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DANFE online: como emitir o documento acessório da NF-e

Uma das principais obrigações de todo comerciante é emitir uma nota para os produtos que ele vende, e geralmente ele emite essa nota usando uma NF-e. Relacionada com essa obrigação, a DANFE online, sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é um documento simplificado que o vendedor e emissor da nota pode utilizar para apresentar as informações da NF-e de forma resumida.

Mas talvez você se pergunte o porquê da necessidade de uma DANFE sendo que a NF=e já é um documento emitido eletronicamente.

A DANFE torna mais simples o processo de consulta das informações de uma nota, o que o torna um dos documentos exigidos para conferência de mercadorias em transporte, por exemplo. A seguir, confira como funciona esse documento e quem precisa emitir ele.

O que é a DANFE online?

A DANFE online, ou web DANFE, é o documento que serve para resumir as informações da NF-e emitida na venda de um produto. A NF-e existe somente no formato digital, já a DANFE pode ser impressa, caso uma eventual necessidade de conferência exija isso.

Apesar de ser muito útil para consultar as informações da venda e sua apresentação ser obrigatória no transporte de mercadorias, a DANFE online NÃO tem valor fiscal.

Para tornar mais fácil a compreensão do que se trata uma DANFE: toda vez que você realiza uma compra na internet, é comum receber junto da mercadoria um documento contendo informações sobre o que você comprou. Geralmente chamamos isso de nota fiscal, mas na verdade esse documento é a DANFE, ou seja, um resumo da nota fiscal.

Informações contidas na DANFE?

Para cumprir sua função, uma DANFE precisa conter algumas informações essenciais. Confira o que você pode encontrar na DANFE:

  • Chave de acesso da NF-e
  • Valor da operação
  • Descrição da mercadoria(s)
  • Dados do vendedor, como o CNPJ, endereço, telefone, inscrição estadual
  • Dados do destinatário (consumidor)
  • Detalhamento dos tributos e encargos da operação

Além do mais, o Portal da Nota Fiscal Eletrônica disponibiliza um leiaute padrão para a emissão de NF-e. Dessa forma, o comerciante sabe exatamente quais informações precisam estar presentes na DANFE online, seja para enviar eletronicamente para um cliente quanto para realizar a impressão do documento.

Para que serve a DANFE online?

O objetivo principal da DANFE é fornecer uma consulta rápida e simplificada às informações de uma nota fiscal, referente à uma mercadoria vendida.

Logo, apesar da emissão de nota fiscal hoje ser totalmente digitalizada, a DANFE continua sendo utilizada. Até mesmo a versão impressa da DANFE online ainda se faz necessária. Isso porque a apresentação desse documento em postos de fiscalização durante o processo de transporte é obrigatório, e às vezes o acesso à internet para a consulta ao formato digital da DANFE nesses locais não é possível.

Além disso, na DANFE online existe um campo onde o consumidor pode atestar que recebeu de fato o produto, comprovando a entrega. A identificação do cliente acontece pelo nome e assinatura, por isso é importante guardar esse documento para casos em que ocorram problemas com a entrega ou quando o cliente solicitar uma segunda via.

O DANFE online também serve para confirmar e garantir a existência da nota fiscal e pode auxiliar na escrituração contábil.

Assim, é necessário que o comerciante realize o arquivamento da DANFE por cinco anos, conforme a legislação tributária estipula.

O que é a NF-e?

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica é a versão digital da nota emitida na venda de mercadorias. Tanto lojas físicas quanto comércios eletrônicos têm a obrigação de realizar a emissão da NF-e, já que esse documento é um substituto da nota fiscal em papel.

A NF-e é emitida através de um XML, que é um arquivo eletrônico. O usuário precisa, por sua vez, transmitir esse XML para o estado e para a Receita Federal.

A NF-e garante a segurança entre as partes em uma venda, tanto para o consumidor quanto para o lojista. Isso porque, como a NF-e é um documento digital, se elimina os riscos de perda ou extravio do documento. Dessa forma, existe uma padronização que melhora a confiança nas relações comerciais entre empresas e consumidores.

Qual é a diferença da DANFE para a NF-e?

Enquanto a NF-e é o documento principal, a DANFE online é apenas acessória à emissão da nota eletrônica. Ou seja, ela é apenas um espelho da NF-e, contendo algumas informações principais. Isso porque na verdade as informações da NF-e ficam armazenadas no arquivo XML, que é um arquivo que serve para a transmissão online com segurança à SEFAZ e a Receita Federal, que são os órgãos fiscalizadores. Logo, a NF-e se torna um arquivo de difícil leitura para uma conferência simples e rápida.

Assim, o DANFE online permite que o usuário tenha um método de visualizar as informações facilmente, simplificando e melhorando todo o processo de conferência das informações da mercadoria.

Arquivo XML

O arquivo XML, sigla para ‘extensible markup language’, é o formato digital da da Nota Fiscal Eletrônica, utilizado para representar as informações contidas no documento que a empresa que faz a venda emite eletronicamente. A estrutura do arquivo segue um padrão estabelecido pela Receita Federal do Brasil, seguindo o modelo de documento fiscal estipulado e exigido pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O XML da NF-e contém dados como informações sobre o emitente (empresa que emite a nota), destinatário (cliente ou empresa que recebe a nota), produtos ou serviços fornecidos, valores, impostos, forma de pagamento, entre outros detalhes relevantes para a emissão e controle fiscal da nota.

Esse arquivo XML é gerado e assinado digitalmente pelo emissor da nota fiscal. Após isso, o emitente precisa transmitir o arquivo para a Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) e para a Receita Federal.

O XML da NF-e permite a automatização dos processos fiscais, facilita a troca de informações entre empresas e órgãos governamentais, e possibilita a consulta e verificação da autenticidade da nota fiscal de forma eletrônica.

Preciso emitir a DANFE online?

A DANFE online é um documento complementar da Nota Fiscal Eletrônica. Portanto, toda empresa que realiza a venda de mercadorias tem a obrigação legal de emitir a DANFE. Além disso, como a DANFE é um documento que geralmente acompanha a mercadoria que está em transporte, o comerciante precisa fazer a emissão e a imprimir a DANFE antes da mercadoria entrar em circulação.

Como emitir uma DANFE online?

A DANFE online é emitida a partir do arquivo original da NF-e, portanto, para acessá-la, basta seguir os passos abaixo:

  • Configure o emissor de NF-e: para emitir a DANFE, é recomendado que se utilize da mesma plataforma ou software que emitiu a NF-e original. Dessa maneira, há uma garantia que não vão existir divergências entre a nota original eletrônica e a DANFE online.
  • Selecione a NF-e desejada: a emissão da DANFE só pode ser realizada depois que a NF-e já estiver autorizada. O processo funciona da seguinte maneira: a empresa gera um arquivo com as informações da nota, transmite para a SEFAZ, e se tiver tudo certo, recebe um arquivo de retorno com a autorização da nota. Dessa maneira, o arquivo XML da nota já vai estar disponível dentro do software para a emissão da DANFE online.
  • Imprima a DANFE ou envie por e-mail: após as etapas anteriores serem realizadas, o usuário pode selecionar a maneira que deseja acessar a DANFE online, que originalmente é um documento eletrônico. Geralmente o sistema vai lhe oferecer as opções de imprimir a DANFE em papel, baixar o arquivo ou enviar ele por e-mail para o cliente.

Onde emitir a DANFE online?

O próprio emissor da NF-e pode emitir a DANFE online através de um software de gestão fiscal e emissão de notas fiscais. Além disso, a emissão da DANFE online está integrada ao processo de emissão da NF-e, que é realizado de forma eletrônica e é obrigatório para a maioria das empresas no Brasil.

Normalmente, é possível emitir a DANFE nos seguintes locais:

  • Software de emissão de notas fiscais eletrônicas: empresas que utilizam sistemas de gestão empresarial (ERP) ou softwares específicos para emissão de notas fiscais eletrônicas podem emitir a DANFE online diretamente através dessas ferramentas. Esses sistemas estão preparados para gerar a DANFE automaticamente com base nas informações fornecidas no processo de emissão da NF-e.
  • Portal da Secretaria da Fazenda Estadual: Em alguns casos, é possível emitir a DANFE online diretamente pelo portal da Secretaria da Fazenda Estadual ou pelo ambiente virtual disponibilizado pelo órgão fiscal responsável. Nesses casos, a empresa deve acessar o portal, fazer o login com suas credenciais e utilizar as opções disponíveis para emitir a DANFE online.

É importante ressaltar que a emissão da DANFE online está diretamente relacionada à emissão da NF-e. Portanto, para emitir a DANFE online, a empresa deve ter realizado previamente à emissão da NF-e de forma eletrônica e seguir as diretrizes estabelecidas pela legislação fiscal vigente no país.

Como imprimir uma DANFE em PDF?

É possível realizar a impressão da DANFE online em PDF, que é um dos formatos de arquivo mais utilizados para documentos. Basta seguir os passos abaixo:

  1. Verifique se você possui o software adequado para gerar arquivos em PDF. Caso não tenha, existem diversas opções disponíveis gratuitamente na internet, como o Adobe Acrobat Reader, o PDFCreator, o CutePDF Writer, entre outros. Portanto, talvez seja necessário instalar algum desses no seu dispositivo.
  2. Acesse o sistema emissor de NF-e da sua empresa ou o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado, onde a DANFE está disponível. Faça o login ou acesse a área onde você tem acesso às suas notas fiscais eletrônicas.
  3. Localize a DANFE que você deseja imprimir. Ela geralmente é disponibilizada em formato digital, como um arquivo XML ou um link para visualização.
  4. Abra o arquivo ou o link da DANFE no seu navegador ou no software adequado.
  5. Com o arquivo aberto, vá até o menu de opções do programa que você está usando e selecione a opção de impressão. Geralmente, essa opção está presente no menu “Arquivo” ou através de um atalho de teclado. Esse atalho costuma ser “Ctrl + P” (no Windows) ou “Command + P” (no Mac).
  6. Na janela de impressão, verifique se o seu software de PDF está selecionado como impressora. Em seguida, clique em “Imprimir” ou em “Salvar como PDF”, dependendo do programa que você está utilizando.
  7. Escolha o local onde você deseja salvar o arquivo PDF da DANFE e clique em “Salvar”.

Após seguir esses passos, o arquivo PDF da DANFE estará salvo no local escolhido. Você poderá então imprimi-lo em papel caso seja necessário. Lembre-se de conferir as configurações de impressão, como orientação da página e qualidade de impressão, para garantir uma cópia adequada da DANFE.

DANFE online

Como consultar uma DANFE?

É possível consultar a DANFE dentro do sistema de emissão de notas que você utiliza, através da chave de acesso no portal da SEFAZ. Para fazer isso, selecione a opção “Consultar NF-e completa”, informe a chave de acesso, o código da imagem e em seguida, “continuar”. Depois basta clicar em “download do documento”. Outra forma de realizar essa busca pela DANFE é dentro do sistema emissor da NF-e.

O arquivo XML também pode ser utilizado para consultar a DANFE online. Basta utilizar o arquivo dentro do programa emissor para emitir uma nova via da DANFE, caso a primeira seja perdida.

Como ver a DANFE em PDF?

Para consultar a DANFE em formato PDF, você precisa:

  1. Acessar o Portal de Nota Eletrônica da SEFAZ ;
  2. Selecionar a opção “Consultar NF-e”;
  3. Inserir a chave de acesso da nota fiscal;
  4. Emita a NF-e selecione a opção de salvar a DANFE em PDF;
  5. Utilize um visualizador de PDF para consultar a DANFE

Chave de acesso da DANFE

A chave de acesso é um código composto de 44 números que serve para consultar o arquivo da nota fiscal e consequentemente, a DANFE online. Ele serve para conferir maior segurança para o processo de emissão da nota fiscal e também uma maneira padronizada de representar esse documento.

Dessa forma, a chave de acesso serve como uma espécie de CPF para a nota fiscal e para a DANFE. Esse código de 44 números tem um padrão estabelecido e contém em si mesmo algumas informações a respeito da NF-e. Confira a composição da chave de acesso.

Código do estado2 dígitos que representam a UF onde foi emitida a NF-e.
Ano e mês da emissão4 dígitos que indicam o ano e mês em que a NF-e foi emitida.
CNPJ do emitente14 dígitos que correspondem ao CNPJ do emissor da NF-e.
Modelo do documento fiscal2 dígitos que identificam o modelo do documento fiscal (no caso da NF-e, é sempre 55).
Série da NF-e3 dígitos que representam a série da nota fiscal eletrônica.
Número da NF-e9 dígitos referentes ao número da nota
Código numérico aleatório9 dígitos gerados aleatoriamente para evitar acessos indevidos na NF-e
Tipo de emissão1 dígito verificador que indica o tipo de emissão da NF-e.

Consultar a DANFE sem a chave de acesso

Se você deseja consultar uma NF-e ou uma DANFE, não tem acesso no momento à chave de acesso, e não deseja esperar até que o fornecedor lhe informe essa chave, a melhor opção é utilizar um software especializado na emissão e gerenciamento de notas fiscais.

Um software desse tipo pode baixar e manter arquivados em nuvem os XML’s das notas fiscais das suas mercadorias. Dessa forma, você só precisa utilizar seu Certificado Digital para acessar suas notas e emitir a DANFE online em caso de necessidade, sem precisar ter em mãos a chave de acesso toda vez que precisar de uma nota.

Essa é uma ferramenta que vai facilitar muito o processo de conferência de notas fiscais quando necessário, uma vez que o programa faz a guarda de todas suas notas fiscais com segurança.

Contingência: o que fazer quando não é possível emitir uma nota fiscal?

Quando não é possível emitir uma nota fiscal por motivos de falta de conexão de internet com a SEFAZ do estado, o lojista pode utilizar a emissão de nota fiscal em contingência. O processo de contingência é emitir uma nota fiscal mesmo sem uma autorização prévia do SEFAZ por motivos de falta de conexão com o serviço online de comunicação de documentos fiscais.

No entanto, essa é uma prática que, como o nome indica, serve apenas para situações esporádicas e não para utilização frequente. Isso porque o processo correto é que o usuário transmita a nota fiscal para a SEFAZ para autorização prévia. Logo, a emissão de nota em contingência deve ser utilizada apenas em situações devidamente autorizadas pelos órgãos fiscais competentes e dentro das regras estabelecidas por eles.

Dúvidas frequentes sobre a DANFE

Onde imprimir a DANFE online?

O usuário pode imprimir a DANFE no portal da SEFAZ ou no seu software emissor depois que a NF-e já estiver transmitida e devidamente autorizada.

Quais as principais informações da DANFE online?

As informações principais da DANFE são: os dados do emissor da nota, dados do destinatário, dados das mercadorias relativas à operação, dados financeiros da nota, como o valor total e os tributos e encargos.

O que é preciso para emitir uma DANFE?

Após a nota já estar pronta e autorizada, para emitir uma DANFE basta ter em mãos a chave de acesso de 44 números ou então visualizar a nota através do programa emissor.

Quem emite a DANFE?

Quem providencia a DANFE é o emitente da NF-e, ou seja, o vendedor. Ele precisa imprimir a DANFE antes da mercadoria que vendeu entrar em processo de transporte.

Porque emitir a DANFE online?

Apesar de não possuir valor fiscal propriamente, a emissão e impressão da DANFE online é importante para acompanhar o transporte da mercadoria e posteriormente comprovar a entrega para o destinatário. Dessa forma os interessados vão dispor de uma forma simples de conferir os dados da operação.

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Escrito em: 21/06/23
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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