Certificado digital: o que é e porque a sua empresa precisa ter um?

A internet de alguns anos atrás pouco tem a ver com a internet de hoje. Isso é perceptível quando nos damos conta da quantidade de atividades e serviços que hoje são feitos por meio desse importante recurso, tanto pelo usuário comum quanto por empresas. Entretanto, em razão dessa crescente utilização de serviços digitais, o ambiente da internet passou também a ser alvo de ações maliciosas, o que fez surgir a necessidade de soluções para esse problema. E o certificado digital é um exemplo delas.

A certificação digital tem sido uma importante ferramenta para todo tipo de usuário, mas, especialmente, para as empresas que lidam com uma quantidade maior de dados e informações confidenciais na realização de suas atividades. É o certificado digital que garante uma maior segurança e confiabilidade no tráfego dessas informações por meio da internet.

Contudo, muitos empresários ainda têm dúvidas a respeito dessa tecnologia. Se você é um deles, não se preocupe! Pensando em ajudá-lo, neste artigo abordaremos as principais informações sobre Certificado Digital para que você fique por dentro de tudo e saiba como ele pode ser útil para a sua empresa. Confira!

Certificado digital: o que é, afinal?

Antes de saber qual a sua utilidade, benefícios e como conseguir um, é preciso primeiramente saber o que de fato é um certificado digital.

O certificado digital nada mais é do que uma espécie de documento eletrônico que identifica o seu possuidor por meio de dados cadastrais, seja ele pessoa física ou jurídica.

Não entendeu? Te explico melhor: o certificado digital é uma assinatura com força e validade jurídica que garante a segurança e proteção nas transações por meios eletrônicos bem como de outros serviços realizados a partir da internet, além de garantir que quem está acessando é realmente a pessoa certificada.

A certificação digital foi uma alternativa criada para que fosse possível identificar as partes envolvidas em transações online, de modo que garantisse a segurança e confidencialidade das informações compartilhadas por elas.

Como funciona o certificado digital?

A segurança do certificado digital parte da tecnologia que o compõe. Para isso, é usada uma criptografia bem complexa, além de duas chaves, a pública e a digital. Estas chaves são geradas matematicamente e de forma completamente aleatória. Por isso que é praticamente impossível de replicá-las.

Portanto, elas atuam em conjunto. Sua empresa tem a sua chave privada, que deve ser sempre guardada em um local seguro. Já a chave pública, como o nome indica, é pública. Então, ao assinar algo com a chave privada, a pública irá garantir que as informações batem e que é realmente você quem assina.

Existem diversas formas de guardar a chave privada do certificado digital. Por exemplo, é possível usar certos dispositivos, como um token ou um smart card. O primeiro é semelhante a um pendrive enquanto o segundo é um cartão. Também existe a opção de guardar a chave na nuvem, de modo que ela seja acessada remotamente.

Já em relação aos tipos de certificados certificados digitais, existem dois que são os mais comuns, o A1 e o A3. O primeiro é um pouco mais simples, por isso tem uma validade de apenas 1 ano. Já o segundo é mais complexo, com uma validade um pouco maior, de 3 anos.

Além disso, apenas o segundo pode ser usado em tokens ou smartcards. Já o primeiro deve estar atrelado a um computador.

Para trazer mais segurança, a chave perde a validade se o dispositivo que a contém for perdido ou roubado. Nesse caso, é preciso entrar em contato com a autoridade certificadora imediatamente, de modo a informar o ocorrido. Outra forma de invalidar a chave é caso ela seja digitada de forma errada mais vezes do que o permitido. Portanto, fique bem atento no momento de usá-la.

Quais os usos do certificado digital?

A certificação digital é uma tendência cada vez mais difundida pelo mercado de trabalho. Diversas empresas usam esta solução para:

  • Assinar documentos digitalmente;
  • Emitir nota fiscal eletrônica;
  • Trazer mais agilidade no setor de transporte;
  • Assinar documentos importantes na área de saúde;
  • Trazer mais confiança e agilidade para escritórios de advocacia;
  • Substituir o CPF e CNPJ, em certos casos;
  • Assinar o CDE;
  • E diversos outros.

Qual a aplicação da certificação digital?

Atualmente, a utilização da certificação digital é crescente. Repartições públicas, órgãos privados, dentre outros, são exemplos de setores em que as informações relativas às pessoas e empresas podem ser acessadas via internet. Todavia, isso apenas é possível com a autenticação por meio de certificado digital.

Tanto a pessoa física quanto a pessoa jurídica têm à disposição diferentes serviços realizáveis por meio de certificação, como:

Pessoa física

A Receita Federal do Brasil permite que a pessoa física portadora de um e-CPF — espécie de certificado digital para pessoas físicas — realize serviços como:

  • Consultar e atualizar dados cadastrais junto à RFB;
  • Verificar situação fiscal da pessoa física;
  • Acessar extrato de declaração transmitida;
  • Agendar atendimento presencial nas agências da Receita Federal; etc.

Pessoa jurídica

A pessoa jurídica tem uma gama ainda maior de serviços disponíveis por meio da certificação digital e-CNPJ — certificado digital para pessoas jurídicas —, dentre as quais podemos citar:

  • Consulta e atualização de dados cadastrais;
  • Envio de declarações da empresa;
  • Consulta de situação fiscal da Pessoa Jurídica;
  • Emitir notas fiscais eletrônicas;
  • Emitir DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica);
  • Obter GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que organiza os documentos emitidos pelo contribuinte;

Quem emite o certificado digital?

A tecnologia permite trazer esta confiabilidade e autenticidade para as transações online. Por isso, o certificado digital é um arquivo eletrônico, que é emitido por uma autoridade certificadora. Esta é uma organização que segue o mesmo papel do Detran no caso das carteiras de motorista. Ou seja, ela emite, renova e organiza as certificações.

O ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação é a unidade máxima no assunto, mas você pode escolher outras opções. Seja qual for sua opção, ela irá emitir um arquivo eletrônico que é o certificado digital.

Por que a sua empresa necessita de um certificado digital?

Esse é o ponto chave desse artigo. Como dissemos, muitos empresários desconhecem a importância e utilidade do certificado digital para as suas empresas.

Hoje, uma das principais utilidades do certificado digital para empresas diz respeito à sua necessidade para àquelas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e).

Com a nova forma de emissão de documento fiscal, implementada pelo governo, o tradicional sistema de impressão em papel foi substituído.

Assim, a nota fiscal eletrônica passa a ser o novo modelo nacional. No entanto, algumas exigências devem ser cumpridas pelas empresas para que possam emitir esse documento de forma digital.

O certificado digital é uma delas. É ele quem identifica o remetente da nota e dá a ela validade jurídica. Além disso, simplifica as obrigações acessórias do contribuinte e facilita a fiscalização pelo fisco.

Dessa forma, a empresa será beneficiada diretamente com a redução de custos de impressão e envio de notas fiscais em papel, poupando tempo no preenchimento dessas e tornando as suas obrigações ficais perante a Receita Federal mais organizadas.

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Como obter um certificado digital para Pessoas Jurídicas?

Essa também pode ser uma das grandes dúvidas relacionadas ao tema. Para facilitar, te mostraremos, passo a passo, como adquirir um certificado digital para a sua empresa. Confira!

1. Realizar a solicitação

Quem tem interesse na aquisição de um certificado digital deve, antes de tudo, encontrar a Autoridade Certificadora — responsável por emitir o certificado com validade garantida pela Receita Federal — mais próxima da sua localidade e definir qual o tipo de certificado melhor lhe atende, além de escolher qual a validade e realizar a compra.

2. Proceder à identificação presencial

Realizado o passo anterior, o interessado no certificado digital deverá reunir a documentação necessária para a emissão do tipo de certificado escolhido. Geralmente, os documentos indispensáveis são:

  • Contrato social da empresa;
  • Cartão CNPJ atualizado;
  • Documento de identificação, CPF e comprovante de residência do representante da empresa;

3. Aguardar a validação

Após a entrega da documentação, o interessado deverá agora aguardar o processo de validação e verificação dos dados informados. A Autoridade Certificadora é quem se encarregará dessa etapa que, em caso de não haver nenhum problema, procederá à emissão do certificado.

4. Emissão

Feito todos os passos anteriores, o certificado será emitido. Em seguida, em regra, o interessado será informado acerca das suas credenciais — senhas e chaves de acesso —, bem como receberá a mídia física onde estarão gravadas as informações da sua certificação e que será o dispositivo utilizado para a autenticação.

Por fim, essas são algumas informações importantes que você, enquanto empresário, deve conhecer a respeito do certificado digital. Dito isso, agora que já as conhece, não pare por aí!

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Escrito por eGestor
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