Uma planilha financeira pode melhorar o resultado de sua empresa? É de conhecimento geral que toda empresa precisa de um plano de contas, controle de gastos, controle de estoque e de um controle de fluxo de caixa. Empresas que estão começando, e até empresas mais antigas, ainda não conseguem ter domínio de todos esses itens. Ainda mais se há somente uma pessoa para comandar tudo isso. Um erro que acaba se tornando muito comum é não separar finanças pessoais e da empresa, portanto, fique atento!

Como tudo se tornou computadorizado e digitalizado, anotar a mão já não é o caminho mais simples e prático como era antes. Assim, a alternativa que surgiu são os programas de edição. Esses programas podem ser online ou instalados no seu computador, gratuitos ou pagos. O que importa é sua facilidade de uso.

Até quem não tem um desempenho exemplar no manuseio de artigos eletrônicos consegue se virar com as planilhas eletrônicas, a forma atualizada dos antigos cadernos.

O que é uma planilha financeira?

Uma planilha financeira é uma tabela que mostra as informações financeiras, saídas e entradas de valores. Ela pode ser uma planilha empresarial ou uma planilha pessoal, por exemplo.

Em uma planilha devem ser registrados os dados de movimentações financeiras, assim, nela são calculados saldos, receita e lucro. Ou seja, uma planilha financeira faz o seu controle financeiro.

As planilhas podem ser editadas conforme a necessidade do usuário, por isso são tão comuns entre donos de micro e pequenas empresas.

Elas podem ser estilizadas e editadas conforme a necessidade do usuário. Por isso são tão famosas com empresários. Principalmente de micro e pequenas empresas, por serem fáceis de montar e de alterar.

Como montar uma planilha financeira

O principal programa de montagem das planilhas é o Microsoft Excel. Ele é responsável pela maioria disponível em diversos servidores, para qualquer tema, hoje.

Algo importante para se atentar é que é possível adicionar diversas planilhas em apenas um arquivo de planilha financeira. É possível incluí-las no canto inferior esquerdo, cada planilha adicionada terá como nome Planilha e o número ao lado será a quantidade delas no documento. Assim, para renomeá-las basta usar o botão direito do mouse e ir em “Renomear”.

Primeiro, para montar seu documento, é necessário uma divisão do que você precisa incluir. Você pode começar a primeira planilha da sua planilha financeira com um cadastro de entradas e saídas, cadastro de clientes e fornecedores.

A segunda pode ser seu plano de contas. Onde você pode acrescentar gastos e recebimentos, dividi-los por categorias, se são receita ou despesa, e especificar do que se trata.

Os lançamentos de caixa podem ser sua terceira planilha. O registro das contas pagas, recebidas, por quem ou para quem, a forma de pagamento, ou seja, o sistema interno de caixa da sua empresa. E até seu sistema bancário.

A partir dos dados inseridos, é possível gerar alguns relatórios e fazer cálculos. Abra outras planilhas para que esses relatórios sejam inseridos.

Como fazer uma planilha financeira simples

Para montar sua planilha financeira existem alguns passos a serem seguidos, entre eles:

• Escolha a ferramenta: uma planilha pode ser criada no Excel, no Google Planilhas ou, ainda há outras ferramentas. Identifique qual se encaixa melhor no seu modelo de controle financeiro. O Google Planilhas, ou Google Sheets, pode ser atualizado por várias pessoas, uma vez que ele é online. Mas existem ferramentas instaladas também.
• Liste os dados úteis: os principais dados financeiros da empresa devem estar aqui.
  • Entradas e saídas: a sua principal fonte de entrada são as vendas, mas também podem ser calculados investimentos, empréstimos ou financiamentos. Enquanto isso, suas saídas podem ser com pagamento de fornecedores e funcionários e outros custos fixos e variáveis.
  • Origem: seu dinheiro precisa entrar ou sair de algum lugar. Liste quais são os lugares onde você recebe os valores e realiza suas transações. Por exemplo, seu caixa físico ou o banco utilizado.
  • Pago ou à pagar: algumas compras são realizadas em mais de uma vez, são as compras parceladas. Decida se o controle será feito através do regime de caixa ou de competência de antemão e registre isso na planilha financeira.
  • Controle de clientes e fornecedores: para saber de quem você está recebendo e quem está pagando é importante ter um cadastro de clientes e fornecedores dentro da planilha.
• Crie a planilha de lançamentos: a planilha onde todos os valores serão lançados, nela devem estar descritos os valores e os dados, como origem, se é uma entrada ou saída e qualquer outra informação relevante.
• Calcule: agora você tem todos os dados do financeiro, chegou a hora de calcular. Essa pode ser a hora mais complicada, uma vez que serão necessárias fórmulas da ferramenta escolhida, e para isso, você precisa conhecê-la.

Mas, você pode evitar todo esse processo e optar por uma planilha financeira pronta!

Planilhas financeiras prontas

Você já não tem muito tempo para atualizar suas planilhas, quem dirá criar uma. Mas a solução já existe. Diversos sites disponibilizam planilhas prontas para download gratuitamente. Elas são completamente gratuitas, simples de entender, e não precisam fazer cadastro para o download.

Planilha financeira eGestor

As opções disponíveis na planilha financeira disponibilizada pelo eGestor são: cadastros, plano de contas, lançamentos caixa, fluxo de caixa, gráfico do caixa, previsão de caixa, movimentação bancária, gráfico do banco, previsão de recebimentos, previsão de NCG e gráfico respectivo.

Cadastro

No menu cadastro é possível inserir todas as entradas e saídas que envolvem seus clientes e sua rede de fornecedores.

Plano de contas

Você pode agrupar seus gastos e recebimentos em diferentes categorias, incluindo gastos com impostos, pagamento de funcionários, fornecedores, e outros. Assim como para os recebimentos, vendas feitas, juros recebidos, rendimento de aplicações:

Lançamentos

Este menu é voltado para o registro de todas as contas pagas ou recebidas, isso inclui a forma de pagamento ou recebimento, cliente ou fornecedor, origem, grupo e situação. Normalmente essas informações são controladas mês a mês, mas pode ser conforme a empresa acredita ser melhor.

Você pode especificar se determinado pagamento ou recebimento foi agendado, mas ainda não foi pago. Também a quantidade de parcelas e quais já foram pagas ou recebidas:

Resumo do fluxo

A planilha financeira possui várias visualizações de fluxo:

• fluxo geral;
• fluxo por centro de custos;
• fluxo por conta caixa;
• e o resumo do fluxo mensalmente.

Neles estarão especificados com características o que foi indicado na aba de lançamentos.

Contas em aberto

Outra aba da planilha é a de contas em aberto. Ela serve para facilitar a visão do que o negócio deve receber e pagar.

Com ela, se vê quais são as contas que devem ser pagas e para quem. Mas também quais são as que devem ser recebidas, com qual forma de pagamento e onde esse dinheiro irá entrar.

Resumo de saldos

O resumo de saldos mostra os valores de saldos mensais. Assim, conforme você preenche os lançamentos da sua planilha financeira, essa aba da planilha é atualizada.

DRE

O DRE é o relatório contábil mais importante para um negócio. Ele que identifica se a empresa teve lucro ou prejuízo ao final de um período. Para chegar nessa informação, são utilizados os valores de receitas e despesas.

Todas as imagens dispostas ao longo do texto são exemplos de planilha.

Modelos de planilhas financeiras

Existem alguns modelos de planilhas que podem ser úteis para uma empresa, são elas:

Planilha de fluxo de caixa

Uma planilha de fluxo de caixa faz o controle de movimentações, de entradas e saídas, de uma empresa. Ela é importante, uma vez que é ela que mede a saúde financeira de um negócio, mostrando a eficiência do controle financeiro e se o saldo final é positivo ou negativo.

Planilha de DRE

O DRE é a Demonstração do Resultado do Exercício, ele é uma representação em forma de relatório das movimentações financeiras da empresa. Ela é um documento obrigatório para a contabilidade, mas mais que isso, é um demonstrativo da vida financeira do negócio. Uma planilha de DRE segue a estrutura prevista para a realização dos cálculos, basta apenas inserir os valores.

Planilha de Margem de Contribuição

A margem de contribuição é o percentual de lucro sobre uma venda realizada. Por ser um número delicado de estipular, uma planilha de margem de contribuição pode ser a solução ideal. Uma vez que ela realiza por si o cálculo da melhor margem de contribuição, você entende se os valores de custos fixos estão fazendo sentido para a empresa.

Planilha de ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio é o momento de “lucro zero”, onde as receitas estão igualadas aos custos. Esse indicador é um indicador de segurança, uma vez que demonstra se a empresa está no caminho correto ou não. Uma planilha de ponto de equilíbrio leva em consideração alguns valores, como preço de venda, custos fixos e variáveis e outros.

Planilha de orçamento empresarial

Cada mês valores entram e saem do caixa de uma empresa e existe uma forma de estimar quais serão eles: com uma planilha de orçamento empresarial. Com ela é possível definir um valor planejado de receitas e despesas e, no final do período, se pode fazer uma comparação com o realizado.

Regime de Caixa x Regime de Competência

Algo que deve ser decidido antes de realizar o controle financeiro de um negócio, é necessário escolher qual o regime que será utilizado. Isso significa que se deve escolher qual o período de tempo em que os dados financeiros serão inseridos. Isso significa que existem dois regimes, o regime de caixa e o regime de competência. Cada um possui sua especificidade, mas devem ser utilizados em conjunto.

O regime de competência é quando um evento contábil, como uma venda, por exemplo, é registrada na data que a mesma ocorre. Assim, se a venda é a prazo, se registra o valor total na data que a venda é realizada. Isso acontece independente de o valor entrar no caixa após esse dia.

Já o regime de caixa registra o valor que entra no caixa no momento que ele entra. Isso significa que independente de a venda parcelada ter sido feita em outra data, o registro vale para a data do pagamento.

Cada um tem um motivo, por isso eles podem ser utilizados em conjunto. Enquanto o regime de competência é utilizado para um período de tempo, o regime de caixa é revisado diariamente. Explico: o regime de competência, por registrar os valores antes mesmo de eles entrarem ou saírem do caixa, é melhor utilizado para análise do exercício anual. Isso porque os valores equivalem ao longo prazo. Então, o regime de competência é melhor utilizado para o dia a dia, mostrando o que deve entrar ou sair ao longo do dia.

Então, ao utilizar uma planilha financeira para fazer esse controle, é essencial decidir que regime operar e informar os colaboradores que farão uso da planilha sobre.

Motivos para fazer o controle financeiro

O processo de controle financeiro de uma empresa é essencial. Sem um controle desses aspectos não há uma visão clara dos movimentos financeiros, consequentemente, a probabilidade da empresa entrar em dívidas será alta.

O conhecimento da sua NCG (Necessidade de Capital de Giro) é base. Ele lhe dará fôlego nos momentos mais críticos e assim não haverá necessidade de empréstimos ou financiamentos.

Além de evitar dívidas para sua empresa, a gestão financeira, principalmente de controle de fluxo de caixa, diminuirá o número de clientes inadimplentes.

Sabendo dessas informações, as decisões tomadas para o futuro do seu negócio serão mais acertadas e seguras. Assim, caso sua intenção seja fazer um investimento, por exemplo, a projeção do fluxo de caixa deverá ser analisada com antecedência para não haver nenhuma surpresa.