Como fazer uma conciliação bancária - eGestor

Realizar o processo de conciliação bancária é importante para todas as empresas, independente do seu porte. A conciliação bancária permite com que se realize o monitoramento do dinheiro oriundo das vendas realizadas pelas empresas através de diferentes formas de pagamento, como boletos bancários e cartões de credito, por exemplo.

Com este processo, é possível fazer uma associação entre as movimentações da conta bancária de uma empresa e as movimentações armazenadas no sistema de controle financeiro interno utilizado pela empresa, facilitando assim a gestão financeira do negócio.

A conciliação bancária permite identificar uma possível inadimplência de algum cliente, assim como pode precaver a empresa de um possível esquecimento de registro no sistema de controle financeiro, em caso de as informações contidas no extrato financeiro não estarem de acordo com o controle financeiro interno.

A conta bancária e as movimentações armazenadas no sistema de controle financeiro precisam estar compatíveis. Este processo traz um enorme ganho de eficiência no controle financeiro da sua empresa. Quer saber mais sobre conciliação bancária, entender outras vantagens desse processo e saber como fazer? Este artigo é para você, confira!

Afinal, o que é conciliação bancária?

A conciliação bancária nada mais é, portanto, do que uma comparação que tem como objetivo analisar se as movimentações registradas no controle financeiro interno da empresa estão realmente de acordo com o extrato bancário da empresa.

Assim como realizar o processo de controle do sistema de fluxo de caixa e DRE, dentre outros indicadores financeiros, realizar a conciliação bancária é fundamental para o controle financeiro do seu negócio.

Com a conciliação, sua empresa pode realizar as conferências de entradas, referentes tanto as vendas realizadas com cartões de crédito, quanto através de boletos bancários e cheques, indicando quais valores referentes a essas transações já foram descontados do orçamento e os que ainda estão pendentes. Portanto, empresas que trabalham com comércio especialmente, tem a conciliação bancária como um processo absolutamente fundamental em seu controle de caixa.

A conciliação bancária é uma ótima forma para ver o detalhamento das movimentações financeiras da empresa e a relação entre o seu controle financeiro interno com as informações bancárias, se precavendo contra possíveis erros ou fraudes em relação ao gerenciamento das finanças do negócio. 

Esse processo é de suma importância para conciliar os valores das transações envolvendo os clientes, e dos pagamentos que foram devidamente efetuados.

A conciliação bancária permite um controle financeiro muito mais rigoroso e aprofundado por parte da sua empresa, a medida em que com o processo de comparação entre o saldo bancário e todas as movimentações registradas internamente de entrada e saída, é possível verificar se o saldo realmente está exato e contém o valor de todas as informações registradas no controle financeiro interno.

Confira algumas vantagens que realizar a conciliação bancária pode trazer para a sua empresa!

Projeção de fluxo de caixa

Com a conciliação entre conta e movimentação financeira, é possível que você saiba quanto a sua empresa terá disponível em caixa futuramente. Fazer a projeção futura de caixa, é de suma importância para que a sua empresa possa planejar seus investimentos e suas contas a pagar.

Além dessa projeção, o processo de conciliação bancária permite a prevenção e identificação de possíveis erros no controle financeiro interno em comparação com o caixa bancário da empresa. Não ter essa visão, pode fazer com que você realize investimentos fora da realidade de seu orçamento, causando grandes prejuízos futuramente.

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Saldo bancário sempre atualizado

A conciliação bancária permite a identificação de recebimentos que ainda estão atrasados, como no caso do pagamento através de cheques, que demoram a ser compensados, gerando diferenças entre o controle financeiro interno e a conta bancária. Diferenças estas, que sem a conciliação bancária seriam muito mais difíceis de ser identificadas. Com isso, é possível saber com exatidão o saldo bancário da sua empresa.

Auxílio no planejamento orçamentário

Com a integração entre controle interno e sistemas bancários, o processo de conciliação bancária possibilita uma visão muito mais abrangente da situação financeira da empresa, facilitando o planejamento orçamentário de seu empreendimento.

Facilidade no controle das movimentações financeiras

A partir da conciliação bancária, todas as movimentações financeiras envolvendo a sua empresa, inclusive as que ainda não foram registradas pela contabilidade, são geradas de uma forma totalmente automatizada, facilitando a identificação de todas as receitas e despesas de uma forma segmentada, de acordo com a origem e área destinada a cada uma dessas movimentações.

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Quais os cuidados na realização da conciliação bancária?

Para que este processo seja realizado de uma forma eficiente e com bastante clareza de informações, é recomendável tomar alguns cuidados. Fazer um registro diário de todas as suas movimentações financeiras, sejam elas de entrada ou saída, é fundamental para evitar esquecimento de informações importantes e incongruências na comparação entre os dados internos e bancários.

Outro fator importante que pode influenciar na eficiência da conciliação bancária é ter arquivados documentos que comprovem determinadas transações realizadas pela empresa. Esses documentos podem ser notas fiscais, boletos e contratos, dentre outros. Possuindo esses documentos, as empresas podem se precaver de possíveis erros e evitar fraudes.

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Como fazer a conciliação bancária?

Vamos listar alguns passos básicos, mas que fazem toda a diferença para realizar a conciliação bancária de uma forma efetiva em sua empresa, de uma forma extremamente objetiva e facilitada:

Separe as contas

O número de conciliações bancárias necessários para cada empresa varia de acordo com a quantidade de contas bancárias que cada empresário utiliza. Se você trabalha com duas contas bancárias, por exemplo, deve-se realizar duas conciliações bancárias e verificar a compatibilidade de cada uma delas com o seu controle financeiro interno.

Confira os saldos bancários 

Já possuindo conhecimento de qual(is) conta bancária(as) será conciliada, o próximo passo é verificar o valor do saldo bancário dessa(as) conta(as), e então verificar se o valor é compatível com o que foi obtido no balanço do seu fluxo de caixa, que é a diferença entre os valores de entrada e saída de caixa. Somente após a verificação do saldo, é que você deve se aprofundar na comparação entre cada dado específico do extrato bancário e interno.

Analise todas as movimentações

Após conferido o saldo, se atente a cada uma das informações contidas no controle interno em comparação com a conta bancária, já que em alguns casos, pode-se esquecer de registrar alguns dados relevantes para o controle financeiro da sua empresa.

Evite talão de cheques

Utilizar cheques para realizar determinados pagamentos da sua empresa, pode tornar a conciliação bancária menos precisa, a medida em que não se possui uma certeza de quanto os valores contidos no talão de cheque serão realmente descontados de seu orçamento.

Por isso, a dica é evitar ao máximo o uso de cheques, e utiliza-los somente em caso de extrema necessidade. Se este for realmente o caso, o recomendável é que você faça um controle financeiro separado, voltado somente para os cheques, e não misture com os valores atuais do seu orçamento.

Evite mais de uma conta bancária para a empresa

Conforme explicamos em um dos passos anteriores, o número de conciliações bancárias está diretamente ligado a quantidade de contas bancárias utilizadas por cada empresa. Mas o ideal, é sem dúvidas, utilizar somente uma conta bancária que englobe todas as informações financeiras da sua empresa, nos mais variados setores.

Além de tornar a conciliação bancária menos trabalhosa, através de uma única conta bancária fica muito mais fácil identificar as movimentações de entrada e saída, além de fazer uma comparação muito mais precisa. Se alguns dados não constam na conta bancária, pode-se afirmar com clareza que eles de fato não fazem parte do seu extrato, sem a necessidade de realizar uma outra conciliação para verificar.

Integre seu sistema de controle financeiro interno com o banco

Algumas instituições bancárias oferecem a possibilidade de integrar os dados da sua respectiva conta com o sistema de controle financeiro interno adotado pela sua empresa, o que sem dúvidas, torna a conciliação bancária muito mais automatizada. Por isso, entre em contato com o seu banco e verifique se existe essa alternativa.

Direcione a conciliação bancária a um depatarmento específico

A conciliação bancária pode ser realizada pelo departamento financeiro de sua empresa, que convive diariamente com o gerenciamento de todas as finanças que envolvem o seu empreendimento, e sendo assim as chances de erro são bastante reduzidas. Se preferir, opte por um escritório de contabilidade terceirizado, que também possui um amplo conhecimento neste processo.

Terceirizar a conciliação bancária pode economizar tempo de sua equipe de funcionários, já que é um processo bastante burocrático e que envolve uma grande diversidade de informações. Dessa forma, seu departamento financeiro poderia focar em outras questões como o planejamento orçamentário da sua empresa e o estudo de novos investimentos para o seu negócio.

Entenda como funciona a conciliação bancária no eGestor

O processo de conciliação bancária até pode ser feito através de métodos tradicionais, como planilhas do excel, agendas e calculadoras, por exemplo. Mas é claro que com a utilização de um bom sistema de gestão empresarial, como o eGestor, fazer a conciliação bancária torna-se muito mais fácil e economiza tempo da sua empresa, para que possa focar nas questões operacionais do negócio.

Além desses fatores, com a utilização de um software especializado, as chances de erro são completamente reduzidas, e os seus dados financeiros são armazenados de uma forma muito mais segura!

O processo de conciliação bancária no eGestor pode ser feito a partir do menu financeiro do sistema. Neste menu, é preciso acessar o item Conciliação e então seguir alguns passos:

Conciliação Bancária - eGestor

Conciliação Bancária – eGestor

Envie o arquivo bancário

No espaço de conciliação bancária, clique em nova. Feito isso, o eGestor irá solicitar que você envie o seu arquivo bancário. Isso pode ser feito a partir da importação do arquivo OFX, que são as informações contidas no extrato bancário e que podem ser lidas pelo sistema.

Este arquivo pode ser obtido a partir de seu home banking. 

Selecione a conta relacionada

Já com o arquivo OFX gerado pelo sistema, você deve selecionar qual a conta caixa que você deseja relacionar com as informações contidas no arquivo. Assim você poderá conferir em qual conta as movimentações financeiras ocorreram!

Escolha e preencha uma das opções do arquivo OFX

Com o arquivo OFX gerado e com a conta selecionada, você terá que escolher uma das opções do arquivo: 

Conciliação Bancária - eGestor

Conciliação Bancária – eGestor

 

  • Novo: nesta opção você pode adicionar uma nova conta como paga ou recebida, que ainda não estava prevista como uma das contas a pagar ou a receber;
  • Buscar: neste caso, a conta selecionada já estava entre as contas previstas a serem pagas ou recebidas. Se esta opção for selecionada, a conciliação bancária vai apenas alterar o status para “paga” ou “recebida” no sistema.
  • Transferência: a opção transferência é escolhida quando se deseja realizar uma movimentação financeira dentro da empresa entre caixa interno e um caixa banco.
  • Sugestão: nesta opção, o sistema tentará identificar a existência de alguma conta prevista que possua as mesmas características da movimentação presente no arquivo OFX.

Confira as informações obtidas

Feito o envio do arquivo bancário e selecionando a conta caixa, o sistema vai fornecer informações referentes a conciliação bancária solicitada, como o código de conciliação para ajuste de algum possível erro no processo, arquivo OFX, banco, identificação, conta caixa, data das informações contidas no arquivo, além do status de andamento da conciliação bancária, que será atualizado a medida em que as informações do arquivo OFX forem relacionadas com a conta caixa selecionada!

Você percebe o quanto este processo pode otimizar o seu controle financeiro? Deixe um comentário para a gente a respeito de como é feita a conciliação bancária em sua empresa!

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Por Gabriel Pfeifer, em 14/08/2017

Escrito por eGestor

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