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Planilha de Folha de Pagamento [Modelo para Download Grátis]

Escrito em: 10/03/20

Download Grátis

Toda empresa que possui funcionários tem uma folha de pagamento. Isso é um fato. Mas muitas vezes não se sabe quais impostos devem ser pagos, quais os cálculos que devem feitos, e outras inúmeras dúvidas.

E isso não é exclusivo dos empresários, porque também se refere aos colaboradores de uma empresa, além de ser uma atividade muito mais relacionada à contabilidade do que à gestão de empresas…

Mas não se preocupe, as suas dúvidas serão ser respondidas agora, no nosso texto. Será que uma planilha de folha de pagamento é o que você realmente precisa?

O que é uma folha de pagamento

Também chamada de holerite, a folha de pagamento é o documento onde se encontram todos os dados de pagamento de cada funcionário de uma empresa. Isso inclui salário, impostos e outros dados relevantes a esse pagamento. Ela normalmente é dividida mostrando o salário bruto de cada funcionário e os valores descontados de acordo com a porcentagem equivalente de cada imposto ou necessidade.

Esses cálculos podem ser confusos, mas isso não faz com que a folha de pagamento deixe de ser obrigatória. Por isso, muitas vezes, os empresários, ou os responsáveis pelo pagamento utilizam planilhas para ter esse controle.

A folha de pagamento não é apenas um registro, mas sim um documento que tem função operacional, contábil e fiscal. Por esse motivo, a mesma, muitas vezes serve como comprovante. Como, por exemplo quando se vai financiar um carro, alugar um imóvel, e, até mesmo é exigida para a aposentadoria.

Fatores do calculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento é relativamente extenso. Isso, porque ele deve conter o salário bruto, o salário líquido, os impostos pagos, férias, horas extras e qualquer outro benefício que o funcionário possa ter. Além disso, cada funcionário tem um cálculo diferente de acordo com seus benefícios. Esses benefícios podem ser vale transporte, vale alimentação, plano de saúde, entre outros.

O cálculo deve conter os seguintes fatores:

  • Salário bruto do funcionário: aqui é onde a CCT, Convenção Coletiva de Trabalho define qual o valor que deve ser pago ao setor e tipo de funcionário. É por aqui que se inicia o cálculo da folha de pagamento.
  • Horas de trabalho: aqui não são calculadas apenas as horas trabalhadas pelo colaborador. Também são consideradas horas extras, ausências justificadas (que podem ser abonadas), ausências que devem ser descontadas, turno da hora extra e outras possíveis considerações.
  • Benefícios: os valores de vale transporte, vale refeição, plano de saúde, contribuição sindical e outros são descontados aqui. É importante lembrar que o valor não é descontado totalmente, mas sim, uma porcentagem.
  • Impostos: INSS, FGTS, IRPJ e outros são contabilizados aqui.

Como calcular a Folha de Pagamento

O cálculo começa com a especificação do setor do funcionário, para que assim, se avalie o salário bruto do mesmo. Após, se soma os valores relativos a horas extras dos funcionários e se diminui os valores relativos a vale transporte. Além desses dois, também se reduz os valores referentes a INSS, FGTS e IRPF, se for o caso. O resultado desse cálculo é o valor do salário líquido do funcionário. Ou seja, o valor que o mesmo deve receber mensalmente.

Por esse motivo, ter uma planilha com todos esses cálculos pode ajudar muito o responsável pela folha de pagamentos. Essa planilha de folha de pagamento traz uma visão mais ampla. Nela se pode avaliar se os cálculos estão corretos, e as equivalências de cada funcionário.

Como fazer uma planilha de folha de pagamento

Inicialmente, a planilha deve conter os dados de cada funcionário, os salários dos mesmos, a porcentagem paga por cada impostos, a quantidade de horas extras e os benefícios. Tendo todos esses dados de cada funcionário, basta dispor eles de forma a calcular o salário.

Ou seja, é possível fazer cada coluna com um item a ser pago ou descontado. Assim, a cada linha, esses itens são somados ou deduzido do salário do funcionário.

Mas você não precisa montar uma planilha de folha de pagamento, basta fazer o download de uma. Como a do eGestor.

Baixe gratuitamente a Planilha de Folha de Pagamento do eGestor

O que deve constar na planilha de folha de pagamento

Por não poder estar errada, a folha de pagamento tem seus itens essenciais. Assim, trouxemos alguns itens que devem ser inseridos na sua planilha de folha de pagamento para você não errar.

Salário

O salário é o item principal. Ele é o valor pago ao colaborador após um período de trabalho. Na folha, ele deve estar especificado se é mensal, quinzenal, semanal ou outro.

Remuneração

As remunerações que um funcionário recebe são os valores acrescentados ao salário. Elas são elementos a parte do salário que devem ser pagos. Alguns deles são:

Férias

As férias de um funcionário também devem estar dispostas na folha. É importante lembrar que como elas não são uma prestação de serviço, nenhum imposto incide sobre ela.

Horas extra

Valendo cerca de 50% a mais que uma hora de trabalho normal, as horas extras também devem constar na folha de pagamento. Elas representam a hora que o funcionário trabalha a mais que seu horário estipulado, por isso valem mais. Elas também devem ser discriminadas das horas normais de trabalho, constando de forma separada.

Décimo Terceiro Salário

O valor do 13º salário deve ser declarado de forma separada do salário, apesar de somado a ele. Essa regra se aplica para os que são pagos em uma parcela e para os que são pagos de forma parcelada.

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Descontos

As maiores dúvidas dos funcionários são em relação aos descontos da folha de pagamento. Esses são valores de impostos e benefícios do empregado. Alguns desses retornam, como o INSS que é pago como aposentadoria. Entenda melhor:

INSS

Também chamado de desconto da previdência, esse é o valor descontado em folha para a aposentadoria. Apesar de ter porcentagens diferentes para os salários diferentes, o desconto não pode ser maior que R$ 570,88 na folha. O valor dos descontos são:

  • de 8% para quem recebe até R$ 1.556,94;
  • de 9% para quem recebe de R$ 1.556,95 até R$ 2.594,92;
  • e de 11% para quem recebe acima de R$ 2.594,93 e até R$ 5.189,82.

Mas, quem recebe acima desse valor também tem 11% descontado sobre os R$ 5.189,82, devido ao teto de R$ 570,88 definido.

Imposto de renda

Assim como o INSS, o IRPF tem valores diferentes de desconto para cada margem de salário. Elas podem variar de 7,5% até 27,5%.

Quem recebe um valor abaixo de R$ 1.903,98 não deve realizar o pagamento do imposto.

  • Quem recebe de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 deve pagar 7,5% desse valor.
  • os que recebem de R$ 2.826,56 até R$ 3.751,05 realiza o pagamento de 15% do valor do salário.
  • quem recebe de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 paga o equivalente a 22,5%.
  • E, por último, quem recebe de R$ 4.664,69 até R$ 50.000,00 paga 27,5%.

Ainda, quem possui dependentes, deve ter descontado R$ 189,59 por cada dependente.

Vale-transporte

O valor do vale-transporte é dividido entre empresa e funcionário. O valor descontado normalmente é de 6% ao salário recebido. Caso o gasto desse funcionário com transporte seja maior que os 6%, a empresa deve arcar com esses valores.

Planilha de folha de pagamento do eGestor

Existem passos imprescindíveis para uma planilha de folha de pagamento. Um desses passos principais é inserir os valores referentes as bases de cálculos dos impostos pagos aos funcionários.

Dessa forma, devem estar inseridos os valores dos salários mínimo, máximo e a alíquota referente ao imposto. Caso necessário, também devem estar inseridas as deduções equivalentes. Assim como mostrado na imagem abaixo:

Imagem Planilha de Folha de pagamento

A partir dessa especificação é possível especificar e avaliar melhor os salários dos funcionários. Assim, na planilha seguinte, pode-se fazer a demonstração do salário recebido pelo funcionário. Com a utilização de uma planilha existe a possibilidade de identificar cada valor nas colunas, inserindo nas linhas os dados do funcionário.

Imagem Planilha de Folha de pagamento

Seguindo o exemplo da planilha utilizada para definir os salários dos funcionários, também se pode fazer uma planilha referente aos cálculos de 13º. Mas também referentes a férias e 13º.

Baixe gratuitamente a Planilha de Folha de Pagamento do eGestor

Considerações finais

Partindo do princípio que uma empresa deve ter e entregar a seus funcionários a sua respectiva folha com os dados de pagamento, montar uma planilha com as informações requeridas na mesma, facilita muito para o empresário.

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Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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