A otimização e melhoria de processos internos são de grande importância para sua empresa. Afinal, elas evitam gastos desnecessários com produtos excessivos no estoque, por exemplo. Ainda, podem reduzir o tempo gasto em determinado serviço, trazendo um ganho enorme de produtividade e eficiência.

Quer saber mais sobre os processos internos e como otimiza-los no dia-a-dia de sua empresa? Veja as dicas que preparamos para você!

Afinal, o que são processos internos?

Processos internos são, portanto, todas as atividades operacionais e recorrentes do cotidiano da sua empresa, como processos produtivos, controle financeiro, organização de estoque, processos de vendas, comunicação interna, dentre outros. Veja agora 7 dicas para a melhoria de processos internos do seu negócio:

1- Liste todos os seus processos internos

Antes de avaliar exatamente os aspectos que devem ser melhorados em sua empresa, é preciso mapear todos os seus processos internos. Assim, você pode conferir os colaboradores responsáveis por cada uma destas atividades e quais os objetivos esperados para cada uma delas.

Esse planejamento serve como um caminho a ser seguido para a realização e avaliação de todos os processos que envolvem a sua empresa.

2- Estude o mercado

Após o mapeamento de todos os processos, é importante olhar ao seu redor. Assim, se pode delegar ao seu setor de marketing a tarefa de estudo das empresas concorrentes que atuam no seu mercado.

A partir de então, é preciso identificar aspectos em que as empresas concorrentes ainda seguem um tanto quanto ultrapassadas. São essas que indicam a possibilidade de criar uma vantagem competitiva para o seu empreendimento.

Da mesma maneira, extrair os pontos fortes e tentar adequá-los ao seu negócio, é importante para deixar de lado métodos antigos e pouco eficientes que vem sendo adotados por sua empresa.

3- Realize o acompanhamento contínuo

Após se verificar todos os processos internos da sua empresa, estudar a concorrência e elaborar novas estratégias, além de delimitar os profissionais responsáveis por cada atividade, é extremamente necessário fazer o acompanhamento de todos esses processos.

Sua empresa possui um rigoroso controle dos funcionários? O controle de estoque é realizado de uma forma ágil e eficiente? O controle financeiro de sua empresa é feito de uma forma organizada e contínua?

4- Motive e capacite os seus colaboradores

A partir deste acompanhamento, é possível realocar seus funcionários para outras funções visando melhores resultados e propor novas soluções.

Mas para isso, é necessário que seus funcionários estejam completamente engajados com a cultura organizacional da sua empresa e se mostrem motivados na melhoria de processos operacionais.

Para que isso aconteça, é importante que você invista em frequentes treinamentos de qualificação para a sua equipe. A partir disso, é possível estabelecer recompensas individuais em caso de cumprimento de metas. Assim, eles se mantêm motivados e com perspectiva de crescimento dentro de sua empresa.

5- Integre todos os setores da empresa

Atente-se que os departamentos da sua empresa não devem ser analisados de forma específica e isolada. Mas, eles devem ser vistos como peças de uma engrenagem. Isso porque são essenciais para o bom funcionamento de todos os outros setores.

O setor de marketing e vendas por exemplo, devem manter uma relação contínua, já que o marketing é o setor responsável por gerar leads e atrair novos potenciais clientes e posteriormente encaminhá-los a equipe de vendas.

O setor financeiro por sua vez, deve avaliar o orçamento e verificar se existe a possibilidade da realização de novos investimentos e novas compras com fornecedores. Mas, é importante analisar a necessidade do setor responsável pelo estoque, dentre outras situações complementares que envolvem as atividades da empresa.

Portanto todos os setores do seu empreendimento devem estar integrados entre si e comprometidos com o crescimento do negócio de uma forma geral.

6- Aprimore a comunicação interna

O processo de integração entre os setores só é possível com uma constante comunicação interna entre gestores e os demais colaboradores da empresa.

Por mais controle administrativo que os membros do alto escalão possuam, eles não têm contato diário com os clientes que a equipe de vendas. Esses, por sua vez, podem identificar possíveis falhas nas estratégias de vendas estabelecidas pelos gestores.

Da mesma forma, os colaboradores responsáveis pelos processos operacionais podem identificar falhas na produção, dentre outras situações.

É extremamente necessário a realização de reuniões de uma forma contínua e diálogos frequentes entre todos os colaboradores da empresa. Assim, são expostos diferentes pontos de vistas sobre as variadas atividades e se torne facilitada a identificação de possíveis problemas, bem como a projeção de novas soluções.

Neste sentido, é importante realizar confraternizações entre todos os funcionários sempre que possível, de forma a manter uma boa relação de trabalho no dia a dia.

7- Faça uso da tecnologia

A partir de um bom software de gestão empresarial, é possível organizar todos os processos da sua empresa de uma forma muito mais rápida e eficiente.

Em um sistema informatizado você pode gerenciar todos os serviços que serão realizados pela sua empresa e delimitar os profissionais responsáveis por cada um destes processos, além de cadastrar todas as compras e vendas de sua empresa e controlar o estoque e o seu financeiro de uma forma totalmente automatizada.

Por que investir na melhoria de processos internos da sua empresa?

Muitas empresas são engessadas no que diz respeito aos seus processos operacionais e administrativos, e os empresários por sua vez, acabam não identificando o quanto uma melhoria de processos poderia gerar uma grande economia de tempo e trazer mais eficiência.

Processos absolutamente essenciais na gestão das empresas como controle de estoque e controle financeiro por exemplo, são em muitas situações realizados manualmente em cadernos ou agendas, exigindo muito tempo dos responsáveis e com uma chance de erros muito maior do que um controle informatizado em um software automatizado de gestão empresarial, por exemplo.

Com a atualização de estoque automatizada em um software de gestão a partir do registro de cada nova entrada ou saída de produtos, o controle de estoque torna-se muito mais eficiente, e você possui uma visão muito mais clara a respeito dos seus produtos.

Este controle rigoroso evita que sejam realizadas compras desnecessárias com seus fornecedores, gerando assim uma boa economia de seus recursos financeiros.

Com um controle financeiro mais organizado, você possui uma visão mais ampla da situação financeira de seu negócio, com a possibilidade de tomar decisões baseadas em dados precisos e possui um melhor gerenciamento de contas a pagar e a receber, além de identificar se existe a possibilidade de realizar novos investimentos sem comprometer o seu orçamento empresarial!

Ainda possui dúvidas em relação a utilização de um sistema informatizado para a melhoria de processos internos da sua empresa? Conheça o eGestor! O sistema pode ser testado de uma forma totalmente gratuita!

Nos últimos anos, o uso de APIs cresceu ainda mais com a popularização da inteligência artificial, das automações via webhooks e das plataformas low-code/no-code. No Brasil, o Open Finance também ampliou esse uso no setor financeiro, permitindo que bancos e fintechs compartilhem dados com autorização do cliente.

Essas interfaces podem ser:

• Públicas: são as disponibilizadas de forma gratuita, como as utilizadas, por exemplo, em redes sociais.
• Privadas: são as que requerem login e senha e, normalmente, são pagas, como é o caso dos serviços de streaming.

Empresas desenvolvedoras de software usam bastante as APIs quando querem integrar o próprio sistema a produtos de outras empresas. Assim, os usuários conseguem acessar as informações do sistema de forma externa.

Um bom exemplo é o uso do Google Maps por outras plataformas. Sites de hotéis, por exemplo, disponibilizam o mapa para que o cliente encontre o melhor caminho até o hotel. Esse processo só é possível por meio de uma API: nesse caso, os programadores do site do hotel usaram a API para inserir o código do Google Maps em algum local da plataforma.

Outro exemplo é o uso de sistemas de pagamento online, como o PayPal. As lojas virtuais conseguem inserir esses sistemas de forma automática, sem que o usuário saia do site para pagar.

Uma API, portanto, permite essa comunicação entre dois sistemas online. Essa interface possibilita que as mais variadas funções de um determinado site sejam utilizadas em outra plataforma.

Se você quiser conhecer mais vantagens de implementar uma API em seu sistema, como funcionam os diferentes tipos de API e outros exemplos de sistemas que utilizam essa interface, continue com a gente neste artigo!

Benefícios de uma API

Uma interface de programação de aplicativos, ou uma API, pode oferecer uma série de vantagens no processo de integração de sistemas:

Facilidade

Outras formas de integração de sistemas exigem a instalação de recursos totalmente compatíveis com a plataforma. Já a API dispensa essa etapa e possibilita a integração de sistemas totalmente diferentes entre si, mesmo com bancos de dados distintos, e tudo isso com grande agilidade.

Sem a utilização de uma API neste processo, o tempo gasto na integração de sistemas é muito maior. Por meio de uma API é possível realizar uma troca de informações entre um sistema ERP e outra plataforma.

Segurança de dados

Além de ser um método mais prático, a integração de sistemas por API apresenta uma segurança de dados muito maior quando comparada a outras ferramentas. Isso ocorre porque uma API privada cria uma espécie de "portão", no qual somente algumas informações de determinado sistema ficam disponíveis para a integração com outra plataforma.

Vamos mostrar uma situação prática para você entender melhor como funciona esse processo. O sistema interno de um banco, por exemplo, reúne uma grande variedade de informações, entre elas: número de contas abertas em determinado período, número de clientes em situação de débito e clientes que possuem contas-poupança, entre outras.

Com uma API, a empresa consegue disponibilizar aos sistemas integrados apenas as informações sobre os débitos dos clientes, por exemplo. Essas informações podem ser de extrema importância para empresas que realizam avaliações de risco de crédito de determinado cliente.

Controle de acessos

Uma API faz com que o programador de determinado sistema possa acompanhar quem acessou as informações do seu sistema interno, onde e quando acessou.

Isso só é possível devido a uma ferramenta chamada gateway de API, que proporciona o gerenciamento do fluxo de acessos no sistema. Essa ferramenta pode ser de extrema importância para plataformas de e-commerce que possuem API, pois permite identificar a origem dos acessos à sua plataforma e gerenciar o tráfego na loja virtual.

Monetização de acessos

No caso das APIs privadas, os programadores de um sistema podem restringir o acesso e cobrar um valor dos clientes que desejam integrar seus sistemas. Um bom exemplo de API privada é a Netflix, que libera seu conteúdo somente para assinantes.

Qual a diferença entre APIs públicas e privadas?

As APIs públicas são os formatos mais comuns de API. Elas são as ferramentas que permitem, por exemplo, as funções de curtir e compartilhar nas mais variadas redes sociais. Em geral, são disponibilizadas de forma totalmente gratuita na internet, exigindo apenas que os usuários efetuem um cadastro com login e senha para acessar os dados do sistema em questão.

As APIs públicas permitem que um sistema como o Facebook possa integrar a lista de amigos de um determinado usuário a outro sistema, por exemplo. Isso tudo sem a necessidade da criação de uma plataforma interna para essa integração entre os sistemas.

As APIs privadas, por sua vez, permitem que um determinado sistema possa disponibilizar somente uma quantidade limitada de dados para serem integrados com outra plataforma.

Os sistemas que utilizam APIs privadas podem fazer a monetização do acesso às suas ferramentas por parte de terceiros, como faz a Netflix ou qualquer outro negócio digital que envolva assinatura, conforme explicamos anteriormente.

Exemplos de outras plataformas que possuem API

As APIs estão presentes em diversos softwares utilizados no dia a dia, entre eles a Netflix e o Google Maps, que já mencionamos. Vejamos outros exemplos de sistemas que possuem API:

Facebook

Atualmente, com mais de 3 bilhões de usuários espalhados por todo o mundo, a rede social criada por Mark Zuckerberg é certamente a mais popular e utilizada entre todas. Sendo assim, esses bilhões de usuários podem acessar a plataforma com seu login e senha por meio da API.

Carteiras digitais

Ferramentas como PayPal, Mercado Pago, Cielo e PagSeguro, dentre outras, permitem que os usuários efetuem os pagamentos em plataformas de e-commerce sem cadastrar os seus dados de cartão de crédito no site da loja. Isso só é possível por meio das APIs dessas ferramentas, que realizam a integração das informações de login e senha do usuário com as lojas virtuais.

eBay

A empresa desenvolveu a API do eBay no ano 2000, o que facilitou bastante as transações feitas pelo site. Com a API, o eBay padronizou as aplicações, e os negociantes passaram a ter experiências muito mais acessíveis e intuitivas na plataforma.

Como funciona a API do sistema eGestor?

O eGestor disponibiliza uma API REST. A sigla REST, ou Representational State Transfer, que em português significa Transferência de Estado Representacional, indica que essa API não requer o uso de sessões, como é feito nos navegadores.

A API REST do eGestor possibilita o acesso às mais variadas ferramentas do sistema. Atualmente, a API do eGestor permite o acesso aos produtos, clientes, pagamentos, recebimentos, vendas e boletos. Assim como ocorre com as demais APIs, esta ferramenta permite que o eGestor possa ter os seus dados integrados a outros sistemas, ajudando a fazer a gestão empresarial.

Exemplos de uso da API do sistema eGestor

Dentre as funcionalidades disponibilizadas pela API do eGestor, a seguir estão listadas possíveis operações que podem ser feitas com os dados do sistema:

• Inserir um recebimento no financeiro e gerar boleto;
• Extrair dados de um contato;
• Criar uma venda, informando os dados do cliente e dos produtos vendidos.

Quer experimentar as mais variadas funcionalidades do eGestor e assim otimizar os processos gerenciais de sua empresa? Confira as condições atuais de teste gratuito e comece agora mesmo!

Além do baixo custo para comprar milhões de produtos diferentes, a qualidade passou a ser outro ponto forte dos produtos fabricados na China. Quer saber como importar produtos da China e entrar de cabeça nesse modelo de negócio? Então veja agora como começar a importar seus produtos legalmente para vendê-los no Brasil.

Cadastro no Radar Siscomex

O sistema Radar Siscomex foi criado pela Receita Federal do Brasil em 2002 e regula todas as entradas e saídas de mercadorias no país. Assim que o registro for realizado, ele é válido por 18 meses. Você tem esse tempo para fazer a 1º importação mantendo o Radar atualizado.

O cadastro deve ser feito por toda e qualquer empresa que pretende investir em importação de produtos para revenda. Lembre-se de algo importante: você não pode importar no Brasil como pessoa física para fins comerciais! Apenas é permitida a importação de produtos para uso e consumo próprio.

Existem 3 tipos diferentes de registro no Radar Siscomex.

Radar Expresso

A empresa que optar por esse tipo de registro, que é o mais simples, terá o direito de importar até 50 mil dólares no período de 6 meses. A grande vantagem para as empresas que optarem por essa habilitação é que elas não terão de fazer uma prova de capacidade financeira.

Esse é o cenário ideal para quem está começando e ainda tem pouco capital de giro. A norma do Radar Expresso também diz que o prazo de avaliação é de 2 dias, bem menos que os 10 dias para os outros tipos de habilitação. Para solicitar essa modalidade de registro, é preciso se dirigir a qualquer unidade da Receita Federal e entregar um formulário de Requerimento de Habilitação preenchido(O download pode ser feito no site da Receita Federal) e apresentar documentos que comprovem que você é o responsável pela empresa, ou um dos responsáveis em caso de sociedade.

Radar Limitado

As empresas que optam pelo Radar Limitado são aquelas que podem importar até 150 mil dólares no período de 6 meses. Esse tipo de registro deve ser feito por empresas maiores. Sendo que exigem maiores comprovações e por isso passa a ser bem mais burocrático.

Radar Ilimitado

O Radar Ilimitado é destinado para grandes empresas e com ele não existe limite máximo de importação. Mas esse tipo de registro é o que exige uma grande quantidade de comprovações. Principalmente relacionadas ao pagamento de impostos por um período de tempo exigido.

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Que tipo de empresa pode importar?

Uma dúvida que muitos empresários possuem quando vão começar a importar da China é sobre qual o tipo de empresa que deve abrir para poder ficar tranquilo quanto às taxas e impostos a serem pagos.

É importante saber que abrindo o registro empresarial mais simples, que no Brasil é o MEI (microempreendedor individual), a sua empresa já pode importar. Mas como existe um limite máximo de faturamento de R$ 60.000,00 por ano para empresas optantes pelo MEI, o máximo que poderia ser importado era na faixa de 10 a 15 mil dólares de importação. O ideal seria oficializar a empresa como Microempresa para ampliar essa margem de faturamento para R$ 360.000,00.

Taxas Alfandegárias

Para importações de produtos da China, o empresário brasileiro paga 60% de imposto sobre o valor da mercadoria que está vindo acrescida do valor do frete. Além desse valor, a empresa deverá pagar a taxa de ICMS, que varia de estado para estado, mas em sua maioria é de 18%. Esse valor é calculado sobre a mercadoria + frete + taxa de 60%.

Mesmo a empresa sendo MEI e não tendo inscrição Estadual, a importação será taxada com os 18% de ICMS já que se trata de uma importação. O valor não é pago na venda das mercadorias, mas será cobrado por conta dessa entrada vinda do exterior.

Despache Aduaneiro

A próxima etapa para começar a importar produtos da China é encontrar um despachante aduaneiro. Esse é um profissional habilitado para ajudar o empresário em todas as etapas da importação. Dentre suas principais funções estão o cálculo dos impostos a serem pagos, a liberação das cargas vindas do exterior e a nacionalização das cargas.

A legislação brasileira indica que o importador pode fazer o próprio despache aduaneiro. Mas o correto é contratar um que tenha registro na Receita Federal do Brasil. O fato é que para que suas mercadorias possam chegar de maneira segura e legal, é obrigatório a presença desse profissional.

Fornecedores

É preciso procurar e estudar bastante o mercado chinês antes de buscar seus fornecedores. Mas já fique ciente de uma coisa: sites como o Aliexpress e o DealExtreme (ou DX) são voltados para venda de produtos para pessoas físicas, ou seja, realizam venda de produtos para uso ou consumo próprio. A título de comparação com o Brasil, eles são parecidos com o Mercado Livre.

Comprar produtos desses sites para revender no Brasil, sem seguir os passos anteriores que já foram falados, será uma forma de mercado irregular e isso pode acarretar em diversas multas para o praticante. O modo correto para fazer importações para sua empresa é procurar fornecedores diretos e fabricantes confiáveis. A plataforma mais utilizada é a Alibaba, que concentra a maior quantidade de fornecedores para que você possa fazer bons negócios importando da China.

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Pagamento

Após entrar em contato com o fornecedor e fechar sua compra, é preciso solicitar a fatura de pagamento internacional, conhecida como PI (Proforma Invoice). Antes de efetuar o pagamento, verifique se toda a documentação necessária foi enviada. Peça ao despachante aduaneiro que verifique tudo que for necessário para proteger a mercadoria e para que ela possa ser retirada com segurança.

Agora que você já sabe qual o passo a passo necessário para começar a importar, comece o seu negócio com o pé direito e tenha em mente que o sucesso virá acompanhado de muita dedicação e trabalho.

eGestor

O eGestor é um sistema de gestão empresarial fácil e online para auxiliar na gestão de sua empresa. Com ele você pode controlar o seu estoque, o seu financeiro, registrar compras e vendas, cadastrar seus clientes e fornecedores, emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários, dentre outras funções.