O 5W2H é uma ferramenta de gestão de projetos em forma de lista. Quando é preciso tomar uma decisão, é comum ter dúvidas. Essas dúvidas podem ser muitas e variadas, sobre os próximos passos, custos, delegação de tarefas e objetivo a ser alcançado, por exemplo.

Assim, ao utilizar uma planilha de 5W2H se pode estruturar cada fase do projeto, melhorando o alcance de resultados concretos.

O que é o 5W2H

O 5W2H é uma lista com sete perguntas específicas sobre o projeto a ser desenvolvido. Assim, o objetivo dessa ferramenta é auxiliar e guiar, desde a formulação das ideias até a aplicação de cada estratégia definida.

O nome é, na verdade, um resumo de algumas perguntas, todas em inglês. São 5 perguntas que começam com a letra W e 2 perguntas começam com a letra H.

• What: O que será feito?
• Why: Por que será feito?
• Where: Onde será feito?
• When: Quando será feito?
• Who: Por quem será feito?
• How: Como será feito?
• How much: Quais os custos de cada etapa?

Como fazer o 5W2H na prática

Para fazer o 5W2H o primeiro passo é listar essas perguntas em uma planilha, com espaço para a resposta. É mais prático do que usar caneta e papel, e bem mais rápido também, além de facilitar as alterações que possam surgir.

Então, depois, é só responder detalhadamente a cada pergunta e, aos poucos, você verá o seu projeto tomando forma.

Por exemplo, suponha que a sua empresa queira aumentar a produtividade de seus colaboradores. Ou seja, deseja que eles sejam mais engajados, comprometidos em vender mais e melhorem o contato com o cliente. Assim, aplicando o 5W2H, temos:

What – O que você quer fazer? Qual é o seu objetivo?

Nesse caso você deseja aumentar e melhorar a produtividade dos seus funcionários. De que forma fará isso? Talvez, usando um sistema de comissão?

É muito importante ter um objetivo claro e bem definido para que haja concentração e foco em atingi-lo. Além disso, o objetivo deve ser viável.

Why – Por que isso é importante?

Porque você quer ou precisa aumentar a produtividade dos seus funcionários? Suas vendas estão caindo? Deseja aumentar o faturamento?

A relação com os clientes é ruim? De que forma esse projeto vai impactar na sua empresa? Quais benefícios serão alcançados?

Where – Onde as ações serão realizadas?

Toda a sua equipe fará parte desse projeto ou apenas determinado setor?

When – Quando será feito?

Quais são os prazos adotados? Existe um período específico, como alguma data comemorativa que seja bastante vantajosa para a empresa?

Who – Quem fará o quê?

Quais serão os compromissos de cada colaborador? Quem ficará com a parte da avaliação de resultados? Quais são as metas estipuladas para cada profissional? As regras estão claras para todos?

How – Como será feito?

De que forma o seu sistema de comissão vai funcionar? Aqui devem ser listadas as regras, os bônus, as metas, a forma e o dia de pagamento, as avaliações, os prazos etc.

How much – qual é o custo?

Quais serão os custos desse projeto para o seu negócio? Vale a pena o investimento? O custo-benefício é satisfatório?
Há verba suficiente para arcar com todas as despesas envolvidas? Se não houver, o que pretende fazer para levantar esse valor?

É muito importante que todas as perguntas sejam respondidas com honestidade. Afinal, o objetivo do 5W2H é servir de guia para que você alcance um objetivo. Isso só é possível com dados verdadeiros e atitudes realmente eficazes, com base na realidade na qual a sua empresa vive.

Planilha de 5W2H

Uma das melhores maneiras de fazer a análise de 5W2H é através de uma planilha. Com ela é possível visualizar de forma mais ampla as informações de um novo projeto.

Assim, a utilizando, basta inserir os dados do novo projeto e ir analisando e mudando as informações conforme ele for feito.

Mas, sabemos que o processo de criar uma planilha do zero pode ser complicado. Por isso, o eGestor criou a Planilha de 5W2H, para facilitar o momento de analisar um projeto.

Por que utilizar a Planilha de 5W2H na sua empresa

A primeira razão para adotar a planilha 5W2H na sua empresa é o conjunto de benefícios e vantagens já listadas aqui. A ferramenta é uma excelente e eficiente maneira de tirar os seus projetos do papel e dar forma a eles, de fato. Afinal, com ela, é possível visualizar todas as etapas e identificar falhas antes de serem cometidas.

Com a planilha, é possível controlar e acompanhar projetos encaminhados, prazos, etapas concluídas, metas alcançadas e muito mais.

Vantagens e benefícios do 5W2H

A ferramenta 5W2H foi criada para detalhar um projeto importante para a empresa. Assim, a prática vem dando muito certo e as razões são os benefícios da sua utilização. Veja algumas vantagens do 5W2H:

• Versatilidade: pode ser aplicada em projetos grandes ou pequenos, corporativos ou até pessoais;
• Fácil de usar: qualquer pessoa pode alimentar a planilha, sem precisar de conhecimentos técnicos para isso;
• Organização: todos os seus projetos estarão mais organizados com a 5W2H. Isso vai facilitar o avanço nas etapas, a reunião de informações, a análise de resultados e alterações;
• Planejamento: planejar os próximos passos da empresa é essencial para tomar decisões mais acertadas e não ser pego de surpresa diante de alguma novidade. Assim, ao planejar os seus projetos, você terá mais controle sobre a empresa e suas atuações;
• Redução de riscos: ao colocar seus planos no papel, é muito mais fácil visualizar os riscos, os custos e tentar reduzi-los logo que possível;
• Visão mais clara do projeto: no 5W2H o projeto é dividido em partes menores, com metas específicas. Elas facilitam o olhar em cima daquele desafio, tornando ele possível de ser alcançado;
• Eficiência: o 5W2H é uma tática com foco em resultado e qualidade. Portanto, é um método que funciona, por isso é tão utilizado no mundo todo.

Conclusão

A planilha 5W2H é uma ferramenta útil para criar e gerenciar projetos de todos os tamanhos. É uma estratégia simples e fácil de usar. Não é necessário conhecimento técnico, apenas informações verdadeiras sobre o projeto são necessárias.

O 5W2H é uma ferramenta útil para as empresas. Ele ajuda os gestores a definir metas e estratégias. Isso é feito para alcançá-las dentro do prazo estabelecido.