Notas fiscais são comprovantes de que uma transação comercial foi realizada. Realizar a emissão dessas notas é uma obrigação tributária recorrente para empresas que efetuam vendas ou prestam serviços. Porém, existem situações onde uma empresa, ou um empreendedor, apenas realiza vendas esporádicas, de vez em quando. Nesses casos, uma das opções para emitir uma nota de venda com facilidade é utilizar a nota fiscal avulsa (NFA).

• O que é nota fiscal avulsa?
• Como emitir uma nota fiscal avulsa
• Qual é a diferença entre nota fiscal avulsa e nota fiscal eletrônica?
• Quem pode tirar nota fiscal avulsa?
• Modelos de nota fiscal avulsa
• Emissão de NFA como pessoa física
• Vantagens de usar a NFA
• Desvantagens de usar a NFA

O que é nota fiscal avulsa?

Nota fiscal avulsa é um documento emitido individualmente com propósito de registrar uma venda ou um serviço prestado. Esse tipo de nota tem como finalidade atender empresas e pessoas que não possuem necessidade de emitir notas com muita frequência ou regularidade.

Quem tem uma alta demanda de notas fiscais precisa emitir outro tipo de nota, a nota fiscal eletrônica. Por outro lado, quem precisa emitir nota somente por uma necessidade eventual, pode usar a nota fiscal avulsa.

Ela pode ser emitida não somente por empresas, mas também por pessoas físicas que estejam realizando alguma venda ou prestando serviço. Nesse caso, não há a obrigatoriedade de emitir uma nota fiscal eletrônica. Contudo, caso seja necessário um comprovante, por solicitação do cliente por exemplo, é possível usar uma nota fiscal avulsa.

Como é uma nota fiscal avulsa?

A nota fiscal avulsa possui características semelhantes às de uma nota fiscal eletrônica, e também os mesmos dados de preenchimento, como:

• Dados do emitente
• CPF/CNPJ do emitente
• Município e UF do emitente
• Dados do destinatário (Nome, CNPJ, Razão Social)
• Valor da nota fiscal
• Data de emissão
• Produto/serviço
• Tipo de produto

A principal característica da NFA é ser usada apenas em situações esporádicas, por empresas ou pessoas físicas que não têm obrigatoriedade fiscal de emitir notas. Também é muito útil para empresas que não são contribuintes do ICMS (Imposto sobre circulação de mercadorias) e também MEIs.

Como emitir uma nota fiscal avulsa

O primeiro passo para emitir a nota fiscal avulsa é consultar se a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado permite a emissão desse tipo de nota. A maioria dos estados brasileiros permite a emissão da nota fiscal avulsa, porém existem poucas exceções, como o Distrito Federal, que não oferece essa alternativa para os empresários.

Além disso, a legislação concede autonomia para cada estado definir suas próprias regras, processos e exigências com respeito à emissão do documento. Portanto, é aconselhável que antes de qualquer coisa, a pessoa entre em contato com o SEFAZ do seu estado e peça informações sobre como emitir NFA.

No entanto, o processo mais comum é realizar um cadastro, aguardar autorização do órgão, e daí emitir cada nota individualmente, o que também necessita de autorização. É importante ressaltar que, como a emissão de cada nota é individual, também é preciso autorização individual para cada uma. O cadastro na secretaria da fazenda, no entanto, só é necessário fazer uma vez.

É preciso ter certificado digital para emitir a NFA?

Não é obrigatório ter certificado digital para emissão da nota fiscal avulsa. Isso porque, como a emissão da nota é feita por meio do site do SEFAZ, somente é necessário realizar um cadastro e ter a autorização.

Somente é obrigatório o uso de certificado digital para quem realiza emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) ou nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).

Como tirar uma Nota Fiscal Avulsa na prefeitura?

Prefeituras de vários municípios do Brasil disponibilizam o serviço de emissão de nota fiscal avulsa. Cada prefeitura tem autonomia para definir suas regras e exigências a respeito da emissão desse documento. No entanto, o processo costuma ser feito online e em geral os passos consistem em:

• Realizar cadastro junto à prefeitura, informando os dados do emissor da nota
• Preencher os dados da operação, com os dados do comprador, valor, descrição, data, etc
• Emitir a nota e o boleto para pagamento do imposto referente à operação

Também pode ser que a prefeitura solicite que seja utilizado um certificado digital para validar o cadastro do contribuinte e da operação.

Nota Fiscal Avulsa de prestação de serviço

O processo de emissão de uma nota fiscal avulsa de serviço é basicamente o mesmo que o da nota avulsa de produtos.

É necessário realizar cadastro através do gov.br e aguardar autorização do SEFAZ. Após isso, o empresário estará autorizado e pronto para emitir as suas notas.

Quanto custa uma nota fiscal avulsa?

Emitir uma nota fiscal avulsa não possui custo nenhum. Ou seja, utilizar esse serviço por meio do portal do SEFAZ é totalmente gratuito. Isso facilita que pequenos empreendedores reduzam seus custos no momento em que precisam emitir uma nota para o cliente.

Consultar a validade de uma NFA

Após a emissão de uma nota fiscal avulsa, também é possível consultar sua validade dentro do site da SEFAZ. Para fazer isso, basta inserir a chave de acesso dentro do painel de consulta, completar o box de verificação e selecionar o tipo de nota que se deseja consultar. Existem dois tipos de notas para selecionar: a de “produção”, que serve para notas que têm validade jurídica, e a de “homologação”, que não possuem tal validade.

Quando emitir a Nota Fiscal Avulsa?

No caso de um empresário, seja MEI, pequena empresa ou até mesmo pessoa física, precisa fazer emitir uma nota de compra ou venda, pode utilizar a nota fiscal avulsa. Ela serve justamente para atender esse tipo de eventualidade.

Qual é a diferença entre nota fiscal avulsa e nota fiscal eletrônica?

A principal diferença da NFA para uma nota fiscal eletrônica, é que a nota fiscal avulsa é um documento que foi instituído com o principal objetivo de servir para operações esporádicas. Isso é, para quem não emite notas fiscais regularmente, mas precisa emitir nota para uma venda individual.

Já a nota fiscal eletrônica serve para quem precisa emitir um grande volume de notas fiscais e tem a obrigação legal de fazer isso.

Além disso, a nota fiscal eletrônica precisa de um sistema automatizado para sua emissão regular, enquanto o preenchimento da nota fiscal avulsa é feito manualmente no site da SEFAZ. Isso facilita a emissão de notas para quem não tem um software de emissão de notas e precisa fazer isso por uma eventual necessidade.

Outra diferença é que quem emite nota fiscal eletrônica precisa obrigatoriamente ter CNPJ próprio. Já para emitir nota fiscal avulsa não existe essa obrigação, já que a nota é emitida por meio do site da SEFAZ e é o CNPJ do órgão público que fica na chave de acesso. Isso nos leva a outro ponto importante que é: quem pode emitir NFA.

Quem pode tirar nota fiscal avulsa?

Podem tirar a nota fiscal avulsa toda empresa ou indivíduo que não é contribuinte do ICMS e não possui um sistema de emissão de notas fiscais. Todavia, os MEIs são quem mais a utilizam. Isso porque esse tipo de empresa não tem uma alta demanda de emissão de notas, e quando precisa emitir nota para um cliente maior que exija nota na transação, por exemplo, pode utilizar a NFA para isso.

No entanto, o uso da nota fiscal avulsa não é exclusivo do MEI. O fato de não ser necessário possuir CNPJ próprio para emitir esse tipo de nota torna possível que até mesmo pessoas físicas a utilizem. Além dos MEI’s, seu uso é bem frequente por:

• Profissionais autônomos, profissionais liberais e freelancers
• Pessoas físicas quando realizam alguma venda e precisam emitir nota
• Produtores rurais que atuam como pessoa física
• Fundações públicas

MEI é obrigado a emitir nota fiscal avulsa?

O MEI não é obrigado a emitir notas fiscais em geral. Entretanto, a NFA é conhecida como Nota Fiscal do MEI, devido a este ser o tipo de empresa que mais a utiliza.

A obrigação que existe para quem é MEI é emitir nota fiscal quando está fazendo uma venda ou prestando serviço para pessoa jurídica, e usar a nota fiscal avulsa é uma opção para isso, mas não é obrigatório utilizar ela, existem até mesmo outras opções.

Uma dessas opções é utilizar uma nota fiscal de entrada, que é um documento emitido pela empresa que está comprando, para registrar uma entrada de estoque ou mercadoria. Esse método, contudo, pode desencorajar o cliente a comprar devido ao trabalho de preencher a nota de entrada.

Sendo assim, a nota fiscal avulsa é a mais indicada para o MEI, que não precisa emitir grande volume de notas.

Quando o negócio for feito com pessoa física, a emissão de nota é opcional.

Modelos de nota fiscal avulsa

Existem dois modelos utilizados para a NFA. Apesar de ambos possuírem um processo muito semelhante de emissão, existe diferença em como é feito o armazenamento. Portanto é importante conhecer ambos e saber qual é melhor para o momento. São eles:

• Modelo 55: Esse é o modelo que é utilizado na emissão de nota fiscal eletrônica. Logo, sua emissão e armazenamento são feitas de maneira exclusivamente eletrônica.
• Modelo 1-A: O preenchimento é feito eletronicamente, mas somente sua versão impressa é aceita legalmente.

Emissão de NFA como pessoa física

Quando se realiza a emissão de NFA no site da fazenda, é o CNPJ do SEFAZ que fica na chave de acesso da nota. Isso permite preencher uma nota usando somente o CPF, sem a necessidade de um CNPJ próprio.

Essa é uma ótima opção para quando uma pessoa realiza uma venda e precisa emitir uma nota, e também para autônomos e profissionais liberais caso o cliente solicite uma nota fiscal.

No entanto, é preciso estar atento às regras sobre a NFA, como o fato de só ser permitido registrar 10 produtos no máximo por nota.

Vantagens de usar a NFA

O uso da nota fiscal avulsa é uma alternativa para que empresas e pessoas que não emitem notas regularmente, como os MEIs, saiam da informalidade – situação que costuma ocorrer devido ao processo por vezes burocrático de emitir nota fiscal eletrônica – e possam atender uma obrigação tributária ou uma solicitação de um cliente de uma maneira mais simples e descomplicada.

Outro fator é que empresas de grande porte só fazem negócios e realizam compras com quem emite nota fiscal, sendo uma desvantagem não emitir nota fiscal. Portanto, a NFA permite que micro empresas e empresas de pequeno porte também possam negociar com players maiores e não percam competitividade.

A segurança também é maior usando uma NFA emitida eletronicamente, visto que as informações ficam arquivadas em um arquivo XML da mesma maneira que uma NF-e. Isso evita possibilidades de extravios e perdas que podem acontecer, por exemplo, com o uso de uma nota fiscal física.

Desvantagens de usar a NFA

Uma das desvantagens da nota fiscal avulsa é o fato de que não existe padronização do processo de emissão em todo Brasil. Isso pode acabar confundindo quem precisa emitir esse tipo de nota e vai buscar informações para fazer isso.

Outro fator negativo é que, diferente da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), onde é possível fazer uma correção caso necessário, se houver qualquer erro em alguma informação na NFA, a única solução possível é realizar o cancelamento da nota e emiti-la novamente. No entanto, esse processo de cancelamento e reemissão pode levar vários dias. Portanto, a pessoa que vai realizar o preenchimento da NFA precisa ter atenção redobrada e realizar uma conferência dos dados antes de enviá-la.

Além disso, como a emissão é manual e individual para cada nota, o seu uso por quem tem precisa emitir um número maior de notas é pouco prático. Isso porque seria muito trabalhoso fazer todo esse processo para várias notas, todos os dias.

Qual é a importância da nota fiscal avulsa?

A importância da nota fiscal avulsa existe no acesso que ela concede à possibilidade de pequenos empresários emitirem notas sem gastar para fazer isso. O que dá a eles a oportunidade de realizarem negócios com empresas maiores, que apenas compram de quem emite nota. Portanto, de outra maneira não seria possível para esses negócios de pequeno porte trabalhar com clientes maiores.