emitir nota fiscal eletrônica

Emitir nota fiscal eletrônica é um procedimento bastante recente. Durante muito tempo, a tradicional nota fiscal de papel foi a única forma utilizada por empresas e órgãos fiscalizadores para o controle da movimentação de mercadorias e prestação de serviços dentro do país, o que atrasava consideravelmente este processo.

Contudo, a necessidade de modernização e informatização dos processos exigiu que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) fosse incorporada ao dia a dia de muitas instituições. Diante da obrigatoriedade, empresários acabam enfrentando muitas dúvidas relacionadas à emissão da NF-e.

Por isso, no post de hoje mostraremos tudo o que você precisa saber antes de emitir uma nota fiscal eletrônica. Confira!

O que é nota fiscal eletrônica

Como empreendedor, você provavelmente já emite a nota fiscal em papel, que nada mais é do que um documento gerado em todas as operações de venda de produtos ou prestação de serviços. É por meio dela que os impostos sobre transações comerciais são recolhidos.

Já a nota fiscal eletrônica é a versão digital desse documento, que é emitida e armazenada de forma online. Sua validade legal é garantida com uma assinatura digital, tanto da empresa que emite quanto de quem paga pelo bem ou serviço. A NF-e tem como intuito documentar, para fins fiscais qualquer operação voltada para a circulação de mercadorias ou para a prestação de serviços entre contribuinte e comprador ou tomador de serviços, como forma de substituição a nota fiscal em papel.

 Além da nota fiscal eletrônica, também existe a DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que acompanha a mercadoria em trânsito ou que é vendida pela internet. Trata-se de uma representação mais simples da nota fiscal eletrônica, pois não contém todos os campos que a NF-e possui.

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Quais são os tipos de notas fiscais utilizadas pelas micro e pequenas empresas?

Existem muitas notas fiscais eletrônicas que a sua micro ou pequena empresa poderá utilizar. Vamos falar um poucos sobre cada uma delas:

Nota Fiscal Avulsa

Esse tipo de nota fiscal é utilizado em operações comerciais de venda ou revenda de mercadorias, despachos e circulação dos mais variados itens da sua empresa, entre outras situações.

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

É aproveitada na venda direta de produtos ao cliente. Tanto a Nota Fiscal Avulsa, quanto a Nota Fiscal de Venda a Consumidor dependem de uma Autorização para impressão de Documentos Fiscais (AIDF) na Secretaria de Fazenda do Estado onde a empresa atua. A fim de posteriormente produzir os impressos em uma gráfica. Satisfazendo-se assim as regras pertinentes ao caso.

Tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Pensando na comodidade, na redução de custos e em muito mais benefícios para todos os envolvidos em uma transação comercial, o governo criou a nota fiscal eletrônica que consiste em um documento emitido por meio de processamento de dados. Substituindo as notas fiscais avulsas impressas. Mas é importante lembrar que estas notas não se encontram disponíveis em todos os estados brasileiros. Confira os tipos de nota fiscal eletrônica especificamente:

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

Também conhecida por sua abreviação (NFC-e), essa NF-e é emitida por impressora de cupons não fiscal. Ela veio para substituir as impressoras fiscais e é transmitida à receita municipal do local onde sua empresa está situada.

Nota Fiscal Eletrônica Estadual

Esta NF-e é voltada para as transações comerciais, tanto feitas com pessoas jurídicas como com consumidores em geral. Ela pode ser gerada por impressoras comuns (folha A4), substitui o modelo de nota fiscal 1-A e é enviada à receita estadual de onde a companhia está localizada.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A NFS-e surgiu em substituição às notas fiscais impressas que eram emitidas no ato da prestação de serviços. Ela é enviada para a receita municipal de sua empresa.

Uma grande vantagem desse documento é que ele permite que as empresas que prestam serviço a distância emitam uma DANFE referente a ele. Assim, podem enviá-la por meios de comunicação eletrônica, como e-mail e outros.

 

Cupom Fiscal Eletrônico do estado de São Paulo

Conhecido por sua abreviatura, o CF-e SAT, como o nome já diz, é um modelo particular de NF-e emitido para clientes das empresas do estado de São Paulo. Para gerar esse cupom, a companhia precisa adquirir um Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

Apesar de o estado permitir que os comerciantes utilizem o modelo nacional de nota fiscal de consumidor eletrônica, também exige que eles possuam esse equipamento em seus estabelecimentos. Isso aumenta o custo das empresas paulistas para emitir nota fiscal eletrônica de consumidor (NFC-e). 

Como era antes?

Antes da inovação da NF-e, as organizações apenas emitiam nota fiscal em papel. Para isso, elas precisavam solicitar ao contador um bloco de notas fiscais, ou adquirir uma impressora fiscal.

Assim, quando faziam a venda de um produto ou serviço, emitiam a nota em 3 vias — era quando entrava em ação o bom e velho papel-carbono! Uma cópia pertencia ao cliente, outra ao contador e a terceira ficava armazenada na empresa.

Dessa forma, a companhia precisava levar as segundas vias ao contador todos os meses. Este, por sua vez, elaborava um relatório fiscal e enviava para a receita municipal ou estadual.

Uma observação: apesar de estarmos utilizando termos no passado, esse processo que envolve nota fiscal impressa ainda é a realidade de muitas empresas.

Quais são os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica

Com a emissão de documentos fiscais eletrônicos, a sua empresa vai diminuir a papelada, o que pode representar uma significativa redução de custos neste processo. A possibilidade de emitir nota fiscal eletrônica representa um grande avanço no país — tanto para empresas quanto para órgãos de fiscalização e consumidores em geral. Além de melhorar a sua organização, o controle fiscal será mais ágil, rápido e extremamente protegido.

Os erros de escrituração serão drasticamente reduzidos, a sonegação fiscal tenderá a diminuir e o governo conseguirá aumentar a sua arrecadação de forma que não aumente a carga tributária. Por isso, o investimento que o empresário irá fazer para se adequar ao novo processo retorna muito rapidamente para o seu bolso. A emissão de nota fiscal eletrônica apresenta ainda outras vantagens:

  • garante maior segurança aos processos;

  • promove a redução de custo com impressão e papel;

  • gera o aumento da confiança;

  • elimina a necessidade de digitar notas fiscais ao receber mercadorias;

  • facilita a logística e o planejamento para a recepção de mercadorias;

  • acaba com a necessidade de arquivos físicos para notas fiscais impressas;

  •  por ser utilizada em ambiente virtual, favorece o uso de tecnologia, comércio e relacionamento eletrônico entre empresa e clientes, dentre outros tantos benefícios.

    Tendo pleno conhecimento de como a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas pode ajudar em seu empreendimento, você já pode começar a tomar as providências necessárias para emiti-las adequadamente. Tanto para os seus clientes, quanto para os seus  consumidores.

Guia de Otimização de Processos

Quais os requisitos para emitir nota fiscal eletrônica?

Sua empresa precisa estar registrada?

Toda empresa que deseja emitir notas fiscais de seus produtos e/ou serviços precisa estar devidamente registrada. Ou seja: é necessário ter um CNPJ, tanto para a nota fiscal eletrônica quanto para a de papel.

Poder gerar nota fiscal dá às instituições uma grande vantagem competitiva: permite o fornecimento de produtos e a prestação de serviços para clientes que você não conseguiria atender caso não tivesse um CNPJ. Um exemplo é a possibilidade de concorrer em licitações de caráter público.

Você tem saber qual é o enquadramento de sua empresa

O processo de emitir nota fiscal em uma companhia depende de sua realidade fiscal. Isso se deve ao fato de MEI, empresas do Simples Nacional e outras possuírem diferentes normas de tributação. Se você não sabe ao certo, consulte seu contador, pois ele pode lhe orientar precisamente quanto a isso, já que estes detalhes também podem ser influenciados por diversos fatores, como o cliente para o qual a nota fiscal eletrônica, o tipo de produto comercializado, o tipo de operação, entre outros.

Sua empresa necessita de um certificado digital

A NF-e exige um certificado digital para sua emissão — o qual torna garantida sua validade jurídica por meio da assinatura digital. É com a certificação digital que o contribuinte tem certeza de sua integridade e de que foi realmente sua empresa que emitiu a nota.

Esse certificado é adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Entre as informações que devem constar na chave digital, está o CNPJ de qualquer um dos estabelecimentos do contribuinte.

Existem dois tipos de certificados: o A1 (arquivo digital que fica armazenado no computador) e o A3 (dispositivo móvel que pode ser do tipo smart card ou token).

Com a assinatura digital, é possível saber quem realizou a transação de um arquivo eletrônico e se ele foi modificado.

A obrigatoriedade de emitir a nota fiscal eletrônica

É importante destacar que nem todas as empresas são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, exceto para determinadas atividades operacionais que envolvem contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

A listagem das organizações que devem, obrigatoriamente, aderir à NF-e está disponível no site da Receita Federal. Você também pode encontrar essa relação no portal da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) de cada estado.

Porém, a NF-e pode ser utilizada facultativamente pelas companhias — o que é uma importante vantagem competitiva e oferece maior segurança nas transações comerciais realizadas.

Credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda

O próximo passo é o cadastramento na Secretaria de Estado da Fazenda de onde a empresa está sediada, para poder emitir a NF-e. Apesar de o processo ser simples, caso você não tenha conhecimento ou fique com dúvidas, procure ajuda profissional, uma vez que cada região tem uma legislação específica, que precisa ser cumprida.

No processo de requisição para emitir a nota fiscal eletrônica, duas opções serão dadas:

  • em homologação: esta opção é como um período de teste oferecido aos contribuintes. Embora as notas não sejam enviadas oficialmente, o empreendedor pode ir se habituando ao processo e treinando.

  • em produção: após o período de teste, o contribuinte pode alterar o status para “em produção”, alternativa que passa a valer oficialmente para a emissão das NF-e.

Software para emitir NF-e

Emitir Nota Fiscal Eletrônica exige do contribuinte um software. Além disso, é preciso um computador ou qualquer outro dispositivo que tenha acesso à internet para finalizar o processo. O programa precisa ser compatível com a opção física escolhida.

A Receita Federal disponibiliza, gratuitamente, um software para computadores ou notebooks, mas seu uso não é compatível com tablets, celulares ou smartphones.

A escolha de um programa gerador de notas fiscais deve coincidir com as necessidades da empresa. Apesar de muitos estados o disponibilizarem sem custos, é preciso saber se a companhia terá vantagem nessa aquisição.

Para organizações que emitem um grande volume de notas fiscais, por exemplo, muitos desses programas acabam gerando mais trabalho do que o modelo tradicional. Isso se deve ao fato de que vários dos campos precisam ser informados manualmente, o que requer mais tempo disponível.

O mercado oferece uma série de opções capazes de atender às necessidades de cada empresa na emissão de notas fiscais eletrônicas. Por isso, é preciso uma boa pesquisa de custo X benefício para evitar problemas futuros quanto ao processo de arrecadação — há severas multas para casos de erros ou improcedências tributárias.

Esperamos que o post tenha tirado suas dúvidas sobre emitir nota fiscal eletrônica. Assine nossa newsletter para continuar recebendo conteúdo de qualidade!

Conclusão

Portanto a nota fiscal eletrônica, presente na legislação brasileira desde 2005, que incentiva o uso da tecnologia nas relações comerciais, trouxe inúmeros benefícios para as empresas: A diminuição da burocracia, além de facilitar a organização e otimizar o processo de controle fiscal.

Outro benefício trazido pela emissão eletrônica de nota fiscal foi a drástica redução nos custos de impressão. Sem contar ainda que a nota fiscal eletrônica apresenta uma possibilidade de erros muito menor na sua escrituração se comparada a um processo de emissão de notas avulsas impressas, por exemplo.

Para realizar a emissão de nota fiscal eletrônica é indispensável possuir um certificado digital. O certificado digital nada mais é do que  uma assinatura de validade jurídica que garante a segurança dos processos de transação eletrônica via internet, como a emissão de nota fiscal eletrônica.

Este certificado pode ser obtido através de uma instituição certificadora presente em sua cidade. A partir de então, você deve credenciar o seu certificado junto a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de seu estado e solicitar a nota fiscal eletrônica. 

Feito este processo, basta se cadastrar em um sistema gestor e emissor de notas fiscais eletrônicas, como o eGestor, que é um sistema em nuvem, não necessitando de um servidor próprio para o acesso, podendo assim ser acessado a partir de qualquer local, através de um computador ou dispositivo móvel. 

eGestor

eGestor é um sistema online de gestão empresarial que é emissor de nota fiscal eletrônica, além de exercer diversas outras funções que podem ser muito úteis para o gerenciamento de sua micro ou pequena empresa. O software automatiza as funções de controle financeiro, controle de estoque, cadastro de clientes e fornecedores, geração de relatórios detalhados de compras e vendas, ordens de serviços, emissão de boletos bancários, dentre outras funções.

Você pode realizar os testes gratuitamente de todas as funcionalidades do sistema durante um período de 15 dias antes de optar por um dos planos profissionais oferecidos!

Se você ainda tem outras dúvidas em relação à emissão de NF-e, quem sabe não poderemos ajudá-lo? Deixe um comentário abaixo e descubra como melhorar o seu controle fiscal e a gestão de suas tarefas e finanças.

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Escrito por eGestor

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