Como fazer uma conciliação bancária - eGestor

Realizar o processo de conciliação bancária é importante para todas as empresas, independente do seu porte. A conciliação bancária permite com que se realize o monitoramento do dinheiro oriundo das vendas realizadas pelas empresas através de diferentes formas de pagamento, como boletos bancários e cartões de credito, por exemplo.

Com este processo, é possível fazer uma associação entre as movimentações da conta bancária de uma empresa e as movimentações armazenadas no sistema de controle financeiro interno utilizado pela empresa. Este processo permite identificar uma possível inadimplência de algum cliente, assim como pode precaver a empresa de um possível esquecimento de registro no sistema de controle financeiro, em caso de as informações contidas no extrato financeiro não estarem de acordo com o controle financeiro interno.

A conta bancária e as movimentações armazenadas no sistema de controle financeiro precisam estar compatíveis. Este processo traz um enorme ganho de eficiência no controle financeiro das empresas.

Por que fazer a conciliação bancária?

Assim como realizar o processo de controle do fluxo de caixa e DRE, dentre outros indicadores financeiros, realizar a conciliação bancária é fundamental para o controle financeiro das empresas. Com a conciliação, as empresas podem realizar as conferências de entradas, referentes tanto as vendas realizadas com cartões de crédito, quanto através de boletos bancários e cheques, indicando quais valores referentes a essas transações já foram descontados do orçamento e os que ainda estão pendentes. Portanto, empresas que trabalham com comércio especialmente, tem a conciliação bancária como um processo absolutamente fundamental em seu controle de caixa.

A conciliação bancária é uma ótima forma para ver o detalhamento das movimentações financeiras da empresa e a relação entre o controle financeiro interno com as informações bancárias. A frequência da realização da conciliação bancária pelas empresas pode ser feita de uma forma diária, semanal, semestral ou até anualmente, de acordo com a necessidade de cada organização.

Esse processo é de suma importância para conciliar os valores das transações envolvendo os clientes, e dos pagamentos que foram devidamente efetuados. A conciliação bancária permite um controle financeiro muito mais rigoroso e aprofundado por parte das empresas, a medida em que com o processo de comparação entre o saldo bancário e todas as movimentações registradas internamente de entrada e saída, é possível verificar se o saldo realmente está exato e contém o valor de todas as informações registradas no controle financeiro interno.

Confira algumas vantagens que realizar a conciliação bancária pode trazer para a sua empresa!

Projeção de fluxo de caixa

Com a conciliação entre conta e movimentação financeira, é possível que o empresário saiba quanto a sua empresa terá disponível em caixa futuramente. Fazer a projeção futura de caixa, é de suma importância para que as empresas possam planejar seus investimentos e suas contas a pagar.

Além dessa projeção, o processo de conciliação bancária permite a prevenção e identificação de possíveis erros no controle financeiro interno em comparação com o caixa bancário da empresa. Não ter essa visão, pode fazer com que a empresa realize investimentos fora de sua realidade, causando grandes prejuízos futuramente.

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Saldo bancário sempre atualizado

A conciliação bancária permite a identificação de recebimentos que ainda estão atrasados, como no caso do pagamento através de cheques, que demoram a ser compensados, gerando diferenças entre o controle financeiro interno e a conta bancária. Diferenças estas, que sem a conciliação bancária seriam muito mais difíceis de ser identificadas. Com isso, é possível saber com exatidão o saldo bancário da empresa.

Auxílio no planejamento orçamentário

Com a integração entre controle interno e sistemas bancários, o processo de conciliação bancária possibilita uma visão muito mais abrangente da situação financeira da empresa, facilitando o planejamento orçamentário por parte dos gestores do negócio.

 

Facilidade no controle das movimentações financeiras

A partir da conciliação bancária, todas as movimentações financeiras envolvendo a empresa, inclusive as que ainda não foram registradas pela contabilidade, são geradas de uma forma totalmente automatizada, facilitando a identificação de todas as receitas e despesas de uma forma segmentada, de acordo com a origem e área destinada a cada uma dessas movimentações.

Quais os cuidados na realização da conciliação bancária?

Para que este processo seja realizado de uma forma eficiente e com bastante clareza de informações, é recomendável tomar alguns cuidados. Fazer um registro diário de todas as movimentações financeiras da empresa, sejam elas de entrada ou saída, é fundamental para evitar esquecimento de informações importantes e incongruências na comparação entre os dados internos e bancários.

Outro fator importante que pode influenciar na eficiência da conciliação bancária é ter arquivados documentos que comprovem determinadas transações realizadas pela empresa. Esses documentos podem ser notas fiscais, boletos e contratos, dentre outros. Possuindo esses documentos, as empresas podem se precaver de possíveis erros e evitar fraudes.

Como fazer a conciliação bancária?

O processo de conciliação bancária até pode ser feito através de métodos tradicionais, como planilhas do excel, agendas e calculadoras, por exemplo. Mas é claro que com a utilização de um bom sistema de gestão empresarial, como o eGestor, fazer a conciliação bancária torna-se muito mais fácil e economiza tempo da sua empresa, para que possa focar nas questões operacionais do negócio.

Além desses fatores, com a utilização de um software especializado, as chances de erro são completamente reduzidas, e os seus dados financeiros são armazenados de uma forma muito mais segura!

O processo de conciliação bancária no eGestor pode ser feito a partir do menu financeiro do sistema. Neste menu, é preciso acessar o item Conciliação e então seguir alguns passos:

Conciliação Bancária - eGestor

Conciliação Bancária – eGestor

Envie o arquivo bancário

No espaço de conciliação bancária, clique em nova. Feito isso, o eGestor irá solicitar que você envie o seu arquivo bancário. Isso pode ser feito a partir da importação do arquivo OFX, que são as informações contidas no extrato bancário e que podem ser lidas pelo sistema.

Este arquivo pode ser obtido a partir de seu home banking. 

Selecione a conta relacionada

Já com o arquivo OFX gerado pelo sistema, você deve selecionar qual a conta caixa que você deseja relacionar com as informações contidas no arquivo. Assim você poderá conferir em qual conta as movimentações financeiras ocorreram!

Escolha e preencha uma das opções do arquivo OFX

Com o arquivo OFX gerado e com a conta selecionada, você terá que escolher uma das opções do arquivo: 

Conciliação Bancária - eGestor

Conciliação Bancária – eGestor

 

  • Novo: nesta opção você pode adicionar uma nova conta como paga ou recebida, que ainda não estava prevista como uma das contas a pagar ou a receber;
  • Buscar: neste caso, a conta selecionada já estava entre as contas previstas a serem pagas ou recebidas. Se esta opção for selecionada, a conciliação bancária vai apenas alterar o status para “paga” ou “recebida” no sistema.
  • Transferência: a opção transferência é escolhida quando se deseja realizar uma movimentação financeira dentro da empresa entre caixa interno e um caixa banco.
  • Sugestão: nesta opção, o sistema tentará identificar a existência de alguma conta prevista que possua as mesmas características da movimentação presente no arquivo OFX.

Confira as informações obtidas

Feito o envio do arquivo bancário e selecionando a conta caixa, o sistema vai fornecer informações referentes a conciliação bancária solicitada, como o código de conciliação para ajuste de algum possível erro no processo, arquivo OFX, banco, identificação, conta caixa, data das informações contidas no arquivo, além do status de andamento da conciliação bancária, que será atualizado a medida em que as informações do arquivo OFX forem relacionadas com a conta caixa selecionada!

Você percebe o quanto este processo pode otimizar o seu controle financeiro? Deixe um comentário para a gente a respeito de como é feita a conciliação bancária em sua empresa!

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Por Gabriel Pfeifer, em 14/08/2017

Escrito por eGestor

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