Após o processo de elaboração de metas por parte das empresas, é necessário planejar todas as atividades que serão realizadas por cada um dos colaboradores visando alcançar os objetivos projetados.

É aí que entra a importância da estruturação de um bom plano operacional. Esse documento tem como principal objetivo nortear o trabalho dos profissionais da sua empresa. Assim, ele descreve todo o processo operacional do trabalho de cada um deles, estabelecendo o tempo exigido para a obtenção de resultados e conclusão de serviços!

Além de estabelecer a função de cada profissional, o plano operacional precisa deixar claro alguns pontos. Entre eles, podemos citar os recursos financeiros que serão necessários para a execução do trabalho; os riscos da atividade para os funcionários; medidas preventivas para minimizar esses riscos; dentre outras importantes informações sobre os processos operacionais desenvolvidos pela empresa. Quer saber mais sobre o conceito de plano operacional e como deve ser elaborado em sua empresa? Então siga com a gente neste artigo!

O que é um plano operacional?

Um plano operacional é um documento que organiza todo o processo produtivo do negócio, em todas as suas áreas, como um plano de negócio.

A partir do plano operacional, todos os trabalhos desenvolvidos por sua empresa podem ser projetados mais facilmente, não deixando dúvidas sobre as atividades de cada colaborador em determinada atividade.

Portanto, ao contrário do planejamento estratégico, o planejamento operacional é muito mais direcionado para organizar as atividades individuais de cada colaborador.

Além dos fatores citados anteriormente, o plano operacional deve estabelecer o tempo que o trabalho deve ser desenvolvido e quais os resultados esperados.

Sendo assim, esse documento possui foco total na obtenção de resultados dentro do período estabelecido. Ele também serve como uma boa ferramenta de avaliação do trabalho de seus colaboradores, à medida em que se espera que eles cumpram o que foi estabelecido no plano operacional.

Como elaborar um plano operacional eficiente para a sua empresa?

No mundo dos negócios e gestão empresarial, você certamente já deve ter ouvido falar do termo 5W2H, não é mesmo? Trata-se de uma ferramenta muito utilizada por empresas do mundo inteiro para traçar o caminho a ser seguido para a elaboração das mais variadas estratégias de negócio.

Apesar de parecer uma sigla complexa, a 5W2H é uma metodologia que possibilita um planejamento mais objetivo e simplificado para as empresas. Para deixar esse processo mais claro, vamos explicar o que realmente significa os 5W e os 2H, que correspondem as seguintes palavras, em inglês:

5W:

• What (O que): É usado para definir o que deve ser feito;
• Why (Porque): Afinal, porque é importante a realização de determinada atividade?;
• Where (Onde): Em que local deverá ser realizada a atividade?;
• When (Quando): O trabalho possui uma necessidade imediata ou será realizado futuramente?;
• Who (Quem): Qual dos profissionais será responsável pela tarefa?;

2H:

• How (Como): De que maneira será realizada a atividade?
• How much (Quanto): Quais os custos operacionais necessários para a execução do trabalho?

Portanto, a 5W2H engloba os fatores primordiais para o planejamento e execução de determinado trabalho. Sendo, assim, uma ótima ferramenta para a elaboração do plano operacional de determinada atividade da sua empresa. Ainda, existe uma maneira super fácil de aplicar a metodologia: a Planilha de 5W2H.

Além de todos esses fatores, também é preciso especificar todos os riscos que se pode apresentar aos profissionais envolvidos no processo. Além disso, também devem ser especificadas quais as medidas para minimizar os riscos e os custos para lidar com possíveis danos.

Quais são os objetivos da sua empresa?

Ao elaborar um plano operacional, é preciso ter em mente quais os resultados que se deve esperar da sua equipe de colaboradores. Mas também, onde a empresa realmente deseja chegar, em termos de produtividade após a realização de determinados processos.

Para se definir os objetivos gerais e individuais de cada colaborador, é preciso realizar um estudo da atual situação do seu empreendimento no mercado. Para que se possa projetar metas realmente de acordo com a realidade, também deve-se ter os valores do faturamento obtido nos meses anteriores.

Também é preciso analisar o histórico e identificar as principais habilidades de cada um dos seus colaboradores. Dessa forma, as tarefas são delegadas de acordo com essas habilidades, se tornando efetivas e conseguindo suprir as necessidades da sua empresa.

É importante ressaltar que o plano operacional deve ser um processo contínuo dentro de sua empresa. Em caso de se verificar os resultados estabelecidos dentro do período projetado, recompense os seus colaboradores responsáveis por essas atividades, e estabeleça novas metas.

Somente assim o seu empreendimento não ficará estagnado e manterá sempre um ambiente de competitividade e uma cultura de crescimento no ambiente.

Tenha profissionais qualificados

De nada adianta estabelecer metas para a sua empresa, possuir todos os recursos necessários, sem ter uma equipe altamente qualificada.

Afinal, os seus colaboradores representam o “coração” da sua empresa. São eles que serão responsáveis por tornar todas as suas expectativas em realidade, e de fato fazer o seu negócio decolar no mercado.

É importante ressaltar que ter profissionais qualificados, não significa obrigatoriamente realizar novas contratações em caso de baixa produtividade de seus funcionários atuais.

Em muitas situações, demitir alguns de seus colaboradores e contratar outros pode ser uma medida mais cara do que a capacitação dos profissionais que trabalham atualmente na sua empresa.

Apesar de existirem profissionais extremamente qualificados no mercado, sua empresa por estar em um estágio ainda inicial, pode não ter condições para arcar com os salários mais altos desses profissionais.

Existem uma série de cursos que são completamente online e gratuitos para a qualificação de seus colaboradores, nos mais variados aspectos que envolvem o ambiente empresarial.

Portanto, além de apresentar uma grande economia de custos para a sua empresa, implementar treinamentos corporativos para os seus colaboradores faz com que esses profissionais mantenham-se duradouros e identificados com a sua empresa, aumentando assim as chances de crescimento e evolução dentro de sua organização!

Não esqueça de revisar o seu plano operacional

Por mais cuidadoso que possa ter sido elaborado o plano operacional para as atividades de sua empresa, a ocorrência de erros é sempre uma possibilidade.

Equívoco em relação ao profissional responsável pelo trabalho, por exemplo, pode atrasar o processo e causar um grande transtorno no ambiente interno da empresa.

Da mesma forma, informações incorretas em relação a custos de operação e período de realização da atividade podem comprometer a viabilidade do projeto.

Por isso, é importante fazer uma revisão atenciosa de todos os aspectos que envolvem o plano operacional da sua empresa, de forma a evitar equívocos e deixá-lo absolutamente claro e preciso para os seus colaboradores.

Faça um balanço do seu plano operacional

Após a elaboração do plano operacional de todas as atividades da sua empresa, é preciso fazer uma constante avaliação dos pontos positivos e negativos.

É importante controlar e manter o registro de todas as atividades que trouxeram os resultados projetados e também as que ficaram aquém das expectativas.

Esse processo de análise é de suma importância para a elaboração de futuros planos operacionais. Será que o tempo estabelecido para a realização de determinada tarefa é suficiente?

A atribuição de tarefas aos profissionais foi elaborada corretamente? Todos esses fatores podem influenciar diretamente nos resultados e precisam ser constantemente avaliados por sua empresa.

Em caso de se verificar pouca eficácia do plano operacional, não tenha medo de propor alterações para a sua equipe de colaboradores e traçar outros objetivos.

E um plano de contingência, o que é?

Como você já sabe, o mercado apresenta muitas variáveis, assim como o ambiente empresarial. Um produto ou serviço que possui uma alta demanda em determinado momento, pode ser deixado de lado pelo público posteriormente.

Um de seus melhores profissionais pode aceitar uma proposta para trabalhar em outra empresa, fazendo com que você tenha que arcar com custos inesperados na contratação de um novo funcionário, dentre muitos outros fatores.

Baseado nesses imprevistos, é que se dá a importância de um plano de contingência, que nada mais é do que um planejamento alternativo ao seu plano operacional, em caso da ocorrência de determinadas situações que possam impossibilitar os resultados ou até mesmo a execução das atividades programadas no seu plano inicial.

Gostou do texto? Sente-se preparado para colocar um plano operacional em prática em sua empresa?

Esse planejamento pode ser elaborado em planilhas do excel, ou se preferir economizar tempo e otimizar ainda mais este processo, em um sistema de gestão empresarial, como o eGestor, que pode ser testado gratuitamente durante 15 dias!