos.

Pode-se afirmar que o PM Canvas trabalha com cartões que permitem a elaboração, testagem, aprimoramento e visualização de um modelo de negócio. Entretanto, essa ferramenta é composta por 9 elementos que compõem uma tabela a ser completada, são eles:

1. Origens de receitas: vias utilizadas para a captação de recursos;
2. Relações com os clientes: relação da empresa com os consumidores, integração de valores;
3. Segmentos de consumidores: qual o público-alvo da empresa e os seus desejos;
4. Recursos-chave: ativos que a empresa quer entregar ao cliente final;
5. Proposições de valor: promessa do valor a ser entregue, torna a empresa competitiva;
6. Atividades-chave: ações mais importantes que a empresa deve realizar;
7. Canais: canais de prospecção de clientes e como eles entram em contato;
8. Estrutura de custos: todos os gastos fixos e variáveis;
9. Parcerias: determinam as relações com empresas ou pessoas.

Por que usar o PM Canvas?

O PM Canvas deve ser usado porque promove uma visão completa de todo o projeto, além de garantir que todas as etapas sejam visualizadas por todos.

Além disso, utiliza-se o PM Canvas porque se trata de uma ferramenta de gestão completamente colaborativa, podendo ser aplicada nos projetos em grupo da organização.

PDCA

O PDCA é a sigla composta pelas iniciais das palavras Plan, Do, Check e Act, que em sua livre tradução significa Planejar, Executar, Verificar e Agir. Trata-se de uma sistemática que inicialmente surgiu como uma ferramenta de gestão de qualidade, mas que passou por uma evolução e assim começou a auxiliar outros processos da organização.

Assim, a ferramenta de gestão PDCA possui um grande destaque por não se restringir a apenas uma demanda.

• Plan (Planejar): Nesta etapa ocorre a identificação e a análise do problema com o foco em descobrir suas causas, pois o objetivo do PDCA é eliminar o problema;
• Do (Executar): Aqui você precisa pôr em prática o seu plano de ação e executá-lo. Aliás, na etapa anterior você pode utilizar o 5W2H no momento da criação do plano de ação;
• Check (Verificar): O objetivo aqui é verificar se o plano de ação foi ou está sendo bem executado;
• Act (Agir): Enfim, deve-se fazer a análise dos resultados gerais do ciclo do PDCA. O que deu certo deve ser formalizado e posto em prática, e aquilo que não deu certo deve ser estudado para melhorias.

Por que usar o PDCA?

É importante usar o PDCA porque ele serve para melhorar a gestão dos processos, fazendo com que o gerenciamento se torne cada vez mais eficiente. Além disso, o PDCA identifica as soluções e faz com que a tomada de decisões fique mais simples.

Vantagens em utilizar ferramentas de gestão

Você sabe o que é o “efeito dominó”? O termo sugere a ideia de um efeito ser a causa de outro efeito, gerando assim uma série de acontecimentos semelhantes. Então, podemos associar isto ao processo de gestão de um negócio, em que os setores estão diretamente ligados.

Confira, a seguir, as principais vantagens das ferramentas de gestão para a sua empresa:

1. Melhores estratégias

As empresas que desejam crescer no mercado necessitam de planejamento estratégico, monitoramento e ajuste de seus produtos e serviços. Assim, as ferramentas de gestão que dão apoio aos gestores trazem vantagens para a melhoria das estratégias de crescimento do mercado.

A principal função das ferramentas é ajudar na visibilidade das ações estratégicas para sua implementação. Dessa forma, toda a equipe envolvida consegue acessar os dados com maior facilidade, além de conseguir organizar as tarefas e os próximos passos traçados pela empresa.

Listamos a seguir as três ferramentas usadas pelos gestores administrativos, em níveis diferentes e em todos os setores da organização.

Análise SWOT

A Análise SWOT é a principal ferramenta para início de um planejamento estratégico, afinal, ela visa verificar o posicionamento da empresa em seu ramo de atuação. O seu objetivo é agregar valor aos produtos e serviços da empresa.

Business Model Canvas

O Business Model Canvas é uma ferramenta visual que ajuda na organização de ideias para o seu negócio. Este mapa encontra-se dividido em 9 partes, preenchidas com o intuito de proporcionar uma visão macro do projeto. Aliás, pode utilizar essa ferramenta quem quer iniciar uma nova empresa ou quem deseja abrir um novo setor.

Key Performance Indicator (KPI)

O KPI é a sigla de Key Performance Indicator, que em sua livre tradução significa “Indicador-Chave de Performance”. O KPI é uma ferramenta utilizada para entender o sucesso do negócio, ou seja, um valor mensurável que se relaciona com metas, objetivos e estratégias.

2. Setor operacional mais eficiente

Outra vantagem ocorre por meio das ferramentas de gestão do tipo Enterprise Resource Planning (ERP), ou seja, softwares de gestão que deixam praticamente todos os processos empresariais automatizados.

Estes softwares trazem inúmeras facilidades para a sua gestão. Além disso, auxiliam a sua empresa a perceber o melhor momento para investir em determinado projeto, possibilitando acesso a informações de quanto deverá pagar e quanto irá receber, além de informar seu capital de giro e suas previsões de metas.

Por meio da automatização, os erros diminuem significativamente, uma vez que os processos deixam de ser manuais e os cálculos são gerados por um sistema.

3. Relacionamento positivo com o cliente

O CRM é a sigla de Customer Relationship Management, ou seja, Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente. Em sua maioria, as ferramentas de gestão CRM cuidam da parte de relacionamento com os clientes, referindo-se ao conjunto de práticas, estratégias e tecnologias focadas nisso.

Porém, vale pontuar que o CRM não é voltado exclusivamente para o relacionamento com o cliente, pois ele gera capacidade de análise de dados, planejamento, simulação e otimização.

Por meio de seus softwares integrados, pode-se obter um atendimento mais personalizado, focando exclusivamente na necessidade do cliente. Este processo vai além de apenas vender: garante uma relação próxima com o consumidor.

Utiliza-se o CRM no administrativo, nas vendas e no marketing da empresa. Além disso, ele mostra quanto o seu cliente comprou, quais produtos e/ou serviços ele consome, qual sua frequência de compra, suas formas de pagamento preferidas e quais clientes estão inadimplentes.

4. Colaboradores mais produtivos

Normalmente, imaginamos que a gestão de pessoas é uma responsabilidade apenas do RH, porém todos os gestores são responsáveis pelo desempenho dos colaboradores. Assim, essas relações precisam definir um norte para que o desenvolvimento da equipe aconteça de forma eficaz.

Em suma, essas ferramentas de gestão possuem o objetivo de criar um volume de valores que se façam presentes no dia a dia da organização, agregando princípios e valores à proposta da empresa, além de estabelecer parâmetros para os seguintes processos:

• Melhoria nas lideranças;
• Consolidação na cultura da companhia;
• Organização dos planos de carreiras;
• Instalação de programas de segurança e comodidade;
• Constituição de políticas que estimulem os colaboradores;
• Implementação de programas de treinamentos.

Ferramentas de Gestão X Softwares de Gestão

Agora que você já possui diversas informações sobre as ferramentas de gestão e também sabe como aplicá-las em seu negócio, vamos verificar a principal semelhança e diferença existentes com os softwares de gestão.

O software de gestão é um programa que auxilia os gestores das organizações, tanto no processamento dos dados quanto na automação dos processos e centralização das informações. Esse sistema pode ser instalado nos computadores ou online.

Um ótimo exemplo de software de gestão é o eGestor, o sistema que simplifica a gestão de sua empresa. Por meio dele, você pode controlar o financeiro, as vendas, as prestações de serviços, além de imprimir boletos bancários, notas fiscais eletrônicas, NFC-e e muito mais. Além disso, ele é uma ferramenta de gestão ERP online.

A principal semelhança entre as ferramentas de gestão e os softwares de gestão está no fato de ambos contribuírem na solução de problemas e na tomada de decisões. Por outro lado, a diferença está em como são empregadas. Em suma, as ferramentas de gestão são metodologias, ou seja, formas de identificar e resolver os problemas, já os softwares de gestão são programas que facilitam o dia a dia da organização.

Considerações finais

Em conclusão, as ferramentas de gestão são essenciais para um bom andamento de seu negócio, uma vez que, por meio delas, você consegue acompanhar a evolução dos processos administrativos de diversos setores da empresa.

Sempre que for necessário obter informações sobre as ferramentas de gestão, você pode voltar aqui neste material completo, mas lembre-se de colocar em prática o que você aprendeu.

Perguntas frequentes sobre ferramentas de gestão