Uma planilha de vendas faz todo o controle das vendas, mostrando quanto saiu em produtos e em dinheiro de um negócio. Assim, ela garante que você consiga controlar as suas vendas de forma simples. Dessa forma, com a planilha, todos os produtos vendidos podem ser registrados, assim como os clientes e vendedores responsáveis.

Por meio da planilha você possui dados concretos para tomar decisões. Além disso, se pode analisar a produtividade do seu negócio de uma forma muito mais clara. A partir da análise do volume recente de vendas, é possível definir metas mais ambiciosas para que em outro momento seja possível investir um valor maior nas suas operações.

Aqui você encontra um modelo de planilha de vendas pronto para baixar gratuitamente e as principais dicas para faturar mais com o controle de vendas.

O que é uma planilha de venda

Uma planilha de vendas é uma das maneiras de realizar o controle de vendas de um negócio. A planilha de controle de vendas é essencial pois ela monitora os produtos vendidos, seja no financeiro, com os valores dos produtos, ou no estoque, com a quantidade de produtos.

A sua importância está no fato de que uma empresa que faz o controle das vendas consegue entender os valores do negócio, tornando possível uma análise mais simples. Imagine não saber quantos produtos foram vendidos, se precisa realizar novos pedidos, ou pior, se o valor em caixa bate com o que foi vendido. Este é o objetivo da planilha de vendas: acompanhar os produtos e os valores da principal fonte de faturamento de uma empresa.

Como fazer uma planilha de vendas

O primeiro passo para fazer uma planilha de vendas deve-se ter quais colunas serão inseridas. Elas definirão o formato da sua empresa e você até pode inserir novas, mas pode ser que algumas informações já tenham sido perdidas se não houver outro registro.

Assim, o ideal para montar uma planilha de vendas é:

Cadastro de clientes

O ideal para montar uma planilha de vendas é ter uma aba da planilha para o cadastro de clientes. Nela, devem estar as colunas:

Dados gerais

• Nome/Razão Social: o nome do cliente, caso seja pessoa física; ou a razão social em caso de pessoa jurídica.
• CPF/CNPJ: números do CPF em caso de pessoa física ou CNPJ quando pessoa jurídica.
• Telefone: em caso de necessidade de entrar em contato com o cliente é muito importante ter o número de telefone, afinal, é uma das maneiras mais rápidas para comunicação.
• E-mail: o e-mail pode ser utilizado em casos de promoção ou contato em geral. Se a empresa faz orçamentos, por exemplo, é comum que eles sejam enviados por e-mail.

Planilha de Vendas: Dados de endereço

• CEP;
• Estado;
• Cidade;
• Endereço;
• Bairro;

Dados fiscais

• Indicador de IE: o indicador de inscrição estadual é um dos campos obrigatórios ao emitir uma NF-e.
• Inscrição Estadual: a IE é o código de cadastro da empresa na Receita do estado, que controla os pagamentos de impostos de caráter estadual, principalmente o ICMS.

Cadastro de produtos

Dados do produto

• Nome: o nome definido aqui é o nome que constará na aba de controle geral de vendas.
• Categoria: caso a sua empresa trabalhe com produtos e serviços, ela pode escolher a categoria na hora de registar o mesmo.
• Preço de venda: o preço de venda é o valor pré definido, onde são contabilizados valores de margem de lucro e despesas.
• Preço de custo: o preço de custo é o valor que foi pago pela mercadoria para ser revendida.
• Estoque atual: a quantidade desse produto que constam em estoque. Essa informação é importante uma vez que na aba de controle de vendas estão a quantidade de produtos vendidos, indicando o momento de fazer outro pedido.

Dados fiscais

• Referência EAN/GTIN: o GTIN é sigla para Global Trade Item Number, que é um identificador internacional utilizado para pesquisar informações do produto em um banco de dados. Ele é dado para produtos que podem ser precificados em qualquer momento da cadeia de suprimentos.
• NCM: o NCM é sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul, que é um código utilizado entre países do Mercosul para identificar a natureza do produto.
• Unidade Comercial: a unidade comercial é o que indica a unidade de medida de um produto. Farinha e alguns alimentos são medidos em kilogramas, enquanto alguns materiais de construção são medidos em metros cúbicos, por exemplo.
• CNAE: CNAE é a sigla para Classificação de Atividades Econômicas, que é um código que define qual é a atividade principal e secundária que a empresa exerce.
• Código de Trib. Municipal: o CTM é parte do sistema tributário municipal que implica normas sobre o direito tributário que é aplicado às empresas do município.

Vendas

Informações

• Data da Venda: a data da venda é importante, uma vez que deve ser definido pela empresa o regime de do fluxo de caixa, se de caixa ou de competência, que define quando será registrado o valor da venda. Com o registro da data da venda é possível encontrar melhor informações.
• Cliente: antes de inserir na aba de vendas, é importante dispor os dados do cliente na aba da planilha de cadastro de clientes. Dessa forma, se tem o telefone, quando precisar de contato; ou o e-mail, para enviar uma promoção.
• Venda ou Orçamento: uma venda que ainda não foi realizada pode ser um orçamento, ou, ainda, se é comum para a empresa a realização do orçamento, é interessante ter um cadastro dos orçamentos, quando foi feito e quando se tornou uma venda.

Financeiro

• Valor da venda: a coluna de valor da venda demonstra o valor com que o produto foi vendido. Ela existe porque nem sempre o valor da venda é o mesmo valor de venda, podendo haver descontos ou aumento.
• Forma de pagamento: essa coluna, juntamente com a próxima, definem para onde o seu dinheiro está indo. Por exemplo, se o pagamento foi realizado em dinheiro, ele deve estar no caixa físico, no controle de fluxo de caixa. Mas se o pagamento foi feito por PIX, é preciso saber a conta para onde o dinheiro foi e inserir esse valor no fluxo de caixa.
• Conta destino: é comum que uma empresa tenha conta em mais de um banco, dessa forma, a coluna de conta destino mostra onde esse dinheiro deve ter entrado. Assim é possível realizar um controle financeiro mais preciso.
• Situação: uma conta nem sempre é paga no momento da venda, por isso é importante que a planilha de vendas contenha uma coluna para a situação, especificando se ela foi paga ou ainda está à receber.
• Data de pagamento: como já comentado, o valor pode ser repassado a empresa em outra data que não a da venda, por isso ter uma coluna informando a data de pagamento é fundamental.
• Desconto: quando o valor da venda é menor que o preço de venda, normalmente é porque foi dado algum desconto. Isso significa que algum valor “deixou” de ser recebido pela empresa, normalmente como lucro. Por isso é tão importante especificar o valor do desconto.

Como utilizar uma planilha de vendas?

Com uma planilha de vendas você tem em mãos todos os dados dos negócios realizados pela sua empresa. Assim podendo analisar diversos indicadores de desempenho, como número de vendas gerais e por vendedores individualmente. Também analisando produtos que possuem uma maior demanda no mercado, clientes mais ativos e outros aspectos.

Os dados registrados na planilha de vendas podem servir para nortear reuniões com a equipe de vendedores. E assim fazer um balanço dos números que foram obtidos e discutir novas estratégias. Essas poderão ser adotadas para aumentar as vendas e gerar um maior faturamento para o próximo mês.

Uma das formas mais eficientes de utilizar uma planilha de controle de vendas é juntamente com a planilha de controle de estoque. Assim, é possível ter um controle maior de todos os dados necessários para acompanhar totalmente as informações, de forma a fazer a gestão da sua empresa corretamente.

Vantagens de utilizar uma planilha de vendas

Cadastro de clientes na planilha de vendas

Cadastrando todos os seus clientes na planilha você pode armazenar diversas informações referentes a cada um deles. Como nome, CPF ou CNPJ e endereço. Assim, é possível ter todas as informações de contato de fácil acesso.

Dessa forma é possível saber os dados dos clientes para entrar em contato em caso de promoção, se os mesmos autorizarem, ou descontos de aniversário, por exemplo.

Controle de comissões de vendedores

Cadastrando todas as vendas da sua empresa e informando os vendedores responsáveis por cada negócio, fica muito mais fácil avaliar a produtividade individual. E, assim, a partir disso, realizar o cálculo de comissionamento que será destinado a cada um deles.

Para isso também pode ser utilizado uma Planilha de Comissão de Vendas. Nela é possível saber quais valores devem ser pagos de acordo com as metas da equipe.

Comparação de desempenho na planilha de vendas

O controle de vendas deve ser um processo absolutamente contínuo em sua empresa. A partir das informações registradas em sua planilha de vendas é possível realizar um comparativo do volume de negócios realizados em relação ao mês anterior. E assim, ter uma ideia de como está a produtividade e a evolução de sua empresa.

Para este comparativo funcionar de forma eficiente, é imprescindível que você não esqueça de registrar nenhuma venda realizada. Por menor que seja o valor referente a determinada venda, ele vai fazer diferença na hora de avaliar o faturamento obtido. Assim influenciando no comparativo com o mês anterior.

Previsão de vendas na planilha de controle de vendas

Em uma planilha de controle de vendas é possível estabelecer as metas de vendas da sua empresa para um determinado período e fazer uma projeção para o próximo mês a partir da média de vendas realizadas anteriormente.

Estabelecer metas e projetar as vendas para um determinado período, é essencial para engajar a sua equipe em torno de um objetivo específico.

Financeiro do pedido na planilha de vendas

Das partes mais importantes do controle. Portanto, nele deve ser inserido o tipo de venda, se será parcelado, se houve pagamento de entrada.

É útil para manter a recorrência, saber qual pagamento será feito em qual dia.

Se você decidir optar por uma maior agilidade no processo de controle de vendas da sua empresa, com uma análise de dados mais precisa e automatizada, utilizar um software de gestão empresarial pode ser uma ótima alternativa.

No caso de se utilizar planilhas, por exemplo, seria necessário uma planilha para gerenciar cada setor da empresa. Por exemplo: uma especificamente para as vendas, uma planilha para controlar o estoque, uma para planilha de controle financeiro, uma para os funcionários e assim por diante.

A partir de uma única plataforma é possível armazenar todas as informações referentes às suas vendas e posteriormente realizar a emissão de nota fiscal eletrônica e de boletos bancários para os seus clientes.

Além do controle de vendas

É a partir de um software totalmente informatizado que você consegue realizar um melhor controle de vendas da sua empresa. Não só de todas as suas vendas, mas também a respeito das demais receitas e despesas de seu empreendimento.

Com a utilização de um software informatizado de gestão empresarial, é possível gerenciar absolutamente todos estes aspectos que envolvem a gestão de seu negócio por meio de uma única ferramenta. Sejam eles o fluxo de caixa, o controle de vendas, o controle financeiro e o controle de estoque.

Além desta praticidade, um software de gestão empresarial possibilita a geração de diversos relatórios gerenciais com os mais variados indicadores de desempenho do seu negócio a partir dos dados cadastrados no sistema e permite o cálculo da margem de lucro de cada produto vendido.

Dessa forma, utilizando um sistema totalmente online como o eGestor, é possível acessar todas essas informações do local em que estiver por meio de qualquer computador, tablet ou smartphone.

A partir do sistema, a cada novo cadastro de venda a ferramenta realiza a atualização da nova quantidade de estoque daquele determinado produto de uma forma totalmente automatizada, trazendo um enorme ganho de tempo neste processo!