Se você deseja garantir uma gestão financeira eficiente em sua empresa, a auditoria contábil pode tornar isso possível. 

A atividade, praticada por países desenvolvidos desde os anos 1.300, consiste em examinar os documentos contábeis do negócio e verificar se estão condizentes com os registros realizados. 

A auditoria contábil oferece ao empreendedor uma visão ampla e transparente a respeito da saúde financeira da sua própria empresa. 

A prática ajuda a evitar problemas com a fiscalização, melhora a eficiência da gestão financeira e patrimonial do negócio e ainda garante a correta aplicação dos recursos financeiros da empresa em causas ambientais e sociais.

Quer saber mais sobre a auditoria contábil e como essa atividade pode contribuir para o crescimento e sustentabilidade da sua empresa? 

Continue acompanhando este artigo e descubra quais as vantagens desse processo e como ele deve ser realizado para produzir bons resultados. Vale a pena conferir!

O que é auditoria contábil?

Por auditoria contábil compreende-se um conjunto de processos que tem como principal objetivo examinar os documentos contábeis da empresa, atestando a veracidade ou a irregularidade das informações contidas neles. 

Na prática, a atividade consiste em examinar livros contábeis, notas fiscais, extratos bancários entre outros registros como o DRE (Demonstração de Resultado de Exercício), para apurar se os valores contabilizados estão coerentes com a situação financeira e patrimonial da empresa.

Muito além de atestar a veracidade ou a irregularidade das informações, a auditoria também possibilita identificar erros de lançamentos, falhas na gestão administrativa ou financeira e até mesmo fraudes. 

Além disso, garante que as informações estejam em conformidade com as legislações vigentes, tornando a prestação de contas aos órgãos federais, estaduais e municipais confiáveis.

Quais empresas podem fazer auditoria contábil?

A técnica contábil é versátil e bem abrangente, podendo ser praticada por empresas de todos os setores e portes. 

Para isso, no entanto, é preciso contar com o conhecimento especializado de um contador, ou seja, de um profissional formado em Ciências Contábeis e devidamente registrado no conselho de classe de seu estado (CRC – Conselho Regional de Contabilidade).

A atividade também pode ser realizada pelo próprio contador da empresa, caso esta possua. Contudo, para garantir melhores resultados o ideal é que a auditoria seja realizada por um profissional contratado única e exclusivamente para essa atividade. 

Isso porque dessa forma, a análise das informações será realizada de forma imparcial e certamente produzirá resultados mais precisos e objetivos. 

Além disso, vale a pena destacar que o profissional precisa agir conforme as leis vigentes e normas contábeis, o que se torna praticamente inviável quando se tem um vínculo empregatício.

Já ao dono ou responsável pela empresa cabe fornecer todos os documentos solicitados pelo auditor, bem como acompanhar de perto todo o processo. 

Inclusive, essa é uma excelente maneira de conhecer profundamente os vários aspectos que envolvem o próprio negócio, como administrativo, patrimonial, financeiro, tributário e social, por exemplo.

Quando solicitar uma auditoria?

Responder a essa pergunta é algo muito relativo, pois cada empresa possui necessidades diferentes. Em via de regra, a auditoria contábil é realizada sempre que:

• O empreendedor desconfia de fraudes e desvios financeiros;
• São identificadas possíveis falhas nos registros e demonstrações contábeis;
• O empreendedor deseja conhecer a real situação financeira e patrimonial da empresa;
• Quando a empresa vai receber investimentos de terceiros ou vai passar pelo processo de fusão;
• Quando a empresa vai ser vendida.

Tipos de auditoria contábil

A auditoria contábil pode ser interna ou externa. Ambas possuem o objetivo de validar informações contábeis, mas assumem papéis diferentes, conforme a explicação a seguir.

Auditoria interna

A auditoria interna é realizada pelos funcionários pertencentes à área contábil da própria empresa. 

Nesse caso, a atividade busca avaliar se as normas internas da empresa estão sendo devidamente cumpridas e se as informações declaradas estão condizentes com os controles contábeis.

Além disso, a auditoria contábil interna também é muito útil para identificar falhas humanas que possam comprometer a saúde financeira da organização, como erros e omissões de registros nas contas de balanço patrimonial e nas demais movimentações financeiras da empresa.

Auditoria externa

Já a auditoria externa é realizada por profissionais contratados pela empresa exclusivamente para essa finalidade. 

Como não fazem parte do quadro de funcionários, podem agir com imparcialidade e oferecer dados mais precisos sobre a real situação financeira, administrativa, contábil e patrimonial da empresa.

Conforme já pontuamos, o auditor é um profissional formado em ciências contábeis e devidamente registrado no conselho de classe regional (CRC). 

E no caso da auditoria contábil externa, ele pode ser requisitado quando a empresa for receber novos investimentos, for vendida, passar pelo processo de fusão ou por qualquer outro processo que altere o seu quadro societário. 

Entretanto, a auditoria externa pode ser solicitada pelo próprio FISCO, sempre que houver a desconfiança de fraude ou sonegação fiscal.

Benefícios da auditoria contábil

De acordo com o CRC-CE (Conselho Regional de Contabilidade do Ceará), os benefícios da auditoria contábil são divididos entre diferentes aspectos, conforme listados adiante:

Para a empresa

• Analisa, fiscaliza e melhora os controles internos, reduzindo a negligência, a ineficiência, a incapacidade e improbidade administrativa da organização;
• Valida as informações dos registros contábeis, garantindo as correções sempre que necessárias;
• Promove a adequação das demonstrações contábeis da empresa às legislações vigentes;
• Oferece um verdadeiro panorama sobre a situação financeira, administrativa e patrimonial da empresa;
• Evita prejuízos financeiros com desvios de bens e pagamentos indevidos de despesas e tributos;
• Identifica omissões e erros de registros das receitas e despesas.

Para investidores e sócios

• Facilita o controle de bens, direitos e obrigações da empresa, fornecendo informações confiáveis sobre a lucratividade da organização;
• A auditoria contábil oferece resultados precisos sobre as demonstrações contábeis, evitando fraudes e dilapidação do patrimônio de terceiros;
• Assegura que o empreendimento está com as obrigações fiscais e tributárias em dia.

Para o fisco

• Garante que não há irregularidades entre as informações declaradas e as contidas nos registros contábeis;
• Afasta a hipótese de fraude e sonegação fiscal;
• Possibilita maior exatidão nas demonstrações contábeis e nos resultados apurados.

Para a sociedade

• Garante a veracidade das informações sobre investimentos em causas sociais, ambientais e geração de empregos;
• Assegura a idoneidade da empresa em seu mercado de atuação;
• Informa o grau de solidez da organização e a sua evolução na economia nacional.

Auditoria contábil: vantagens para as empresas

Várias são as vantagens da auditoria contábil para empresas de todos os segmentos e portes. Confira a seguir as principais, que por si só já representam bons motivos para adotar a prática na sua empresa.

Detalhamento da empresa e dos custos

Sem dúvida alguma a principal vantagem da auditoria contábil é fornecer informações confiáveis e detalhadas sobre o desempenho da organização. Isso inclui, por exemplo, o detalhamento dos custos operacionais, da destinação dos recursos financeiros, e dos processos organizacionais. 

Dessa forma, é possível ter mais controle financeiro, se antecipar a imprevistos e planejar estratégias de crescimento com mais assertividade.

Evitar problemas fiscais

A auditoria contábil também ajuda a organizar toda a documentação contábil e financeira da empresa, facilitando a prestação de contas a órgãos municipais, estaduais e federais.

 Além disso, também possibilita a correção de informações sempre que necessário, garantindo a produção de resultados confiáveis e evitando problemas fiscais como multas e sanções penais.

Crescimento e melhoria do empreendimento

Por ajudar a identificar falhas antes que elas se tornem um problema para o negócio, a auditoria contábil também contribui para a sustentabilidade da empresa em um mercado tão competitivo. A atividade melhora a eficiência da gestão administrativa, financeira e contábil da empresa, contribuindo inclusive para o seu crescimento.

Mais segurança financeira para a organização

A auditoria também melhora o controle de bens, direitos e obrigações da empresa, fornecendo informações confiáveis sobre a real situação financeira e fiscal da organização. 

Por meio dessa análise, é possível opinar sobre pagamento de dividendos, distribuição de lucros entre outras obrigações e escolher os melhores investimentos para o crescimento da empresa.

Receber investimentos de outros países

Outra grande vantagem da auditoria contábil é poder adequar os processos contábeis da empresa aos padrões internacionais. Isso possibilita a internacionalização do empreendimento, receber investimentos de empresas localizadas em outros países e ampliar as oportunidades de negócios.

Como é dividida uma auditoria contábil?

A auditoria contábil é uma atividade composta por vários processos. De acordo com o CFC (Conselho Federal de Contabilidade), a técnica é dividida em:

Pesquisa ambiental

O primeiro passo para fazer uma auditoria contábil é conhecer a fundo o negócio, sua constituição societária e estrutura organizacional. 

Nessa primeira etapa, o auditor busca conhecer os processos administrativos, financeiros e contábeis da empresa de forma a compreender o seu funcionamento, operações comerciais e financeiras. 

Para tal, o profissional pode solicitar os seguintes documentos para coletar as informações que considere necessárias:

• Manuais da empresa;
• Notas fiscais;
• Extratos bancários;
• Relatórios de fluxo de caixa;
• Relatórios de demonstração do resultado do exercício (DRE);
• Controles de contas a pagar e receber;
• Livro Razão e Livro Diário;
• Atas Societárias;
• Demonstrativos de investimentos;
• Folha de pagamento de funcionários;
• Declarações entre outros documentos.

Planejamento de auditoria

Após a pesquisa ambiental, a auditoria é planejada. O fluxo do trabalho terá como base os dados coletados preliminarmente pelo auditor, pois cada empresa possui necessidades diferentes. 

Ou seja, a auditoria contábil é sempre personalizada para atender às demandas e aos processos da organização, respeitando as particularidades de cada empreendimento. 

Dessa forma, os resultados se tornam mais objetivos, precisos e principalmente confiáveis.

Ainda na fase de planejamento, o auditor define quais serão as ferramentas e testes utilizados para produzir resultados eficientes. 

Além disso, também é feita uma análise de quais serão as melhores formas de apresentar os resultados, de forma que o empreendedor consiga compreender como eles estão afetando o seu negócio.

Avaliação e testagem

Nesta etapa da auditoria contábil o auditor começa a conferir se os valores declarados à receita, o fluxo de caixa, a conciliação bancária entre outras informações condizem com a realidade do negócio dentro do período analisado. 

Em outras palavras, a avaliação se trata da verificação da materialidade apresentada pelos responsáveis da empresa para fundamentar os registros financeiros, contábeis e fiscais do empreendimento.

Após a minuciosa avaliação das informações, o profissional começa a aplicar as técnicas contábeis cabíveis para validar os registros. Elas servem como base para o parecer final do auditor e se resumem em:

Teste de observância

Conforme o próprio nome sugere, tem como principal objetivo “observar” se as normas e procedimentos internos da empresa estão sendo realizados corretamente. 

O teste de observância é o primeiro a ser realizado pelo auditor e analisa a eficiência dos processos administrativos, financeiros e contábeis.

Teste substantivo 

O teste substantivo, por sua vez, é baseado nas provas das informações declaradas, como relatórios, registros financeiros, notas fiscais emitidas e recebidas, entre outras demonstrações. 

Na prática, trata-se do confrontamento das informações, de forma que seja possível assegurar que as mesmas são consistentes ou inconsistentes.

O teste substantivo é complexo, envolve a análise de vários documentos da empresa e por isso, costuma ser demorado. 

Só para se ter uma ideia, para justificar custos, gastos e demais transações, o auditor precisa analisar cuidadosamente os controles:

• Contábeis: contas contábeis e patrimoniais, transações feitas pelo setor contábil, demonstrativos de resultados, relatórios de auditoria interna;
• Administrativos: relatórios de lucratividade por produto ou serviço, treinamento de pessoal, pagamento de salários, comissões e bonificações, controle de qualidade;
• Financeiros: diferença entre valores orçados e praticados, custos de produtos e matérias-primas, controle de contas a pagar e receber, investimentos realizados.

Parecer do auditor

Por fim, é hora do parecer do auditor, ou seja, da demonstração dos resultados extraídos das análises contábeis. Eles são expressos através de relatórios e baseiam-se nas avaliações e testagens realizadas durante a auditoria. 

Antes de ser apresentado, o parecer deve ser cuidadosamente revisado para garantir que  os resultados estejam corretos. 

E por falar em resultados, duas possibilidades são possíveis:

• Parecer favorável: quando todas as informações financeiras e contábeis declaradas pela empresa estão corretas, dentro das normas da empresa e em conformidade com as leis vigentes;
• Parecer desfavorável: quando há indícios de fraudes, desvios de recursos e sonegação de impostos.

Vale a pena destacar que independentemente do parecer do auditor, o relatório com o resultado da auditoria contábil também acompanha sugestões de melhorias, possíveis adequações e correções.

Principais falhas e fraudes detectadas em uma auditoria contábil

Conforme explicamos ao longo deste artigo, a auditoria contábil tem como principal objetivo analisar os registros contábeis da empresa, validando ou não as informações contidas neles. 

Durante o processo, o auditor pode encontrar as seguintes inconsistências nos registros e documentos:

• Erro ou omissão de lançamento financeiro ou contábil;
• Rasura ou edição de documentos;
• Compras e vendas sem notas fiscais;
• Pagamentos sem comprovantes;
• Adulteração de demonstrações contábeis;
• Interpretação equivocada das normas e legislações;
• Descumprimento de normas internas e inconformidade com as leis contábeis vigentes.

Mas por que os erros e fraudes acontecem?

Em primeiro lugar, não há que se confundir erros com fraudes, pois na contabilidade esses são dois conceitos completamente distintos. 

A NBC T 11, que define as Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis, define fraude e erro da seguinte maneira:

• Erro: “ato não intencional resultante de omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis”;
• Fraude: “ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis”.

As fraudes e erros são muito comuns em empresas de todos os segmentos e portes, principalmente quando a gestão administrativa, financeira e contábil das organizações é ineficiente. 

Os erros, no entanto, são menos danosos e passíveis de correção. Já as fraudes, devem ser combatidas de maneira enérgica, pois geralmente são cometidas com os seguintes propósitos:

• Subtrair dinheiro da empresa;
• Desviar produtos ou matérias-primas;
• Não pagar impostos ou pagar menos do que deveria;
• Encobrir erros de funcionários e atos administrativos e contábeis passíveis de penalidades;
• Iludir futuros investidores e acionistas;
• Usufruir de vantagens monetárias.

O papel do auditor

Conforme você pode observar, o papel do auditor contábil vai muito além do que apenas atestar a veracidade das informações contábeis declaradas pela empresa. 

Ao emitir um parecer ético e fidedigno, o profissional também ajuda a desmascarar fraudes e acabar com esquemas internos ou externos que estejam minando as finanças da organização.

Por isso, esse papel deve ser desempenhado por um profissional competente, experiente e com visão holística empresarial. Somente assim, ao se deparar com sinais de fraudes e erros, o auditor vai conseguir identificar entre um e outro e apontá-los devidamente.

Apesar de se envolver temporariamente com setores e cenários passíveis de fraudes e erros e de ter que se atentar para cada um deles, é válido destacar que não cabe ao auditor realizar as correções e melhorias apontadas na auditoria. 

Ao profissional cabe apenas atestar se os procedimentos contábeis estão ou não em conformidade com as normas e legislações vigentes, comunicando a autoridade superior da organização as irregularidades encontradas durante o processo. 

Para saná-las, o profissional até sugere medidas de correção e de melhorias, que devem ser colocadas em prática pelos responsáveis pela organização.

Como fazer uma auditoria contábil eficiente?

Reúna todos os registros financeiros e contábeis

Como explicamos ao longo deste artigo, a auditoria contábil é a análise e o confronto das informações declaradas com os registros financeiros e contábeis da empresa. 

Portanto, é importante armazenar todos os documentos que servirão como base para essa análise, como notas fiscais, extratos bancários, demonstrativos de investimentos, relatórios de fluxo de caixa, demonstrações contábeis entre outros.

Contrate uma empresa especializada em auditoria contábil

Apenas ser formado em Ciências Contábeis e possuir registro no CRC não é suficiente para ter bons resultados com a auditoria contábil. É preciso que o auditor tenha experiência, ética, comprometimento e acima de tudo, astúcia para identificar erros e fraudes. 

Dependendo do porte da empresa, o recomendado é contratar empresas especializadas em auditorias, ao invés de profissionais independentes. 

Isso porque além de auditores, essas empresas também possuem departamento jurídico próprio, sendo muito úteis para resolver tratativas referentes aos aspectos legais da empresa.

Conte com a tecnologia para evitar erros fiscais

Como você viu anteriormente, um dos objetivos da auditoria contábil é identificar erros e fraudes nos processos administrativos, financeiros e contábeis da empresa. Mas como fazer isso com uma gestão descentralizada, ineficiente e com controles feitos em planilhas eletrônicas? 

O controle manual demanda tempo, aumenta os riscos de erros de lançamentos, exige conhecimento de fórmulas complexas e dificulta a interpretação dos dados.

Por outro lado, contar com um software de gestão empresarial pode facilitar a vida de empreendedores, gestores e auditores. 

A ferramenta tecnológica possui recursos integrados que simplificam tarefas, transformam dados complexos em informações confiáveis, padronizam processos e oferecem ao empreendedor uma visão sistêmica do próprio negócio.

Imagina, por exemplo, o tempo que se perde em uma auditoria contábil apenas para conferir as notas fiscais de uma empresa? E para analisar as movimentações de fluxo de caixa de um determinado período? 

Com um software de gestão empresarial, esse tempo é otimizado, pois o sistema reúne em um único lugar todas as informações necessárias para a boa administração do negócio, como vendas, financeiro, estoque, fluxo de caixa e notas fiscais.

Vale ainda a pena destacar que todas as informações são atualizadas diariamente, o que facilita consideravelmente todos os procedimentos da auditoria contábil. 

E como todos os recursos são planejados em conformidade com as normas e leis contábeis, fiscais e tributárias, adotar um software de gestão empresarial também é uma excelente maneira de evitar uma interpretação equivocada das leis vigentes.

Conclusão

Neste artigo, você aprendeu o que é auditoria contábil, quais são as suas vantagens e como ela deve ser realizada para produzir resultados seguros e confiáveis. 

Além disso, aprendeu também que todos os tipos de negócios podem se beneficiar com a atividade, desde que ela seja realizada por profissionais competentes e feita com o auxílio de ferramentas tecnológicas adequadas.

Nesse sentido, o sistema de gestão empresarial eGestor é a solução que a sua empresa precisa para agilizar os seus processos financeiros e contábeis, por meio da integração dos setores estratégicos da organização. 

Com recursos práticos e eficientes, a ferramenta proporciona uma gestão mais assertiva de todo o negócio, evitando perda de tempo, retrabalho e proporcionando o crescimento da organização.