A importância de um sistema de controle financeiro

Toda empresa, seja qual for o seu porte e segmento de atuação, deve ficar especialmente atenta à necessidade de manter um sistema de controle financeiro rápido, seguro e eficaz.

Nos dias de hoje, conquistar uma empresa rentável, moderna e em constante processo de crescimento é uma tarefa complexa que exige dos empreendedores inúmeras habilidades, dentre elas a gestão e a execução de um controle financeiro eficiente.

É necessário frisar ainda, que algumas organizações prestam o serviço de controle financeiro eletronicamente, por meio da administração digital das finanças, emissão de notas fiscais on-line, bem como diversas outras facilidades.

Como essa é uma missão complexa, contar com o auxílio de uma ferramenta técnológica pode ser bastante útil para sua empresa. Aliás, é sobre isso que falaremos no post de hoje.

Se você é um jovem empreendedor em busca de soluções que facilitem o seu dia a dia, reduzindo o tempo gasto nos processos e aperfeiçoando seus resultados, não deixe de ler esse post até o final!

Falaremos sobre a importância do controle financeiro e de como um sistema automatizado pode se tornar um de seus grandes aliados. Ficou curioso? Então, acompanhe a seguir!

Por que se atentar ao controle financeiro do negócio?

Empreender é um grande desafio. Além de ter uma boa ideia e uma dose de coragem para trabalhar em prol de um sonho, é preciso adquirir conhecimentos e se dedicar a questões que são essenciais para a sobrevivência do negócio e que, muitas vezes, não se relacionam com as suas habilidades profissionais.

A gestão financeira é, sem dúvidas, uma das maiores responsabilidades do universo corporativo. É sabido entre os empreendedores que a falta de controle financeiro é uma das causas mais relevantes para o fracasso de inúmeras empresas no país.

A falta de acompanhamento e controle das finanças pode prejudicar até mesmo empresas que possuem um bom volume de vendas, pois o sucesso empresarial não depende apenas do setor de vendas e sim do equilíbrio entre todos os setores e de uma gestão financeira segura e eficaz.

Sendo assim, especialmente em um cenário de crise econômica e alta concorrência no mercado, cuidar bem das finanças é vital para a sobrevivência do negócio e, por isso, deve ser uma de suas maiores prioridades.

Um empreendedor de sucesso sabe que deixar essa obrigação em segundo plano, cedo ou tarde, o colocará em uma difícil situação, podendo, até mesmo, inviabilizar o funcionamento da empresa e levar ao encerramento de suas atividades.

É muito importante ressaltar que existem várias formas de se realizar esse controle, como o uso de planilhas ou os antigos livros de contabilidade.

No entanto, para evitar possíveis erros e economizar um tempo precioso que seria gasto em todo esse processo, o ideal é apostar em um programa de controle financeiro que faça essa gestão de uma forma automatizada e descomplicada, trazendo muito mais agilidade e praticidade neste processo, otimizando os resultados da empresa.

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Qual o papel do planejamento financeiro no crescimento empresarial?

Como já ressaltamos no início deste texto, o controle financeiro é essencial nos dias de hoje. Não importa qual é o tamanho de sua empresa, tampouco a área em que você atua. Alcançar bons resultados está intimamente ligado à forma como você coordena as suas finanças.

Mas saiba que esse é apenas um dos passos a se seguir. De modo geral, o controle só funciona de maneira satisfatória quando há investimento também em um bom planejamento financeiro. Ou seja: não é possível ver um empreendimento crescer sem contar com o equilíbrio dessas duas estratégias.

Além de outras características, uma empresa de sucesso certamente tem um plano bem definido em relação às suas finanças e, obviamente, executa-o com eficiência e controle. Nesse ponto, não há muitos segredos, já que o essencial é disciplina, conhecimento, organização, ferramentas adequadas e muita persistência por parte do empreendedor.

O que queremos dizer é que o planejamento financeiro, aliado a um controle eficiente, é um dos maiores responsáveis pelo crescimento ordenado e seguro das empresas.

Portanto, um empresário que almeja aumentar seus lucros deve, antes de mais nada, planejar seus gastos e controlar adequadamente suas finanças, mantendo dados e documentos organizados e devidamente armazenados.

Por que investir em um sistema de controle financeiro?

Se você já se convenceu acerca da importância de um gerenciamento financeiro adequado e eficiente para o desenvolvimento de sua empresa, é provável que também já tenha percebido que essa não é uma estratégia simples de ser executada.

É comum que os empreendedores sintam dificuldades no momento de planejar, organizar e controlar suas finanças, principalmente quando são iniciantes e com pouco conhecimento na área. Mas, se essa é uma de suas dificuldades, saiba que algumas estratégias e ferramentas podem ajudá-lo a fazer tudo isso com tranquilidade e segurança.

Utilizar um sistema de controle financeiro é uma dessas alternativas que transformam o cotidiano corporativo, desburocratizando inúmeros processos e simplificando a vida do gestor.

E se você pensa que essas ferramentas são direcionadas apenas às grandes empresas do mercado, comece a tirar isso da cabeça. Atualmente, existem programas desenvolvidos especialmente para pequenas e médias empresas, totalmente adaptados à realidade e  às necessidades de negócios com esse porte.

Ficou curioso? Abaixo, listamos alguns dos benefícios desse tipo de ferramenta. Continue acompanhando e descubra como um sistema de controle financeiro pode ajudá-lo a conquistar o sucesso empresarial:

 1. Auxilia no planejamento da empresa

O planejamento da empresa é, talvez, o mais beneficiado pela implantação de um sistema de controle financeiro. Por meio desse programa, é possível organizar digitalmente os gastos e as receitas da companhia, independentemente de seu porte ou sua área de atuação.

As facilidades proporcionadas são grandes e vão desde o controle eletrônico do estoque, até a execução de cálculos, classificação de gastos e a elaboração de relatórios.

Ora, não restam dúvidas de que ter todas essas informações sempre à sua disposição facilita bastante o planejamento estratégico do negócio, além de favorecer uma tomada de decisões mais acertada, visto que você conseguirá constatar a real situação de sua empresa.

Assim, escolher entre investir na compra de novas máquinas ou contratar mais funcionários, por exemplo, será uma decisão muito mais fácil — posto que, por meio das informações obtidas, será possível escolher entre as possibilidades de forma muito mais segura e consciente.

Ao fazer uma análise minuciosa dos aspectos financeiros do seu negócio, se torna possível elaborar um planejamento orçamentário real e viável, prevendo rendimentos futuros, analisando gastos e contingenciando verbas.

As contas da empresa se beneficiam muito com isso, pois pode-se planejar eventos financeiros futuros com a antecedência necessária. Dessa forma, você estará preparado para a contração de possíveis empréstimos, a realização de compras e a marcação de viagens de negócios, por exemplo.

2. O acesso online facilita o seu cotidiano

Com a grande propagação da internet e os diversos benefícios que a modernidade traz ao nosso cotidiano, é inteligente — e também prudente — fazer uso de um sistema de controle financeiro que tenha a possibilidade de ser acessado de maneira remota.

Felizmente, as grandes empresas que fornecem essas ferramentas estão atentas a isso e desenvolvem programas de qualidade que podem ser acessados de maneira online. Mas, na prática, o que isso quer dizer?

Em poucas palavras, isso significa que tais plataformas podem ser acessadas a partir de computadores e quaisquer outros dispositivos móveis, como tablets e smartphones, mesmo que você esteja fora das dependências da empresa.

Com tantas obrigações a cumprir — sendo que muitas delas são realizadas fora do escritório — esse pode ser um grande benefício para sua empresa. Imagine que, ao investir em um sistema de controle financeiro com essa funcionalidade, é possível monitorar de maneira constante as finanças do negócio até mesmo quando se está em casa e fora do horário comercial.

É preciso ressaltar ainda que o acesso remoto é uma das grandes contribuições da tecnologia para o universo empresarial, sendo especialmente relevante para o crescimento de pequenas e médias empresas, facilitando a consulta de informações sobre o caixa da empresa, pagamentos atrasados, emissão de notas fiscais eletrônicas para clientes e diversos outros dados.

3. Um sistema de controle financeiro traz mais segurança para e empresa

Outra vantagem que não poderia deixar de ser citada é o aumento na segurança dos dados da empresa. Isso porque o uso de um sistema de controle financeiro é uma maneira de protegê-los e controlar melhor suas finanças.

Por meio de uma plataforma única — na qual são lançados pedidos de venda, ordens de serviço, emissões de notas fiscais, folha de pagamento de funcionários e as mais diversas movimentações de despesas e de rendimentos da empresa — é possível ter mais controle sobre todas as operações que ocorrem no âmbito corporativo.

Como você sabe, o controle está intimamente ligado à segurança nos processos, posto que aquilo que é monitorado de perto tem menos chances de dar errado. Ou seja, administrar as contas da empresa, bem como os seus procedimentos internos, é uma forma de conquistar um crescimento saudável e estável.

4. A ferramenta facilita a emissão de relatórios e o trabalho contábil

Se você é um empreendedor iniciante, já deve ter percebido que a contabilidade exerce uma função muito importante no dia a dia de seu negócio. Os relatórios e dados contábeis são essenciais para o controle das finanças e para planejar ações futuras por meio de projeções.

Nesse sentido, ter um sistema de controle financeiro pode ser um grande diferencial competitivo para sua empresa, pois facilitará bastante a sua vida.

Esses programas online permitem a elaboração de relatórios de forma simplificada, que são gerados automaticamente e de maneira rápida, informando sobre qualquer aspecto financeiro do empreendimento.

Se fizermos essa análise sob a ótica de que “tempo é dinheiro”, essa é uma característica interessante. Já imaginou o quanto de tempo pode ser economizado com a dispensa de trabalhos manuais de criação, atualização e análise de gastos e rendimentos em planilhas no Excel?

Ademais, ao economizar tempo com essas tarefas, é provável que se economize também em mão de obra — do próprio empresário ou de seus colaboradores. Sem se esquecer, é claro, de que se ganha um tempo extra para cuidar de outros aspectos mais estratégicos para a empresa.

Como você percebeu, investir em um bom sistema de controle financeiro pode ser entendido como uma real necessidade para as os empreendimentos nos dias de hoje.

As empresas de grande porte precisam deles para manterem-se organizadas e rentáveis. Já os pequenos e médios negócios, por sua vez, encontram nessa ferramenta uma grande aliada para o alcance de seus objetivos. Por isso, não perca tempo e busque modernizar seu negócio, dando a ele melhores condições de crescer de maneira saudável e segura!

Quais as funcionalidades de um sistema de controle financeiro como o eGestor?

A partir de um sistema de controle financeiro totalmente online como o eGestor, é possível integrar em único local os mais variados relatórios e indicadores das finanças de sua empresa, dentre outras funcionalidades, a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone:

Emissão de boletos

Por meio do eGestor é possível configurar a emissão de boletos bancários registrados para os seus clientes e assim possibilita-los uma maior praticidade nos pagamentos. 

Plano de contas

A partir de um sistema integrado de controle financeiro como o eGestor, é possível gerenciar todas as suas receitas, tais como receitas de vendas e outros rendimentos diversos, bem como as suas despesas, que podem ser fixas como o salário de seus funcionários ou o pagamento de impostos, por exemplo, ou variáveis, como as compras com seus fornecedores, que podem variar conforme a necessidade da sua empresa e a demanda de cada produto.

Conciliação bancária

Com um sistema de controle financeiro integrado com a conta bancária de sua empresa, é possível fazer a conciliação de sua conta com as informações de seu controle interno de uma forma bastante facilitada, com a importação do arquivo OFX e trazendo uma grande segurança no processo de controle financeiro da sua empresa.

Contas a pagar e a receber

Não perca nenhum prazo de pagamento e recebimento. Registrando no eGestor as suas futuras contas a pagar e a receber, você mantém um rigoroso controle sobre os seus compromissos financeiros e se previne contra situações de inadimplência por parte de seus clientes e evita que sua empresa entre em situações de endividamento.

Fluxo de caixa

A partir de um sistema de controle financeiro automatizado como o eGestor, você só terá o trabalho de registrar as movimentações de entrada e saída da sua empresa, que o sistema gerencia a diferença entre esses valores e mantem o seu fluxo de caixa sempre atualizado.

Controle de vendas

Com o eGestor você possui uma enorme facilidade no gerenciamento de todas as vendas referentes a produtos ou serviços.

Basta cadastrar o produto ou serviço vendido, informar o valor e a forma de pagamento e a venda estará devidamente registrada no sistema, para que você tenha um controle preciso de todas as suas transações.

Se preferir, ainda é possível armazenar informações adicionais,como os vendedores responsáveis pelo negócio e os compradores de cada produto.

Gestão de compras

Por meio de um sistema de controle financeiro como o eGestor, você pode gerenciar toda a sua rede de fornecedores e realizar novas solicitações de compra diretamente do sistema, economizando tempo neste processo.

Emissão de nota fiscal eletrônica

O eGestor possibilita uma emissão rápida, prática e segura de nota fiscal eletrônica. Com a integração da NF-e com as vendas e financeiro do sistema, é possível emitir também a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica).

 

Controle de estoque

Com a integração com as compras e vendas, o sistema atualiza a sua quantidade de estoque automaticamente a partir do cadastro de uma nova entrada ou baixa de um determinado produto.

Além de atualizar a quantidade de estoque, o sistema possibilita diversos relatórios gerenciais que apontam a quantidade mínima de estoque para atender a demanda, histórico de estoque por produto, classificação de produtos adquiridos em relação a cada fornecedor e muito mais!

Relatórios de ABC de vendas

Com um sistema de controle financeiro informatizado como o eGestor, você pode gerar diversos relatórios referentes as finanças e os resultados da sua empresa. Um deles é o relatório de ABC de vendas, tanto em relação aos produtos, quanto em relação aos clientes.

O ABC de vendas por produto indica o faturamento relativo a cada um de seus produtos vendidos em relação a quantidade e valores de vendas obtidos por cada um. Já o ABC de clientes por sua vez, mostra o faturamento referente aos seus clientes, a partir de todas as vendas cadastradas no sistema.

Centro de custos

Com o centro de custos do eGestor, você pode organizar o processo de gestão referente a todos os custos relacionados a sua empresa.

DRE

O DRE (Demonstrativo Resultado do Exercício), é outro importante relatório gerencial que pode ser gerado por um sistema de controle financeiro.

O DRE é um indicador mais aprofundado das finanças da sua empresa, a medida em que a partir de todas as informações referentes as suas receitas, indica o quanto você teve de lucro propriamente com cada uma delas, isto é, a margem de contribuição que cada receita gerou efetivamente para a sua empresa. 

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Escrito por eGestor
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