Como fazer o controle de notas fiscais

Escrito em: 18/04/22
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Nas pequenas e médias empresas a estrutura e os funcionários existem em menor escala. Dessa forma, na maioria das vezes, o próprio empreendedor costuma controlar os assuntos financeiros do negócio. 

Por esse motivo, é essencial que o gestor esteja por dentro das informações valiosas e conheça a situação financeira e tributária da sua empresa.

Manter o controle de notas fiscais recebidas e emitidas, por exemplo, é algo que requer muita atenção e disciplina. Entretanto, se você seguir alguns procedimentos, isso pode ser feito de maneira muito mais prática e eficiente.

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O que é controle de nota fiscal?

Toda empresa emite nota fiscal. Algumas, como o MEI, não tem obrigação de emitir em alguns casos. Mas, em geral, a cada venda, uma nota é emitida. Dentro das obrigações das notas fiscais está a de mantê-las armazenadas por 5 anos.

Dessa forma, é necessário ter um controle de armazenamento, ou, o controle de nota fiscal. Assim, torna- se mais fácil consultar as notas e aumentar a segurança. Essa consulta deve ser facilitada em caso de controle do fisco.

Vantagens do controle de notas fiscais

Existem diversas vantagens em fazer o controle de notas fiscais de uma empresa. Mas, antes de tudo, é preciso estar atento que esse processo não é apenas mais um controle dentro da empresa, ele é essencial em caso de fiscalização. 

Se não feito, a empresa pode sofrer punições e receber multas.

Entre as principais vantagens de um controle de notas fiscais estão:

  • Melhor controle de notas armazenadas, tornando mais fácil encontrar alguma, se necessário.
  • As notas são a principal forma de pagamento de impostos, sem ter o controle de notas emitidas, também não se sabe se a empresa está pagando seus impostos de forma correta.
  • Elas também são a comprovação da venda, dessa forma, em caso de algum desvio, elas são os comprovantes.
  • Diminuição de erros, retrabalho e possibilidade de multas.

Ainda, quando essa ferramenta também é um emissor de notas fiscais, ela possui mais vantagens. Entre elas:

  • O cálculo de impostos é feito de forma automática.
  • Se a ferramenta possui um cadastro de produtos e clientes, a nota é emitida em poucos segundos.
  • O sistema pode enviar a nota fiscal aos clientes imediatamente.

Controle de notas fiscais: por que é importante?

O principal motivo para manter o controle de notas fiscais é não ser enquadrado por crime de sonegação. E não estamos exagerando aqui. 

A Receita Federal é responsável pela fiscalização de valores de vendas e compras, e também, pelos impostos e taxas. Dessa forma, se os valores não batem, a empresa está fazendo algo errado. 

Mas, muitas vezes, essas situações podem ser evitadas apenas com um controle financeiro bem feito e um controle de notas fiscais preciso.

Ou seja, uma das maiores importâncias do controle de notas fiscais é entender a saúde financeira da empresa. Esse controle de notas também ajuda a encontrar possíveis erros, facilita o trabalho diário do financeiro e diminui consideravelmente a burocracia.

Como controlar a nota fiscal MEI?

Ao contrário dos outros tipos de empresa, o MEI não é obrigado a emitir notas fiscais. Entretanto, em casos de o cliente ser pessoa jurídica ou serviços para o governo, a emissão da nota é obrigatória.

Mas, mesmo não sendo exigida a nota fiscal para pessoas físicas, o MEI pode emitir notas fiscais.

Tanto nesse caso, como em caso de pessoa jurídica ou governo, o MEI deve fazer o controle das notas fiscais. Ainda, mesmo que se pense que esses casos são raros, quando acontece, como o negócio irá emitir a nota?

Como controlar a nota fiscal MEI

Assim, é importante ter uma ferramenta para a emissão da nota e seu armazenamento e controle.

Como fazer o controle de notas fiscais?

Acompanhe a compra e a venda dos produtos

Pelo fato de serem PMEs, geralmente, o trabalho de compra e de venda de produtos ou serviços envolve funcionários de diversos setores. Dessa maneira, as chances de perder o controle sobre os dados envolvidos nessas negociações são grandes.

É essencial, portanto, elaborar rotinas de acompanhamento capazes de dar aos colaboradores a oportunidade de transmitir as informações mais relevantes da maneira mais organizada possível.

Quando a empresa compra algo, o funcionário deve passar essa informação para o gestor responsável pela parte financeira. E quando recebe um produto ou serviço, o que deve ser feito é verificar o documento recebido, acompanhado de seus contratos e pedidos.

Tal procedimento também deve ser solicitado quando a empresa emite notas, visto que esse processo assegura a exatidão e a organização dos dados que são enviados para os clientes.

Assim, não há o risco da necessidade de refazer todo o trabalho para corrigir os documentos. E os custos extras, dessa forma, serão minimizados, já que o retrabalho será evitado.

Ao fazer uma compra, por exemplo, o funcionário deve passar a informação à pessoa responsável pelo financeiro e, ao receber o produto ou serviço, confrontar o documento recebido com os pedidos ou contratos.

Caso tudo esteja em ordem, a nota fiscal pode, então, ser enviada ao setor responsável pelo pagamento.

O mesmo procedimento de controle deve ser seguido para a emissão de notas, garantindo a exatidão das informações e das NF-e enviadas aos clientes e evitando custos ou retrabalho com a correção de documentos.

Verifique a veracidade das notas emitidas

É essencial que a empresa verifique sempre se os documentos que chegam até ela são autênticos. Quando se recebe uma NF, é fundamental consultar o site da prefeitura que a emitiu para garantir sua autenticidade.

Além disso, a validação é obrigatória para que a nota fiscal relativa ao produto seja reconhecida como legal. Assim, o empreendedor evita incidentes relacionados a problemas tributários e financeiros.

No site da prefeitura da cidade de São Paulo, por exemplo, é fácil realizar esse procedimento. Basta acessar a página relativa à Nota Fiscal Eletrônica e informar os dados do documento, tais como CPF/CNPJ do prestador de serviços e o número da nota, além do código de verificação, para conferir a autenticidade da nota fiscal paulistana emitida.

Uma vez que ela é confirmada, o documento será exibido na tela, permitindo ao usuário realizar sua impressão. Esse tipo de procedimento pode ser adotado em qualquer site de órgão oficial responsável pela emissão da nota fiscal.

Neste caso, reforçamos a orientação para que você não deixe de fazer essa confirmação, pois se trata de algo que pode ser feito de maneira rápida e com plena segurança.

Mas por que é necessário validar uma nota fiscal recebida? Porque, ao adquirir qualquer produto, sua empresa recebe também o DANFE, o Documento Auxiliar à Nota Fiscal Eletrônica.

Embora apresente muitas informações relativas à mercadoria, ao fornecedor e também ao receptor, esse documento não é a NF-e em si.

No DANFE, é possível encontrar a chave de acesso, composta por informações como UF, ano/mês, CNPJ, modelo, série, número NF-e, código numérico e dígito verificador. É essa chave que precisa ser digitada no portal da Nota Fiscal Eletrônica para que ela possa ser validada e visualizada.

Como fazer o controle de notas fiscais

Modernize o gerenciamento da empresa

Outra maneira de simplificar o controle de notas fiscais é a implantação de um software de emissão eletrônica de NFs, para controlar todas as finanças on-line de maneira mais prática e rápida.

Usando esse sistema de gestão virtual, os funcionários digitarão os dados somente uma vez e poderão aproveitá-los durante o processamento de compras e vendas sempre que precisarem.

É interessante destacar que, até alguns anos atrás, essa tecnologia que permitia automatizar o cadastro ficava muito distante da realidade das pequenas empresas, em função de seu alto custo.

Entretanto, hoje em dia ela tem sido oferecida como uma solução de excelente custo-benefício justamente por empresas que direcionam o produto ao micro e pequeno empresário, dando a eles condições para aperfeiçoar o controle financeiro por meio da simplificação dos procedimentos.

Além disso, esse tipo de programa oferece um diferencial inestimável para qualquer PME: a possibilidade de o gestor gerenciar todo o processo a partir de um único lugar.

Trata-se de uma alternativa moderna e absolutamente acessível, que dispensa muitos esforços manuais e, assim, resulta em menor incidência de erros decorrentes da intervenção humana.

A adoção de um sistema de gerenciamento é o grande diferencial que sua empresa pode obter em tempos modernos.

Ele proporciona integração entre os departamentos da companhia, com destaque para o setor de vendas, uma vez que, a partir da emissão eletrônica de notas fiscais, torna-se possível fazer o controle das vendas de maneira mais eficiente.

Em resumo, esse tipo de sistema oferece benefícios aos seguintes itens:

Faça um armazenamento cuidadoso

Organização é fundamental. É preciso considerar alternativas para fazer com que as atividades permaneçam em ordem independentemente do momento da empresa.

Sendo assim, invista na definição de um fluxo simples e claro para a entrada das notas fiscais no dia a dia.

Você pode considerar recursos para lidar tanto com notas impressas quanto com as eletrônicas.

  • Notas impressas: é possível trabalhar com pastas simples para organizar melhor as entradas e as saídas. Isso é importante para evitar que acabem misturadas com documentos de outra natureza.
  • Notas eletrônicas: neste caso, o processo pode ser realizado de maneira ainda mais fácil: basta você criar pastas específicas em seu computador para armazenar notas fiscais e evitar que elas se misturem com outros arquivos.

Procure realizar backups desses documentos, de modo a ter sempre cópias à sua disposição para qualquer eventualidade.

Crie categorias

Outra dica importante em relação à organização é facilitar a identificação das notas.

Tão necessário quanto adotar bons procedimentos para armazenar as notas recebidas é saber organizá-las de acordo com características fundamentais para o empreendimento, tais como nome do cliente ou fornecedor, sua data de emissão e de vencimento, entre outros.

Por que isso é importante? Porque quando você (ou o funcionário responsável por esse trabalho) tiver que encontrar determinado documento na pasta criada, não vai ser preciso passar horas analisando todos os arquivos, um a um, para localizar o que procura.

Isso otimiza a gestão de tempo na empresa e facilita procedimentos como o de auditoria.

Notifique as informações para o contador

É muito importante ter em mente que todas as informações do processamento têm que ser repassadas para a área contábil da empresa. Portanto, informe todos os dados financeiros para o contador do seu negócio.

Também é possível agilizar esse processo utilizando um software para elaborar um fluxo de caixa de forma adequada.

O contador é essencial em relação a tudo o que diz respeito às notas fiscais. Não deixe de consultá-lo antes de tomar qualquer decisão sobre o controle financeiro.

Lembre-se: o objetivo aqui é aperfeiçoar os procedimentos, então é importante que a rotina desse especialista também esteja de acordo com o ritmo de sua empresa.

Independentemente de contar com um profissional que atua como funcionário ou trabalhar com um serviço terceirizado, sua qualificação é fundamental. Saber lidar com as novidades tecnológicas oferecerá um diferencial significativo para o empreendimento.

Tenha uma boa relação com seus fornecedores e clientes

Por fim, é sempre bom destacar a importância que você deve dar ao relacionamento interpessoal com quem faz parte da realidade de sua empresa.

Estamos nos referindo a todo e qualquer tipo de profissional, mas, quando falamos em gestão de notas fiscais, é preciso dar destaque especial aos que atuam nos setores de contas a pagar e receber.

É fundamental que o gestor da empresa mantenha um bom relacionamento com o setor de contas dos seus fornecedores e clientes. Assim, quando for necessário o auxílio de algum parceiro, eles ajudarão a realizar as alterações necessárias nos documentos, sem burocracia ou custos adicionais.

A consequência observada por empresas que não valorizam esse relacionamento interpessoal é justamente a dificuldade para obter documentos quando surge uma necessidade imediata — algo que poderia ser facilmente resolvido se a relação entre as equipes fosse harmoniosa.

Sendo assim, procure sempre tratar bem e com o máximo de respeito possível pessoas envolvidas com o seu empreendimento. Isso, além de trazer novos amigos, também contribui para a eficiência do seu negócio.

Ter o controle de notas fiscais de uma empresa é fundamental. Afinal, uma boa gestão evita a dor de cabeça relacionada aos problemas financeiros e tributários. Como você controla as notas fiscais do seu negócio?

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<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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3 Comentários

  1. Antonio Carlos Oliveira Macedo

    Muito bom

    Responder
  2. Thayná Siqueira

    Excelente post!
    Dá uma diretriz gigante para quem tem pouco contato com a área, e um norte para quem já conhece e precisa aprimorar um pouco mais.

    Parabéns.

    Responder
  3. Monique

    Nossa, parabéns!! Me ajudou MT, obrigada 😉

    Responder

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