planilha excel

Ao tomar a decisão de se tornar um empreendedor e abrir o próprio negócio é preciso estar atento a tudo que está relacionado ao mesmo. Mercado em que está inserido, ponto de venda, concorrência, quantidade e qualidade de produtos à venda, mão de obra, fornecedores e principalmente as finanças.

Primeiramente porque ninguém inicia o próprio negócio sem o objetivo de ter um retorno financeiro – a exceção de instituições filantrópicas – e segundo porque é investido dinheiro para tornar realidade o sonho de empreender e há o desejo de se obter um retorno com isso.

Sendo assim, desde o primeiro momento em que alguém toma a decisão de ser um empreendedor é preciso estar controlando gastos e entradas de dinheiro, para assim garantir que seu novo negócio irá funcionar. Em outras palavras, o controle financeiro acompanha o empreendedor a todo instante e o ajuda a se organizar, a se prevenir contra problemas e até mesmo pensar em novas estratégias para sua empresa.

Mas será que é preciso logo de cara investir em softwares caros de controle financeiro? Mesmo quando o negócio ainda é pequeno e está começando? Essa situação seria mais fácil, já que se deixa nas mãos de terceiros a responsabilidade de controlar as finanças. Ainda assim, a resposta para as perguntas acima é não. Não é obrigatório para o empreendedor investir num software voltado exclusivamente para o controle financeiro.

Inclusive porque uma simples planilha pode ajudar a manter tudo controlado. Exatamente, tudo o que o dono do negócio precisa é estar disposto a se aventurar por softwares já conhecidos e que fazem parte do pacote Office. O que significa dizer que para estar de olho nas finanças é preciso apenas de um computador com o Microsoft Excel instalado.

Planilha de controle financeiro no Microsoft Excel

O Microsoft Excel é usado por pessoas comuns, em suas próprias residências para auxiliar no controle de gastos da casa ou até mesmo ajudar a entender para onde está indo o dinheiro recebido com seus salários. É uma maneira fácil e prática de saber quando é preciso apertar as contas ou quando há um dinheiro sobrando que pode ser investido em outras situações.

A planilha é fácil de ser montada e o controle financeiro pode ser feito também por empreendedores que já iniciaram ou que estão para iniciar um pequeno negócio. A ideia é anotar tudo que envolve entrada ou saída de dinheiro e até mesmo trabalhar com abas e mais de uma planilha para deixar tudo o mais organizado e minuciosamente detalhado.

Compras, reformas, gastos com aluguel, água, luz, telefone, internet, mão de obra, estoque e até mesmo o dinheiro inicial do caixa podem ser controlados através de uma planilha no Excel.
É possível inclusive dividir a planilha em várias abas. Em uma primeira o empreendedor por anotar dados financeiros e numa segunda realizar o controle de estoque, por exemplo. Ainda assim, o melhor é deixar em um único arquivo apenas aquilo que está relacionado, para não correr o risco de se confundir. Nesse caso de planilhas, mais é menos, ou seja, mais planilhas garantem uma melhor organização e menos dor de cabeça.

Quer tornar a planilha de controle financeiro mais eficiente? Separe os gastos em fixos e variáveis. Nos fixos deixe aqueles valores que nunca mudam e se mantém sempre iguais como o aluguel do ponto de venda e o salário dos funcionários. Já nos custos variáveis inclua água, luz, telefone, internet, reposição de matéria prima e gastos imprevistos.

O ideal é que essa planilha possa ser controlada mensalmente, mas não esqueça de manter uma planilha diária que demonstra as vendas e os lucros obtidos pelo seu negócio – um controle de caixa.

A importância das planilhas de controle financeiro

A verdade é que independentemente no tamanho da empresa, planilhas de controle financeiro sempre serão necessárias. É através delas que o administrador ou dono do negócio consegue perceber quando tudo está caminhando bem ou quando é preciso realizar uma mudança e mudar a direção de tudo. O que significa dizer que o Microsoft Excel é um grande aliado daqueles que gerem seus próprios negócios. Mesmo quem aposta em um terceiro para realizar o controle financeiro, nada impede manter sua própria planilha e ver se tudo está sendo feito da maneira correta.

Pode parecer exagerado listar todo e qualquer gasto em uma planilha, mas esse simples gesto ajuda o empreendedor a prever problemas financeiros, falta de estoque, melhor época para realizar compras e promoções e até mesmo a planejar uma nova estratégia para diminuir custos e melhorar seus ganhos. É uma forma de observar seu negócio através dos números – e gráficos – e assim entender o que precisa ser mudado e o que deve continuar como está.

O ideal é que o próprio empresário elabore suas próprias planilhas e esteja sempre no controle delas, pois é uma forma fácil e prática de ajudar no aprender a se organizar melhor. Para os pequenos empreendedores essa é inclusive a melhor solução, já que evita o gasto desnecessário com uma pessoa de fora controlando as finanças da empresa.

São seis as planilhas consideradas essenciais e que devem ser feitas por quem possui seu próprio negócio: Controle de caixa, Controle de pagamentos e recebimentos, Controle de compras e estoque, Planilha de funcionários, Controle de vendas e a DRE – essa última responsável por mostrar se a empresa está dando lucro ou prejuízo.

Alguns empreendedores subdividem algumas dessas planilhas e as definem como as 9 planilhas essenciais do empreendedor, como é o caso do Controle de Caixa e de pagamentos e recebimentos, mas isso pode ser feito através das abas do Excel e não criando novas planilhas. Como são situações financeiras que estão ligadas o melhor é que façam parte do mesmo arquivo Excel, estando apenas especificadas em planilhas diferentes para uma melhor visualização.

Guia de Otimização de Processos

Outros softwares que podem ajudar no controle financeiro

Como se sabe, o Microsoft Excel é um software pago que faz parte do Pacote Office, o que significa dizer que nem todos os empresários podem tê-lo em seus computadores ou estarem dispostos a incluir esse gasto apenas para realizar o controle financeiro, já que não é possível comprar apenas o Microsoft Excel, mas sim um Pacote do Office que o inclua. Surge então aquela deixa, se terei que pagar para usar o software, porque não contratar alguém para realizar essa atividade ou apostar em softwares específicos de finanças?

Pois saiba que essa não é uma desculpa para não manter o seu próprio controle financeiro em planilhas. Mesmo que exista uma terceira pessoa ou empresa envolvida nisso o ideal é que o próprio empreendedor entenda e esteja por dentro das finanças do seu negócio. Lembre-se que não basta apenas abrir uma empresa, é preciso saber como direcioná-la e mantê-la ativa no mercado.

Quem não estiver interessado em investir dinheiro comprando o software da Microsoft pode apostar em opções gratuitas que realizam as mesmas funções, como é o caso do Google Docs e do OpenOffice.

O primeiro – Google Docs – exige apenas acesso à internet e uma conta Google para que se possa montar e editar planilhas. A grande vantagem é que além de ser gratuito, tudo é armazenado online, diretamente na conta Google do usuário. A desvantagem é que o acesso à internet é uma exigência para realizar a edição e controlar a planilha. Apesar de evitar ocupar espaço em um computador e poder ser acessado a qualquer momento – inclusive pelo celular – é interessante manter uma versão do arquivo para ser acessada e alterada offline.

Já o OpenOffice é semelhante ao Microsoft Excel, com a diferença de que se trata de um software gratuito que pode ser baixado em qualquer computador e permite o desenvolvimento de planilhas financeiras. A boa notícia é que é possível salvar o arquivo não apenas no formato do OpenOffice como também no formato Excel. Assim é possível acessar a planilha em qualquer lugar.

Qual software escolher para controle financeiro?

Uma das grandes dúvidas dos empreendedores é em relação a qual software escolher para realizar o controle financeiro. Apostar em algo específico para isso? No Microsoft Excel, no Open Office ou no Google Docs?

Os softwares específicos para finanças são interessantes para quem tem um negócio maior ou está a mais tempo no mercado e deseja ter um controle financeiro mais forte. Agora quem possui um pequeno negócio ou está entrando agora no mercado pode contar com softwares mais simples, já que provavelmente será o responsável por cuidar de todo o empreendimento.

O eGestor é um sistema que pode auxiliar na gestão de seu empreendimento. Este software de gestão empresarial realiza diversas funções que podem ser extremamente úteis para a sua empresa, como controle de estoque, controle financeiro, geração de relatórios de compras e vendas, cadastro de clientes, fornecedores e transportadores, além da emissão de nota fiscal eletrônica e cadastro de certificado digital A-1, dentre outras funções.

O Microsoft Excel é mais fácil para mexer para quem não entende muito de planilhas, ou seja, é bom para iniciantes. Quem tem acesso à internet pode criar uma conta Microsoft – Hotmail ou Outlook – e realizar o controle financeiro todo online. A planilha então fica salva na nuvem e pode ser baixada para um computador já em formato Excel. Outra opção é comprar e instalar o software.

O OpenOffice é voltado para quem já tem um pouco mais de conhecimento com planilhas, já que pode ser mais complicado de mexer. O software conta com a opção em português e pode ser baixado gratuitamente. Suas funções são semelhantes a do Microsoft Excel e é possível manter os arquivos nos dois formatos.

Quem não gosta de manter nada salvo no próprio computador e acha mais seguro manter todos os arquivos – inclusive o controle financeiro – online pode apostar no Google Docs caso não goste ou não se adapte a versão online do Microsoft Excel. Além de planilhas, com uma conta do Google é possível criar documentos escritos e até mesmo formulários – ou seja, é possível realizar pesquisas de mercado utilizando a mesma conta em que se mantém a planilha de finanças.

A dica final para escolher o software de controle financeiro é que o empreendedor deve apostar naquela opção com a qual mais se adapta e que permite mais praticidade em seu dia a dia. 

As 6 planilhas essenciais de um empreendedor e como criar cada uma

Anteriormente, falamos sobre as 6 planilhas essenciais para um pequeno empreendedor conseguir controlar seu negócio. Elas podem ser montadas individualmente, cada uma em um arquivo do Excel – ou outro software escolhido – ou divididas por abas. Vamos conhecer um pouco sobre cada uma delas e entender como montá-las no Microsoft Excel:

1. Planilha de Controle de Caixa

Também chamada de Fluxo de Caixa, essa planilha irá ajudar o empreendedor a entender como anda o caixa de sua empresa. O dinheiro deixado para iniciar o dia aumenta ou diminui. Há problemas como fluxo de caixa negativo?

Aí a importância de se manter um controle de entradas e saídas financeiras. O ideal é que esse controle seja realizado pelo funcionário responsável pelo caixa – que irá abrir e fechar o mesmo ao longo dos dias de trabalho – e revisado pelo empreendedor sempre que possível.

Separe as entradas e saídas realizadas em dinheiro e em cartões de crédito e débito – quem aceita cheque deve ter um espaço para essa forma de pagamento também -, observe valor inicial e final do caixa ao longo do dia.

Não esqueça também de manter um controle de caixa em relação a outros gastos, como pagamentos e recebimentos. Ou seja, se houve uma saída de dinheiro devido à renovação de estoque ou pagamento de fornecedor, isso deve estar especificado no controle de caixa.

O ideal é trabalhar com várias colunas e linhas especificando entradas e saídas de caixa. Prefira uma planilha com várias abas ou inclua nas colunas os dias do mês e nas linhas as entradas e saídas de dinheiro.

Por exemplo: No dia 1 o caixa iniciou com R$ 100. Foram atendidos 50 clientes sendo que 22 pagaram em dinheiro e aumentaram o valor do caixa em R$ 250 enquanto que 20 clientes pagaram com cartão de débito, tendo R$ 200 e 8 clientes pagaram com cartão de crédito, totalizando R$ 55.

Vale lembrar que tudo que foi pago em cartão de crédito será recebido pela empresa apenas no próximo mês e deve ser visto como um valor à receber.

2. Planilha de Controle de Pagamentos e Recebimentos

A planilha de pagamentos e recebimentos serve para o empreendedor ter uma ideia de como estarão suas finanças nos próximos meses. Se o mês seguinte será mais apertado ou haverá uma folga financeira.

Nessa planilha deve ser anotado todas as contas parceladas que foram feitas pela empresa – ou seja, valores que ela ainda precisa pagar – e também aquelas que foram parceladas por seus clientes – valores a receber.

Essa planilha ajudará o empreendedor a observar se possui mais gastos do que recebimentos ao longo do mês e também contribui para uma mudança de estratégia, com o intuito de evitar o caixa negativo ou até mesmo afundar a empresa em dívidas.

Para montar a planilha nomeie as colunas com os dias do mês e as linhas com as contas a pagar e a receber. Ao final verifique se o saldo é positivo ou negativo e para isso é possível se utilizar das fórmulas do Excel, que calculam automaticamente esse saldo de pagamentos e recebimentos.

3. Planilha de Controle de Compras e Estoque

O estoque, seja de produtos ou de matéria-prima, é essencial para manter o negócio em funcionamento. O que significa dizer que o empreendedor precisa estar de olho na quantidade de estoque que ainda possui e também em quando é o melhor dia para realizar compras.

A planilha nesse caso conta não apenas com valores financeiros como também numéricos, pois o estoque precisa ser contabilizado em quantidade e em valor financeiro – esse último caso ideal para ajudar no desenvolvimento da DRE.

Nessa mesma planilha deve-se anotar o valor e quantidade de compras realizados ao longo do mês e o empresário deve ficar atento para que o estoque nunca fique negativo ou próximo do fim. O motivo? Repor o estoque emergencialmente pode exigir gastos muito mais altos do que o previsto, já que é preciso negociar rapidamente com um fornecedor, sem permitir muita escolha.

Para essa planilha trabalhe com duas abas. Em uma especifique todos os produtos ou matérias-primas comprados para o mês e anote sua quantidade. Nas colunas anote os dias, para verificar o quanto o estoque está caindo e qual a melhor data para realizar a reposição. Já na segunda aba siga a mesma ideia, no entanto coloque valores financeiros, ou seja, quanto custa cada produto do seu estoque.

4. Planilha de Funcionários

A planilha de funcionários serve para controlar informações relacionadas a sua equipe. Quem trabalha com metas de vendas pode colocá-las nessa planilha e analisar qual setor ou equipe anda atingindo esses resultados.

Esse tipo de planilha também pode ser utilizado para manter um controle da quantidade de funcionários que trabalha na empresa e quanto ele custa para o empreendedor – valor de salários e benefícios. Nessa mesma planilha pode ser calculado o aumento de salário e premiações, por exemplo.

Para montar a planilha de funcionários crie uma aba e nomeie nas linhas o cargo ou setor da empresa. Na parte superior determine a meta mínima a ser atingida caso trabalhe com metas e anote então qual foi o valor obtido por cada funcionário.

Se a ideia é utilizar essa planilha para controle financeiro – ou seja, quanto custa cada funcionário para a empresa – anote nas linhas os cargos existentes e nas colunas o salário bruto, benefícios, descontos do salário bruto, INSS, FGTS e até mesmo premiações. O resultado final ao lado de cada linha deve ser o salário líquido de cada cargo do seu negócio.

5. Planilha de Controle de Vendas

Essa planilha não envolve tanto valores financeiros, mas sim quantidade. Ela irá ajudar o empreendedor a entender a sazonalidade de seu negócio ou de seus produtos, ou seja, qual período se vende mais ou menos.

É através dessa planilha que é possível determinar a melhor época para apresentar uma novidade, realizar promoções ou até mesmo realizar uma compra maior para manter o estoque em níveis considerados ideais.

O melhor é fazer um controle mensal, anotando de acordo com a planilha de controle de estoque qual foi a quantidade vendida em cada mês. Preste atenção aos meses de baixa e aqueles em que há um grande aumento. Ambos pedem estratégias diferenciadas para aumentar seu lucro.

Se o empreendedor quiser pode manter uma segunda aba anotando o quanto foi o custo do estoque vendido e o valor arrecadado com suas vendas. Para montar essa planilha basta seguir a ideia da Planilha de Controle de Estoque.

6. Planilha de Demonstração de Resultado do Exercício

A DRE – ou Demonstração de Resultado do Exercício – mostrará ao dono do negócio se ele está tendo lucro ou prejuízo. Normalmente é feita anualmente, ainda assim é interessante que o empreendedor mantenha um controle mensal e até mesmo tente prever como será o próximo ano de sua empresa.

Essa planilha deve conter a receita bruta, custos variáveis e custos fixos, custo de mercadorias ou serviços vendidos – razão pela qual é interessante manter a Planilha de Estoque com valores financeiros também -, e até mesmo deduções de impostos. Ao final do cálculo temos o lucro ou prejuízo líquido que a empresa realmente teve. No caso do controle mensal ou semanal feito pelo empreendedor, a planilha pode ser montada até o Lucro ou Prejuízo antes da dedução de impostos.

Basicamente montamos a DRE da seguinte maneira:

Receita Bruta (ganho total do mês com vendas de produtos/serviços/mercadorias)
( – ) Deduções e abatimentos (Devoluções de vendas, Impostos sobre vendas)
= Receita Líquida
( – ) Custos das Vendas (Custo de produtos/mercadorias/serviços)
= Lucro Bruto
( – ) Despesas Operacionais (Despesas de Vendas e Administrativas)
( – ) Despesas Financeiras
= Lucro antes do IRPJ
( – ) Valor do IRPJ
= Lucro Líquido

A DRE anual normalmente é feita pelo contador da empresa, mas o empreendedor pode ter sua própria planilha mensal, calculando até o valor “Lucro antes do IRPJ”. Assim já é possível saber se seu negócio está dando lucro ou prejuízo.

Como foi possível perceber, o Microsoft Excel – ou outros softwares de planilhas – são ótimos aliados dos empreendedores pois permitem um maior controle financeiro sobre seus negócios e ajudam a desenvolver estratégias para aumentar o lucro ou até mesmo diminuir o prejuízo.

 

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Escrito por eGestor
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