Planilha financeira: Como fazer e modelos prontos para download grátis

Download Grátis

Uma planilha financeira pode melhorar o resultado de sua empresa? É de conhecimento geral que toda empresa precisa de um plano de contas, controle de gastos, controle de estoque e de fluxo de caixa. Empresas que estão começando, e até empresas mais antigas, ainda não conseguem ter domínio de todos esses itens. Ainda mais se há somente uma pessoa para comandar tudo isso.

Como tudo se tornou computadorizado e digitalizado, anotar a mão já não é o caminho mais simples e prático como era antes. Assim, a alternativa que surgiu são os programas de edição de conteúdo, sendo de texto ou até de imagens.

Esses programas podem ser online ou instalados no seu computador, gratuitos ou pagos. O que importa é sua facilidade de uso. Até quem não tem um desempenho exemplar no manuseio de artigos eletrônicos consegue se virar com as planilhas eletrônicas. A forma atualizada dos antigos cadernos.

Mas o que é uma planilha eletrônica?

O programa de planilhas eletrônicas é formado por uma tabela. Essa tabela é composta de linhas e colunas. As linhas são nomeadas a partir de números e as colunas a partir de letras.

Elas podem ser estilizadas e editadas conforme a necessidade do usuário. Por isso são tão famosas com empresários. Principalmente de micro e pequenas empresas, por serem fáceis de montar e de alterar.

Como montar minha planilha financeira?

O principal programa de montagem das planilhas é o Microsoft Excel. Ele é responsável pela maioria disponível em diversos servidores, para qualquer tema, hoje.

Algo importante para se atentar é que é possível adicionar diversas planilhas em apenas um arquivo de planilha financeira. É possível incluí-las no canto inferior esquerdo, cada planilha adicionada terá como nome Planilha e o número ao lado será a quantidade delas no documento. Assim, para renomeá-las basta usar o botão direito do mouse e ir em “Renomear”.

Primeiro, para montar seu documento, é necessário uma divisão do que você precisa incluir. Você pode começar a primeira planilha da sua planilha financeira com um cadastro de entradas e saídas, cadastro de clientes e fornecedores.

A segunda pode ser seu plano de contas. Onde você pode acrescentar gastos e recebimentos, dividi-los por categorias, se são receita ou despesa, e especificar do que se trata.

Os lançamentos de caixa podem ser sua terceira planilha. O registro das contas pagas, recebidas, por quem ou para quem, a forma de pagamento, ou seja, o sistema interno de caixa da sua empresa. E até seu sistema bancário.

A partir dos dados inseridos, é possível gerar alguns relatórios e fazer cálculos. Abra outras planilhas para que esses relatórios sejam inseridos.

Motivos para fazer o controle financeiro

O processo de controle financeiro de uma empresa é essencial. Sem um controle desses aspectos não há uma visão clara dos movimentos financeiros, consequentemente, a probabilidade da empresa entrar em dívidas será alta.

O conhecimento da sua NCG (Necessidade de Capital de Giro) é base. Ele lhe dará fôlego nos momentos mais críticos e assim não haverá necessidade de empréstimos ou financiamentos.

Além de evitar dívidas para sua empresa, o controle financeiro, principalmente de fluxo de caixa, diminuirá o número de clientes inadimplentes.

Sabendo essas informações, as decisões tomadas para o futuro do seu negócio serão mais acertadas e seguras. Assim, caso sua intenção seja fazer um investimento, por exemplo, a projeção do fluxo de caixa deverá ser analisada com antecedência para não haver nenhuma surpresa.

Regime de Caixa x Regime de Competência

Algo que deve ser decidido antes de realizar o controle financeiro de um negócio, é necessário escolher qual o regime que será utilizado. Isso significa que se deve escolher qual o período de tempo que os dados financeiros serão inseridos. Isso significa que existem dois regimes, o regime de caixa e o regime de competência. Cada um possui sua especificidade, mas devem ser utilizados em conjunto.

O regime de competência é quando um evento contábil, como uma venda, por exemplo, é registrada na data que a mesma ocorre. Assim, se a venda é a prazo, se registra o valor total na data que a venda é realizada. Isso acontece independente de o valor entrar no caixa após esse dia.

 Já o regime de caixa registra o valor que entra no caixa no momento que ele entra. Isso significa que independente de a venda parcelada ter sido feita em outra data, o registro vale para a data do pagamento.

Cada um tem um motivo, por isso eles podem ser utilizados em conjunto. Enquanto o regime de competência é utilizado para um período de tempo, o regime de caixa é revisado diariamente. Explico: o regime de competência, por registrar os valores antes mesmo de eles entrarem ou saírem do caixa, é melhor utilizado para análise do exercício anual. Isso, porque os valores equivalem ao longo prazo. Então, o regime de competência é melhor utilizado para o dia a dia, mostrando o que deve entrar ou sair ao longo do dia.

Então, ao utilizar uma planilha financeira para fazer esse controle, é essencial decidir que regime operar e informar os colaboradores que farão uso da planilha sobre.

Planilhas financeiras prontas

Você já não tem muito tempo para atualizar suas planilhas, quem dirá criar uma. A solução já existe. Diversos sites disponibilizam planilhas prontas para download gratuitamente. É o nosso caso. Elas são completamente gratuitas, simples de entender, e não precisa fazer cadastro para o download.

Além da planilha financeira que você aprendeu a fazer nesse texto, há também planilha de controle de estoque, de controle de fluxo de caixa e de vendas. Veja mais aqui.

Planilha de Controle Financeiro Grátis

Planilha financeira eGestor

As opções disponíveis na planilha financeira disponibilizada pelo eGestor são: cadastros, plano de contas, lançamentos caixa, fluxo de caixa, gráfico do caixa, previsão de caixa, movimentação bancária, gráfico do banco, previsão de recebimentos, previsão de NCG e gráfico respectivo.

Imagem 1 - Menu da planilha de controle financeiro - Planilha Financeira

Imagem 1 – Menu da Planilha Financeira.

Cadastro na Planilha Financeira

No menu cadastro é possível inserir todas as entradas e saídas que envolvem seus clientes e sua rede de fornecedores, assim como o banco referente a cada um deles. Na última coluna, é possível preencher a situação de cada uma das movimentações, como realizado ou previsto:

Imagem 2 – Cadastro de bancos e clientes ou fornecedores da Planilha Financeira.

Plano de contas na Planilha Financeira

Você pode agrupar seus gastos e recebimentos em diferentes categorias, incluindo gastos com impostos, pagamento de funcionários, fornecedores, e outros. Assim como para os recebimentos, vendas feitas, juros recebidos, rendimento de aplicações:

Imagem 3 - Cadastro de gastos e recebimentos em diferentes categorias - Planilha Financeira

Imagem 3 – Cadastro de gastos e recebimentos em diferentes categorias da Planilha Financeira.

Lançamentos caixa na Planilha Financeira

Este menu é voltado para o registro de todas as contas pagas ou recebidas, isso inclui a forma de pagamento ou recebimento, cliente ou fornecedor, origem, grupo e situação. Você pode especificar se determinado pagamento ou recebimento foi agendado, mas ainda não foi pago. Também a quantidade de parcelas e quais já foram pagas ou recebidas:

Imagem 4 - Registro de contas pagas ou recebidas

Imagem 4 – Registro de contas pagas ou recebidas da Planilha Financeira

Caixa R$ na Planilha Financeira

Nesta planilha você pode visualizar o valor disponível no seu caixa interno. Todos os lançamentos realizados na parte de Lançamentos Caixa e informados como “Realizado” são automaticamente exibidos nesta tela, que ficará como um histórico do que realmente entrou e saiu em sua empresa. Sem levar em consideração previsões, e como ficou o saldo após essas movimentações:

Imagem 5 - Registro dos valores disponíveis no caixa  - Planilha Financeira

Imagem 5 – Registro dos valores disponíveis no caixa da Planilha Financeira.

Banco R$ na Planilha Financeira

Aqui você pode visualizar o valor disponível nas contas bancárias cadastradas em sua planilha. Todos os lançamentos realizados na tela de Lançamentos Caixa, dados como “Realizado” e associados à origem bancária são automaticamente exibidos nesta tela que fica como um histórico do que realmente entrou e saiu em sua empresa, não levando em consideração previsões, e como ficará o saldo após estas movimentações:

Imagem 6 - Visualização dos valores disponíveis no banco conforme registros - Planilha Financeira

Imagem 6 – Visualização dos valores disponíveis no banco conforme registros da Planilha Financeira.

Previsão de caixa na Planilha Financeira

Essa planilha da planilha financeira mostra a previsão de contas a serem pagas no espaço de tempo. Somente as já agendadas, vendas feitas futuramente não estão dispostas aqui.

Imagem 7 - Previsão de contas a serem recebidas  - Planilha Financeira

Imagem 7 – Previsão de contas a serem recebidas da Planilha Financeira.

NCG R$ na Planilha Financeira

Mostra o fluxo de entrada e saída de dinheiro previstos em sua empresa, principalmente se existe algum dia em que as saídas serão maiores que as entradas de dinheiro. Visualizando tais valores em sua planilha financeira você pode tomar medidas para evitar com que isso seja um problema para sua empresa, sem surpresas:

Imagem 8 - Fluxo de entrada e saída do caixa e banco - Planilha Financeira

Imagem 8 – Fluxo de entrada e saída do caixa e banco da Planilha Financeira.

Gráfico na Planilha Financeira

Além de ter todas suas entradas e saídas e seus cálculos prontos, as planilhas ainda apresentam gráficos para melhor visualização. São os gráficos de fluxo de caixa, bancário e NCG:

Imagem 9 - Gráfico exemplo de NCG - Planilha Financeira

Imagem 9 – Gráfico exemplo de NCG da Planilha Financeira.

Todas as imagens dispostas ao longo do texto são exemplos de planilha.

Vantagens de um software de gestão empresarial

Mas e se meu negócio cresceu e não consigo mais atualizar minhas planilhas?

Então é chegada a hora de migrar para um sistema mais completo. O eGestor é justamente o programa para sua empresa.

As vantagens de um ERP sobre as planilhas é justamente ter ainda mais praticidade. Por ser um sistema online, pode ser aberto em qualquer lugar, assim como as suas planilhas. Sua vantagem é justamente um maior controle de dados e relatórios mais precisos. Por isso, ele contém relatórios como o de DRE e de curva ABC de produtos.

O sistema também pode te ajudar com boletos, recibos, notas fiscais e NF-e. Além disso, seus funcionários também têm acesso a ele. E, caso alguns dados sejam mais confidenciais, é possível definir o que eles poderão acessar ou não.

Caso tenha curiosidade se esse tipo de sistema se encaixa em sua empresa, faça o teste gratuito do sistema durante 15 dias.

eGestor - Sistema de Gestão Empresarial

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br