Estamos cercados de documentos fiscais diariamente, mesmo que você não perceba. Ao contrário de quem não tem contato com a logística de uma empresa ou que trabalha com transportes fica difícil conhecer o MDF-e. Ele é um tipo de nota fiscal responsável por registrar os produtos que são transportados de um município a outro, ou distâncias mais longas.

Mas como ele funciona? Quem deve emitir? Essas e outras questões você verá a seguir!

O que é MDF-e

O MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é um documento fiscal que tem como intuito simplificar o transporte de mercadorias e facilitar o transporte de cargas para empresas que o realizam. Ele é uma nova versão do Manifesto de Carga Modelo 25, assim, o substituindo. O MDF-e também é exclusivamente digital, sendo assim, sua criação e armazenamento são feitos eletronicamente.

Sua principal função é agrupar os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) e Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) dos produtos que serão transportados. Dessa forma, não é necessário a DANFE dos produtos com o carregamento, pois o MDF-e já comprova a venda e o transporte dos produtos.

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais também deve passar pelo Ambiente Autorizador. Isso porque, como o documento é regularizado pela SEFAZ da unidade federativa, ele deve ter a sua aprovação.

O MDF-e é obrigatório para empresas que realizam o transporte de cargas desde 2014. Nele deve constar todas as mercadorias e documentos sendo transportadas. E, por ser o documento oficial para transporte de mercadorias, é necessário que o ele tenha a assinatura digital da empresa, assim tornando o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais válido. Sua obrigatoriedade se expande para empresas que realizam o transporte internamente, com frota própria, e para as que contratam algum tipo de transportadora.

Etapas do MDF-e

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais possui três etapas. São elas: Autorização, Encerramento e Cancelamento.

Autorização

Essa etapa começa quando a nota fiscal é enviada ao Ambiente Autorizador. Essa é a parte mais importante, porque é aqui que a SEFAZ confere os dados do documento e identifica informações equivocadas da nota. Assim, ela pode ser autorizada ou pode ser rejeitada.

Caso a nota seja rejeitada, não há motivos para preocupações. Ela retorna ao emissor para a correção de erros e pode ser enviada novamente para autorização.

Encerramento

Ao contrário das outras notas, o MDF-e precisa ser encerrado. Após a autorização do MDF-e pela SEFAZ, e estando em situação de Autorizado, as mercadorias e os documentos devem estar em transporte. Para tal, o DAMDFE deve ser impresso e transportado junto com essas mercadorias.

No final do trajeto o MDF-e deve ser encerrado. Essa é a forma de especificar que a carga foi entregue e assim, liberar o veículo para um novo MDF-e. Caso o documento não for encerrado e um novo MDF-e for emitido, ele será rejeitado, porque o veículo não se encontra livre.

É importante se atentar que caso haja alguma alteração na carga ou no veículo, um novo MDF-e deve ser emitido.

Cancelamento

O MDF-e pode ser cancelado. Para que isso aconteça, o transporte não pode ter sido iniciado e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ter menos de 24h de autorização. Um MDF-e só pode ser encerrado se for autorizado pela SEFAZ e ele só pode ser cancelado se o mesmo não for encerrado.

Para que serve o MDF-e

Como mencionado, o objetivo do MDF-e é agilizar o transporte de cargas, sejam elas de mercadorias ou documentos. Esse documento garante, via assinatura digital, que a carga está de acordo com a legislação e é aprovada pela SEFAZ.

Ele também agiliza o registro dos documentos que estão sendo transportados. Uma vez que tudo que é transportado fica registrado, seu acesso é mais fácil. E, com a utilização do DAMDFE, a partir da leitura do QR code, o MDF-e pode ser acessado de qualquer lugar.

Assim, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais permite que a carga seja rastreada e identifica o responsável pela mesma. Ele também registra os horários de saída e chegada dessa carga. Dessa forma, se tem todo o controle, principalmente o fiscal, sobre a carga.

Quem emite o MDF-e

A partir de 1º de Outubro de 2014, iniciou-se a obrigatoriedade de emissão do MDF-e. Ela abrange, principalmente, os contribuintes do ICMS. Mas, em suma, quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são os emitentes de:

• CT-e modelo 57; optante e não optante pelo Regime do Simples Nacional;
• NF-e modelo 55 optante do Simples Nacional.

Em caso de dúvida, é possível consultar a Portaria CAT 102 de 10/10/2013 para mais informações.

Como emitir o MDF-e

Para realizar a emissão do MDF-e é preciso, em primeiro lugar, estar cadastrado para a emissão de NF-e na SEFAZ. Com isso, não é necessário realizar nenhum cadastro para realizar a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra obrigação para a emissão do MDF-e é possuir um Certificado Digital tipo A1 ou A3.

Como a SEFAZ não disponibiliza nenhum sistema, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido por um sistema emissor de MDF-e. Para que não se perca nenhum dado, o ideal é que ele seja emitido juntamente com a NF-e correspondente. Assim, é necessário um sistema de emissão de notas fiscais, como o eGestor.

Para a emissão do MDF-e são necessários vários dados. As informações relacionadas ao transporte são:

• os dados da NF-e correspondente;
• previsão de início da viagem;
• UF e cidade de carregamento e UF e cidade de descarregamento;
• UFs intermediárias (unidades federativas que a carga irá cruzar).

As informações sobre os produtos serão completadas automaticamente ao relacionar o MDF-e e a NF-e.

As outras informações necessárias para o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são as do motorista e do veículo. São elas:

• nome e CPF de todos os condutores;
• tipo de veículo;
• se o proprietário do veículo é o mesmo ou diferente do emitente;
• tipo de proprietário;
• nome do proprietário;
• CPF/CNPJ do proprietário;
• RNTRC do proprietário;
• tipo de carroceria;
• UF;
• placa;
• RENAVAM;
• tara Kg;
• capacidade Kg;
• capacidade m³;
• com reboque ou sem;
  • caso seja com reboque, deve-se informar tipo de carroceria, UF, placa, RENAVAM, tara Kg, capacidade Kg e capacidade m³ do mesmo.

Informações adicionais para o Fisco

Essa área é para informar outros dados que são relativos ao fisco. Entre eles:

• código CIOT;
• CPF/CNPJ do responsável por gerar o CIOT;
• seguro da carga;
• responsável pelo seguro da carga;
• número da apólice;
• número da adverbação;
• vale-pedágio;
• CNPJ fornecedor do vale-pedágio;
• número do comprovante de compra;
• valor do vale-pedágio;
• pagador do vale-pedágio
• CPF/CNPJ do pagador do vale-pedágio.
• anotações.

Utilizando um sistema de emissão de MDF-e como o eGestor, é possível salvar algumas dessas informações como padrão, para que não seja necessário preenchê-las em toda nota.

Quais são as vantagens do MDF-e

Como o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais foi criado para auxiliar os empresários que trabalham com o transporte de cargas e lotes, ele possui diversas vantagens para essas empresas. Elas abrangem desde benefícios para a empresa, mas também para a sociedade a sua volta, o contador e o fisco.

Vantagens para o emissor do MDF-e

• Redução de custos: o MDF-e é emitido e armazenado eletronicamente. Dessa forma, os custos com papéis, impressão e armazenagem de documentos são praticamente nulos. Mas não se engane, eles ainda devem ser armazenados para apresentação ao fisco. A diferença é que a armazenagem eletrônica é mais econômica em comparação com a armazenagem física.
• Redução de tempo: essa vantagem abrange duas áreas.
  • Redução de tempo em paradas de automóveis: os automóveis de carga e transporte são parados para fiscalização. Com o método anterior, esse processo era mais dificultoso e demorado. Agora, com o MDF-e, o tempo de parada é reduzido porque a nota pode ser acessada digitalmente. Assim, todo o processo é facilitado.
  • Redução de tempo para emissão do MDF-e: para emitir o MDF-e, é necessário um sistema emissor de MDF-e, como o eGestor. Dessa forma, como a NF-e já foi lançada no sistema, seus dados podem ser migrados para emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A partir disso, não é necessário inserir todos os dados, facilitando a emissão e diminuindo o tempo gasto para tal.

Sociedade

• Redução do uso de papel, como impacto ecológico;
• Incentivo a novas tecnologias e comércio eletrônico;
• Padronização do documento;

Fisco

• Garantia na fiscalização do transporte;
• Facilidade na fiscalização do transporte;
• Redução de custos.

Contabilista

• Mais oportunidades envolvendo o MDF-e;
• Gerenciamento de documentos facilitado.

DAMDFE

Assim como a NF-e possui a DANFE e a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) possui a DANFE NFC-E, o MDF-e possui o DAMDFE. A sigla significa Documento Auxiliar do MDF-e. Todos esses documentos possuem a mesma função: ser a versão impressa com dados mais sucintos.

O DAMDFE é o responsável por conter os dados do arquivo XML da nota. Em contrapartida ao MDF-e, o DAMDFE precisa ser impresso e transportado junto com a carga.

A principal informação que o DAMDFE contém é o QR code. É a partir dele que se pode consultar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra informação mais importante é o código de barras, ele contém a Chave de Acesso. Essa também é utilizada para consultar informações do MDF-e.

A impressão do DAMDFE deve ser em papel comum, normalmente no tamanho A4, exceto papel jornal.

Contingência

A emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais depende da comunicação com a SEFAZ. Dessa forma, caso não seja possível realizar o envio da nota, cria-se então um MDF-e em contingência. Assim, quando impressa o DAMDFE, a mesma terá a informação de emissão em contingência.

É importante salientar que a emissão em contingência deve acontecer apenas em situações extremas.

Ainda que o DAMDFE tenha sido impresso, é necessário que o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais seja enviado à SEFAZ assim que possível para sua autorização.

Perguntas frequentes sobre o MDF-e

Qual a diferença entre o MDF-e e o CT-e?

CT-e, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento, também digital, que deve ser emitido toda vez que um produto for entregue em outro município. Ele identifica quem recebe a carga, quem a envia e a trajetória do mesmo. Enquanto isso, o MDF-e é o conjunto de CT-e e NF-e transportadas em um percurso.

O MDF-e é aceito em outros Estados?

Baseado no Ajuste Sinief 21/10, aprovado por todas as UFs, todas as unidades devem aceitar e utilizar o MDF-e.

Quais as validações do Ambiente de Autorização?

Os dados que o Ambiente de Autorização analisa antes da autorização são a assinatura digital, o layout, a numeração e se o emitente é autorizado.

Quanto tempo demora a autorização pelo Ambiente de Autorização?

O intuito do Manifesto é facilitar e agilizar o processo de emissão dessa nota, assim, o Ambiente autoriza a nota no tempo máximo de três (3) minutos.

Qual legislação rege o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?

O Ajuste Sinief 09/07 é o que instituiu o MDF-e no país. Contudo, o Ato Cotepe 38/2012 determina as especificações técnicas do MDF-e.

Quem deve emitir o MDF-e no caso de subcontratação?

Em caso de subcontratação quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é o transportador responsável, uma vez que o mesmo possui as informações da carga, do motorista e do veículo.

Se eu tiver várias entregas para realizar, quantos MDF-e devo emitir?

A cada UF deve ser emitido um MDF-e. Assim, não importa quantas cargas são realizadas em cada estado, cada estado deve possuir somente um Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Posso incluir ou substituir motoristas no MDF-e durante o trajeto?

Não. Após a emissão e autorização do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ele não pode ser alterado.

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que o MDF-e substitui?

O MDF-e foi criado para substituir o Manifesto de Carga modelo 25.

Considerações finais

Como a emissão do MDF-e é obrigatória no transporte de mercadorias as empresas que devem utilizá-las precisam estar atentas. Caso essa não realizem essa emissão, elas podem sofrer consequências estabelecidas pela SEFAZ, assim, preservando alguns direitos dessas.

Para evitar qualquer tipo de pendência com o fisco, você deve estar completamente preparado para emitir o MDF-e na sua empresa. E uma das melhores formas de começar é a partir da utilização de um sistema emissor de MDF-e. Ao utilizar um sistema emissor de MDF-e que também é um sistema de gestão, sua empresa já está à frente de seus concorrentes.

O sistema de gestão que também faz a emissão do Manifesto pode auxiliar o seu negócio das mais diversas formas. Controlando seu estoque a partir do mesmo, você sabe exatamente o que saiu e em qual quantidade. Ainda melhor, ao controlar o financeiro a partir desse mesmo sistema, basta você inserir a venda e emitir o MDF-e. Após isso, o sistema automaticamente retira esses produtos do controle de estoque e você já tem todos os dados prontos!

Simples, não é mesmo?

E o sistema para isso, é o eGestor! A partir dele você pode controlar todos os dados de financeiro, estoque, vendas, fluxo de caixa, produção e mais. Além disso, ele é um sistema emissor de NF-e, NFC-e e NFS-e, não só de MDF-e.