A inscrição estadual é um registro indispensável para toda empresa que realiza comércio de produtos. Isso porque é o número dessa inscrição que permite a emissão de notas fiscais. Nenhuma empresa de comércio operar regularmente sem a inscrição estadual. Além disso, a falta de inscrição estadual pode resultar em multas e penalidades por parte do fisco, o que pode impactar negativamente o caixa da empresa.

Entenda tudo que é necessário saber sobre a inscrição estadual a seguir, como fazer para obter ela e por quais motivos ela é tão importante!

• O que é a inscrição estadual
• Para que ela serve
• Como saber a inscrição estadual
• Quais empresas devem ter Inscrição Estadual
• Como obter a Inscrição Estadual
• O que é a inscrição municipal
• O que diferencia inscrição estadual e municipal?
• Perguntas frequentes sobre a inscrição estadual

O que é a inscrição estadual? 

A inscrição estadual é o número no qual uma empresa é registrada na Secretaria da Fazenda do seu respectivo estado. Ela formaliza o negócio no órgão regional, o que também é feito em níveis municipal e nacional.

Assim, tendo a posse de seus dados — inclusive as atividades desenvolvidas —, o estado onde a empresa está situada pode fiscalizá-la. E essas Secretarias de Estado são os órgãos que fiscalizam e tributam o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Por isso, para que a empresa consiga emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a empresa deve possuir o registro. Do contrário, ela sequer conseguirá se credenciar no site da entidade como uma emissora.

Para que ela serve?

A inscrição estadual serve para que a empresa receba a autorização para operar com a venda de mercadorias, no varejo ou no atacado, ou na importação e exportação de produtos. Essa autorização é dada pela unidade federativa na qual ela se encontra.

Através da manutenção do seu registro de inscrição estadual a empresa também pode manter sua situação fiscal regularizada, podendo emitir notas fiscais de produtos.

A inscrição estadual é importante para garantir que as empresas estejam em conformidade com a legislação tributária e fiscal do estado em que operam. Além disso, ela também é importante para garantir a segurança das transações comerciais, pois permite a identificação e o controle das empresas que atuam em determinado setor econômico.

Cada estado possui suas próprias regras e procedimentos para a obtenção da inscrição estadual, que geralmente envolvem a apresentação de documentos como o contrato social da empresa, o CNPJ, comprovante de endereço, entre outros.

Como saber a inscrição estadual?

A consulta da inscrição estadual é feita a partir do CNPJ. Você pode consultar a base de dados da Receita Estadual da sua respectiva unidade federativa:

No campo “Consulta à Inscrição”, selecione a opção “CNPJ” e digite o número do CNPJ da empresa que você deseja consultar.

• Em seguida, preencha os caracteres da imagem de segurança e clique em “Consultar”.
• Na página seguinte, serão exibidas informações sobre a empresa, incluindo a sua inscrição estadual.

Caso você não consiga obter essa informação através da consulta online, é possível entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está registrada e solicitar a informação diretamente com o órgão competente.

Como consultar Inscrição Estadual (IE) no SINTEGRA?

O SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) é uma plataforma do governo que integra as informações sobre contribuintes do ICMS de todos os estados.

Através do SINTEGRA é possível, a partir de qualquer estado, acessar o portal da Receita Estadual para descobrir o número da inscrição estadual através das informações da empresa, como o CNPJ.

Quais empresas devem ter Inscrição Estadual? 

Toda empresa que realiza a comercialização de produtos precisa realizar a inscrição estadual. Isso porque quando uma empresa trabalha com o comércio de qualquer tipo de produto, seja em atacado ou varejo, ela é obrigada a realizar o recolhimento de ICMS. Assim, como o ICMS é um imposto estadual, ela precisa de uma inscrição estadual para estar em dia com suas obrigações tributárias.

Dessa forma, as empresas que realizam operações de comércio, indústria, transporte intermunicipal e interestadual, comunicação, importação e exportação, por exemplo, devem ter Inscrição Estadual.

Quais empresas estão isentas

Para Microempreendedores Individuais (MEI), obter a inscrição não é obrigatório. Isso porque é possível receber documentos fiscais como empresas isentas, e também emitir notas avulsas.

Porém, se o microempreendedor quiser utilizar um emissor próprio, para aproveitar as diversas funcionalidades que essas ferramentas têm, precisará obter a inscrição para fazer o credenciamento na Sefaz.

Além de MEIs, empresas que apenas prestam serviços — de qualquer porte — também são isentas da inscrição estadual. Elas somente precisam ter CNPJ e inscrição municipal para emitirem suas notas, pagarem impostos e serem fiscalizadas.

Isso ocorre porque o ICMS só incide sobre comercialização, industrialização e exceções em prestações de serviços. Como regra, apenas são isentas da inscrição na Secretaria do estado os negócios que não precisam pagar ICMS, por conta das atividades desenvolvidas.

Serviços são tributados pelo ICMS

Quando se trata de prestação de serviços, a regra é que o tributo devido é o ISS (Imposto sobre serviços). No entanto, existem algumas exceções a essa regra. As seguintes atividades, apesar de serem serviços, são fatos geradores de ICMS. Logo, se enquadram na legislação deste tributo:

• Fornecimento de energia elétrica;
• Transporte rodoviário intermunicipal e interestadual de cargas;
• Fornecimento de telecomunicações, como serviço de telefonia e internet.

Assim, empresas que prestam tais serviços, pelo tributo que devem pagar e pelas notas que precisam emitir, são obrigadas a ter o registro da Secretaria da Fazenda.

Como obter a Inscrição Estadual?

Para obter a Inscrição Estadual é necessário seguir alguns procedimentos específicos em cada estado. Em geral, os passos para obtenção da IE incluem:

• Realizar o registro da empresa nos órgãos competentes, como a Junta Comercial e a Receita Federal, para obter o CNPJ.
• Verificar se a atividade econômica da empresa está sujeita à inscrição no ICMS e, em caso afirmativo, solicitar a inscrição estadual junto à Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está localizada ou atua.
• Apresentar os documentos necessários para obtenção da IE, que podem variar de acordo com a legislação de cada estado, mas geralmente incluem o contrato social, o CNPJ, o comprovante de endereço da empresa, entre outros.
• Aguardar a análise dos documentos e o deferimento da inscrição pela Secretaria da Fazenda do estado. Em alguns casos, pode ser necessário realizar alguma atividade complementar, como uma vistoria no local da empresa.

É importante ressaltar que a obtenção da Inscrição Estadual é um processo obrigatório e que a falta de regularização pode resultar em sanções, como multas e impedimentos para a realização de operações comerciais. Por isso, é fundamental que a empresa verifique as normas específicas de cada estado e realize o procedimento de forma adequada.

O que é a inscrição municipal?

Para que possa funcionar, uma empresa deve, obrigatoriamente, possuir alvará. E a sua emissão só ocorre conjuntamente à realização da inscrição municipal.

Assim, a empresa passa a ter autorização legal para operar e funcionar.

Se, por algum problema, a empresa não tiver seu alvará renovado, por exemplo, terá de interromper suas atividades por falta da autorização de funcionamento da prefeitura. Mesmo assim, ela seguirá tendo a inscrição na cidade e estando formalizada nela.

Além da formalização municipal, a inscrição na prefeitura também serve para que a empresa consiga se enquadrar no Simples Nacional e emitir notas fiscais. Afinal, no momento do enquadramento, o sistema do Simples solicita o número para dar prosseguimento.

Quanto às notas fiscais, as empresas sem inscrição municipal e alvará não conseguem obter a formalização estadual. Ficam, então, impossibilitadas de emitir a NF-e.

E mesmo que o negócio só preste serviços, a falta de inscrição no município também impossibilita a emissão das notas de serviços.

Aliás, são as próprias cidades que fiscalizam tais documentos e o Imposto Sobre Serviços (ISS). Ou seja, não há como ter liberação de emissão sem que tudo esteja em ordem com a legalização do negócio no município.

Como a empresa é formalizada no estado quando não há inscrição estadual

O que registra e legaliza a empresa em seu estado é a autenticação da Junta Comercial do estado em contrato social ou requerimento de empresário. No momento que isso ocorre, o empreendimento passa a ter um Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE) estadual.

Na abertura de um MEI, que não conta com procedimentos de redação de contrato e autenticação na Junta, o NIRE é fornecido no exato momento da constituição.

O próprio Portal do Empreendedor fornece esse número e o CNPJ, em processo único de abertura. Depois, basta que o microempreendedor proceda com a obtenção da sua inscrição e do seu alvará na prefeitura do local de atuação.

O que diferencia inscrição estadual e municipal?

A Inscrição Estadual e a Inscrição Municipal são dois registros distintos que as empresas devem obter para operar legalmente em um determinado estado ou município do Brasil.

A Inscrição Estadual é um registro obrigatório para todas as empresas que realizam operações de venda de mercadorias ou prestação de serviços sujeitos ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). É uma inscrição concedida pelo estado onde a empresa está estabelecida e permite que a empresa realize operações comerciais dentro desse estado. 

Já a Inscrição Municipal é um registro obrigatório para todas as empresas que realizam atividades comerciais em um determinado município. Essa inscrição é concedida pela prefeitura da cidade e é exigida principalmente para o pagamento do Imposto sobre Serviços (ISS). Alguns municípios podem exigir a Inscrição Municipal para outras finalidades, como a obtenção de alvarás de funcionamento.

Abrangência em órgãos públicos

Enquanto a inscrição estadual registra a empresa na Sefaz regional, a inscrição municipal apenas formaliza a empresa na prefeitura e em seu departamento de fiscalização.

Critérios de obrigatoriedade

Nenhuma empresa — de MEI a grande porte, e que desenvolva qualquer atividade existente — pode funcionar sem inscrição municipal e alvará. Já a estadual não é obrigatória nos casos que vimos acima.

Inclusive, um empreendimento pode até mesmo receber notas fiscais de qualquer tipo sem possuir registro na Secretaria da Fazenda, sendo classificado como isento.

Ordem cronológica de registro

Após a empresa ter CNPJ e estar devidamente registrada na Junta Comercial, o próximo passo é proceder com o necessário para a obtenção de inscrição no município e do alvará.

Depois, se o negócio precisar do registro estadual, deverá obter o municipal — assim como para outros procedimentos. E, de forma alguma, essa ordem pode ser invertida.

Obrigatoriedade

Como vimos, todo negócio precisa da inscrição municipal para poder operar. Contudo, muitos funcionam, legalmente, sem a estadual.

Impostos relacionados

Independentemente de a empresa prestar serviços, ou não, o número recebido pela administração da cidade tem relação com o ISS. Caso ele deva ser pago, a inscrição age como identificador do negócio para a fiscalização.

Já o número recebido pela Secretaria da Fazenda de um estado é diretamente ligado ao ICMS — tanto que os não pagadores do tributo podem ignorar tal registro.

Enfim, como vimos, é fundamental conhecer a inscrição estadual e municipal antes de decidir por abrir a própria empresa, e também depois.

Afinal, ainda que na abertura o negócio não precise da inscrição estadual, posteriormente, por uma mudança de atividades, poderá necessitar.

Perguntas frequentes sobre a inscrição estadual