Planilha de Gestão de Compra

Já passou pela situação de um cliente fazer uma compra e o produto que ele queria estava faltando no estoque e você não havia percebido? Uma planilha de gestão de compra pode ajudar a evitar esse tipo de problema.

Com as informações de uma planilha de sugestão de compra é possível controlar o volume médio de saída dos produtos que a empresa vende. Dessa forma, você tem uma visão clara daqueles produtos que os clientes compram com frequência e portanto, não podem faltar no estoque.

• O que é uma planilha de sugestão de compra?
• Como funciona a planilha?
• Planilha de sugestão de compra eGestor
• Como é feito o cálculo de sugestão de compras?
• Porque utilizar uma planilha de sugestão de compra de estoque?

O que é uma planilha de gestão de compra?

Uma planilha de gestão de compra é um documento que ajuda a acompanhar as compras de estoque de uma empresa. É possível fazê-la em programas de planilhas, como o Excel ou o Google Planilhas. Assim, ela serve para listar os itens que a empresa precisa comprar, a quantidade necessária e o tempo necessário.

Essa planilha pode ter utilidade de gerar informação para várias áreas de uma empresa, desde o departamento de compras até o setor de estoque. Isso porque ela é muito útil para monitorar as necessidades de abastecimento e controle de gastos. Além disso, ela também pode incluir informações adicionais, como datas de entrega e fornecedores, para facilitar a organização e a logística.

Com a planilha de gestão de compra, é possível evitar compras desnecessárias ou excessivas e controlar o orçamento da empresa. Dessa maneira, existe que todos os setores tenham acesso aos produtos e materiais necessários para a operação.

Uma planilha de gestão de compra é uma maneira de manter um controle sobre os produtos que estão em pouca quantidade em estoque e precisam de reposição. Além disso, ela contém informações

Como funciona a planilha?

A planilha de gestão de compra funciona como uma ferramenta de controle na empresa. Dessa forma, com ela, o responsável pelo estoque da empresa pode saber quais produtos estão acabando, ou no limite do estoque mínimo.

Nela, você cadastra os produtos que deseja manter sob controle e preenche informações como quantidade de produtos vendidos, o número de dias restantes para receber a próxima entrega da mercadoria, e a quantidade atual em estoque daquele produto, por exemplo. Dessa forma, o sistema fará uma gestão de quantidade de compra.

Planilha de gestão de compra eGestor

Dentro da planilha, existem células com informações que o usuário deve preencher e outras que a própria planilha calcula automaticamente. Ela faz isso por meio de fórmulas que relacionam os dados fornecidos.

Portanto, confira quais são as informações que a planilha contém, e também quais delas o usuário precisa alterar.

Cálculo do produto

Produto

Aqui é necessário inserir as informações sobre os produtos que se deseja controlar, como o nome ou código.

Dias desde a primeira venda

Preencha nesse espaço o número de dias que se passaram desde que a primeira venda deste produto aconteceu.

Quantidade total vendida

Preencha a quantidade total de unidades vendidas deste produto desde a primeira venda.

Média de vendas do produto por dia

Essa é uma célula que a planilha calcula automaticamente e portanto, não deve sofrer alteração. É a média de unidades vendidas do produto por dia desde a primeira venda.

Dias para receber a mercadoria

Insira neste campo da planilha de gestão de compra o número de dias que levará para receber uma nova remessa deste produto, caso seja necessário fazer uma nova compra.

Total estoque futuro

A quantidade total de unidades que estarão disponíveis após a empresa receber uma nova remessa de estoque. Essa informação a planilha calcula automaticamente, por meio da multiplicação da média diária de vendas do produto pelo número de dias que a empresa demora para receber uma nova compra.

Quantidade em estoque hoje

Aqui é preciso preencher a quantidade atual de unidades do produto em estoque.

Margem de segurança em estoque

O usuário deve preencher nessa célula o número de unidades adicionais precisa manter em estoque como uma margem de segurança para atender a possíveis aumentos na demanda ou atrasos no recebimento de novas remessas.

Compra necessária

É a gestão de compra calculada pela planilha, por isso, nesse campo o usuário não deve alterar os dados. Significa a quantidade de unidades que a empresa precisa comprar para atender a demanda esperada e manter a margem de segurança em estoque.

Com base nessas informações, a planilha pode calcular a compra necessária para cada produto e ajudar a manter o estoque em um nível adequado. Por exemplo, se a quantidade em estoque hoje for menor do que a margem de segurança em estoque, a planilha pode sugerir uma compra imediata para garantir que haja estoque suficiente para atender à demanda esperada até a próxima remessa. Além disso, a planilha pode ajudar a prever quando será necessário fazer a próxima compra com base no tempo necessário para receber uma nova remessa e na quantidade de estoque futuro disponível após essa remessa ser recebida.

Registro de compra

Essa aba da planilha é utilizada para registrar as compras feitas. Portanto, nela devem estar as informações importantes como:

• Produto
• Categoria
• Unidade
• Fornecedor
• Responsável pela compra
• Data do pedido
• Data do recebimento
• Quantidade
• Valor
• Valor unitário

Como é feito o cálculo de gestão de compras?

O cálculo de gestão de compras de estoque acontece dentro da planilha, que utiliza uma fórmula para determinar a quantidade ideal de itens que devem ser comprados para manter o nível de estoque desejado.

Para calcular a gestão de compra, a fórmula deve considerar diversos fatores, como a média de vendas daquele produto para o período, a quantidade de estoque atual e o nível de estoque mínimo adequado, por exemplo. Com base nesses dados, a planilha utiliza a fórmula para determinar a quantidade de itens que precisam ser comprados para manter o estoque em um nível seguro e evitar desperdícios ou falta de produtos.

Porque utilizar uma planilha de gestão de compra de estoque?

Quando não existe um controle de quais produtos são mais vendidos e quando o estoque desses está perto do fim, é muito provável que vão ocorrer problemas de fornecimento para os clientes. Por isso que utilizar a planilha de gestão de compra é interessante, ela permite que se tenha uma visão geral das demandas de mercadorias, ajudando a gerar informações que podem reduzir custos. Confira alguns outros benefícios do uso desta planilha:

• Evitar falta ou excesso de estoque: A planilha pode ajudar a garantir que a empresa sempre tenha o estoque necessário para atender às demandas dos clientes, evitando a falta ou o excesso de produtos em estoque.
• Reduzir custos: Com uma planilha de gestão de compra de estoque, é possível evitar a compra de produtos desnecessários ou em quantidades excessivas, o que pode reduzir os custos da empresa.
• Melhorar a tomada de decisões: A planilha pode fornecer informações precisas sobre o estoque atual da empresa, as tendências de vendas e os prazos de entrega dos fornecedores, permitindo que a empresa tome decisões mais informadas sobre as compras de estoque.
• Aumentar a eficiência: Ao utilizar uma planilha de gestão de compra de estoque, é possível automatizar parte do processo de compras, tornando-o mais rápido e eficiente.