A nota fiscal é o documento que atesta que uma venda foi efetivada pela empresa para um cliente. Então, quando o produto chega na casa do consumidor, ele também terá acesso à nota fiscal. Mas, e quando um produto sai da empresa para um conserto ou quando servirá, naquele momento, para uma espécie de test-drive pelo potencial cliente? Como garantir a procedência e a finalidade daquela transação? Para isso, existe a nota de remessa. Um documento que não impacta diretamente no fluxo financeiro do negócio, mas que é muito importante para todos os outros processos realizados pela organização. Vamos saber mais sobre a nota fiscal de remessa a seguir. Continue lendo.

O que é a nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa, ou nota de remessa, como é chamada mais comumente, é um tipo de nota utilizado pela empresa quando ela precisa que alguma das suas mercadorias circule por aí, mesmo que o objetivo dessa movimentação não seja uma venda.

Quando um produto sai da empresa, ou do seu centro de distribuição, e segue em direção a casa do consumidor final, este produto vai acompanhado da nota fiscal com todas as informações do objeto. É o que garante a regularidade daquele transporte.

No caso da nota de remessa, o objetivo é outro. Também chamada de nota fiscal de transporte, a nota de remessa vai justificar a movimentação daquele produto, uma vez que ele não está sendo vendido.

Ao contrário da nota fiscal eletrônica (NF-e), a nota de remessa não gera nenhum impacto financeiro no negócio, uma vez que aquele item não está sendo comercializado. Entretanto, o estoque sofrerá alterações, pois uma de suas peças estará fora do setor por um motivo que especificaremos mais adiante.  

Quando a nota de remessa é necessária? 

Como vimos, a nota de remessa é necessária exclusivamente quando uma determinada mercadoria saiu das dependências da sua produtora ou proprietária original e teve que circular pela cidade por algum motivo que não seja venda.

Imagine que, dentro de uma empresa, um item qualquer apresentou defeito durante uma vistoria de rotina e foi encaminhado para o conserto em um local diferente dali. Quem ou que documento vai garantir que aquele objeto realmente está sendo levado para aquele objetivo?

Outro exemplo interessante, que é muito comum, é o seguinte: imagine que, em vez de ir para o conserto, um objeto está sendo levado para que um especialista faça uma avaliação ou divulgação para outras pessoas o conhecerem. Como documentar esse trajeto?

E, por último, outro exemplo que vai facilitar a compreensão: quando um vendedor precisa transportar uma ou várias unidades de um mesmo objeto para apresentá-los ao cliente durante suas visitas, ele também deve ter em mãos uma nota de remessa com a descrição e demais informações referentes aos objetos.

Além destas, existem outras situações que também justificam o uso da nota de remessa, como envio de brindes, amostras grátis, industrialização de produtos e outros. Falaremos um pouco mais sobre cada um deles em um tópico adiante.

Qual a importância da nota de remessa? 

Vimos que a nota de remessa não influencia no controle do fluxo financeiro, afinal de contas, não foi efetivada nenhuma venda. E, em alguns casos, também não recebe incidência de tributos, pelo  mesmo motivo anteriormente citado.

Entretanto, o objeto que sai dos domínios físicos da empresa altera a composição do estoque e esta é a primeira razão pela qual é importante utilizar a nota de remessa.

Durante a gestão do estoque, naturalmente, o responsável irá identificar a falta de um objeto e precisará saber o motivo daquela ausência para a continuidade do seu trabalho.

A segunda razão que torna importante a nota de remessa é justamente a justificativa do transporte daquele objeto pelas ruas. Toda mercadoria precisa de um documento que informe a sua procedência e a idoneidade da sua origem.

Com o documento, a transportadora ou qualquer outra empresa responsável pelo trajeto do item, terá como comprovar às possíveis fiscalizações que está levando um objeto para uma finalidade reconhecida e permitida pela detentora do produto.

Desta forma, a empresa fica isenta de multas e penalidades por permitir que objetos sem documentação sejam enviados de um lugar para outro.

Alguns estados possuem impostos e tributos específicos para objetos que são transportados dentro de suas limitações geográficas, independente de terem ou não o intuito de uma venda. Então, por esses motivos, é importante emitir sempre a nota de remessa diante de um dos cenários listados.

Quais dados devem constar na nota de remessa? 

Agora que você já sabe a importância de uma nota de remessa, conheça os dados que não podem faltar no documento. Afinal, não adianta apenas emiti-lo. Isto deve ser feito com segurança de informações.

Impostos da nota de remessa

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): o código classifica o tipo de operação que está sendo executada, bem como o serviço de transporte contratado;
• Natureza de operação: aqui, temos a especificação do transporte que está sendo realizado, ou seja, o motivo pelo qual aquela mercadoria está sendo movimentada;
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): imposto que incide sobre todo produto que esteja em trânsito. A aplicação do imposto leva em consideração o estado de origem do objeto e também o seu tipo;
• IPI(Imposto sobre Produto Industrializado): imposto que incide sobre todo e qualquer produto industrializado, importado ou não. É outro tributo que pode ser aplicado na mercadoria em trânsito;
• PIS (Programa de Integração Social): contribuição federal que, junto com o Cofins, é direcionado para o financiamento da Seguridade Social;
• Cofins (Contribuição para o financiamento da Seguridade Social): assim como o PIS, é um imposto federal aplicado sobre mercadorias e que também financia a concessão de benefícios sociais pelo Governo Federal;

Outros

• Situação tributária: aqui, é definido o tipo de tributo que vai incidir sobre o produto. Caso haja alguma dúvida neste ponto, é importante falar com a equipe contábil para evitar possíveis erros;
• Origem do produto: neste ponto, é preciso indicar se o objeto é de origem nacional ou internacional;
• Informações do produto: dados gerais da mercadoria, tais como: quantidade, descrição e valor de cada item de forma individual;
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): é um número, composto por 8 dígitos, que também deve estar descrito na nota de remessa;
• Dados do cliente ou do fornecedor: informações gerais sobre quem vai receber e utilizar o produto;
• Informações complementares: por fim, temos as informações complementares que são outros dados que a empresa julgar importante e que não puderam ser descritas nos campos já citados da nota fiscal de remessa.

Neste último campo, um dado considerado importante é o número da nota fiscal de um produto que já tenha sido vendido, mas que está indo agora, por exemplo, para o conserto.

Ou, caso a emissão da nota de remessa seja da entrada de um produto que já tenha saído em algum momento, é importante acrescentar o número da nota de remessa de saída no documento atual.

O ideal é que esse processo de entrada e saída de mercadoria seja documentado com o maior número de detalhes possível para melhor gerenciamento da própria empresa.

Quais os tipos de nota de remessa? 

Por ser um documento emitido, especificamente, quando um produto vai de um lugar para outro, então, a nota de remessa pode ser de dois tipos:

De saída 

Sempre que uma mercadoria precisar sair da empresa à qual ela pertence deve ser emitida uma nota de remessa. Essa medida serve tanto para insumos e matéria-prima quanto para máquinas, equipamentos de trabalho e produtos já fabricados.

De entrada 

A nota fiscal de remessa de entrada é aquela que deve ser emitida quando o produto está chegando novamente na empresa. No caso do produto enviado para teste, por exemplo, o documento vai regularizar a devolução deste material.

A responsabilidade da emissão do documento é da empresa e não de quem recebeu o produto para teste ou para conserto. Por isso, é uma tarefa operacional que exige um pouco de atenção do responsável.

O mesmo documento vale para quando a empresa estiver recebendo algum material de outra empresa como forma de brinde ou doação, por exemplo.

Além das duas modalidades básicas listadas acima, a nota fiscal de remessa também deve ser gerada nas situações indicadas abaixo. Veja só:

Amostra grátis

O envio de amostras grátis para empresas ou para pessoas físicas é muito comum e a nota de remessa deve acompanhar o produto. Com isso, é feita a modificação no estoque da empresa e a transportadora está segura de que seguirá seu trajeto tranquilamente.

Doações

Outro tipo de nota de remessa é aquela que acompanha doações recebidas ou enviadas pela organização.

Brindes

Brindes são um tipo de material que também circula sem fins de venda e devem ser declarados na nota fiscal de transporte, especialmente porque saíram da fabricante com uma nota fiscal de venda. Logo, também devem ser amparados por mais este documento.

Conserto

Quando um maquinário é enviado para o conserto, por exemplo, é mais uma razão que justifica a emissão de uma nota de remessa para evitar que esse material se perca por aí ou a empresa seja penalizada por falta de identificação.

Consignação ou demonstração

Uma empresa também pode enviar unidades dos seus produtos para que outra empresa ou pessoa física faça uma demonstração para outras pessoas ou para a própria equipe de trabalho. É um procedimento que antecede algumas transações de compra e venda e, por isso, também exige uma nota de remessa.

Envio para depósito externo

Nesse caso, o produto está sendo enviado para uma filial da empresa ou para um centro de distribuição e precisa registrar essa movimentação no sistema da empresa matriz e imprimir a nota de transporte para acompanhar o objeto.

Envio para locação

Caso a empresa faça locação de equipamentos, de forma frequente ou não, tal transação também deve estar registrada em uma nota fiscal de remessa.

Produtos para exposições em feiras

Quando um determinado material é cedido pela empresa para um evento ou feira de exposição, este item também precisa de um registro que garanta a procedência legal daquele objeto e para que ele não sofra a incidência de tributos.

Industrialização

Por fim, temos a nota de remessa destinada à industrialização que consiste no envio do material para uma unidade fabril para que ela seja transformada ou modificada como parte do processo produtivo da empresa.

Qual a diferença entre nota de remessa e nota fiscal de retorno?

A nota de remessa e a nota fiscal de retorno são dois documentos importantes e necessários para justificar a entrada e saída de objetos do estabelecimento comercial que não seja para fins de venda.

Contudo, são autorizações diferentes. Como vimos, a nota de remessa é destinada a regularizar a entrada ou a saída de qualquer material de uma empresa quando esse material ainda não está em processo de venda, ou mesmo quando a venda não vai acontecer, como é o caso das doações, por exemplo.

Já a nota fiscal de retorno tem a finalidade de justificar, como o próprio nome já diz, o retorno daquele produto que foi enviado para conserto, demonstração ou exposição, por exemplo, para as dependências da empresa proprietária do mesmo.

Portanto, são documentos diferentes, que se relacionam, mas que não servem para substituir um ao outro. Ou seja, emitir a nota de remessa não é suficiente para registrar uma mercadoria que sai e retorna depois de um tempo. Nesse caso, é necessário emitir outra nota, desta vez, de retorno.

Esse cuidado é importante, pelos mesmos motivos citados anteriormente quando falamos em nota de remessa:

• Garantir a gestão correta do estoque, que sofreu alteração com a movimentação daquele material que saiu do setor e agora retornou;
• Evitar que o produto seja tributado indevidamente;
• Garantir a procedência legal do objeto em caso de fiscalização ou blitz;
• Resguardar ambas as partes envolvidas no processo de possíveis cobranças futuras sobre a disponibilidade do objeto.

Então, os tipos de nota de remessa de retorno são:

Retorno de mercadorias para a venda

Quando a mercadoria foi levada a um centro de distribuição, armazém terceirizado ou para a filial de uma empresa, mas a venda não aconteceu. Nesse caso, o objeto volta, mas com a nota de remessa de retorno.

Retorno de conserto

Quando o produto precisou ser consertado e, depois, levado de volta para a empresa proprietária.

Retorno de demonstração

Quando o produto foi enviado para que sua utilização fosse demonstrada a terceiros e, depois, devolvido à empresa.

Retorno de exposição

Quando o produto foi levado à exposição e, agora, está voltando para as dependências da empresa.

Retorno de industrialização

Quando o objeto foi levado para passar por alguma transformação fora da empresa e retornou após o procedimento.

Retorno de locação

Quando um equipamento é alugado e, depois de encerrado o tempo acordado, o item volta para a empresa proprietária.

Vale lembrar que a nota fiscal de remessa e a nota fiscal de retorno possuem códigos, o CFOP, diferentes. Então, ainda que registrem um mesmo processo, estão destinados a etapas diferentes. É mais uma razão que justifica a não substituição de uma nota de retorno por uma nota de remessa.

Quais os riscos de quem não emite nota fiscal de remessa? 

Todo e qualquer produto ou material que sai de uma empresa precisa de um documento que registre e regularize aquela ausência. Quando se trata de uma venda, o documento é a nota fiscal, quando não é uma venda, o documento deve ser a nota de remessa.

Assim, quando a empresa não tem esse cuidado de identificar seus produtos, ela está sujeita a sofrer sanções diversas, como o pagamento de multas e a incidência de tributos.

Além dos riscos legais, a empresa também está suscetível a falhas na gestão do estoque que podem comprometer toda a organização e a comunicação entre os setores de venda e estoque de produtos.

Imagine que um determinado produto foi enviado como demonstração para um cliente e o estoque não recebeu a devida baixa. O vendedor, ao atender um cliente, consultou o estoque e, sem saber que o objeto havia saído da empresa, confirmou a venda, acreditando que havia o último produto à disposição.

Na hora de verificar pessoalmente ou de enviar para o cliente, constatou que o produto não se encontrava lá, pois havia saído para um evento qualquer fora do ambiente da empresa. Como falar isso para o comprador?

No mínimo, ele será descredibilizado ou a empresa deixará uma má impressão no consumidor por não ter o mínimo de organização com seus produtos.

Outros riscos

Outra situação que pode ocorrer é a não devolução do produto. A nota de retorno é o que garante que tal objeto voltou para a empresa. Sem ela, como saber se, de fato, isso aconteceu e evitar que a empresa tenha que arcar com a reposição definitiva daquele material?

Então, por estas e outras razões é que a nota de remessa não deve ser menosprezada. Pelo contrário, deve fazer parte do controle de rotina da empresa sempre que um dos casos citados ocorrer.

É uma maneira de permanecer segura, de dominar tudo que acontece nas dependências da organização e evitar dores de cabeça futuras.

Caso o gestor tenha alguma dificuldade em relação à emissão da nota de remessa ou sobre a incidência de tributos e impostos sobre o objeto em questão, é importante consultar um contador para tirar todas as dúvidas pertinentes.

Mas, no geral, emitir a nota de remessa é bem simples.

Como gerar nota de remessa? 

A emissão de nota de remessa é um procedimento bastante fácil e intuitivo e segue o mesmo processo para a emissão de nota fiscal de produto, utilizando, inclusive, o mesmo sistema. Em um tópico anterior, vimos quais são os campos que compõem o documento. Confira um passo a passo simples de como fazer:

1. Identifique no seu sistema ERP a opção nota de remessa e clique em criar;
2. Adicione o motivo da transação;
3. Defina o tipo de nota: entrada ou saída;
4. Insira os dados do destinatário, aquele que vai receber o produto;
5. Acrescente as informações sobre o frete, tais como: responsável pelo frete, identificação da transportadora, valor, dentre outros dados;
6. Em seguida, insira as informações fiscais referentes ao produto, como CFOP e NCM, por exemplo;
7. Também é nesta última etapa que serão inseridas as demais informações, como origem do produto, situação tributária e outras.

Em seguida, o documento deverá ser salvo para, depois, ser impresso. Caso o sistema identifique algum campo obrigatório que não foi preenchido, ele emitirá um alerta. Nesse caso, é preciso voltar e acrescentar ou corrigir o que está inválido.

Ter à disposição um sistema integrado de gestão, um ERP, ajuda bastante e torna esta tarefa mais fácil e prática, além de reduzir a incidência de erros e a realização de uma atividade repetitiva e basicamente operacional.

Apesar de todas as facilidades, é preciso cuidado e atenção para não deixar de acrescentar um dado relevante.

Conclusão

A nota fiscal de remessa é um documento importante que deve ser emitido sempre que um produto for movimentado pela cidade com o objetivo diferente de uma venda. Apesar de não influenciar no fluxo financeiro da empresa, a nota de remessa altera o estoque e este é um dos motivos para registrar a movimentação.

Além disso, alguns tributos podem incidir sobre a mercadoria, de acordo com o tipo do produto e também com o estado no qual ela esteja circulando. Por fim, a nota de remessa evita que a transportadora tenha seu trajeto barrado em alguma fiscalização por falta de um documento que comprove a origem do produto.

Por isso, a empresa não deve negligenciar a emissão da nota de remessa sob risco de sofrer as mais diferentes intervenções negativas. O processo de emissão é bastante simples e pode ser aperfeiçoado com um sistema integrado de gestão, um ERP.

No sistema de gestão, todas as notas fiscais já estão centralizadas em um único local, o que facilita muito a gestão documental. Além disso, o software faz a integração dos setores, em especial o estoque, o setor de vendas e o financeiro, poupando boa parte do trabalho burocrático e operacional que seria executado por um colaborador ou pelo próprio gestor.