6 dicas para não errar ao organizar o setor financeiro da sua empresa

O setor financeiro de uma empresa, sem dúvidas, é o mais importante para manter um negócio saudável e rentável. É preciso ter uma gestão eficiente do que entra e do que sai, do quanto a empresa investe mensalmente, o quanto pode separar para novos investimentos e projetos, o quanto gasta com fornecedores, entre outros aspectos importantes que impactam diretamente no sucesso da empresa.

Muitos empresários, principalmente microempreendedores que não contam com o apoio de um departamento financeiro, acabam fazendo uma verdadeira bagunça financeira. Eles misturam valores de entrada com de saída, renda pessoal com empresarial, contas atrasadas, falta de capital, problemas com fluxo de caixa, entre outros erros recorrentes.

Ao organizar o setor financeiro, os empresários conseguem ter um panorama realista sobre como anda a saúde financeira dos negócios. Por isso, é sempre importante levar em conta alguns aspectos. Como custos, ganhos, desperdícios financeiros, endividamentos, investimentos rentáveis e não rentáveis, lucratividade mensal, valores de fornecedores, entre outros pormenores que impactam diretamente nas atividades gerais da empresa.

Apesar de parecer difícil, manter o financeiro de uma empresa organizado e rentável não é tarefa tão difícil. É preciso ter foco nesse propósito e, de preferência, contar com profissionais e softwares especializados para esse controle.

Para lhe ajudar nessa tarefa, separamos algumas dicas para garantir a eficiência financeira da sua empresa e para que você continue lucrando. Confira!

Registre tudo

O registro mensal das suas despesas e dos seus ganhos é essencial para haver um conhecimento e um controle sobre as suas finanças. Muitas vezes, o empresário não tem nem ideia de quanto gasta com fornecedores, por exemplo, ou com o pagamento de funcionários. O que atrapalha os investimentos em novos negócios e a saúde da empresa.

Por isso, você ou o setor financeiro da sua empresa, devem contabilizar tudo diariamente em softwares de gestão financeira ou em planilhas. Opte por segmentar essas movimentações financeiras, separando por gastos (subdividindo os fixos e as variáveis do mês), ganhos (também subdividindo os fixos e variáveis do mês) e outras movimentações pertinentes.

Outra forma de segmentação é separar os gastos por departamentos da empresa. Assim é possível criar um centro de custos para agrupar as despesas de forma coerente. Essa organização acaba possibilitando resultados gerais e por departamento ao mesmo tempo. E, ela pode ser aplicada principalmente para empresas de grande porte, mas também por pequenas empresas. A organização tem sua devida importância. Pois, é quase impossível organizar o financeiro da empresa sem compreender a fundo quanto cada uma das áreas consome e lucra por mês.

Isso permite que todas as despesas e ganhos sejam mensuráveis, desde os menores até os maiores custos e ganhos. Isso permite a visualização de gastos desnecessários, investimentos necessários nos setores, novas contratações, entre outras medidas. Possibilita também o planejamento financeiro para os próximos meses.

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Acompanhamento constante

Para que o registro de todas as movimentações aconteça, é preciso acompanhar todas de perto para registro e posterior análise. Para as empresas de grande porte, o acompanhamento diário é extremamente necessário. Caso ele não seja feito, as chances dos objetivos serem atingidos são remotas e a possibilidade de descontrole é grande.

Para as médias e micro empresas, o acompanhamento também é importante. Eles devem ter uma regularidade semanal ou até diária, principalmente pelo fato de as chances de falência ser maiores para esse grupo.

Trata-se de uma disciplina contábil, focada principalmente nos indicadores financeiros fixos da empresa, como:

  • faturamento
  • custo total
  • custo fixo
  • lucro nominal
  • margem de lucro
  • endividamento

Atente-se às datas

Conhecer todos os prazos de pagamentos dos fornecedores, dos funcionários, dos gastos fixos, entre outras contas é necessário para manter um controle das obrigações da empresa. Uma vez que sem esses itens, não existe atividade comercial ativa.

Isso também evita atrasos nas quitações e o pagamento de juros de mora. Já que esse é considerado um gasto desnecessário, ou seja, um desperdício por falta de organização. Dessa forma, você consegue controlar o fluxo de caixa a fim de estabelecer prioridades a longo, médio e curto prazo.

Defina um orçamento anual

Realizar novos investimentos, é sempre o intuito de qualquer empresário para expandir os negócios. Para que isso não prejudique o orçamento da empresa e a receita, é preciso calcular com exatidão o valor a ser aplicado e o quanto a empresa pode dispor para novos investimentos.

Para isso, defina um orçamento anual para você se certificar de manter um valor limite para o investimento, sem prejudicar a saúde financeira e os outros gastos da empresa. Assim, é possível ter um maior controle sobre os investimentos.

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Faça uma gestão dos fornecedores

Os fornecedores são peças fundamentais para o bom funcionamento dos negócios. Sem eles, não se tem matéria-prima para comercializar. Quando se trata de vários fornecedores, como é o caso de empresas de grande porte, realizar uma boa gestão é essencial para não impactar nas finanças da empresa.

Escolher e manter os melhores fornecedores evita atrasos, erros de entrega e cobranças abusivas, o que pode prejudicar a produção. Por isso, atente-se em analisar as empresas parceiras antes de contratá-las, mantenha um bom relacionamento e fidelize esses fornecedores pagando-os sempre em dia.

Com isso, além de ter uma boa organização e um bom serviço, você também pode conseguir negociações mais favoráveis, boas condições de pagamento, descontos e prazos estendidos.

Separe as contas pessoais das contas da empresa

Muitos empresários, principalmente aqueles que estão iniciando seus pequenos negócios, acabam misturando esses dois tipos de contas em meio ao dia a dia. Essa bagunça é bastante comum e pode prejudicar fortemente o financeiro da empresa e o pessoal.

É de extrema importância separar os ganhos e gastos da empresa da vida pessoal. Crie uma rotina de pagamento do seu próprio salário e de seus funcionários, sem realizar transferências para o patrimônio pessoal fora dessas datas.

Crie planilhas dos gastos da sua empresa que podem ser mexidas apenas no sistema de computadores da mesma. Assim, você não corre o risco de anotar entradas e saídas particulares no lugar errado.

Considerações Finais

Esperamos que com esse artigo fique claro como é imprescindível um controle financeiro eficiente. Com ele sendo feito de forma coesa, é possível, além de diminuir gastos, lucrar mais. Mas como fazer esse controle financeiro de forma totalmente eficiente? Através de um sistema de gestão com controle financeiro.

O eGestor é um deles! Com ele, além de total controle financeiro, ele é integrado com o estoque, fluxo de caixa e controle de produção. Ademais, o sistema é emissor de notas fiscais eletrônicas, permitindo a emissão de NFS-e, NF-e, e NFC-e. Juntamente com esses controles, também é possível emitir relatórios, que facilitam a visão que você precisa ter da sua empresa.

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Escrito por eGestor
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