Planilha de Folha de Pagamento
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O que é uma folha de pagamento
Também chamada de holerite, a folha de pagamento é o documento onde se encontram todos os dados de pagamento de cada funcionário de uma empresa. Isso inclui salário, impostos e outros dados relevantes a esse pagamento. Ela normalmente é dividida mostrando o salário bruto de cada funcionário e os valores descontados de acordo com a porcentagem equivalente de cada imposto ou necessidade.
Esses cálculos podem ser confusos, mas isso não faz com que a folha de pagamento deixe de ser obrigatória. Por isso, muitas vezes, os empresários, ou os responsáveis pelo pagamento utilizam planilhas de folha de pagamento para ter esse controle.
A folha de pagamento não é apenas um registro, mas sim um documento que tem função operacional, contábil e fiscal. Assim, por esse motivo ela muitas vezes serve como comprovante. Como, por exemplo, quando se vai financiar um carro, alugar um imóvel, e, até mesmo é exigida para a aposentadoria.
Fatores do cálculo da folha de pagamento
O cálculo da folha de pagamento é relativamente extenso. Isso, porque ele deve conter:
- salário bruto
- salário líquido
- impostos pagos
- férias
- horas extras
- qualquer outro benefício que o funcionário possa ter.
Além disso, cada funcionário tem um cálculo diferente de acordo com seus benefícios. Esses benefícios podem ser vale transporte, vale alimentação, plano de saúde, entre outros.
O cálculo deve conter os seguintes fatores:
- Salário bruto do funcionário: aqui é onde a CCT, Convenção Coletiva de Trabalho, define qual o valor que deve ser pago ao setor e tipo de funcionário. Então, é por aqui que se inicia o cálculo da folha de pagamento.
- Horas de trabalho: aqui não são calculadas apenas as horas trabalhadas pelo colaborador, também são consideradas horas extras, ausências justificadas (que podem ser abonadas), ausências que devem ser descontadas, turno da hora extra e outras possíveis considerações.
- Benefícios: os valores de vale transporte, vale refeição, plano de saúde, contribuição sindical e outros são descontados aqui. É importante lembrar que o valor não é descontado totalmente, mas sim, uma porcentagem.
- Impostos: INSS, FGTS, IRPJ e outros são contabilizados aqui.
Como calcular a Folha de Pagamento
O cálculo começa com a especificação do setor do funcionário, para que assim, se avalie o salário bruto do mesmo. Após, se soma os valores relativos a horas extras dos funcionários e se diminui os valores relativos a vale transporte. Além desses dois, também se reduz os valores referentes a INSS, FGTS e IRPF, se for o caso. Assim, o resultado desse cálculo é o valor do salário líquido do funcionário. Ou seja, o valor que o mesmo deve receber mensalmente.
Assim, ter uma planilha com todos esses cálculos pode ajudar muito o responsável pela folha de pagamentos. Essa planilha de folha de pagamento traz uma visão mais ampla. Nela se pode avaliar se os cálculos estão corretos, e as equivalências de cada funcionário.
Como fazer uma planilha de folha de pagamento
Inicialmente, a planilha deve conter os dados de cada funcionário, os salários dos mesmos, a porcentagem paga por cada imposto, a quantidade de horas extras e os benefícios. Portanto, tendo todos esses dados de cada funcionário, basta dispor eles de forma a calcular o salário.
Ou seja, é possível fazer cada coluna com um item a ser pago ou descontado. Assim, a cada linha, esses itens são somados ou deduzidos do salário do funcionário.
Mas você não precisa montar uma planilha de folha de pagamento, basta fazer o download de uma, como a do eGestor.
O que deve constar na planilha
Por não poder estar errada, a folha de pagamento tem seus itens essenciais. Assim, trouxemos alguns itens que devem ser inseridos na sua planilha de folha de pagamento para você não errar.
Salário
O salário é o item principal. Ele é o valor pago ao colaborador após um período de trabalho. Assim, na folha, ele deve estar especificado se é mensal, quinzenal, semanal ou outro.
Remuneração
As remunerações que um funcionário recebe são os valores acrescentados ao salário. Elas são elementos a parte do salário que devem ser pagos. Alguns deles são:
Férias
As férias de um funcionário também devem estar dispostas na folha. É importante lembrar que como elas não são uma prestação de serviço, nenhum imposto incide sobre ela.
Horas extra
Valendo cerca de 50% a mais que uma hora de trabalho normal, as horas extras também devem constar na folha de pagamento. Elas representam a hora que o funcionário trabalha a mais que seu horário estipulado, por isso valem mais. Elas também devem ser discriminadas das horas normais de trabalho, constando de forma separada.
Décimo Terceiro Salário
O valor do 13º salário deve ser declarado de forma separada do salário, apesar de somado a ele. Essa regra se aplica para os que são pagos em uma parcela e para os que são pagos de forma parcelada.
Descontos
As maiores dúvidas dos funcionários são em relação aos descontos da folha de pagamento. Esses são valores de impostos e benefícios do empregado. Assim, alguns desses retornam, como o INSS que é pago como aposentadoria. Entenda melhor:
INSS
Também chamado de desconto da previdência, esse é o valor descontado em folha para a aposentadoria. Apesar de ter porcentagens diferentes para os salários diferentes, o desconto não pode ser maior que R$ 570,88 na folha. O valor dos descontos são:
- de 8% para quem recebe até R$ 1.556,94;
- de 9% para quem recebe de R$ 1.556,95 até R$ 2.594,92;
- e de 11% para quem recebe acima de R$ 2.594,93 e até R$ 5.189,82.
Mas, quem recebe acima desse valor também tem 11% descontado sobre os R$ 5.189,82, devido ao teto de R$ 570,88 definido.
Imposto de renda
Assim como o INSS, o IRPF tem valores diferentes de desconto para cada margem de salário. Elas podem variar de 7,5% até 27,5%.
Quem recebe um valor abaixo de R$ 1.903,98 não deve realizar o pagamento do imposto.
- Quem recebe de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 deve pagar 7,5% desse valor.
- Os que recebem de R$ 2.826,56 até R$ 3.751,05 realizam o pagamento de 15% do valor do salário.
- Quem recebe de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 paga o equivalente a 22,5%.
- E, por último, quem recebe de R$ 4.664,69 até R$ 50.000,00 paga 27,5%.
Ainda, quem possui dependentes, deve ter descontado R$ 189,59 por cada dependente.
Vale-transporte
O valor do vale-transporte é dividido entre empresa e funcionário. O valor descontado normalmente é de 6% ao salário recebido. Mas, caso o gasto desse funcionário com transporte seja maior que os 6%, a empresa deve arcar com esses valores.
Planilha de folha de pagamento do eGestor
Existem passos imprescindíveis para uma planilha de folha de pagamento. Um desses passos principais é inserir os valores referentes às bases de cálculos dos impostos pagos aos funcionários.
Dessa forma, devem estar inseridos os valores dos salários mínimo, máximo e a alíquota referente ao imposto. Caso necessário, também devem estar inseridas as deduções equivalentes. Assim como mostrado na imagem abaixo:
A partir dessa especificação é possível especificar e avaliar melhor os salários dos funcionários. Assim, na planilha seguinte, pode-se fazer a demonstração do salário recebido pelo funcionário. Com a utilização de uma planilha existe a possibilidade de identificar cada valor nas colunas, inserindo nas linhas os dados do funcionário.
Seguindo o exemplo da planilha utilizada para definir os salários dos funcionários, também se pode fazer uma planilha referente aos cálculos de 13º. Mas também referentes a férias e 13º.
Considerações finais
Partindo do princípio que uma empresa deve ter e entregar a seus funcionários a sua respectiva folha com os dados de pagamento, montar uma planilha com as informações requeridas na mesma, facilita muito para o empresário.
Pedro Henrique Escobar
Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.
Comentários:
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Eu uso o eGestor há mais de um ano, é simples prático e supera as expectativas.
Ele não é especifico para o meu ramo de atividade, mas é mais completo e simples que os grandes e caros sistemas da minha área.
MUITO FELIZ COM ESTA PLANILHA, RESUME TUDO QUE ESTOU PRECISANDO E BEM RESUMIDO
muito bom a planilha um ótimo trabalho
Muito interessante suas planilhas